Каждый проект сопряжён с определённой степенью неопределённости. Независимо от того, запускаете ли вы продукт, внедряете новый процесс или управляете межфункциональной инициативой, риски могут возникнуть на любом этапе и замедлить прогресс вашей команды.

Шаблон плана управления рисками обеспечивает структурированный подход к раннему выявлению рисков, оценке их потенциального влияния и определению чётких стратегий реагирования. В этой статье вы узнаете, что такое шаблон плана управления рисками, что в него следует включить, как создать свой собственный шаблон и как реагировать на риски, когда они возникают. Вы также получите бесплатный шаблон, которым сможете сразу начать пользоваться.

Что такое шаблон плана управления рисками?

Шаблон плана управления рисками — это документ многократного использования, который помогает менеджерам проектов выявлять и оценивать потенциальные риски, а также предпринимать действия по их снижению до того, как они повлияют на проект. Контент может меняться от проекта к проекту, но основная структура остаётся неизменной, поэтому ваша команда всегда знает, как последовательно готовиться к рискам и справляться с ними.

Создание шаблона плана управления рисками также упрощает управление проектами с участием нескольких заинтересованных сторон. Когда все знакомы с вашим утверждённым шаблоном, каждый раз при запуске нового проекта требуется меньше времени на обучение.

Для чего нужен план управления рисками?

План управления рисками — это стратегия, которую менеджеры проектов используют, чтобы предотвратить возникновение рисков на протяжении всего срока реализации проекта. Они могут использовать этот инструмент для отслеживания и регистрации рисков, а также для создания плана действий в случае возникновения потенциального риска.

Зачем создавать шаблон плана управления рисками?

Создание шаблона плана управления рисками — это одна из лучших практик для специалистов по управлению проектами, и на то есть веские причины. Ниже описаны причины, по которым следует создать шаблон плана управления рисками проекта до начала крупного проекта.

Планирование действий на случай рисков до их возникновения

С помощью шаблона плана управления рисками вы можете обеспечить наличие решения для потенциальных проблем ещё до их возникновения. Назначая конкретный риск участнику команды, вы определяете человека, ответственного за активный мониторинг этого риска.

Для некоторых команд разработка стратегий снижения рисков для проектов с высокой степенью воздействия необходима ещё до того, как проект будет одобрен. Это не позволяет проектам с высоким уровнем риска влиять на основные бизнес-операции. Если у вашей команды нет планов по снижению рисков, ваш проект может не пройти этап утверждения.

Обеспечение ясности

Шаблон плана управления рисками обеспечивает вашей команде ясность, особенно в отношении планов действий в непредвиденных обстоятельствах. Заинтересованным сторонам часто неприятно слышать, что с графиком проекта что-то может пойти не так, но если у вас уже есть стратегии реагирования, развеять эти опасения будет намного проще.

Программное обеспечение для управления совместной работой, такое как Asana, упрощает доступ всех участников к ключевой документации по рискам, включая журналы рисков, матрицы оценки рисков и планы действий в непредвиденных обстоятельствах.

Поощряйте ответственность

Нелегко признать свою вину, когда что-то идёт не так. Но когда назначен ответственный за риск, именно этот человек отвечает за максимальное снижение этого риска, если он возникнет. Это даёт участникам команды возможность оценить ситуацию и разработать планы действий в непредвиденных обстоятельствах.

Чёткое распределение ответственности также означает, что заинтересованные стороны всегда знают, к кому обращаться с вопросами о конкретном риске, что обеспечивает прямое и эффективное общение.

Что должно быть в шаблоне плана управления рисками

Создать шаблон плана управления рисками несложно, но важно, как вы организуете информацию в нём. Используйте кастомизируемый инструмент для совместной работы, чтобы ваша команда могла структурировать план наиболее удобным для неё способом.

Ниже приведены распространённые способы организации шаблона плана управления рисками.

• По степени воздействия: ранжируйте риски в зависимости от того, насколько сильно они могут повлиять на ваш проект.

• По вероятности: упорядочивайте риски в зависимости от вероятности возникновения каждого из них.

• По категориям: группируйте риски по типам, таким как бюджет, график, ресурсы или внешние факторы.

Ключевые компоненты плана управления рисками

Хотя каждый план управления рисками будет выглядеть немного по-разному в зависимости от проекта, есть несколько основных компонентов, которые должны присутствовать всегда:

• Выявление рисков: список потенциальных рисков, которые могут отразиться на вашем проекте. К ним могут относиться типичные ограничения проекта, такие как перерасход бюджетных средств, нехватка ресурсов, изменение объёма работ или внешние факторы, например изменения на рынке.

• Оценка рисков: оценка вероятности каждого риска и его потенциального влияния на ваш проект. Обычно это делается с помощью системы баллов или матрицы оценки рисков.

• Ответственный за риск: участник команды, назначенный для отслеживания каждого конкретного риска и реагирования на него. Чёткое распределение ответственности гарантирует, что ничего не будет упущено.

• Стратегия реагирования на риски: запланированные действия, которые ваша команда предпримет в случае возникновения риска. Обычно используются такие подходы, как избежание, снижение, передача или принятие риска.

• Статус риска и план мониторинга: способ отслеживать, является ли каждый риск активным, устранённым или обостряющимся, с помощью чётких механизмов контроля проекта. Регулярные проверки помогают вашей команде держать под контролем изменения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Как создать план управления рисками

Когда вы поймёте, что нужно включить в план, следующим шагом будет его создание. Хороший план управления рисками не обязательно должен быть сложным, но он должен быть тщательным. Для начала соберите свою команду, чтобы выявить риски на раннем этапе, а затем выполните следующие действия, чтобы оценить и отслеживать их на протяжении всего проекта.

