Коэффициент использования: формула, оценки и способы повышения

Когда вы работаете с клиентами, отслеживание того, как ваша команда распоряжается временем, имеет решающее значение для сохранения прибыльности. Коэффициент использования показывает, какая часть доступного времени вашей команды тратится на оплачиваемую работу, и помогает выявлять неэффективность, распределять нагрузку и принимать более обоснованные решения в отношении персонала и ценообразования. Из этой статьи вы узнаете, что такое коэффициент загруженности, как его рассчитать, каким он должен быть в разных отраслях и как его повысить с помощью реальных примеров и подходящих инструментов.

Что такое коэффициент полезного действия?

Коэффициент полезного действия — это процент от общего количества рабочих часов работника, затраченных на оплачиваемую работу с клиентами. Для его вычисления необходимо разделить общее количество оплачиваемых часов на общее количество доступных часов, а затем умножить результат на 100.

Например, если сотрудник выставляет счёт за 34 часа в рамках 40-часовой рабочей недели, его коэффициент полезного действия составляет 85% (34 ÷ 40 = 0,85 × 100).

Важность отслеживания коэффициента полезного действия

Помните, что коэффициент использования сотрудника никогда не достигнет 100%, поскольку ему придётся уделять некоторое время внутренней работе. В рабочей неделе участника команды должен быть здоровый баланс между совещаниями команды, телефонными звонками, обучением и оплачиваемой работой.

Таким образом, цель расчёта и отслеживания коэффициента использования заключается не в том, чтобы достичь 100%, а в том, чтобы сократить объём ненужной ручной и дублирующейся работы, которая занимает так много времени в нашем рабочем дне. Согласно каталогу «Anatomy of Work», среднестатистический работник умственного труда тратит 60% своего времени на рутинную работу, такую как поиск информации, ожидание согласований и переключение между приложениями. Сокращая объём этой ненужной рутинной работы, вы можете повысить коэффициент загруженности всей команды и высвободить больше времени для сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на выполнении важных задач.

Коэффициент использования оплачиваемого времени в сравнении с коэффициентом использования ресурсов

Когда люди говорят о коэффициенте полезного действия, они обычно имеют в виду коэффициент полезного действия по оплачиваемой работе. Но есть и более широкий показатель, о котором стоит знать: коэффициент использования ресурсов. Вот в чём их отличия:

Сопоставление обоих показателей помогает принимать более обоснованные решения о распределении рабочей нагрузки и найме сотрудников. Если ориентироваться только на показатель загруженности оплачиваемой работой, может показаться, что сотрудник не вносит свой вклад, хотя на самом деле он может тратить значительное время на важную внутреннюю работу.

Как рассчитать коэффициент полезного действия

Отслеживание коэффициента загруженности участников команды позволяет получить представление об общей прибыльности компании. Формула для расчёта коэффициента загруженности одного участника команды достаточно проста, но для определения идеальных показателей для вашей компании потребуется несколько формул.

1. Формула коэффициента полезного действия

Чтобы рассчитать коэффициент полезного действия сотрудника, используйте базовую формулу:

• Формула расчёта интенсивности использования: (общее количество учётных часов работы / общее количество доступных часов)

Например, если сотрудник выставил счёт за 32 часа из 40-часовой рабочей недели, его коэффициент полезного действия составит 0,80, или 80%.

Коэффициенты полезного действия участников команды отличаются в зависимости от их должностных обязанностей и продуктивности, поэтому недостаточно рассчитать коэффициент полезного действия только для одного сотрудника. Вместо этого отслеживайте коэффициенты загруженности всех участников команды, чтобы получить более точное представление об эффективности компании.

Как сокращение рутинной работы повышает коэффициент полезного действия команды

Если коэффициент загруженности вашей команды низкий, проанализируйте инструменты, процессы и ожидания вашей компании. Вот некоторые распространённые причины рутинной работы, которая сокращает оплачиваемое время:

• Переключение между приложениями: среднестатистический работник умственного труда переключается между 10–25 приложениями за день.

• Выполнение вручную повторяющихся задач: ввод данных, обновления статуса и форматирование, которые можно было бы автоматизировать.

• Поиск информации: время, затрачиваемое на поиск файлов, согласований или деталей проекта в разрозненных инструментах.

Если переключение между приложениями является серьёзной проблемой для вашей команды, поищите бизнес-инструменты, которые интегрируются друг с другом, чтобы у участников команды было всё необходимое в одном месте.

Совет. Программное обеспечение для учёта времени позволяет упорядочивать показатели участников команды и облегчает выполнение расчётов. Оно также может гарантировать точность ваших расчётов и облегчить обнаружение и исправление любых ошибок.

