Бесплатный шаблон формы запроса на изменение: упростите внесение изменений в проект

Боб Дилан сказал: «Времена меняются», и это правда. Но большинство менеджеров знают, что проекты тоже меняются. Редко бывает так, чтобы план проекта начинался и заканчивался одинаково, и самый простой способ управлять изменениями — это использовать шаблоны запросов на изменение.

Формы запроса на изменение — это структурированный способ информирования об изменениях в проекте, позволяющий ему идти по плану, а команде — понимать, как действовать дальше. В этой статье мы расскажем, как создавать шаблоны распоряжений о внесении изменений, чтобы вы могли чувствовать себя готовыми к любым препятствиям на своём пути.

Что такое форма распоряжения об изменении?

Запрос на изменение, также известный в управлении проектами как запрос на внесение изменений, — это любое официальное и задокументированное изменение плана проекта. Хотя термин «распоряжение о внесении изменений» обычно используется в строительной отрасли, такие распоряжения могут применяться в любой сфере, чтобы объяснить, как проект будет отклоняться от первоначальной области проекта. 

В распоряжениях о внесении изменений указывается тип изменения, которое вы или другие лица хотите внести, и то, как это изменение повлияет на ожидаемые результаты, стоимость и сроки проекта. К числу наиболее распространённых причин, по которым люди инициируют распоряжения о внесении изменений в управлении проектами, относятся следующие:

• Новые запросы заинтересованных сторон

• Ошибки или упущения при планировании

• Неточные прогнозы

• Изменения в объёме работ

• Затраты на ресурсы

• Незапланированные события

Распоряжения о внесении изменений в проект — это обычное явление, поскольку даже при тщательном планировании задачи проекта могут меняться по неожиданным причинам в процессе работы над ним. Если вы будете готовы к изменениям, процесс контроля изменений не будет казаться обременительным.

Формы распоряжений о внесении изменений для печати и цифровые формы

Возможно, раньше вы видели контроль изменений только в виде бумажных форм запросов на изменение, но цифровая система контроля изменений регистрирует изменения вместе со всей остальной информацией о проекте. 

Сохраняя информацию об изменениях в проекте вместе с остальными материалами по нему, вы обеспечиваете наличие единого источника достоверной информации для всего проекта. Другие преимущества отслеживания распоряжений о внесении изменений с помощью цифровой платформы включают:

• Простой просмотр первоначального плана в реальном времени

• Возможность делиться запросами на изменение со многими людьми одновременно

• Интеграция распоряжений о внесении изменений в автоматизированный процесс менеджмента изменений

• Возможность изменять бюджет, хронологию и работу участников команды после внесения изменения

Если вы хотите, чтобы ваши шаблоны запросов на изменение интегрировались в более масштабный процесс обработки запросов на изменение, цифровые формы помогут сэкономить время и внести ясность.

Как создавать формы запросов на изменение

Прежде чем узнать, как определять приоритеты и сортировать запросы на изменение, важно проверить компоненты шаблона запроса на изменение. Эти компоненты позволяют легко проверить запрос на изменение и быстро понять, какое изменение запрашивается, почему оно запрашивается и каковы ожидаемые последствия этого изменения.

1. Описание изменения: в первом разделе шаблона распоряжения об изменении должно быть кратко описано первоначальное ожидаемое конечное достижение проекта и предлагаемые изменения.

2. Постатейные расходы на изменение: в этом разделе вы перечислите все расходы, связанные с предлагаемым вами изменением. Эти затраты могут быть косвенными или прямыми, например, время, затрачиваемое участниками команды на работу над проектом, необходимое программное обеспечение или расходы на командировки. 

3. Общая стоимость изменения: включите раздел, в котором указана общая сумма расходов, связанных с изменением, чтобы другие лица, просматривающие запрос на изменение, могли быстро оценить его влияние на стоимость. Если вы не можете указать некоторые расходы в виде итоговых сумм, оставьте этот раздел пустым. 

4. Влияние на сроки: в этом разделе опишите, как это изменение повлияет на первоначальные сроки проекта. Приведёт ли изменение к тому, что реализация проекта займёт больше времени, чем первоначально планировалось? Расскажите, как вы планируете учесть интересы других участников, если сроки придётся изменить.

5. Подписи: добавьте раздел для подписей лиц, рассматривающих ваш запрос на изменение. Также поставьте свою подпись в этом разделе.

