Почему проекты терпят неудачу: 8 причин и способы их предотвращения

Многие менеджеры проектов знают, каково это, когда проект не удаётся. Если вы это читаете, значит, вы уже делаете шаг, чтобы избежать такого исхода. Здесь мы рассмотрим восемь распространённых причин провала проектов и способы их предотвращения, а также расскажем о некоторых полезных инструментах, которые помогут вам поддерживать организованность. Давайте вместе научимся предвосхищать эти проблемы.

Что такое срыв проекта?

Проект считается неудачным, если в его рамках не были достигнуты цели, не получены ожидаемые результаты или не соблюдены дедлайны. Вот некоторые признаки этого:

• Проект не соответствовал вашим целям.

• Вы не получили желаемый результат.

• Работа не была завершена вовремя.

Однако для разных людей неудача может означать разное. Иногда, даже если проект не укладывается в дедлайн или не достигает ожидаемого результата, он всё равно приносит ценные плоды.

Например, в Asana мы считаем, что если вы добиваетесь успеха в 100% случаев, вы, скорее всего, были недостаточно амбициозны при планировании. При этом важно следить за тем, чтобы проекты терпели неудачу по правильным причинам, например из-за постановки завышенной цели, призванной придать импульс движению вперёд, а не из-за подводного камня, которого можно было избежать.

Восемь распространённых причин срыва проекта (и методы борьбы с ними)

Хорошая новость заключается в том, что эти распространённые проблемы можно решить. При некотором заблаговременном планировании можно избежать срыва проекта.

1. Неясные цели

Проблема: ваша команда не согласовала цели проекта, и нет способа оценить степень его успешности.

Задачи проекта — это конкретные, ограниченные по времени цели, которых вы планируете достичь по его окончании. Без чётких целей сложно поддерживать согласованность действий вашей команды или определить, был ли проект успешным.

Например, если ваша команда создаёт новую страницу оформления заказа для вашего приложения, вам нужна чёткая цель, например «сократить среднее время оформления заказа для пользователей на 30% во 2 квартале». Без этого трудно решить, какие функции наиболее важны, или оценить, насколько хорошо вы справились с задачей после завершения проекта.

Неясные цели — распространённая проблема. Исследование «Анатомия работы: тенденции и вызовы» 2021 года, в котором приняли участие более 10 000 работников умственного труда, показало, что менее половины всех сотрудников понимают, как их повседневная работа способствует достижению более масштабных целей.

Решение: чётко ставьте задачи в рамках процесса планирования.

Эффективные задачи проекта объединяют вашу команду и служат эталоном для оценки успеха. Сформулируйте задачи до начала работы, и они будут направлять ваш проект. Ещё лучше — привлечь свою команду к процессу постановки задач, чтобы все были на одной волне с самого начала.

Рекомендуется ставить задачи в рамках общего плана проекта, в котором также указываются заинтересованные стороны, ожидаемые результаты, хронология и многое другое.

2. Отсутствие поддержки со стороны руководства

Проблема: ваш проект теряет динамику без постоянного участия руководства.

Даже хорошо спланированные проекты могут замедляться, если руководители не принимают в них участия. Без их поддержки у команд могут возникнуть проблемы с получением необходимых ресурсов, бюджета или помощи от других отделов. К признакам этого относятся:

• Задержки с принятием решений и изменение приоритетов

• Трудности с получением ресурсов и бюджета

• Участники команды ставят под сомнение важность проекта

Представьте, что вы руководите внедрением программного обеспечения в масштабах всей компании. Сначала ваш спонсор из числа руководителей полон энтузиазма и помогает вам получить утверждение бюджета. Но по мере появления конкурирующих приоритетов с ним становится всё сложнее связаться, он пропускает заседания руководящего комитета и перестаёт отстаивать проект в обсуждениях с руководством.

Решение. Совместно с руководителями определите чёткие показатели успешности и запланируйте регулярные сверки.

Чтобы поддерживать вовлеченность руководства, начните с согласования того, как выглядит успех, ещё до начала проекта. Определите четкие показатели, важные для руководства, и увяжите важные этапы проекта с более широкими целями бизнеса.

Затем регулярно отправляйте короткие сводки, например, еженедельные или двухнедельные электронные письма, в которых сообщается о ходе работ, любых проблемах и необходимых решениях. Это позволит держать вашего спонсора в курсе событий и поддерживать его интерес.

3. Плохое общение

Проблема. Участники команды не понимают, когда и как сообщать об обновлениях.

Общение стало более сложным. Согласно исследованию «Анатомия работы: тенденции и вызовы» за 2021 год, люди переключаются между 10 приложениями 25 раз в день, и 27% из них говорят, что из-за этого пропускают действия или сообщения.