2. Коэффициент использования способности

Коэффициент загрузки — это средняя загрузка на одного участника команды. Это формула, которая показывает, можете ли вы покрыть свои затраты на ресурсы и получить прибыль.

• Коэффициент использования производственной мощности = Сумма коэффициентов полезного действия сотрудников / Общее количество сотрудников

Чтобы рассчитать коэффициент загрузки мощностей вашей компании, сложите коэффициенты загруженности каждого участника команды и разделите это число на общее количество участников команды.

3. Оптимальная ставка выставления счетов

Рассчитав коэффициент использования производственных мощностей своей команды, используйте это значение, чтобы определить, какую сумму вы должны взимать с клиентов для получения прибыли. Это значение также называется оптимальной ставкой выставления счетов.

Чтобы воспользоваться этой формулой, вам понадобятся три показателя:

• Затраты на ресурсы: сумма, которую вы тратите на оплату труда, основные материалы или производство.

• Накладные расходы: ваши косвенные расходы, указанные для каждого участника команды.

• Маржа прибыли: процент прибыли, который вы рассчитываете получить сверх расходов на ведение бизнеса, выраженный в денежном эквиваленте для этой формулы.

Хотя норма прибыли обычно выражается в процентах, для этой формулы вам нужно будет использовать показатели затрат на ресурсы и накладных расходов, чтобы преобразовать норму прибыли в денежное выражение.

• Маржа прибыли в денежном выражении = (затраты на ресурсы + накладные расходы) x маржа прибыли в процентах

• Оптимальная ставка выставления счетов = (затраты на ресурсы + накладные расходы + норма прибыли) / общее среднее количество рабочих часов / коэффициент использования производственных мощностей

Например, если ваши затраты на оплату труда составляют 50 000 $, вы тратите 10 000 $ на накладные расходы на одного работника, ваша оптимальная маржа прибыли составляет 25% ((50 000 $ + 10 000 $) x 0,25 = 15 000 $), а общее среднее количество рабочих часов составляет 1 000, то верхнее число в этой формуле будет равно 75. Если ваш коэффициент использования ресурсов составляет 0,80, то оптимальная ставка для выставления счетов будет равна 94 долларам в час.

• Оптимальная ставка выставления счетов = [(50 000 $ + 10 000 $ + 15 000 $) / (1000)] / 0,80

4. Идеальный коэффициент полезного действия

Коэффициент использования производственных мощностей показывает среднее количество часов, за которые участники вашей команды выставляют счета, по отношению к общему количеству отработанных ими часов, но он не скажет вам, является ли этот коэффициент идеальным с учётом затрат компании. Лучший способ определить идеальный коэффициент использования с точки зрения рентабельности — воспользоваться следующей формулой:

• Идеальный коэффициент использования = (затраты на ресурсы + накладные расходы + норма прибыли) / (общее количество доступных часов x оптимальная ставка выставления счетов)

Чтобы рассчитать идеальный коэффициент использования, сложите затраты на ресурсы, накладные расходы и маржу прибыли, а затем разделите полученную сумму на произведение общего количества доступных часов и оптимальной ставки выставления счетов.

Если использовать цифры из приведённого выше примера, верхнее число в этой формуле составит 75 000 долларов США. Затем нужно умножить 1 000 на 94, чтобы получить 94 000 в знаменателе формулы, а затем разделить 75 000 $ на 94 000, чтобы получить идеальный коэффициент полезного действия, равный примерно 0,80, или 80 %. Это показывает, что ваш коэффициент использования производственной мощности и ваш идеальный коэффициент использования фактически совпадают!

• Идеальный коэффициент полезного действия = [(50 000 $ + 10 000 $ + 15 000 $)] / (1000 x 94)

Что такое хороший коэффициент полезного действия?

Для большинства компаний, оказывающих услуги, хороший коэффициент полезного действия составляет от 70% до 80%. Этот диапазон позволяет вашей команде уделять достаточно времени важным неоплачиваемым видам деятельности, таким как обучение, совещания и профессиональное развитие, и при этом получать необходимый доход.

Однако универсального идеального показателя не существует. Ваш идеальный коэффициент использования зависит от отрасли, бизнес-модели и ролей в вашей команде. Например, консалтинговой фирме с высокими ставками выставления счетов может быть достаточно 70%, в то время как креативному агентству, возможно, придётся стремиться к 80%. Важно рассчитать свой собственный идеальный коэффициент использования и использовать его в качестве оценки.

Оценки интенсивности использования по отраслям

Оценки коэффициента полезного действия существенно различаются в зависимости от отрасли. Вот несколько общих диапазонов, которые можно использовать в качестве отправной точки:

• Профессиональные услуги (консалтинг, юридические услуги, бухгалтерский учет): 70–75%. В этих отраслях, как правило, более высокие ставки выставления счетов, поэтому цели по рентабельности могут быть достигнуты даже при несколько более низком коэффициенте использования.

