Quadient 運用 Asana 實現了驚人的轉型

Quadient秉持其 EPIC 公司價值觀——賦權 (Empowerment)、熱情 (Passion)、啟發 (Inspiration) 和社群 (Community)——開闢了一條道路，讓其客戶能夠為自己的消費者提供更出色的體驗——因為人際連結很重要。 如今，該公司擁有豐富的世界一流領導歷史，並計劃透過其「重返成長」策略來維持這一成就。 

隨著時間推移，成長可能會導致組織臃腫和技術老化，進而拖慢交付時間、造成營運摩擦，並導致交付品質不一致。 為了避免因成功而陷入困境，Quadient 選擇建立穩定的工作環境，並透過轉型來保持其敏捷性。 

Jayati Shah-Thiel 負責領導 Quadient 行銷部門轉換為敏捷管理法，並實作實現轉型所需的工具。 Jayati 解釋道：「Quadient 的架構很複雜。」 「它是一個矩陣式組織，設有解決方案群組以及全球團隊和區域團隊。 有時這可能會造成摩擦，因為我們以不同的方式工作，並在各不相同的架構中進行匯報。」  正如工作剖析索引所指出的那樣，當人們在這些複雜的架構中工作時，他們可能會將 58% 的時間花在「工作附帶事務」上。

在談到轉型專案時，Jayati 表示：「我們希望在各個地區和解決方案之間實現一致性，以提升績效，確保我們在市場上保持重要地位。 我們需要確保我們的世界一流團隊專注於特定的交付項目，這樣他們就能輕鬆應對業務節奏和對他們提出的要求。」

科技是實現轉型的關鍵

Quadient 的敏捷轉型需要大量的協作投入量。 Jayati 表示：「我們首先建立了一個專案團隊，將代表不同職能部門的人員聚集在一起。 同時，我們也邀請了在公司工作多年的資深員工參與其中，因為他們真正瞭解我們的業務及其運作方式。」Jayati 表示。 「我們需要共同制定一套方法，說明如何以正確的方式為我們的業務實施 Agile 方法。」

轉型工作從一份需求文件開始，該文件列出了業務的職能和技術需求。 最終，團隊將三個工作管理解決方案列入最終候選名單。 Jayati 解釋道：「我們的軟體開發團隊已經在使用 Jira，因此我們希望評估它是否能滿足我們對敏捷 Business 版的要求。」 「我們也曾使用過另一個工作管理工具，並且想瞭解 Asana 的實際運作方式。」

「雖然 Asana 一開始還是一個陌生的工具，但最終，Asana 的最大獨特之處在於其介面——它非常易於使用，任何人都可以嘗試使用這個工具並把它搞懂。」

「Asana 和敏捷是相輔相成的」

從內容到創意、從需求生成到電子商務入口網站、行銷活動等，Quadient 在全球各地的幾乎所有行銷團隊都使用 Asana。 Jayati 表示：「我們決定統一工作方式，而 Asana 讓我們的敏捷轉型得以實現。」 

提升績效和效率

Quadient 的行銷營運採用精實方式，團隊在衝刺中工作，並且經常交付成果。 根據工作剖析索引，改進流程每年可節省 257 個小時。

Jayati 表示：「作為我們敏捷方法的一部分，我們使用 T 恤尺寸法來估算任務的規模，例如小、中、大。 在 Asana 中，我們設定了規則，以便在分配任務權重時自動反映這種大小分類。」Jayati 表示。 「表單是整個團隊都喜歡的另一項功能，因為它能在一處位置收集請求，從而使請求更易於審核。我們甚至使用 iframe，讓沒有 Asana 存取權限的人員也能提交請求。」

專注於靈活性和協作

所有行銷團隊都能更清楚地瞭解所有進行中的工作。 這樣一來，溝通就能在全球範圍內自然地進行，而不需要每個人都單獨傳送更新資訊。根據工作剖析索引，這種做法可能會分散工作者的注意力，並使三分之一的工作者感到「不堪重負」。

Jayati 表示：「Asana 與 Jira 的整合讓我們能夠引導軟體開發團隊以及與他們密切合作的人員 (包括網頁和入口網站團隊) 上線使用，因為他們可以繼續以和以前一樣的方式進行協作。」 「Asana 的介面還包含清晰的儀表板，讓建立報告變得非常簡單。 隨著時間推移，我們鼓勵團隊根據自己的工作流程修改我們建立的標準報告。」

將更多時間投入於策略

在工作剖析索引顯示花費在策略上的時間有減少趨勢 (2022 年為 9%，而 2021 年為 14%) 的同時，Quadient 運用敏捷方法來減少「工作附帶事務」的需求。 而 2021 年為 14%），Quadient 透過使用 Agile 方法，減少了「工作附帶事務」的需求。 現在，會議僅用於做出具體決策或實現具體成果。

Jayati 表示：「除了我們的年度使用者大會之外，我們的專案都反映了我們的日常任務，因此是以工作流程看板的形式設定的。 這有助於我們管理工作量，並在不同團隊和地區之間分享成功的改進構想。」Jayati 表示。 「在敏捷法中，可視度是關鍵所在，而 Asana 協助我們克服了 Business 版對於如此開放的任何疑慮。」 如果沒有完全的透明度，我們的團隊就無法充分利用工具中的功能，例如能夠將任務連結到多個專案看板的跨專案歸屬功能。」 

凝聚力。 穩定性。 效率。

Asana 已成功為 Quadient 的行銷團隊帶來凝聚力，並使他們能夠在採用敏捷管理法方面發揮領導作用。 Asana 打造了一個穩定的工作環境，使該部門能夠每天都践行 EPIC 的公司價值觀。 此外，像是網頁和入口網站團隊這樣的相關職能部門，已經開始了解到他們在採用全新的現代化工作方式後可能獲得的好處。

Asana 與敏捷法共同協助企業進行轉型，讓企業能夠實現其宏大目標。