15 typer av prestationsutvärderingar för anställda (med mallar och exempel)

Att mäta framgång är en viktig del av att leda ett effektivt team. När allt kommer omkring kan du inte förbättra dig förrän du vet vilka färdigheter du behöver utveckla. 

En prestationsutvärdering av en anställd är ett av de bästa sätten att identifiera vad som fungerar – och vad som kan förbättras. Det är också ett utmärkt tillfälle att kommunicera hur en teammedlem presterar i förhållande till organisationens mål och personliga mål. 

Du kan mäta framgång på olika sätt – från kollegialgranskningar till självgranskningar och olika prestationsutvärderingar däremellan. För att hjälpa dig att hitta rätt utvärderingsstil för ditt team har vi sammanställt 15 mallar för resultatutvärdering av anställda för att effektivt mäta arbetsprestationer.

Vad är en resultatöversyn?

En resultatöversyn är en utvärdering där ledare, kollegor eller andra intressenter bedömer en teammedlems prestationer över en tidsperiod. Även om resultatöversynsprocessen varierar beroende på vilken period du utvärderar och vem som leder översynen, finns det några viktiga delar i en framgångsrik översyn. 

Din resultatöversynsprocess bör innehålla följande:

• Teammedlemmens styrkor: inkludera alltid feedback och beröm om teammedlemmens styrkor, till exempel effektiv problemlösning och kommunikationsförmåga. Det ger insikter i vad den anställde gör bra.

• Svagheter: det är också värdefullt att diskutera eventuella svagheter eller områden där teammedlemmen kan förbättra sig. Fokusområden kan vara förmågan att arbeta i team eller när och hur man kan dela idéer mer effektivt. Det är en möjlighet för teammedlemmen att få insikter om var det finns utrymme för förbättringar.  

• Betygssystem: För att fastställa förbättringsområden bör din prestationsutvärdering innehålla en betygsskala för att mäta varje anställds färdighetsnivå i förinställda kategorier. Ett vanligt exempel är att betygsätta en anställd baserat på standarder som: överträffar konsekvent förväntningarna, överträffar ofta förväntningarna, uppfyller konsekvent förväntningarna, behöver utvecklas. Du kan använda de här betygen för att utvärdera den anställde i olika kategorier, till exempel strategiskt tänkande, kommunikationsförmåga och teamsamarbete.

• Utvärderingsperiod: under resultatutvärderingsprocessen kommer du att mäta en anställds resultat i förhållande till en viss period. Varje organisation gör detta på sitt eget sätt, men vanliga perioder är årligen, halvårsvis eller kvartalsvis. 

• Sätta upp mål: tydliga smarta mål ger den anställde en känsla av var hen kan förbättra sig och vad hen bör fokusera på i framtiden. SMART står för specific (specifik), measurable (mätbar), achievable (uppnåelig), realistic (realistisk) och time-bound (tidsbegränsad). Det hjälper till att tydligt definiera prestationsförväntningarna för din anställd. 

Varje resultatöversyn kommer att innehålla ovanstående element, men det finns andra saker att tänka på, till exempel individuella färdigheter, som inte är så enkla att mäta. Sådana färdigheter kan vara förmågan att brainstorma i ett team eller att stödja teammedlemmar för organisationens bästa.

Tidsorienterade mallar för resultatöversyn

Låt oss ta en titt på den första typen av mallar för resultatöversyn av anställda: tidsorienterade granskningsperioder.

1. Årlig resultatöversyn

Utvärderingsfrekvens: en gång per år. 

En årlig resultatöversyn mäter en teammedlems prestationer under ett års tid. Det övergripande resultatet kan fokusera på kärnkompetenser samt enskilda mål i förhållande till resultatstyrning. 

En årlig utvärdering är ett utmärkt sätt att analysera prestationshistoriken under ett års tid. Se till att skriva ner resultatöversynen i ett delat utrymme. Genom att dokumentera arbetet i en central referenskälla kan du och din anställd granska vad hen har gjort under året. Det skapar transparens kring förväntningar och milstolpar. 