• Креативные и маркетинговые агентства: 75–85%. Поскольку ставки выставления счетов в этих компаниях обычно ниже, им часто требуется более высокий коэффициент загрузки, чтобы покрывать расходы и поддерживать рентабельность.

• ИТ-услуги и разработка программного обеспечения: 75–80%. Этот диапазон является типичным из-за сочетания оплачиваемой проектной работы и времени, затрачиваемого на внутреннюю разработку.

• Производство: 80–90%. Ожидается более высокий показатель загруженности, поскольку должности более прямо связаны с результатами работы.

Помните, что эти цифры — всего лишь средние значения. Установите целевой показатель с учётом собственных затрат, ставок выставления счетов и целей по прибыли.

Что означает коэффициент загруженности 80%?

Коэффициент загрузки 80 % означает, что участник команды тратит 80 % своего рабочего времени на оплачиваемые задачи, связанные с клиентами. В стандартной 40-часовой рабочей неделе это выглядит так:

• 32 часа на работу, включаемую в счёт и ориентированную на клиентов

• 8 часов на внутреннюю работу, такую как совещания, переписка по электронной почте, обучение и административные задачи

Для многих компаний 80% — это оптимальный показатель, поскольку он оставляет время на важную работу, не подлежащую оплате. Если показатель вашей команды часто превышает 80%, обратите внимание на признаки выгорания. Если же он часто оказывается ниже, проанализируйте свои процессы, чтобы понять, что отнимает учётное рабочее время.

Примеры коэффициента использования ресурсов

Коэффициент использования — важный показатель для компаний, оказывающих услуги, поскольку он напрямую влияет на прибыльность и управление ресурсами. Вот два примера, которые показывают, как компании могут повысить коэффициент использования рабочего времени сотрудников и общую производительность.

Пример 1. Юридическая фирма ABC

Юридическая фирма ABC, юридическая практика среднего размера с 75 юристами, переживала стагнацию роста, несмотря на постоянный приток клиентов. Проанализировав коэффициент использования оплачиваемого времени, они обнаружили, что их средний показатель составляет всего 55%. Фирма признала, что такой низкий показатель обусловлен неэффективностью процессов и недостаточным контролем за использованием ресурсов.

Чтобы решить эти проблемы, юридическая фирма ABC внедрила следующие изменения:

• Инвестировала в комплексное программное обеспечение для учёта времени и управления проектами, чтобы точно отслеживать количество оплачиваемых часов и выявлять области для улучшения.

• Установила четкие целевые показатели коэффициента полезного действия для каждого юриста с учетом его опыта и области практики, чтобы оптимизировать эффективность выставления счетов.

• Проводила регулярные проверки неоплачиваемого времени, чтобы свести к минимуму ненужные задачи и оптимизировать процессы.

Благодаря этим изменениям юридическая фирма ABC за год повысила свой средний коэффициент полезного действия до 75 %. Это привело к увеличению выручки на 25 % и позволило фирме нанять больше вспомогательного персонала для повышения качества услуг.

Пример 2. Маркетинговое агентство XYZ

Маркетинговое агентство XYZ, растущее бутиковое агентство с умеренным количеством работников, сталкивалось с трудностями в соблюдении дедлайнов клиентов и поддержании прибыльности. Руководящая команда агентства подозревала, что коэффициенты загрузки работников слишком высоки, что приводит к перегрузке персонала и снижению качества работы. Проанализировав показатели загруженности, они обнаружили, что среднее значение составляет 95%, что подтвердило их подозрения. Чтобы исправить ситуацию, маркетинговое агентство XYZ предприняло следующие шаги:

• Скорректировала свою модель ценообразования, чтобы она лучше соответствовала количеству времени и ресурсов, необходимых для каждого проекта.

• Наняла дополнительных штатных работников и фрилансеров, чтобы более равномерно распределить нагрузку и снизить коэффициент полезного действия.

• Внедрение более строгого процесса определения масштаба проекта, чтобы ожидания клиентов в отношении работы были реалистичными и достижимыми.

После снижения среднего коэффициента полезного действия до 80% маркетинговое агентство XYZ отметило повышение морального духа сотрудников и качества работы. Уровень удовлетворённости клиентов вырос на 20%, и агентство смогло брать больше проектов без снижения качества обслуживания.

Эти примеры показывают, как компании могут выявлять и устранять недостатки в операционной деятельности, что приводит к улучшению финансовых показателей и росту. Отслеживая доступное время, учётное время и стремясь к оптимальному коэффициенту полезного действия, компании могут улучшить управление ресурсами и планирование.