Как управлять запросами на распоряжения об изменениях

Подача запросов на изменение и управление ими тесно связаны. Предоставление заинтересованным лицам шаблона запроса на изменение даёт им понять, что внесение их изменения не гарантировано и что оно должно пройти процедуру подтверждения.

Как менеджер проекта вы, скорее всего, будете управлять запросами на внесение изменений по мере их поступления и искать информацию, необходимую для расстановки приоритетов. Выполните описанные далее действия, чтобы определить, как сортировать поступающие запросы на изменение и определять их приоритет. 

1. Проверка отправленной формы запроса на изменение

Когда вы слышите, как кто-то озвучивает запрос на изменение, примите его идею к сведению и направьте его к форме запроса на изменение, чтобы он мог задокументировать это изменение. Запрос на изменение может поступать от разных людей, участвующих в проекте, в том числе от следующих:

• Внешние заинтересованные стороны

• Руководители отделов

• Вы, как менеджер проекта

• Подрядчики в строительных проектах

Если ваши заинтересованные стороны никогда раньше не использовали форму запроса на изменение, может быть полезно объяснить, почему эта форма важна. Сообщите им, что их изменение может повлиять на другие области проекта, и что форма запроса на изменение позволяет вам и ответственным за утверждение проекта проверить, насколько запрашиваемое изменение соответствует общим целям проекта.

Получив форму запроса на изменение, просмотрите её и обсудите изменение с тем, кто её отправил. Открытое общение — это самое важное, о чём нужно помнить, когда кто-то подаёт запрос на изменение.

Совет. Храните все запросы на изменение и изменения в проекте в централизованном программном обеспечении для управления проектами. Таким образом, у вашей команды будет центральный источник достоверной информации обо всём проекте. Затем, когда заинтересованные стороны будут подавать новые запросы на изменение, вы сможете обеспечить, чтобы все участники команды проекта видели новый запрос.

2. Заполните недостающую информацию

Разобравшись с запросом на изменение от заинтересованной стороны, вы должны будете указать в форме запроса на изменение всю недостающую информацию. Заинтересованные стороны должны описать запрашиваемое изменение в форме запроса, но им, скорее всего, понадобится ваша помощь в оценке того, сколько будет стоить изменение и как оно отразится на сроках проекта.

Разделы, в заполнении которых вам может потребоваться помощь, включают:

• Затраты на изменения: заинтересованные стороны могут финансировать ваш проект, но именно вы знаете, на что выделяются деньги и другие ресурсы. Обсудите изменение с инициатором запроса и составьте детализированный список возможных затрат.

• Влияние на хронологию. Заинтересованные стороны редко знают, как запрошенное ими изменение повлияет на хронологию проекта. Если они хотят, чтобы проект был завершён к определённой дате, вам нужно будет проанализировать графики и объяснить, как сдвинутся дедлайны.

Заполнять форму запроса на изменение проще, когда вы и инициатор запроса работаете вместе. Если вам повезёт, вы также сможете дать заинтересованному лицу представление о том, как проекты работают изнутри.

3. Решите, следует ли вносить изменение

Теперь вы можете рассмотреть запрос на изменение во всей полноте и решить, следует ли вносить это изменение. При рассмотрении запроса на изменение выполните анализ воздействия на основе семи элементов плана проекта.

Цели: 

• Как это изменение согласуется с задачами нашего проекта? 

• Помешает ли это изменение достижению целей проекта? 

Показатели успеха:

• Как мы будем измерять успех? 

• Существуют ли риски, связанные с внесением этого изменения?

• Стоят ли риски этого изменения ожидаемой выгоды?

Заинтересованные лица: 

• Кого следует привлечь к одобрению этого запроса на изменения? 

• Кого нужно будет привлечь, если мы решим реализовать это изменение?

Объём работ:

• Выходит ли это изменение за рамки первоначальной области проекта?

• Сколько будет стоить внесение изменения?

• Если для этого потребуется больше денег или ресурсов, откуда мы их возьмём?

• Потребуется ли нам больше людей, чтобы внести это изменение?

Конечный продукт:

• Как это изменение улучшит конечный продукт?

• Стоит ли выгода, связанная с этим изменением, того, чтобы менять затраты, ресурсы или сроки?

Хронология:

• Повлияет ли это изменение на наш дедлайн?

• Есть ли у нас возможность изменить сроки?

План обмена информацией: 

• Если запрос будет одобрен, как мы сообщим об этом изменении команде проекта? 

Совет. Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы визуализировать влияние запроса на изменение на ваш проект. Проанализируйте такие показатели, как коэффициент загрузки команды, чтобы определить влияние ваших изменений на сроки и объём проекта.