2. Resultatöversyn vid halvårsperiodens slut

Utvärderingsfrekvens: två gånger om året. 

En halvårsutvärdering mäter en teammedlems prestationer två gånger om året. Det är ett bra alternativ för team som vill skapa transparens kring prestationer.

Det beror på att teammedlemmarna får en möjlighet att se hur deras prestationer utvecklas var sjätte månad, vilket gör att de kan utvärdera sina prestationer och genomföra förändringar där det behövs. Å andra sidan ger positiva resultat också teammedlemmarna en känsla av vad de är bra på. 

3. Resultatöversyn varje kvartal

Utvärderingsfrekvens: fyra gånger per år. 

Ta öppen kommunikation ett steg längre med en kvartalsvis prestationsutvärdering. En kvartalsvis resultatöversyn utvärderar en teammedlems framgångar fyra gånger om året och ger din anställd en mer konsekvent möjlighet att förvandla svagheter till styrkor. 

Precis som vid andra typer av resultatöversyn är det också viktigt att fokusera lika mycket tid och energi på det positiva som på konstruktiv feedback. Båda uppmuntrar till bra resultat.

4. Resultatöversyn vid årets slut

Utvärderingsfrekvens: En gång per år. 

En prestationsutvärdering vid årets slut mäter en teammedlems framgång mot företagets ekonomiska framgång. Den här utvärderingen planeras vanligtvis tillsammans med utvärderingen av långsiktiga företagsmål och används ofta för verksamhets- och marknadsföringsteam. Det beror på att deras arbete är nära kopplat till de ekonomiska intäktsmålen. 

Även om varje företag börjar och avslutar sitt räkenskapsår enligt olika tidslinjer är det vanligt att en utvärdering vid årets slut sker i slutet av kalenderåret.

5. Resultatöversyn efter 30–60–90 dagar

Utvärderingsfrekvens: En gång i månaden under de tre första månaderna av anställningen.

En 30-60-90-dagars resultatöversyn mäter en ny teammedlems framgång. Den här metoden kombineras ofta med en 30-60-90-dagarsplan och granskar den nya teammedlemmen mot jobbförväntningarna efter den första, andra och tredje månaden i rollen. 

Den här utvärderingen är ett bra sätt att ge nya teammedlemmar en uppfattning om hur de uppfyller sina rollförväntningar. Det skapar också transparens kring områden där de bör fokusera mer energi och tid på att förbättra sina färdigheter. Introduktion av nyanställda är komplicerat, och dina teammedlemmar kan behöva justera sina förväntningar, fokusområden och prioriteringar när de lär sig mer om sin roll. Utan en 30-60-90-dagars utvärdering kanske en nyanställd inte får någon prestationsutvärdering under de första sex månaderna på företaget, vilket gör att de får mycket lite feedback om hur de presterar. 

En av de bästa sakerna du kan göra som ledare är att ge nya teammedlemmar feedback ofta för att visa att du är involverad, engagerad och investerad i deras utveckling.

Teamorienterade mallar för resultatöversyn

Som ledare har du en unik förståelse för hur din teammedlem presterar i sin roll. Men du kan inte alltid se allt de gör. Mallar för resultatöversyn av anställda som fokuserar på teamets mål är ett utmärkt sätt att samla in feedback från andra teammedlemmar. Använd dem i kombination med mer traditionell feedback från ledare för att få en helhetsbedömning av en anställds prestation. 

6. Självutvärdering

Utvärderingsfrekvens: årligen, halvårsvis eller kvartalsvis. 

En självutvärdering innebär att en teammedlem utvärderar sitt eget resultat. Det ger dig en bättre förståelse för hur varje teammedlem ser på sina färdigheter. Det är viktigt att veta att en självutvärdering inte används för att ta bort arbete från dig. Den har sina egna fördelar, till exempel att ge teammedlemmen en chans att kommunicera sin synvinkel. 

Ofta kommer du sedan att ge din anställd feedback på självutvärderingen, med hjälp av ett fysiskt eller digitalt formulär. Det skapar en balans mellan ledarens och den anställdes synpunkter för att säkerställa att båda är på samma sida. Det görs under ett individuellt möte där ni båda diskuterar er feedback för att göra en helhetsbedömning av prestationen. 

