Многие из нас, услышав слово «актив», представляют себе деньги, но активом может быть что угодно, чем владеет ваша компания, — от офисного помещения до необработанного аудиофайла последнего эпизода подкаста. Вероятно, в вашей компании в любой момент времени имеется множество материалов разных типов. Управлять ими всеми может быть сложно, если у вас нет нужных инструментов и систем.

Именно в этом случае на помощь приходит шаблон для управления активами. Из этой статьи вы узнаете, что такое управление активами, какие типы активов можно отслеживать, а также как создать и использовать шаблон, который поможет вашей команде поддерживать порядок. Мы также расскажем об основных полях, которые должны быть в каждом шаблоне, о том, кому больше всего выгодно его использовать, и о том, когда придет время перейти на специализированное программное обеспечение.

Что такое управление активами?

Управление активами — это процесс организации, хранения и координации активов вашей компании. Иными словами, это особый вид управления проектами, связанный с вашими активами. Оно может включать в себя следующее:

• Определение стоимости материала

• Контроль жизненного цикла материала

• Поиск способов извлечь из актива больше пользы

• Создание инвентаризации активов

Поскольку управление активами включает в себя множество компонентов, обычно это межфункциональный процесс, охватывающий несколько должностей, отделов и команд. Например, нередко финансовый директор, руководитель команды и рядовой сотрудник участвуют в одном и том же проекте по управлению финансовыми активами.

Типы управления активами

Управление финансовыми активами — это лишь один из видов управления активами. Вот другие:

• Управление цифровыми активами: управление цифровыми файлами, службами или продуктами, такими как медиафайлы или блог компании.

• Управление основными средствами: управление основными средствами компании (активами, которые нельзя быстро конвертировать в денежные средства), такими как система водоснабжения в вашем офисе.

• Управление ИТ-ресурсами: управление аппаратным и программным обеспечением компании, например подписками на программное обеспечение Microsoft и облачным хранилищем.

• Управление основными фондами предприятия: управление физической инфраструктурой, например оборудованием или техническим обслуживанием автомобилей компании.

• Управление финансовыми активами: управление финансовыми активами, такими как акции и инвестиции в недвижимость.

Что такое шаблон для управления активами?

Шаблон управления активами — это схема вашего рабочего процесса управления активами. Он содержит чёткий набор этапов управления активами, которым должны следовать участники команды и коллеги, что позволяет избежать путаницы и добиться более стабильных результатов.

Например, допустим, вы отвечаете за ежемесячный учёт использования автомобилей компании. Ключевым этапом вашего процесса является проверка того, как часто работник берёт автомобиль каждый месяц. Сохраните этот (и другие важные этапы) в своём шаблоне, чтобы даже если кто-то другой будет управлять активами в ваше отсутствие, он точно знал, что делать.

Преимущества использования шаблона для управления активами

Независимо от того, являетесь ли вы компанией малого бизнеса, стартапом или крупным предприятием, создание шаблона управления активами поможет вам поддерживать порядок в учёте активов (и команд, ответственных за них). Это связано с тем, что ваш шаблон для управления активами:

• Оптимизирует отслеживание активов: если вы знаете, что у вас есть и где это находится, вам сложнее потерять свои активы из виду.

• Координирует межфункциональные усилия: использование шаблона гарантирует, что все команды и отделы управляют активами единообразно.

• Обеспечивает прозрачность: заинтересованные стороны могут видеть, как вы управляете активами, что особенно полезно для высшего руководства или клиентов.

Обратите внимание, что не все шаблоны управления активами создаются одинаково хорошо. Если вы создадите свой шаблон в инструменте для управления проектами, он станет гибким и интерактивным, предоставляя вам больше возможностей, чем простая электронная таблица Excel.

