Определение целей, ролей и ожиданий до начала работы предотвращает недопонимание и обеспечивает выполнение проектов в срок. Шаблон документа об инициации проекта — это единое место, где можно определить объём проекта, чтобы все с самого начала знали, к чему они стремятся. В этом руководстве вы узнаете, что такое ПИД, что он должен включать, когда и как его создавать, а также чем он отличается от устава проекта или плана проекта.

Что такое документ об инициировании проекта (ДИП)?

Документ об инициации проекта (ДИП) — это основополагающий документ по управлению проектом, в котором до начала работы собраны такие ключевые сведения, как область проекта, цели, критерии успеха, коммерческая ценность и потенциальные риски проекта. Иногда его называют уставом проекта или брифом проекта. Он даёт заинтересованным сторонам общее представление о целях, сроках и ожидаемых результатах проекта. Определяя пять вопросов управления проектом (кто, что, когда, где и зачем) в одном месте, ПИП предоставляет вашей команде общий обзор всего жизненного цикла проекта.

Что такое шаблон документа о запуске проекта?

Шаблон документа об инициации проекта определяет проект до начала работы. Шаблон ОПП содержит ключевую информацию, такую как цели проекта, объём работ, ответственные лица и сроки, благодаря чему команды начинают работу с общими ожиданиями. Это живой документ, который обновляется по мере изменения приоритетов и служит руководством при принятии решений от начала проекта до его завершения.

Зачем нужен шаблон документа о запуске проекта

Использование шаблона документа об инициации проекта даёт вашей команде ряд преимуществ. Вот как он может вам помочь:

• Обеспечивает единообразие во всех проектах: использование шаблона ПИД упрощает создание проектов, позволяя менеджеру проекта выполнять одни и те же действия с началом каждого нового проекта.

• Возможность адаптации под конкретные команды: ПИД стандартизируют процесс создания проекта, но при этом позволяют адаптировать его под потребности других проектов. Шаблон определяет основную структуру вашего документа по запуску проекта, но вы можете добавлять или удалять разделы в зависимости от конкретных потребностей проекта.

• Быстрое предоставление контекста заинтересованным сторонам: при одновременном управлении несколькими проектами заинтересованным сторонам требуется информация как можно быстрее и с максимально полным контекстом. Использование шаблона документа об инициации проекта позволяет им с лёгкостью находить нужную информацию, не тратя время на её поиск и не проводя ненужные совещания по статусу.

Когда использовать шаблон документа по инициации проекта

Знать, когда следует создавать ПИД, не менее важно, чем знать, что в нём должно быть. В идеале черновик документа об инициации проекта следует подготовить до начала любых работ по его реализации, на этапе инициации или на раннем этапе планирования. Вот наиболее распространённые сценарии, в которых шаблон ПИД приносит пользу:

• Перед запросом одобрения проекта: если ваш проект требует утверждения руководством или проектным советом, ПИД предоставляет лицам, принимающим решения, контекст, необходимый для уверенного одобрения работы.

• При запуске межфункциональной работы: в проектах, в которых участвуют несколько команд или отделов, полезно иметь единый документ, который с первого дня позволяет всем согласовать объём работ, роли и сроки.

• В начале любой новой инициативы: независимо от того, запускаете ли вы продукт, внедряете изменение процесса или проводите кампанию, ПИД помогает вам определить границы и ожидания, прежде чем ваша команда приступит к работе.

• При замене неформальных методов планирования: если ваша команда полагалась на электронные письма или совещания для согласования деталей проекта, шаблон ПИП предоставит вам структурированную, многократно используемую альтернативу, которая сэкономит время на каждом последующем проекте.

Если вы не уверены, требуется ли для проекта ПИД, учтите количество вовлечённых заинтересованных сторон, сложность работы и риск разрастания объёма. Если хотя бы один из этих факторов имеет высокий уровень, стоит подготовить PID.

Что входит в шаблон документа об инициировании проекта?

Хороший шаблон документа об инициировании проекта содержит всю ключевую информацию о проекте, которую заинтересованным сторонам необходимо знать с первого взгляда. В этом шаблоне должны быть предусмотрены следующие позиции:

• Цели или задачи проекта: здесь указывается, чего проект призван достичь, и какие более широкие цели бизнеса он поддерживает.

• Показатели успешности: конкретные показатели, которые ваша команда отслеживает, чтобы определить, насколько успешен этот проект.

• Область проекта: сюда входят работа, которую предстоит выполнить, выделенный бюджет и предполагаемые сроки.

• План коммуникаций: в нём описывается, как ваша команда будет общаться на протяжении всего проекта.

• Стратегия управления ресурсами: ключевая информация о ресурсах, например план распределения ресурсов или план стратегии управления ресурсами.

• Ключевые заинтересованные лица: лица, участвующие в проекте, от индивидуальных исполнителей до высшего руководства. Включите в этот раздел матрицу RACI.

• Риски проекта: в этом разделе приводится информация о рисках проекта, например журнал RAID, анализ рисков или реестр рисков.

Интегрированные функции проекта

• Обзор проекта. Централизуйте ключевой контекст, ресурсы и решения, чтобы команды понимали, что, почему и как стоит за их инициативами.

• Бриф проекта. Делитесь важными деталями и датами с командой проекта с помощью централизованного брифа в Asana.