7. Kollegial granskning

Utvärderingsfrekvens: Årligen eller två gånger om året.

Ofta kommer årliga eller halvårsvisa utvärderingar också att innehålla en kollegial granskningskomponent. Det ger kollegorna möjlighet att svara på frågor och utvärdera sina medarbetare – oftast i skriftlig form. För att använda den här feedbacken samlar du in feedback från kollegor, din egen feedback och eventuell självbedömning under en årlig eller halvårsvis utvärderingsperiod. 

Det viktigaste värdet med en kollegial utvärdering är att ge teammedlemmar möjlighet att se sitt värde och sina möjligheter ur andra perspektiv. Beroende på hur stort ditt team är och din relation till teammedlemmarna kanske du inte har insikter i allt som varje teammedlem gör. Jämnåriga utvärderingar är en möjlighet för teammedlemmar att dela det perspektivet med dig, så att du får en mer omfattande bild av den anställdes prestationer.

8. Teamprestationsutvärdering

Utvärderingsfrekvens: En gång per år. 

En teamutvärdering är när en grupp personer utvärderar teamets prestationer som helhet. Att höra flera åsikter från olika individer kan hjälpa dig att förstå gruppens behov och identifiera var det finns möjligheter till tillväxt. Den här typen av utvärdering är mest värdefull för ledare. 

Du kan göra det genom att be varje teammedlem att fylla i en självbedömning och svara på frågor om teamet och teamets mål. Du kan till exempel fråga:

• Hur bra fungerade teamet som en grupp?

• Ge ett exempel på bra teamsamarbete under den senaste perioden. 

• Nämn ett exempel där teamsamarbetet var mindre effektivt under den senaste perioden.

• Hur bekväm är du med att ge feedback till dina kollegor? Hur är det med din ledare? 

• Vilka förbättringar kan göras för att möjliggöra ett bättre teamsamarbete?

Mallar för resultatöversyn

Om ingen av de ovanstående mallarna för resultatöversyn kändes helt rätt kan du ta en titt på allmänna mallar för resultatöversyn av anställda som fungerar för de flesta situationer och team. 

9. Enkel resultatöversyn

Utvärderingsfrekvens: årligen, halvårsvis eller kvartalsvis. 

En enkel resultatöversyn fokuserar på resultatfraser snarare än siffror. Det är viktigt att ge teammedlemmarna ett sammanhang för hur de presterar. Att ge ett betyg utan sammanhang kan vara förvirrande för teammedlemmar och hindra deras utveckling. 

En enkel resultatöversyn hjälper till att hålla förväntningarna så tydliga som möjligt, utan att förvirra den anställd. Sammantaget är det den bästa stilen när du letar efter ett enkelt men effektivt sätt att kommunicera prestationer.  

Utför en prestationsutvärdering kring mål och använd exempel för att stödja data. Utan det kan det vara svårt för teammedlemmar att förstå exakt hur de kan förbättra sig och uppfylla förväntningarna.

10. Utvärdering av målinställningar

Utvärderingsfrekvens: Årligen eller två gånger om året. 

Målutvärderingar fokuserar på en teammedlems förväntade mål. Dessa mål kan fokusera på en anställds professionella mål och hur de stämmer överens med företagets långsiktiga strategi. Som teamledare kan ditt mål för nästa kvartal till exempel vara att effektivisera tvärfunktionell kommunikation. Detta ligger i linje med företagets mål att skapa större transparens i alla avdelningar.

Målutvärderingar bör följa SMART-metoden för att säkerställa att de är tillräckligt specifika och mätbara för att utvärderas. SMART står för specific (specifikt), measurable (mätbart), achievable (uppnåeligt), realistic (realistiskt) och time-bound (tidsatt). 

11. 360-graders prestationsutvärdering

Utvärderingsfrekvens: En gång per år. 

En 360-graders resultatöversyn mäter en anställds resultat ur alla relevanta teammedlemmars perspektiv. Det inkluderar självfeedback, feedback från kollegor, feedback från chefen och feedback från den anställde om chefen, om tillämpligt. 