Шаблон электронной таблицы

• Требует обновления вручную

• Ограниченные возможности совместной работы с файлами

• Для повторного использования требуется копирование и вставка

• Не поддерживает автоматизацию

• Обеспечивает низкий уровень прозрачности между командами

Шаблон для управления работой

• Автоматически обновляется в реальном времени

• Поддерживает встроенную совместную работу с разрешениями

• Позволяет дублировать одним нажатием для повторного использования

• Включает автоматизацию рабочих процессов

• Обеспечивает высокую прозрачность работы между командами

Как пользоваться шаблоном управления ресурсами

Не существует строгих правил управления ресурсами. Активы могут принимать самые разные формы, и у вашей компании, скорее всего, будут свои предпочтения в отношении управления ими. Это значит, что вам понадобится гибкий и простой в использовании шаблон, а скорее всего, вам захочется создать несколько шаблонов.

Что, если вам нужны разные шаблоны для управления цифровыми, основными и ИТ-активами? Используйте программное обеспечение для управления работой, чтобы создать свой шаблон управления активами. После его настройки вы сможете координировать все связанные с активами материалы, подключать планы управления рисками, добавлять системы управления ресурсами и создавать чёткие дорожные карты для повышения ценности активов.

Вы можете создавать шаблоны управления активами разных типов, в том числе:

• Шаблоны отслеживания материалов

• Шаблоны инвентаризации активов

• Шаблоны процессов управления активами

• Шаблоны управления активами для определённых типов активов (например, шаблоны управления цифровыми, корпоративными или финансовыми активами)

Что включать в шаблон для управления активами

Независимо от типа создаваемого шаблона управления активами, существует несколько ключевых полей, которые помогают поддерживать порядок и согласованность. Включение нужных полей с самого начала означает, что вы будете тратить меньше времени на поиск информации и больше — на эффективное управление активами.

Вот некоторые полезные поля, которые стоит включить:

• Даты: укажите дату покупки, дату производства или дату распространения. Это помогает отслеживать ресурс.

• Исполнитель: кто отвечает за этот актив? Это человек, к которому можно обратиться с вопросами или за актуальной информацией об активе.

• Тип актива: если ваша компания или команда управляет активами разных типов, здесь их можно разделить на категории. Указание типа актива в шаблоне снижает вероятность путаницы в случае пересечения активов (например, подписка на программное обеспечение может рассматриваться как ИТ-актив или цифровой актив).

• Приоритет: насколько важно управлять этим ресурсом? Это показывает заинтересованным сторонам и участникам команды, какие активы имеют более высокий приоритет для бизнеса.

• Статус: управляет ли этим активом в настоящее время кто-либо из участников команды? Позвольте заинтересованным сторонам видеть статус каждого актива, чтобы они не беспокоились о том, правильно ли вы ими управляете.

• Местоположение: где хранится или используется актив? Для физических активов, таких как оборудование или транспортные средства, это поле помогает вашей команде быстро находить элементы и избегать повторных закупок.

• Стоимость и амортизация: отслеживайте цену покупки и нынешнюю стоимость каждого актива. Это особенно полезно для финансовой отчетности и помогает планировать замену до того, как актив достигнет конца срока своей службы.

• Гарантия и график технического обслуживания: регистрируйте даты истечения срока действия гарантии и предстоящие периоды технического обслуживания. Это позволяет вашей команде предвидеть потенциальные проблемы и предотвращать дорогостоящие перерывы в обслуживании.

• Конкретные сведения об активах: в зависимости от типа актива вы можете указать дополнительные сведения. Например, если активом является ваша недвижимость, можно указать цену покупки, полученный доход и потенциальную прибыль.

Кто использует шаблоны для управления ресурсами?

Хотя любой человек может создать и использовать шаблон управления активами, для некоторых компаний, команд и отраслей он будет полезнее, чем для других. Ниже перечислены некоторые отрасли или отделы, которые могут извлечь значительную пользу из типизации своего процесса управления активами, а также приведены примеры использования:

• ИТ-команды: используйте шаблон управления цифровыми активами, чтобы проверять и определять приоритетность запросов, когда коллегам требуются продукты или услуги. Например, создайте шаблон, который автоматически принимает запросы на лицензии на программное обеспечение, назначает их участнику команды и отправляет лицензию отправителю запроса.