Четыре шага по использованию шаблона плана управления рисками

1. Проведите мозговой штурм, чтобы определить, какие риски следует добавить. Используйте программное обеспечение для совместной работы, чтобы все участники вашей команды могли выявлять и добавлять любые потенциальные риски, способные негативно повлиять на проект.

2. Оцените вероятность и влияние каждого риска. Совокупность вероятности и влияния каждого риска представляет собой потенциальное воздействие риска. Убедитесь, что в вашем шаблоне есть возможность отслеживать как вероятность наступления риска, так и его серьёзность.

3. Прогнозируйте вероятность каждого риска. На основе исторических данных или информации о предыдущих проектах участники команды могут спрогнозировать вероятность возникновения каждого риска.

4. Контролируйте риски в течение всего жизненного цикла проекта. Проще всего сделать это, поручив участникам команды отслеживать конкретный риск на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Способы реагирования на риски проекта

Выявление и оценка рисков — это лишь часть задачи. Вам также нужен чёткий план того, как ваша команда будет реагировать, когда риски материализуются. Существует четыре наиболее распространённые стратегии реагирования на риски, которые следует учитывать:

Избегание

• Используйте, когда риск слишком серьёзен, и вы можете устранить его, изменив план.

• Пример: скорректируйте область проекта или сроки, чтобы риск больше не действовал

Смягчение

• Используйте, когда вы не можете устранить риск, но можете снизить его вероятность или влияние.

• Пример: обучите участника команды дополнительным навыкам, чтобы он мог взять на себя обязанности ключевого сотрудника

Передача

• Используйте, когда третья сторона может управлять риском эффективнее

• Пример: передача задания с высоким уровнем риска на аутсорсинг или приобретение страховки

Принятие

• Используйте, когда риск имеет низкую степень воздействия, а меры по его снижению обойдутся дороже, чем его последствия.

• Пример: признать риск незначительной задержки и принять меры только в случае его возникновения

Выбор правильной стратегии зависит от серьёзности риска, способностей вашей команды и имеющихся ресурсов. Задокументируйте выбранные меры реагирования на каждый риск в шаблоне, чтобы ваша команда точно знала, что делать, если что-то пойдёт не так.

Пример плана управления рисками

Чтобы понять, как все эти компоненты сочетаются друг с другом, представьте себе маркетинговую команду, которая готовится к запуску кампании по продвижению нового продукта. Их план управления рисками может включать следующее:

• Риск: задержка с подготовкой креативных материалов из-за ограниченной пропускной способности команды дизайнеров.

• Вероятность: средняя

• Воздействие: высокое (дата запуска переносится на более поздний срок)

• Ответственный за риск: руководитель отдела дизайна

• Стратегия реагирования: Снижение риска. Нанять внештатного дизайнера в качестве подстраховки и установить внутренний дедлайн за две недели до даты запуска.

• Статус: активен, контролируется еженедельно

Документируя каждый риск в этом формате, команда получает чёткое представление о том, что может пойти не так, кто несёт ответственность и какие действия следует предпринять. Вы можете воспроизвести эту структуру для каждого риска в вашем проекте, используя приведённый выше шаблон.

Интегрированные функции

• Нестандартные поля. Нестандартные поля — это лучший способ помечать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую нужно отслеживать — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля, чтобы сортировать и планировать подлежащие выполнению задачи и знать, чем заниматься прежде всего.

• Зависимости. С помощью зависимостей задач можно указать, что одна задача ожидает выполнения другой. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу других людей, чтобы соответствующим образом расставлять приоритеты. Команды, выполняющие совместные рабочие процессы, могут с лёгкостью видеть, выполнения каких задач они ожидают от других, и понимать, когда можно приступить к выполнению своей части работы.

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задач, но и знать, когда следует приступать к работе над ними. Время и даты начала дают участникам вашей команды чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы ставить задачи, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели вашей команды и не допускать пропадания зависимостей из виду.

• Подзадачи. Иногда дело слишком большое, чтобы уместиться в одной задаче. Если в задаче участвует несколько исполнителей, установлена общая дата сдачи или есть заинтересованные лица, которым нужно проверить и одобрить задание перед его запуском, на помощь придут подзадачи. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные этапы многоступенчатого процесса с помощью подзадач.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного.

• Outlook. Получая по электронной почте поручения, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Новую задачу можно назначить себе или участнику команды, задать срок выполнения и добавить её в проект, чтобы связать с другой актуальной работой.

• Zendesk. С помощью интеграции Asana для Zendesk можно легко и быстро создавать задачи Asana прямо из Zendesk-заявок. Добавляйте нужную информацию, прикрепляйте файлы и привязывайте существующие задачи, чтобы отслеживать работу, необходимую для закрытия тикета.

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Быстро создавайте билеты Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий производственной и технической команд.

Начните управлять рисками проекта в Asana

Хорошо составленный шаблон плана управления рисками помогает вашей команде быть готовой к любым ситуациям, быстрее реагировать на них и обеспечивать своевременное выполнение проектов. С помощью Asana вы можете воплотить свой план управления рисками в жизнь в общем рабочем пространстве, где ваша команда сможет выявлять риски, назначать ответственных, отслеживать статус и совместно разрабатывать стратегии реагирования.

Готовы приступить к работе? Начните с бесплатного шаблона плана управления рисками в Asana и предоставьте своей команде инструменты, необходимые для уверенного управления рисками.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах планов управления рисками