Den här typen av utvärdering är särskilt användbar för ledare som vill ha feedback från sina närmaste medarbetare. Använd den här utvärderingsmallen om du vill få insikter från de personer du arbetar nära, oavsett hur deras roll förhåller sig till din.

12. Utvärdering av professionell utveckling

Utvärderingsfrekvens: Årligen eller vartannat år.

En utvärdering av professionell utveckling mäter en teammedlems personliga mål. Det är viktigt när du vill utvärdera en teammedlems karriärväg. Det säkerställer att de uppfyller sin rolls behov och utvecklar personliga mål, till exempel att öka sin ledarskapsförmåga. 

Genom att koppla samman arbete och personliga mål kan den anställda bättre förstå hur dennes roll stöder dennes karriärutveckling. Tänk dig till exempel att din anställda har berättat att hen så småningom vill utvecklas till en ledarroll. En del av deras professionella utvecklingsplan är att identifiera områden där de kan engagera sig i en mer strategisk roll. Under ert feedbackmöte om professionell utveckling kan du granska de konkreta steg som hen har tagit mot det målet och beskriva ytterligare steg som hen kan arbeta mot.

13. Resultatutvärdering

Utvärderingsfrekvens: Endast när en anställd presterar dåligt.  

Innan du använder en prestationsutvärdering bör du se till att du har en förbättringsplan på plats. Det är viktigt att kommunicera de förväntade prestationsmålen i förväg så att personen har en chans att uppfylla dina förväntningar. När målen är tydliga kan du använda en resultatökningsgranskning för att mäta teammedlemmens framgång mot tidigare definierade förväntningar.

En utvecklingsutvärdering mäter din teammedlems framgång baserat på en tidigare etablerad prestationsplan. Använd en förbättringsplan för att tydligt definiera förväntningarna på hur en anställd kan arbeta för att uppfylla målen. Skapa en prestationsplan när en person presterar sämre än vad som förväntas enligt arbetsbeskrivningen. 

14. Lönegranskning

Utvärderingsfrekvens: en gång per år. 

En lönegranskning är en utvärdering av en teammedlems prestationer för att avgöra om en löneförhöjning är motiverad. Den här typen av utvärdering garanterar inte en befordran, men den kan  bidra till att skapa transparens kring de förväntningar som är förknippade med en årlig löneförhöjning.

För att göra detta på ett effektivt sätt bör du se till att ge exempel på arbete där den anställde har gått utöver sin arbetsbeskrivning. Det skapar transparens kring prestationer och befordringsmöjligheter. 

15. Utmärkt feedback

Utvärderingsfrekvens: endast när en anställd utmärker sig i sin roll.  

I motsatt ände av spektrumet kan du använda en utmärkt feedback för att mäta och beskriva en persons framgångar. Den här granskningsmallen ger den anställde ytterligare sammanhang om hur deras utmärkta arbete har påverkat teamet eller företaget positivt. Det är därför den ofta används tillsammans med en lönegranskning.

Att ta sig tid att erkänna den här prestationen kan bidra till att öka den anställdes moral och ge er båda möjlighet att reflektera över vad som gick bra.

Exempel på resultatöversyn

Nu när du har lärt dig de 15 vanligaste mallarna för utvecklingssamtal är det dags att skapa en egen mall. Vi har skapat ett exempel på en resultatöversyn för att ge dig en uppfattning om hur en allmän översynsmall kan se ut. 

Namn på anställd: Daniela Vanås

Utvärderingsperiod: fjärde kvartalet

Utvärderingsdatum: 1 januari

Betyg för anställd: Överträffar ofta förväntningarna

Styrkor: Daniela hade ett utmärkt kvartal. Hon utmärkte sig i teamsamarbetet genom att hjälpa teammedlemmar att brainstorma lösningar för att hålla deadliner. Det är tydligt att Daniela verkligen bryr sig om sitt arbete och sina teamkollegor och förkroppsligar Apollo Enterprises kärnvärden. 