Как отслеживать коэффициент полезного действия

Отслеживание коэффициентов использования помогает поддерживать здоровый баланс между оплачиваемой и неоплачиваемой работой, способствует повышению прибыльности и предотвращает выгорание. Чтобы эффективно отслеживать эти показатели, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления загрузкой. Использование программного обеспечения для управления загрузкой — один из лучших способов отслеживать коэффициенты использования. Такие инструменты, как Asana, позволяют видеть, кто над чем работает и когда, что помогает поддерживать сбалансированную загрузку и предотвращать выгорание. Такая прозрачность облегчает управление загрузкой и позволяет следить за тем, чтобы никто не превышал максимальное количество рабочих часов.

Ключевые функции, на которые нужно обратить внимание в программном обеспечении для управления загрузкой, включают:

1. Учёт времени: позволяет работникам легко регистрировать оплачиваемые и неоплачиваемые часы.

2. Прозрачность в реальном времени: предоставляет аналитику по текущим задачам, дедлайнам и выделенным часам каждого участника команды.

3. Кастомизируемые отчёты: предоставляют отчёты и панели задач для просмотра показателей загрузки по сотрудникам, командам, проектам или периодам времени.

4. Планирование производительности: позволяет прогнозировать будущую загрузку и соответствующим образом корректировать распределение ресурсов.

5. Интеграция: возможность подключения к вашим существующим инструментам управления проектами и выставления счетов для оптимизации рабочих процессов.

Помимо использования программного обеспечения, регулярно проводите сверки со своей командой, чтобы обсуждать её загрузку и при необходимости вносить изменения. Это помогает поддерживать показатели загруженности на должном уровне и повышать удовлетворённость работников.

Как повысить коэффициенты использования

Может быть неприятно узнать, что показатели загруженности вашей команды низкие. Но зачастую низкая загрузка обусловлена плохими процессами, непоследовательным обменом информацией или дисбалансом между внутренней и внешней рабочей нагрузкой. Вот четыре способа исправить ситуацию.

Чтобы повысить коэффициенты загруженности, внедрите следующие процессы управления проектами.

• Установите целевые значения коэффициента полезного действия: сотрудники вашей команды не будут знать, какого коэффициента полезного действия им следует достичь, если вы не установите целевые значения. Вы также можете установить индивидуальные оценочные показатели для участников команды в зависимости от их ролей. Например, у дизайнера может быть более высокий целевой показатель коэффициента загруженности, чем у менеджера по персоналу, поскольку дизайнеры часто работают напрямую с клиентами и выставляют счета за большее количество часов.

• Отслеживайте показатели по всей компании: отслеживание коэффициентов использования по всей компании поможет вам определить коэффициент использования производственных мощностей, чтобы вы могли оценить доступность участников команды. Универсальный учёт поможет вам увидеть, когда у других команд есть время, чтобы выставить счёт за большее количество часов, и ваша компания сможет выполнять оплачиваемую работу без привлечения фрилансеров.

• Сократите объём рутинной работы: сокращение объёма рутинной работы имеет решающее значение для повышения коэффициентов использования. Хотя всегда будет определённое количество часов, посвящённых внутренним операциям, вы можете использовать передовые методы управления проектами и предлагать советы по управлению временем, чтобы сократить время, затрачиваемое на бесполезную работу.

• Используйте программное обеспечение для учёта времени: такое ПО помогает повысить коэффициенты использования, позволяя участникам команды выставлять счета за выполнение задач конкретным клиентам или отмечать их как время, затраченное на внутренние задачи компании. Учёт времени также побуждает сотрудников лучше понимать, как они используют своё рабочее время, и помогает им достигать целевых показателей.

Повышение коэффициента использования ресурсов за счёт более эффективного управления работой

Коэффициент полезного действия — это ключевой показатель, который следует отслеживать для оценки продуктивности участников команды и компании в целом. Высокие показатели загруженности облегчают покрытие операционных расходов и постоянное увеличение прибыли, а низкие показатели загруженности могут указывать на проблемы в ваших процессах, которые необходимо устранить.

Лучший способ отслеживать общий коэффициент использования — это заставить участников команды отчитываться о своих задачах и следовать структурированным процессам. Когда отчёты о задачах предоставляются в реальном времени, вы получаете более эффективный контроль над ресурсами и более чёткое представление об управлении временем.

Готовы получить больше информации о том, как ваша команда распоряжается временем? Начните работу с Asana и предоставьте своей команде инструменты, необходимые для поддержания баланса, концентрации и продуктивности.

Часто задаваемые вопросы о коэффициенте использования ресурсов