Учитывая сегодняшнюю перегруженность приложениями, бывает трудно понять, когда и где следует сообщать о важных изменениях в проекте. Это означает, что работа может оказаться под угрозой, если участники проектной команды не имеют единого мнения о том, какие каналы общения использовать, когда их использовать или кто и что должен сообщать.

Например, если вы руководите удалённой командой в Северной Америке и Европе, вы можете использовать электронную почту, мессенджеры, видеозвонки и общие документы. Без чётких указаний о том, когда следует использовать тот или иной инструмент, участники команды могут делиться новой информацией в местах, которые проверяют не все.

Решение: создайте план обмена информацией и поделитесь им.

План обмена информацией определяет, как вы будете делиться важной информацией о текущих проектах. Он обеспечивает вашей команде ясность в отношении следующих аспектов:

• Какие инструменты использовать: определите подходящий канал для каждого типа обновлений

• Периодичность и ответственность: укажите, как часто публикуются обновления и кто их публикует

• Участие заинтересованных сторон: определение того, когда следует привлекать ключевые заинтересованные стороны

Хороший план обмена информацией позволяет тратить меньше времени на поиск сведений и уделять больше внимания работе над целями проекта.

План обмена информацией обычно включает частоту, канал, аудиторию и ответственное лицо для каждого типа общения, который вы будете использовать. Например, для еженедельных обновлений текущего статуса проекта можно указать следующие детали:

• Тип общения: обновления текущего статуса проекта

• Частота: еженедельно

• Канал: электронная почта

• Аудитория: проектная команда

• Ответственный: менеджер проекта

4. Разрастание объёма

Проблема: ожидаемые результаты вашего проекта меняются по мере продвижения работы.

Разрастание объёма трудно заметить, потому что оно часто происходит медленно; можно даже сказать, что оно подкрадывается незаметно. Это то, что происходит, когда ожидаемые результаты проекта превышают его область, и в итоге у вас оказывается больше работы, чем вы ожидали.

Допустим, вы планировали опубликовать 10 статей в блоге в этом месяце в рамках запуска нового продукта. Однако вы получили запрос от заинтересованного лица добавить ещё две публикации для поддержки другого продукта. Из-за этого нового запроса ваши ресурсы оказываются сильно перегружены, и вам приходится сдвигать дедлайны публикации по всем направлениям.

Разрастание объёма — одна из основных причин срыва дедлайнов и неудачных проектов. По данным опроса Института управления проектами, проведённого в 2021 году, респонденты сообщили, что в прошлом году в 34% проектов в их организациях наблюдалось разрастание объёма.

Решение: определите область проекта и доведите её до сведения всех участников до начала работ. Если вы определите область проекта на раннем этапе, вам будет проще завершить его в срок и уложиться в бюджет. Планирование наперёд помогает избежать запросов в последнюю минуту, которые могут перегрузить вашу команду. Наличие задокументированного объёма работ также облегчает отказ от дополнительных задач.

Вы можете задокументировать область проекта с помощью обоснования области или плана управления областью в составе плана проекта или в виде отдельного документа.

Определившись с областью проекта, поделитесь ею с заинтересованными сторонами, чтобы все знали, что в неё входит, а что — нет.

Когда у заинтересованных сторон есть такая ясность, они с меньшей вероятностью будут выдвигать дополнительные требования. А когда вы всё же получите дополнительный запрос, вы сможете использовать процесс контроля изменений, чтобы определить, достаточно ли он важен, чтобы его добавить.

5. Нереалистичные ожидания

Проблема. Успех недостижим.

Масштабные цели могут мотивировать вашу команду, но они также должны быть реалистичными. Если ваши цели слишком амбициозны, ваша команда может испытывать стресс, а дедлайны — срываться.

Например, представьте, что у вашей команды продаж есть завышенная цель — 100 комиссионных в этом месяце. Но двое участников команды находятся в отпуске, поэтому остальным придётся работать сверхурочно, чтобы достичь цели. Это означает, что ресурсов для достижения цели недостаточно, и успех маловероятен.

Чрезмерно амбициозные цели могут стать криптонитом для хронологий проектов. Согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2021 год, наиболее частой причиной срыва дедлайнов являются нереалистичные ожидания.

Решение: ставьте задачи проекта по методологии SMART.

Потратив немного времени на планирование, вы сможете ставить цели, которые будут вдохновлять вашу команду, без необходимости работать сверхурочно. Убедитесь в том, что ваши цели соответствуют принципам SMART:

• Specific — конкретные: чётко определённые результаты

• Измеримые: поддающиеся количественной оценке критерии успешности

• Достижимые: реалистичные с учетом имеющихся у вас ресурсов

• Актуальные: соответствующие более общим приоритетам

• Ограниченные по времени: чёткие дедлайны и важные этапы

Когда ваши цели достижимы и находятся в рамках проекта, вы можете снизить риски и настроить свою команду на успех.

6. Ограниченные ресурсы

Проблема: у вас нет ресурсов, необходимых для выполнения работы.