Möjligheter: Även om Daniela utmärkte sig i samarbete, tror jag att hon kan förbättra sitt tankeledarskap. Daniela har möjlighet att lära sig nya färdigheter genom att delta i workshops och hålla sig uppdaterad om branschnyheter som hon sedan kan ta med sig tillbaka till teamet. 

Mål: 

• Lär dig en ny branschkompetens varje månad under första kvartalet. 

• Leda två teammöten för att dela tankeledarskap i slutet av andra kvartalet.

Även om du kan använda det här exemplet som utgångspunkt för din egen effektiva resultatöversynsprocess, kom ihåg att sätta din egen teamprägel på den. 

Så här förbereder du dig för en resultatutvärdering

En resultatöversyn är en tvåvägskommunikation mellan en anställd och deras ledare för att diskutera deras styrkor, arbetskvalitet och framtida mål. Att förbereda sig för en resultatöversyn, oavsett om du är på personalavdelningen, en ledare eller en anställd, skapar en utvärderingsprocess som hjälper till att rättvist utvärdera och dokumentera anställdas framsteg och engagemang.

För ledare:

• Granska noggrant den anställdes tidigare resultat. Överväg att använda en mall för årlig resultatöversyn för att bedöma den anställdes utveckling och eventuella områden som behöver förbättras.

• Fastställ tydliga, uppnåeliga långsiktiga och kortsiktiga mål för nästa prestationsutvärderingscykel. De bör överensstämma med företagets mål och stödja både den anställdes framsteg och organisationens tillväxt.

• Ha en öppen dialog för att öka den anställdes engagemang. Ge tydliga exempel på tidigare resultat och ge konstruktiv feedback för att vägleda konversationen.

För anställda:

• Reflektera över dina resultat. Identifiera styrkor och områden för tillväxt. Använd formuläret för självutvärdering för att organisera dina tankar och prestationer.

• Fundera över dina karriärmål. Ange nyckeltal (KPI:er) som stöder dessa mål och förbered dig på att diskutera dem med din ledare.

• Förbered specifika exempel på ditt arbete att diskutera, inklusive prestationer, utmaningar och det stöd du behöver för att förbättra ditt resultatbetyg och din utveckling.

Uppföljning av resultatutvärdering för anställd

Både ledare och anställda bör aktivt delta i uppföljningsåtgärder efter en resultatutvärdering. Det säkerställer att feedback och handlingsplaner genomförs effektivt, vilket skapar förutsättningar för professionell utveckling. Det är här som utvecklingsplaner för anställda och prestationsförbättringsplaner omvandlar insikter från utvärderingen till genomförbara tillväxtstrategier.

Utvecklingsplan för anställd

En utvecklingsplan för anställda beskriver en översikt för en anställds professionella utveckling och kompetensutveckling. Här är några detaljer att inkludera:

• Definiera specifika mål baserat på insikter från utvärderingen för att vägleda den anställdes framsteg.

• Identifiera viktiga färdigheter och kompetenser för karriärutveckling.

• Fastställ tydliga milstolpar, mätvärden och tidslinjer för att uppnå mål för professionell utveckling.

• Upprätthåll kontinuerlig kommunikation och gör nödvändiga justeringar av utvecklingsplanen efter behov.

Prestationsförbättringsplan för anställd

När ett formulär för prestationsutvärdering identifierar områden för förbättring, specificerar en plan för förbättring av den anställdes prestation dessa områden och beskriver specifika, mätbara mål för att öka prestationen.

• För att säkerställa ansvarstagande bör du skapa realistiska mätvärden och tidslinjer för att uppnå varje mål.

• Genomför regelbundna framstegsgranskningar av den anställde för att övervaka framsteg och ta itu med utmaningar.

• Ge kontinuerligt stöd och justera planen vid behov för att säkerställa att den anställd lyckas.

Hur man ger konstruktiv feedback

Innan du går in på strukturen och stilen för olika resultatöversyner måste du förstå hur du ger konstruktiv kritik på ett effektivt sätt. Konstruktiv kritik fokuserar på att ge användbar feedback som stöds av specifika exempel. Det ger teammedlemmarna det sammanhang de behöver för att förstå varför de fick den feedback de fick.