4. Запросите ресурсы для внесения изменения

Если вы решите приступить к реализации изменения, следующим шагом будет получение необходимых для этого ресурсов. Помните: 

• Для реализации изменения вам могут понадобиться дополнительные участники команды.

• Если вам потребуется больше времени для работы над этими результатами, это может привести к задержке других проектов.

• Деньги может предоставить инициатор изменения, но для получения физических ресурсов необходимо заручиться поддержкой поставщиков и производителей.

• Вам нужно будет убедиться, что вы сможете получить дополнительные ресурсы в установленные вами сроки.

На этом этапе процесса контроля изменений все члены вашей команды должны быть согласны с изменением. При запросе ресурсов прибегайте к помощи других людей, чтобы облегчить этот процесс.

5. Внесите изменение в план проекта

Когда все согласятся с изменением и у вас будут необходимые для его внедрения ресурсы, вы сможете включить изменение в план проекта. Дальнейшие действия могут включать:

• Корректировка функций и обязанностей членов команды

• Добавление задач и важных этапов проекта

• Изменение хронологии проекта

• Корректировка задач проекта и КПЭ

Не забудьте подписать форму запроса на изменение внизу и сохранить её вместе с остальной проектной документацией для справки. Этот цифровой файл может пригодиться при работе над будущими проектами или при пересмотре процесса контроля изменений. 

Совет: все участники процесса контроля изменений должны подписать форму запроса на изменение. Используйте цифровую форму запроса на изменение, чтобы иметь возможность отправлять запрос на изменение конкретным людям, где бы они ни находились, и предоставить им возможность отправлять его обратно в удобное для них время.

Шаблон распоряжения об изменении

Ниже представлен пример шаблона распоряжения о внесении изменений. Маркетинговый отдел этой компании планирует запустить новый продукт и объявить о его запуске с помощью кампании в социальных сетях. Первоначальный план предусматривал платную рекламу в Instagram и Facebook, но Салли Браун захотела внести некоторые изменения.

В приведенной выше форме запроса на изменение разъясняются следующие ключевые моменты:

• Желание расширить кампанию в социальных сетях, включив в неё LinkedIn 

• Желание добавить в проект органические публикации в социальных сетях

• Изменение потребует создания календаря публикаций в соцсетях и написания органических сообщений в соцсетях

• Бюджет проекта необходимо увеличить, чтобы учесть расходы на платную рекламу в LinkedIn и возможную подписку на программное обеспечение для планирования публикаций в социальных сетях.

• Хронология проекта останется (и должна остаться) прежней

• Чтобы проект выполнялся в срок, команда должна получить дополнительную поддержку

Скачайте этот бесплатный шаблон распоряжения об изменении ниже, чтобы использовать его со своей командой.

Типы форм распоряжений о внесении изменений

Сталкивались ли вы когда-нибудь в своём проекте с ситуацией, когда неожиданные изменения нарушали ваши планы? Формы распоряжений о внесении изменений — это ваше универсальное решение для этой распространенной проблемы управления проектами, поскольку они обеспечивают беспроблемное внесение изменений в первоначальное соглашение, не вызывая путаницы или споров. 

Выбор подходящего типа шаблона распоряжения об изменении зависит от характера изменений, первоначального объёма работ по проекту и конкретных отраслевых стандартов.

Форма распоряжения о внесении изменений в строительный проект

Эта форма используется для документирования изменений в строительных проектах, таких как изменения материалов, объёма работ или сроков. Используйте эту форму, когда требуется внести изменения в первоначальный план строительства из-за непредвиденных обстоятельств или запросов клиента.

Пример. В ходе строительного проекта субподрядчики могут использовать шаблон распоряжения о внесении изменений в строительный проект, чтобы запросить изменения у заказчика или генерального подрядчика. Изменения могут включать дополнительные сантехнические работы, не указанные в первоначальном договоре. В этой форме должны быть подробно описаны дополнительные работы, их стоимость и влияние на хронологию проекта.

Стандартные документы распоряжения о внесении изменений AIA

Эти документы, разработанные Американским институтом архитекторов, представляют собой стандартизированный формат распоряжений о внесении изменений в строительные проекты. Используйте их, когда важны соблюдение правовых норм и отраслевая стандартизация, особенно в крупномасштабных или комплексных строительных проектах.

