Gannett 行銷營運團隊藉由 Asana 擴大其數位訂閱者

重點摘要

挑戰

• 當 Gannett 將行銷活動生產從外部機構引入內部時，行銷營運團隊最初每個月可以在 200 個市場處理 50 至 70 個行銷活動。

• 他們的目標是提高營運效率，以相同的資源開展更多的廣告活動。由於資訊分散在各個應用程式中，因此難以設定時間軸、從頭到尾追蹤活動的進度，以及衡量資源的使用情況。

解決方案

• 行銷營運人員將行銷活動工作帶入 Asana。

• Asana 為他們提供一個集中的協作平台，讓他們能夠查看所有執行中的專案，而無需混合使用電子郵件和軟體平台。

成果

• 透過營運效率將行銷活動執行率提高到每月 120-150 個，即初始容量每月 50-70 個行銷活動的 2.4 倍。

• 透過在 Asana 集中溝通並將步驟自動化，節省了 389 個工作日，相當於節省了 1.5 年的全職工作。

• 使用 Asana 報告功能量化團隊績效和個人工作負荷，從而判別自動化的機會並策略性地投資資源。

完美擴充活動工作流程

Gannett 的行銷營運團隊現在每月管理 120 至 150 個行銷活動。藉由在 Asana 中管理行銷活動的執行，團隊可藉助標準化的最佳作法、簡化的工作流程，以及快速存取重要的行銷活動資料，加快行動速度。

大規模簡化和執行活動

如今，Asana 是 Gannett 的行銷團隊用於進行端對端行銷活動管理的官方平台。此舉可為所有行銷活動工作建立單一事實來源，協助團隊最佳化工作流程，加快行動速度。

清晰的流程可確保工作按部就班進行

• 行銷營運團隊透過為最常執行的行銷活動建立範本，將最佳作法標準化。此舉讓他們可以預先審核工作流程，只需按一下即可啟動。

• Asana 專案針對相依性進行規劃，以便清楚顯示工作順序。當團隊想要對範本進行疊代或建立新範本時，他們會使用工作流程產生器將專案在各個階段的進展可視化。

自動化可協助行銷人員更快推進

• 團隊使用表單來加快請求管理。

• 團隊還使用規則來自動化步驟，例如梳理請求、排定截止日期和指派任務。

提升可視度，使行銷活動專案關係人資訊同步

• 專案關係人會以協作者身分新增至 Asana 專案，便於查看行銷活動計劃、狀態和討論。這種透明度強化了行銷營運部門和組織其他部門之間的合作夥伴關係。

• 為了將行銷活動的資訊保管在一處位置，行銷營運團隊改為將文件附加至任務，而非透過電子郵件傳送。他們還使用 Asana for Outlook 整合將電子郵件附加至任務作為評論，確保對話不會遺失。

團隊會使用自訂欄位追蹤有關行銷活動的其他中繼資料，例如指明由哪個子團隊負責特定任務。

找出阻礙，讓行銷活動按部就班進行

現在，集中資訊有助於行銷營運團隊縮小關注面、報告績效，並找出提高生產力的機會。藉助 Asana 中的所有資料，團隊瞭解了他們的運作方式和可以改進的地方，使他們能夠進行轉變，將生產力提高一倍以上。

高效的報告功能可協助團隊快速調整

• 主管和團隊成員可透過 Asana 專案集查看工作的高階檢視，對行銷活動進行類型 (例如通道) 分組。在專案集中，行銷人員會針對行銷活動狀態進行每月和每季度評估和溝通。

• 為了瞭解行銷活動請求數目，行銷營運團隊使用了報告儀表板和「行銷活動請求」專案，其中顯示了從商業合作夥伴處收到的請求數目和類型。

• 團隊可以使用自訂欄位資料，針對所有行銷活動執行特定的報告。

團隊工作負荷改善資源管理深入解析

• Asana 的工作負荷功能可讓領導者即時查看團隊工作負荷和個別隊友的工作負荷。

• 意即，領導階層可以衡量個人能力，查看團隊缺乏資源之處，並注意到專案陷入困境的地方，然後就是否投資於擴大規模或自動化流程做出深思熟慮的決定。

擴大觸及範圍，增加聯繫

隨著 Gannett 擴大其數位訂閱者基礎並最佳化其印刷業務，行銷營運團隊將繼續在 Asana 中執行行銷活動，以推動季度和年度訂閱者目標的實現。

舊日在 Asana 中建立的功能不應一成不變，因此行銷部門可以繼續迭代流程，並找到強大的新方法來連結訂閱者。Gannett 的影響力已達無法比擬的境界。透過將行銷活動工作轉移至 Asana，行銷營運得以確保 Gannett 在地區和全國範圍內強化社區的使命，持續取得成功。