För att ge effektiv och detaljerad feedback bör du göra följande. 

Meddela den anställd innan ni träffas

Om du inte har så mycket erfarenhet av att ge feedback kan det vara frestande att bara börja och få det överstökat så snart som möjligt. Men i själva verket är det motsatsen som gäller. Ju mer tid du ger din teammedlem att förbereda sig för att ta emot feedbacken, desto mer värdefullt blir mötet. Det beror på att teammedlemmar som meddelas i förväg kan komma in i rätt sinnesstämning för att ta emot feedback öppet utan att bli defensiva eller passiva. 

Se till att informera den anställde om feedbackmötet innan ni sätter er ner för den officiella konversationen. Om möjligt, berätta för den anställde vad feedbacken kommer att handla om. Du kan till exempel säga: ”Under vår kvartalsvisa resultatöversyn nästa vecka skulle jag vilja att du går igenom dina tre mest stolta prestationer från det senaste kvartalet och tre saker du vill fokusera på under nästa kvartal. Sedan kommer jag att dela samma sak. Tillsammans kommer vi att komma fram till nästa steg och fokusområden som du kan fördjupa dig i under de kommande månaderna.” Det ger medarbetaren tid att förbereda sig inför mötet och förbereda eventuella frågor.

Kommunicera privat

Det är lätt att konstruktiv feedback av misstag blir en negativ upplevelse om du delar den i grupp. Oavsett typ eller stil av resultatöversyn bör du se till att du kommunicerar feedback i en privat miljö. Detta säkerställer att den anställde inte känner sig utpekad i en grupp. 

Om den typ av resultatöversyn du använder innehåller feedback från mer än en person – till exempel kollegial granskning – är det ditt ansvar som teamledare att sammanställa feedbacken och presentera den för din teammedlem i enskildhet. Att hålla feedbackmötet privat mellan dig och din teammedlem ger hen möjlighet att bearbeta feedbacken i lugn och ro.

Ge genomförbar feedback

För att säkerställa att din feedback är konstruktiv bör du alltid kombinera den med databaserade insikter och genomförbara nästa steg. Det skapar transparens kring varför den anställde fick en viss utvärdering baserat på sitt arbete. Ge specifik feedback med information om vad som har fungerat bra, vad som kan förbättras och hur man kan göra det.

Tänk dig till exempel att en teammedlem har missat några viktiga deadliner. Du vill ge feedback om det så att hen kan prioritera att hålla sina slutdatum under de kommande månaderna. I det här exemplet är det mycket mer värdefullt om du kan inkludera specifika exempel på slutdatum som hen har missat. På så sätt kan du och dina teammedlemmar hänvisa till specifika fall, arbeta för att ta reda på vad som gick fel och sedan komma fram till konkreta åtgärdspunkter och processer som de kan implementera i framtiden.

Dokumentera feedback skriftligen

Se till att dokumentera konstruktiv feedback skriftligen. Du kan göra det i ett feedbacksystem eller ett verktyg såsom Asana. På så sätt kan du och den anställda se tillbaka på tidigare resultat och mäta mål i enlighet med det.

Det gäller både positiv och konstruktiv feedback. Ofta glömmer vi att dokumentera positiv feedback eftersom den är positiv. Men att hålla reda på teammedlemmarnas viktigaste framgångar är ett utmärkt sätt att öka teamets moral och samtidigt minska bluffsyndrom och utbrändhet.

Öka samarbetet med mallar för resultatöversyn

En resultatöversyn är ett utmärkt sätt att mäta en teammedlems prestationer. Det skapar öppenhet kring förväntningarna och fungerar som en möjlighet att kommunicera ärligt med ditt team. 

Att göra processen så transparent som möjligt är det bästa sättet att främja ärlig feedback och viljan att förbättra prestationerna. Kommunikation är kärnan i en effektiv granskningsprocess. 

Asana kan hjälpa till med allt från att ge feedback med sammanhang till att effektivisera samarbetet. Förbättra din kommunikation inte bara under en resultatöversyn utan varje dag med Asanas programvara för teamkommunikation.