Пример. В сложном строительном проекте может использоваться документ о внесении изменений AIA для официального добавления нового элемента дизайна, согласованного клиентом и подрядчиком. В этом документе будут описаны конкретные изменения, которые необходимо внести, и связанные с ними затраты.

Распоряжение о внесении изменений в техническую документацию (ECO)

Запросы на внесение технических изменений — это подробные формы, используемые для фиксации изменений в технических спецификациях или проектах. Они необходимы, когда требуются технические изменения, например, улучшение проекта или корректировка инженерного процесса.

Пример. Если в инженерном проекте моста будет обнаружен дефект, в ECO будут описаны необходимые изменения проекта, требуемые материалы и любые финансовые последствия.

Форма распоряжения об изменении проекта

Эта общая форма, применимая к различным типам проектов, используется для документирования любых изменений в области проекта, его стоимости или графике. Она хорошо подходит для проектов, предусматривающих внесение изменений в множество компонентов проекта.

Пример. В проекте по разработке программного обеспечения эта форма может использоваться для документирования добавления новой функции, которая увеличивает дату завершения проекта и бюджет.

Форма распоряжения о внесении изменений в договор

Эта форма предназначена специально для изменений, которые влияют на условия первоначального договора, включая объём работ, цены и ожидаемые результаты. Этот тип формы запроса на изменение заказа лучше всего подходит, когда условия договора необходимо пересмотреть в связи с изменениями в проекте.

Пример. Если клиент запрашивает дополнительные уровни безопасности в ИТ-проекте, в этой форме будут описаны изменения, стоимость и новые условия договора.

Форма запроса на изменение без дополнительных затрат

Предназначена для изменений, которые не влияют на стоимость проекта, но могут повлиять на другие аспекты, такие как объём работ или хронология. Она подходит для документирования изменений, которые не влияют на бюджет, но всё же требуют официального подтверждения и согласования всеми сторонами.

Пример. Клиент может запросить изменение цветовой гаммы дизайнерского проекта, которое не увеличивает стоимость, но требует документирования для ясности. В этом случае потребуется обновить хронологию, чтобы отразить изменение.

Пример распоряжения об изменении

Распоряжения о внесении изменений — это распространенная и необходимая составляющая управления проектами в различных отраслях. Они гарантируют, что любые изменения первоначального объёма работ, сроков или стоимости проекта будут официально признаны и согласованы всеми сторонами. 

Чтобы вы лучше поняли, как формы распоряжений о внесении изменений работают в реальных ситуациях, приведем пример.

Распоряжение о внесении изменений в проект жилищного строительства

В рамках проекта строительства жилого дома домовладелец решает заменить кухонные столешницы с ламината на гранит после подписания договора. Руководитель строительства оформляет распоряжение о внесении изменений, в котором подробно описывается замена материалов, связанные с ней дополнительные расходы и влияние на сроки проекта. 

Этот шаблон формы распоряжения об изменении гарантирует, что и подрядчик, и домовладелец одинаково понимают новые ожидания и обязательства.

Шаблон распоряжения о внесении изменений в строительный проект

Название проекта: [Укажите название проекта здесь]

Номер распоряжения о внесении изменений: [Уникальный идентификатор]

Номер договора строительного подряда: [Идентификатор первоначального договора]

Сведения о проекте:

• Первоначальная область проекта: [Краткое описание первоначальной области проекта]

• Сведения об изменении: [Подробное описание предлагаемого изменения]

Сумма договора:

• Первоначальная сумма договора: $[Сумма]

• Новая сумма в связи с запросом на изменение: $[Новая сумма]

Сведения о выставлении счетов:

• Номер счёта: [Идентификатор счёта, связанный с этим изменением]

• Дата сдачи: [измененная дата сдачи для оплаты]

Хронология:

• Первоначальная дата завершения: [Date]

• Измененная дата завершения (в срок): [New Date]

Заказ на покупку:

• Первоначальный номер заказа на закупку: [Номер заказа на закупку]

• Измененный заказ на закупку (если применимо): [Новый номер заказа на закупку]

Подписи уполномоченных лиц:

Подрядчик: _____________________

Клиент: ________________________

Дата: __________________________

Оптимизация процесса обработки запросов на изменение с помощью форм Asana

Наличие чёткого процесса контроля изменений может оптимизировать рабочий процесс вашего проекта, независимо от того, какие неожиданности могут возникнуть на вашем пути. Если вы используете цифровые формы Asana для управления запросами на изменение, информация об изменениях может поступать непосредственно в вашу систему управления проектами. Это позволяет тратить меньше времени на координацию работы и больше — на её выполнение.