• Загрузка. Просматривайте загруженность команды по всем проектам в реальном времени, чтобы руководители могли выявлять конфликты и перераспределять задачи до того, как проблемы усугубятся.

• Цели. Связывайте цели напрямую с задачами, чтобы команды видели, как ежедневные проекты способствуют реализации более масштабных инициатив.

Рекомендуемые приложения

• Slack. Превращайте сообщения в задачи с исполнителями и сроками выполнения, чтобы автоматизировать передачу работы.

• Google Workspace. Прикрепляйте файлы с Диска прямо к задачам, чтобы команды могли находить документы в одном месте.

• Zoom. Планируйте совещания в Asana, создавайте задачи во время звонков и просматривайте записи и расшифровки после завершения совещания.

• Microsoft Teams. Делитесь новостями и управляйте задачами из чатов и совещаний, не переключаясь между инструментами.

Как создать документ об инициации проекта

Когда вы поймёте, что входит в ПИД, следующим шагом будет его создание. Выполните следующие действия, чтобы создать документ об инициировании проекта, который поможет вашей команде работать слаженно, а заинтересованным сторонам — быть в курсе дел.

1. Определите цели проекта и показатели его успешности. Для начала уточните, чего должен достичь проект и как вы будете измерять успех. Привяжите каждую цель к более широкой бизнес-задаче, чтобы заинтересованные стороны сразу увидели её ценность.

2. Составьте обоснование объёма проекта. Определите границы проекта, в том числе то, что входит в его объём, а что нет, в плане управления объёмом. Укажите бюджет, хронологию и основные ожидаемые результаты, чтобы у вашей команды было общее понимание предстоящей работы.

3. Определите заинтересованные стороны и назначьте роли. Перечислите всех заинтересованных сторон проекта в реестре заинтересованных сторон и определите их обязанности. Используйте матрицу RACI, чтобы уточнить, кто является ответственным, подотчётным, экспертом и информируемым лицом по каждой области работы.

4. Оцените риски и спланируйте меры по их снижению. Задокументируйте потенциальные риски, которые могут повлиять на сроки, бюджет или качество проекта. Для каждого риска укажите вероятность его возникновения, потенциальное воздействие и меры, которые ваша команда предпримет для его минимизации.

5. Составьте план по обмену информацией. Определите, как и когда ваша команда будет обмениваться актуальной информацией, с помощью плана обмена информацией. Укажите каналы, которые вы будете использовать, частоту отчётов о статусе и тех, кого следует включать в ключевые коммуникации.

6. Подтвердите свою стратегию распределения ресурсов. Определите, какие люди, инструменты и бюджет необходимы для вашего проекта. Это помогает руководителям заранее выявлять потенциальные конфликты и перераспределять работу до возникновения проблем.

7. Получите подтверждение и поделитесь ПИП. Когда документ будет завершён, представьте его куратору проекта или руководству для утверждения. После утверждения поделитесь им со всеми участниками и используйте его для структурирования организационного совещания по проекту, чтобы ПИП стал единым источником достоверной информации по проекту.

Паспорт проекта не обязательно должен быть идеальным с первого раза. Воспринимайте его как живой документ, который вы обновляете по мере развития планов и появления новой информации.

ПИД, устав проекта и план проекта

Документы по инициации проекта, уставы проектов и планы проектов тесно связаны между собой, но каждый из них служит своей цели. Понимание различий поможет вам выбрать нужный документ для нужного момента.

Документ об инициировании проекта (ДИП)

• Цель: согласование действий заинтересованных сторон и получение подтверждения проекта

• Создаётся: до начала работы

• Уровень детализации: исчерпывающее описание объёма проекта, целей, рисков, заинтересованных сторон, порядка обмена информацией и ресурсов

• Основная аудитория: спонсоры, руководство и межфункциональные команды

Устав проекта

• Цель: официально утвердить проект

• Создаётся: до или одновременно с паспортом проекта

• Уровень детализации: общий обзор назначения, целей и подтверждения спонсора

• Основная аудитория: спонсоры и руководство

План проекта

• Цель: руководство повседневной работой

• Создание: после того, как проект одобрен

• Уровень детализации: тактический акцент на задачах, исполнителях, сроках и зависимостях

• Основная аудитория: проектная команда и участники

В некоторых организациях термины «паспорт проекта» и «устав проекта» используются как взаимозаменяемые. Ключевое отличие заключается в глубине проработки: ПИД содержит больше оперативных деталей, в то время как уставом предусматривается авторизация, а план проекта охватывает не только «что» и «почему», но и «как».

Начинайте свои проекты с ясностью

Хорошо составленный документ об инициировании проекта объединяет вашу команду, вселяет уверенность в заинтересованные стороны и снижает риск недопонимания или разрастания объёма работ. С помощью шаблона ПИД можно стандартизировать этот процесс для каждого проекта, над которым работает ваша команда.

Asana позволяет с лёгкостью воплотить ваш ПИП в жизнь в общем рабочем пространстве, где цели, задачи и сроки взаимосвязаны. Вместо статичного документа вы получаете живой центр проекта, который обновляется по мере развития вашей работы. Начните работу и узнайте, как Asana помогает вашей команде планировать, отслеживать и реализовывать проекты от начала до завершения.

Часто задаваемые вопросы о документах об инициации проекта