• Производство: используйте шаблон, чтобы оптимизировать систему управления активами, включая отслеживание запасов активов и координацию их производства между отделами.

• Кадровая служба: как и в случае с ИТ-отделом, команда кадровой службы может использовать цифровой шаблон управления активами для координации профессиональных услуг для работников.

Когда следует перейти от шаблонов к программному обеспечению для управления активами

Шаблоны на основе электронных таблиц — отличная отправная точка, но по мере роста организации вы можете обнаружить, что ручной учёт создаёт больше проблем, чем решает. Вот несколько признаков того, что пришло время перейти на более продвинутый инструмент:

• Вы управляете сотнями активов: когда ваш инвентарный перечень становится слишком большим для одной электронной таблицы, ошибки и устаревшие записи встречаются всё чаще.

• Доступ требуется нескольким командам: если несколько отделов отслеживают активы независимо друг от друга, централизованная платформа для управления работой помогает всем оставаться на одной волне.

• Вам нужны обновления в реальном времени: электронные таблицы требуют ручного обновления. Специализированный инструмент, такой как Asana, позволяет автоматизировать изменение статуса, назначать исполнителей и устанавливать напоминания, чтобы ничего не упустить.

• Подготовка отчётности занимает слишком много времени: если вы тратите часы на сбор данных об активах для заинтересованных сторон, платформа со встроенными функциями отчётности может существенно сэкономить ваше время.

Переход на программное обеспечение для управления работой не означает, что нужно начинать с нуля. Вы можете использовать свой существующий шаблон в качестве образца и воссоздать его в Asana, где вам станут доступны такие функции, как автоматизация, настраиваемые поля и межкомандная прозрачность, которых нет в статичных электронных таблицах.

Интеграции и приложения, используемые вместе с вашим шаблоном

Asana предлагает множество функций и интеграций с приложениями, которые можно использовать вместе с шаблоном для управления ресурсами.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Представление в виде таблицы, в котором отображаются все ваши задачи одновременно, включая названия, даты сдачи и нестандартные поля, такие как «Приоритет» или «Статус». Это позволяет всей вашей команде видеть, кто, что и когда делает.

• Вид «Доска». Представление в стиле канбан, в котором проект упорядочен по столбцам в соответствии со статусом работы, например «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено». Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и с одного взгляда понимайте, на какой стадии находится ваш проект.

• Нестандартные поля. Создавайте уникальные поля для присвоения тегов, сортировки и фильтрации работы по любым нужным вам данным — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте одни и те же настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие во всей организации.

• Подтверждения. Особый тип задачи с возможностью «Согласовать», «Запросить изменения» или «Отклонить» ожидаемый результат. Ответственные за задачи получают чёткие инструкции о том, какие действия необходимо предпринять и была ли их работа одобрена.

Рекомендуемые приложения

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенной в панель задачи Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и других приложений.

• Google Workspace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workspace, встроенной в панель задачи Asana. Прикрепляйте любой файл с Google Диска всего за несколько кликов.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задачи Asana.

Начните отслеживать свои активы уже сегодня

Хороший шаблон для управления активами предоставляет вашей команде чёткий, воспроизводимый способ организации, отслеживания и обслуживания каждого актива, на который опирается ваша компания. Независимо от того, управляете ли вы ИТ-оборудованием, цифровыми файлами или финансовыми активами, правильный шаблон устраняет путаницу и помогает всем быть в курсе происходящего.

Готовы отказаться от статических электронных таблиц? С помощью Asana можно создавать гибкие шаблоны управления активами, которые обновляются в реальном времени, автоматизируют рутинные задачи и дают всей команде представление о том, что происходит с каждым активом. Начните работу и убедитесь, как легко управлять своими ресурсами в одном месте.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах управления ресурсами