Hög arbetsbelastning är lika med mer stress. Så här gör du något åt det.

Att ha för mycket att göra på för kort tid har blivit ett mantra för den moderna arbetskraften. Även efter att ha lagt ner extra timmar på jobbet känner du troligen fortfarande stressen av en tung arbetsbelastning. Med oavbrutna e-postmeddelanden, oorganiserade (eller obefintliga) arbetsflöden och onödiga mötesinbjudningar är det inte konstigt att produktiviteten har minskat.

Trots tekniska framsteg och löften om att göra våra liv enklare minskar känslan av kontroll över hur vi tillbringar vår arbetsdag. Och eftersom kommunikationen blir mindre effektiv är det viktigt för de flesta teamledare att ta reda på hur man hanterar arbetsbelastningen.

Så, är det möjligt att balansera arbetsbelastningen? Ja, och det börjar med ett perspektivskifte för att generera resultat. Men innan vi pratar om lösningar, låt oss ta en titt på hur vi hamnade här.

3 anledningar till att folk känner sig stressade av arbetsbelastning

Anställda vill känna sig produktiva på jobbet. Därför är det viktigt att slutföra uppgifter och uppnå mål för att ha ett system för personalhantering som skapar engagemang. Kunskapsarbetare trivs också med att vara en viktig del av företaget och förstå hur de bidrar till större, strategiska mål.

Men med projekt i silor och överbelastning av kommunikation saknar de flesta klarhet i var de passar in i organisationen och om deras arbete är värdefullt. Utan effektivt samarbete och arbetsbelastningshantering läggs mer tid på mindre meningsfullt arbete, som att svara på e-post och sitta i möten.

Och när man inte gör engagerande arbete kan utbrändhet snabbt uppstå. I Asanas index för Arbetets anatomi uppgav 80 % av de tillfrågade att de kände sig överarbetade och nära utbrändhet. När det händer tappar folk helt enkelt intresset för arbetet. Det de känner i stället är stressen av en enorm arbetsbelastning.

Här är tre anledningar till varför det är så:

1. För mycket tid läggs på att jobba om jobb

Enligt Asanas index för Arbetets anatomi är att jobba om jobb en trend som skadar kunskapsarbetarnas produktivitet. Folk lägger mycket tid på onödiga möten, att svara på e-post och meddelanden och att leta efter filer. Insatserna dupliceras ofta. Om företag inte förbinder sig att ändra sitt arbetssätt genom att ta itu med orsaken till ständiga aviseringar, möten och meddelanden, kommer jobbet om jobbet att fortsätta.

Kunskapsarbetare tror att de lägger cirka 35 % av dagen på att jobba om jobb, men den faktiska siffran är nästan dubbelt så hög: 60 % av en anställds arbetsdag går åt till arbete som inte involverar den kompetens som de anställdes för. Om inte teamen vidtar proaktiva åtgärder för att eliminera eller minska jobba om jobb kommer produktiviteten att fortsätta att minska och stressen över arbetsbelastningen att öka.

2. Överbelastning av kommunikation

Även de mest välmenande meddelandena misslyckas när du försöker kommunicera via e-post och meddelandeverktyg om vad som behöver göras, vem som är ansvarig och när arbetet ska vara klart. Båda plattformarna kräver en betydande mängd fram och tillbaka, vilket slösar tid, energi och fokus. Dessutom blir det lätt att tappa bort detaljer eller glömma att inkludera någon viktig i långa trådar.

Välkommen till kommunikationsöverbelastning – en produkt av att jobba om jobb som kommer i vägen för koncentrationen och i slutändan vår produktivitet. Meddelanden och e-postaviseringar har ett lömskt sätt att dra vår uppmärksamhet bort från viktigt arbete. Så snart vi hör ett ping eller ser ett nytt e-postmeddelande dyka upp känner vi oss skyldiga att svara omedelbart. Vårt fokus bryts och vi går in i multitasking-läge. Arbetet du just gjorde avbryts officiellt med att jobba om jobb.

En annan olycklig effekt av för mycket kommunikation (dessa ständiga ping) är att man blir tvungen att ge efter för en ”alltid på”-kultur. Kunskapsarbetare känner sig pressade att vara tillgängliga dygnet runt och tillbringar sin lediga tid med att svara på meddelanden, vilket skapar ännu mer arbete och mer stress.

3. Det oändliga sökandet efter information

Varje gång en uppgift flyttas från en person till en annan, oavsett om det sker via e-post, meddelandeappar eller ett kalkylark, blir informationen fragmenterad och begravd. Det krävs extra tid och insats för att få en helhetsbild av ett projekt när informationen finns på flera olika ställen. Frekventa möten för att diskutera arbetets status blir också oundvikliga – och ytterligare en tidsslukare.

Processen för informationsinsamling är inget annat än ineffektiv. Till exempel slösar människor bort tid på att försöka ta reda på vem som ansvarar för vad. Det råder förvirring om vad som behöver godkännanden, om det redan har godkänts, vem som ansvarar för godkännanden och vem som hanterar godkännandeprocessen. Och om det orsakar förvirring, tänk dig att försöka ta reda på vem du ska kontakta och var du ska hitta viktig information för att få arbetet gjort.

Tyvärr går konversationer förlorade, upprepas och splittras utan något riktigt system för att hålla reda på allt. Enligt Asanas index för Arbetets anatomi tillbringar människor större delen av sin arbetstid utan klarhet om vad som är viktigt för organisationen. Och det är inte bara de dagliga uppgifterna som är otydliga. 54 % av kunskapsarbetarna är inte tydliga med hur deras arbete bidrar till företaget som helhet.

Hantera tunga arbetsbelastningar med arbetshantering

I stället för att stressa över en tung arbetsbelastning finns det sätt att växla upp och göra arbetet mer effektivt. Det gör man genom att skapa organiserade processer, automatisera arbetet och kommunicera effektivt, vilket kräver ett annat sätt att tänka. Alla i en organisation, från ledare och chefer till enskilda teammedlemmar, behöver klarhet i vilket arbete som är viktigt och vilket som inte är viktigt för att bättre balansera arbetsbelastningen.

Det nya sättet att arbeta kallas arbetshantering och är en praktisk metod för att ta reda på vem som gör vad och när. Arbetshantering ger den klarhet som alla i ett team eller en organisation behöver för att fokusera på det viktigaste arbetet, i stället för att fokusera på tidskrävande jobb om jobb.

Arbetshanteringsverktyg som Asana ger individer, team och hela företag den klarhet de behöver för att arbeta effektivare och samtidigt hålla alla på rätt spår mot samma mål.

Det är dags att sätta stopp för arbetsbelastningsstress. Team behöver inte längre känna sig överväldigade av enorma arbetsbelastningar. Att jobba om jobb blir mindre när team bestämmer sig för att implementera ett arbetshanteringssystem, automatisera processer och göra arbetsdagarna mer produktiva.

Om du vill ha fler tips om hur du kan hjälpa ditt team att hantera tunga arbetsbelastningar kan du läsa vår artikel om 18 strategier för tidshantering för att få arbetet gjort på bästa sätt.