К ресурсам относится всё, что необходимо для реализации проекта, например бюджет, люди, время, пространство или инструменты. Если их недостаточно, проект может быть отложен или даже прекращён.

Допустим, вы работаете над рекламной кампанией для нового продукта. Дедлайн приближается, но ваш бюджет на услуги внештатного видеомонтажёра иссяк. Поскольку вам может помочь только один штатный редактор, вам придётся отложить запуск кампании.

Решение: заранее составить план управления ресурсами.

Могут происходить неожиданные события, например сокращение бюджета, но при наличии определённого планирования вы сможете обеспечить свою команду всем необходимым для достижения целей проекта. В плане управления ресурсами указываются количество и тип необходимых ресурсов, а планирование загрузки помогает понять возможности команды ещё до начала работы.

К ключевым ресурсам, которые необходимо планировать, относятся:

• Загрузка и доступность работников

• Распределение бюджета

• Техническое оборудование и инструменты

• Рабочее пространство или помещения

Затем воспользуйтесь передовыми методами распределения ресурсов, чтобы точно определить, когда каждый ресурс должен быть выделен для каждого проекта.

7. Отставание от графика работ

Проблема. Просроченные дедлайны приводят к спешке и значительным задержкам проектов.

Пропущенный дедлайн здесь, перенесённое совещание там — в данный момент это может показаться несущественным, но в конечном итоге такие ситуации могут привести к спешке в работе, стрессу у участников команды и значительным задержкам проектов.

Например, представьте себе следующую ситуацию: вы планируете музейную выставку, и ваше совещание по вопросам логистики с представителями места проведения несколько раз переносилось. До торжественного открытия осталось две недели, и вашей команде придётся ускорить процесс планирования, чтобы успеть подготовиться вовремя. Подобные задержки в графике встречаются всё чаще: согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2021 год, каждую неделю срываются 26% дедлайнов.

Решение: включите график проекта в его план.

Помните всегда полезный план проекта, о котором мы упоминали ранее? Обычно он включает в себя подробный график проекта. В графике проекта описан каждый шаг, который необходимо выполнить, указано, кто отвечает за эту работу, и когда должна быть выполнена каждая задача.

Эффективный график проекта даёт вашей команде чёткое представление о том, как отдельные элементы стыкуются между собой. Вы можете легко определить, какие важные этапы зависят от других, и работать в обратном порядке от дат сдачи, чтобы обеспечить достаточно времени для каждого этапа. Вовлечение вашей команды в процесс составления графика помогает учесть сроки и обязанности каждого.

8. Отсутствие прозрачности

Проблема: участники команды не могут найти важную проектную документацию.

Итак, вы составили отличный план проекта, включающий график проекта, план обмена информацией, план управления ресурсами и цели SMART. Что дальше?

Если эти документы статичны и вашей команде нелегко получить к ним доступ, может быть сложно сообщать об обновлениях без длительных совещаний по статусу. И даже в этом случае информация может затеряться в общей массе.

Решение. Используйте инструмент для управления работой, чтобы централизовать информацию о проекте.

Управление работой помогает организовывать рабочие процессы и настраивать процессы, чтобы ваша команда могла взаимодействовать на постоянной основе. Правильный инструмент для управления работой выступает в качестве единого источника достоверной информации о проекте, документации и статусе.

Мы (очевидно) отдаём предпочтение Asana, поскольку она предоставляет командам живую систему, в которой каждый может просматривать работу и управлять ею наиболее удобным для себя способом. Независимо от того, какой инструмент вы используете, программное обеспечение для управления проектами помогает вашей команде получать доступ к необходимой информации и отказываться от трекеров в Excel, которые быстро устаревают.

Как настроить свои проекты на успех

Теперь, когда вы знаете об этих распространённых причинах провала проектов, вот несколько инструментов, которые помогут вам настроить свои проекты на успех: Устав проекта, чтобы представить его заинтересованным сторонам.

План проекта, позволяющий держать работу под контролем. Сюда входят:

• Цели и задачи проекта

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и функции

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План коммуникаций

Кроме того, вам понадобятся:

• План управления ресурсами для управления загрузкой вашей команды.

• Реестр рисков для выявления потенциальных препятствий.

• Организационное совещание по проекту, чтобы согласовать ключевую информацию и получить одобрение заинтересованных лиц.

• Инструмент для управления проектами, чтобы координировать всё это.

Вы, наверное, уже поняли основную мысль: когда речь идёт о предотвращении срыва проекта, ключевую роль играет заблаговременное планирование. Предоставив своей команде возможность осуществлять стратегическое планирование и учитывать все переменные вашего проекта, вы сможете добиться стабильных успехов. Готовы дать своим проектам наилучшие шансы на успех? Начните работу с Asana уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы о том, почему проекты терпят неудачу