Что такое график важных этапов и какая от него польза?

Диаграмма вех — это способ визуализировать наиболее важные этапы вашего проекта. Каждый важный этап, достигнутый вашей командой, приближает вас к завершению проекта. Таким образом, вехи дают ощущение выполненной работы и показывают вашей команде, как их работа способствует достижению общей цели проекта. 

Вехи важны не только для вашей команды, но и упрощают вашу роль как менеджера проекта. Вы можете поделиться графиком важных этапов с заинтересованными сторонами, чтобы наглядно представить ход выполнения проекта и обеспечить единое понимание ситуации. 

Итак, как же создать график важных этапов? 

Мы рассмотрим несколько способов, с помощью которых можно справиться с этим этапом при планировании проекта. Мы также дадим советы о том, как отмечать важные этапы, чтобы поддерживать высокий моральный дух команды.

Что такое график важных этапов?

График вех — это наглядное представление важнейших заданий, которые команда должна выполнить в рамках проекта. 

По сути, важные этапы позволяют вам взглянуть на то, над чем ваша команда должна работать или уже сделала. Это как ступени лестницы: чем выше вы поднимаетесь, тем ближе к завершению проекта.

Различные способы создания графиков важных этапов

Существует несколько способов создания графика важных этапов. Можно добавить важные этапы в шаблон хронологии проекта, создать диаграмму Ганта или использовать программное обеспечение для управления работой с инструментом для создания хронологии.

Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует хронологию проекта, работы или программы. Хотя диаграммы Ганта — это отличный способ визуализировать график проекта и важные этапы, их настройка может занять много времени, а по мере добавления деталей они становятся всё более запутанными. Подробнее о преимуществах и недостатках диаграмм Ганта читайте в нашем полном руководстве.

Лучшая альтернатива традиционной диаграмме Ганта — это современный инструмент для создания хронологии проекта. Давайте рассмотрим преимущества использования специального инструмента для планирования и составления хронологии проекта, позволяющего создавать диаграммы важных этапов. 

Зачем использовать инструмент управления проектами для создания диаграмм важных этапов?

Чтобы получить такое же общее представление о проекте, как и с помощью диаграммы Ганта, используйте инструмент хронологии в специальном программном обеспечении для управления работой. У инструмента для создания хронологии есть ряд преимуществ перед диаграммой Ганта:

• Инструмент для создания хронологии легко настраивать и обслуживать, особенно когда вам нужно добавлять новые задания или корректировать важные этапы.

• Задания и другая работа, лежащая в их основе, могут быть привязаны к вашей хронологии и будут обновляться в реальном времени.

• Одним нажатием кнопки вы можете поделиться своей хронологией с командой или заинтересованными сторонами.

7 шагов по созданию графика важных этапов

Теперь давайте пошагово рассмотрим процесс создания графика вех, начиная с определения целей проекта.

Шаг 1. Определение целей проекта

Прежде чем создавать диаграмму важных этапов, необходимо обрисовать общую хронологию и цели проекта. Определение целей проекта дает вашей команде полное представление о его желаемом результате. Таким образом, ваша команда точно знает, над чем она работает и почему это важно. Затем определите примерную хронологию проекта, начиная с дат начала и завершения. 

Пример: предположим, вы директор по коммуникациям, и ваша компания объединяется с другой. Ваша главная цель проекта — успешно объединить две компании. Датой начала проекта будет создание внутреннего объявления, а датой окончания — глобальное мероприятие компании, посвящённое успешному слиянию. 

Шаг 2. Создание списка заданий

Теперь, когда у вас есть примерный график и общая цель проекта, пришло время создать список заданий. Эти задания следует записывать в хронологическом порядке и в идеале привязывать к датам или диапазонам дат, чтобы облегчить работу на более позднем этапе этого процесса.

Пример: среди прочего, ваши задания по слиянию компаний будут включать создание внутреннего информационного бюллетеня, планирование сессий вопросов и ответов с работниками, пресс-конференции для объявления о слиянии и планирование глобального мероприятия по слиянию.

Шаг 3. Определите важные этапы

Чтобы определить важные этапы, сначала нужно понять, что они собой представляют. 

Цели, как правило, важнее важных этапов. Цель должна описывать, что должно произойти после успешной реализации проекта, а также то, как проект соотносится с задачами бизнеса в целом. Важный этап позволяет взглянуть на предстоящий момент в проекте или на то, что вы уже сделали. 

Также легко спутать важный этап с результатом, однако здесь различие немного более очевидное. Результат — это нечто осязаемое, например отчёт или продукт. Важный этап — это более концептуальное понятие, обозначающее контрольные пункты, к которым может стремиться ваша команда. 

Чтобы определить, является ли задача важным этапом, задайте себе следующие вопросы:

• Влияет ли это задание на дедлайн?

• Является ли это важным моментом в вашем проекте, который указывает на прогресс?

• Должно ли это задание быть рассмотрено заинтересованными сторонами?

• Можно ли завершить проект без этого задания?

Если на все вопросы, кроме последнего, вы ответили утвердительно, то вы успешно определили важный этап.

Пример. Чтобы разработать проект слияния и список дел, необходимо сначала классифицировать каждую инициативу:

• Создание внутренней рассылки для объявления о слиянии — это задание. 

• Рассылка информационного бюллетеня — это ожидаемый результат проекта. 

• Объявление о слиянии компании (завершение двух вышеуказанных задач) — это важный этап.

Шаг 4. Составьте хронологию

Теперь пришло время собрать пазл и превратить ваши задания, цели, этапы, результаты и важные этапы в хронологию. Вернитесь к срокам, которые вы добавили к ожидаемым результатам проекта, и проверьте, достаточно ли длительны этапы. Это также хорошая возможность проверить, есть ли какие-либо зависимости, которые могут привести к узким местам.

Добавьте все задания и этапы проекта в инструмент для создания хронологии, определите зависимости, при необходимости скорректируйте этапы, а затем укажите задачи, результаты и важные этапы. После завершения составления хронологии проекта вы получите чёткую визуализацию всего плана проекта.

Пример: в проекте по слиянию компаний обязательно будут задания или этапы, которые нельзя начать, пока не завершатся другие. Например, вам понадобятся обновлённые логотипы от вашей команды маркетологов, прежде чем вы сможете разослать пресс-релиз, объявляющий о слиянии. Чтобы проект шёл гладко, визуализируйте эти зависимости в хронологии.

Шаг 5. Поделитесь хронологией

Теперь, когда хронология завершена, вы можете поделиться ею со своей непосредственной командой, чтобы убедиться, что ничего не упущено. Ваша команда может убедиться, что все зависимости определены, все важные этапы добавлены в хронологию и все фазы проекта достаточно длинны, чтобы избе��ать узких мест или других проблем.

Как только ваша команда подтвердит, что хронология готова, поделитесь ею с более широкой командой. Это даст всем лучшее представление о заданиях и этапах, которые необходимо выполнить для достижения важных этапов и, в конечном итоге, успешного завершения проекта.

Пример: четыре глаза видят больше, чем два. После того, как вы поделились своей диаграммой важных этапов с менеджером по коммуникациям, он обнаружил, что вы не выделили достаточно времени для подготовки внутренних сессий вопросов и ответов для работников. Это создало бы большой стресс для вашей команды по коммуникациям и потенциально негативно повлияло бы на отношение остальной части компании к слиянию. Скорректировав хронологию, вы можете дать своей команде достаточно времени для подготовки к этому этапу проекта.

Шаг 6. Добавление документации

На протяжении всего жизненного цикла проекта вам нужно будет добавлять любые документы, заметки и соответствующие сообщения, связанные с проектом, к соответствующим заданиям, фазам или важным этапам. Ваша диаграмма важных этапов никогда не бывает окончательной — это растущий инструмент управления проектами, который необходимо изменять и дополнять, чтобы он всегда был синхронизирован с вашим проектом.

Связывание соответствующей информации с хронологией поможет вашей команде отслеживать, что уже сделано, что находится в процессе и что ещё предстоит сделать. 

Пример: как только маркетинговая команда подготовит новый логотип, прикрепите файл к соответствующему заданию в хронологии. Это позволит всем остальным участникам проекта легко находить и использовать дизайн при необходимости.

Шаг 7. Отмечайте важные этапы

Достигнув важного этапа, обязательно отметьте это! В зависимости от важности этапа можно заказать пиццу в офис, отпустить команду пораньше в пятницу или отправить всем подарочную карту в местную кофейню. Признание усердной работы команды путем празднования важных этапов повышает моральный дух и вовлеченность коллектива.

Каждый раз, когда команда отмечает важный этап, вы на один шаг ближе к завершению проекта. Продолжайте отслеживать ход выполнения проекта с помощью хронологии и делитесь важными этапами с заинтересованными сторонами — им тоже будет приятно знать, что работа продвигается.

Пример: ваша команда неустанно работала над проведением самого удивительного глобального мероприятия, посвящённого официальному слиянию двух компаний. Все отлично провели время, и генеральный директор даже отметил, что доволен результатами мероприятия. Вы можете отметить этот важный этап, предоставив всей команде следующий понедельник в качестве выходного, чтобы перевести дух перед совещанием по итогам проекта.

Другие способы планирования важных этапов

Хотя хронология — это лучший способ описать свою работу и получить обширный обзор задач, результатов и дедлайнов, существуют и другие способы визуализации и планирования важных этапов.

Хотя эти визуализации могут быть не лучшими инструментами управления проектами, они отлично подходят для презентаций или мозгового штурма. 

В нашем примере слияния компаний ваша команда по коммуникациям может захотеть поделиться упрощённой версией хронологии со всей компанией, когда они объявят о слиянии через внутреннюю рассылку. Делиться хронологией с сотнями или даже тысячами людей не только не нужно, но и рискованно.

Вместо этого создайте упрощённую визуализацию, выделяющую только важные этапы, или модифицированную версию Канбан-доски, чтобы работники компании лучше понимали, кто чем занимается.

Попрощайтесь с головной болью от электронных таблиц

Если вы готовы отказаться от диаграммы Ганта и попробовать хронологии, попробуйте инструмент «Хронология» от Asana. Используйте один из существующих шаблонов диаграмм с важными этапами или создайте свой собственный с помощью инструмента «Хронология».

И не волнуйтесь: если вы уже создали диаграмму важных этапов в Excel, вы можете импортировать свой файл CSV прямо в Asana. Попрощайтесь с головной болью, вызванной электронными таблицами, и поприветствуйте оптимизированное планирование проектов.