Как профессионально говорить «нет» на работе: советы + фразы

Согласиться на новый опыт может быть захватывающе. Когда вы путешествуете, находите идеальную работу или вам предлагают интересную задачу на работе, согласие открывает перед вами мир совершенно новым и вдохновляющим образом. Но в повседневной рабочей жизни согласие на всё — это верный способ сорвать дедлайны или не успеть выполнить задачи.

Это может показаться странным, но на работе нормально говорить как «да», так и «нет». И есть навыки, которые помогут вам чувствовать себя более комфортно в этой ситуации. Узнайте, как научиться уверенно говорить «нет» на работе.

Почему нужно уметь профессионально говорить «нет»?

Умение профессионально говорить «нет» позволяет беречь своё время и энергию, а также сохранять способность выполнять работу качественно. Устанавливая чёткие границы, вы создаёте более продуктивную среду для себя и своей команды. Хотя желание угодить всем на работе вполне естественно, согласие на всё часто приводит к снижению результативности.

Но суть в следующем: умение говорить «нет» — это способ установить границы. Хотя согласие может приносить удовольствие в краткосрочной перспективе, установление границ может привести к созданию более благоприятной и продуктивной рабочей среды для всех участников, а не только для вас. Однако существует ряд причин говорить «нет», не связанных с вашими личными выгодами, в том числе:

• Если что-то не нужно. Вы знаете свое дело лучше большинства. Бывают ситуации, когда руководители или тимлиды просят вас сделать что-то, что, по вашему мнению, либо не нужно, либо даже может навредить работе вашей команды. В таких ситуациях отказ пойдёт на пользу вашей работе и команде.

• Чтобы предотвратить разрастание объёма. При определении области проекта вы и другие заинтересованные лица решаете, какие результаты необходимо получить и к какому сроку. Если вы начнете расширять круг обязанностей и соглашаться на новые результаты, в конечном итоге вы выйдете за рамки дедлайна, что приведет к разрастанию объема работ.

• Чтобы продемонстрировать свои навыки руководства . Умение точно доносить информацию — желаемый навык руководителя. Умение говорить «нет» позволяет вам более открыто сообщать о своих возможностях и структурировать свою загрузку, чтобы добиться максимальной результативности.

• Чтобы показать, что вы надёжны. Это может показаться странным, но отказ на самом деле укрепляет доверие. Говоря «нет» задачам, на которые у вас нет ресурсов, вы показываете своему руководителю и коллегам, что вы достаточно организованны, чтобы управлять своей рабочей нагрузкой.

• Чтобы предотвратить выгорание. Выгорание и перегрузка становятся всё более актуальными проблемами. Исследования показывают, что почти каждый четвёртый сотрудник испытывает выгорание не реже 4 раз в год. Согласие, даже когда хочется сказать «нет», может привести к перегрузке, недовольству и, если не принимать меры, к выгоранию.

Согласие снижает вашу продуктивность

Это может показаться странным, но согласие на выполнение задач на самом деле может снизить вашу продуктивность. Чем больше у вас дел, тем сложнее сосредоточиться и расставить приоритеты в работе, которая имеет значение. Вот несколько примеров того, как превращение в человека, который всегда говорит «да», может навредить (а не помочь) вашей команде:

• Вы становитесь менее продуктивными и более перегруженными, потому что у вас слишком много дел.

• Вы можете испытывать обиду или раздражение, если постоянно говорите «да», когда знаете, что нужно сказать «нет».

• Говоря «да» этой «одной вещи», вы фактически говорите «нет» всему остальному, чем могли бы заняться в это время, даже если эти задачи важнее.

• Вы работаете над задачей, которая является приоритетной для другого человека и, хотя она важна, возможно, не должна выполняться в первую очередь.

Почему на работе трудно говорить «нет»

Говорить «нет» сложно, потому что это затрагивает наше естественное стремление к социальному одобрению и вызывает беспокойство по поводу негативных последствий на работе. Понимание этих психологических барьеров может помочь вам преодолеть их.

• Страх отвержения. Мы, люди, запрограммированы на социальные связи. Отказ от выполнения просьбы может вызвать страх, что нас сочтут бесполезными или что мы испортим важные отношения.

• Склонность угождать людям. У многих из нас с раннего возраста сформировались ограничивающие убеждения, что согласие вызывает одобрение. На работе это может привести к тому, что вы будете брать на себя слишком много, чтобы просто угодить другим.

• Опасения по поводу последствий для карьеры. Вы можете бояться, что отказ заставит вас выглядеть неответственным или приведет к упущению возможностей для роста или признания.

• Чувство вины. Даже когда вы знаете, что не можете что-то взять на себя, вполне естественно чувствовать себя плохо из-за того, что подводите кого-то, особенно если этот человек рассчитывает на вас.

• Страх упустить что-то важное. В динамичной рабочей среде каждая задача может казаться потенциально определяющим моментом для карьеры. Когда вы говорите «нет», может показаться, что вы закрываете перед собой двери.

Осознание этих чувств — первый шаг к их преодолению. Когда вы поймёте, почему вам так сложно говорить «нет», вы сможете начать формировать уверенность в том, что всё равно нужно это делать.

Когда следует говорить «нет»

Согласие — это естественный способ почувствовать себя командным игроком на работе. Но бывают ситуации, когда следует сказать «нет», например:

• Когда вы заняты. Это должно быть очевидно, но когда работа выходит из-под контроля, вы иногда бываете слишком заняты, чтобы заметить, насколько вы заняты. Старайтесь говорить «нет» до того, как дойдёте до этой точки, чтобы не перегружать себя.

• Когда есть лучшее решение. Делегирование задач другому исполнителю или участнику команды — это отличный способ сказать «нет», но при этом всё равно выполнить работу.

• Это не соответствует вашей работе. Вам не всегда нужно обосновывать свой отказ. Иногда проект или задача просто не соответствуют вашим интересам или объёму работ, и вы просто не хотите этим заниматься.

• Это не соответствует проекту. Вы хорошо разбираетесь в своем деле, а это часто означает, что вы понимаете его лучше, чем ваш руководитель. Если просьба не соответствует вашей работе, смело говорите «нет».

• Когда вы начинаете испытывать обиду или гнев. Возможно, вы слишком часто говорите «да», и это знак, что пора начать говорить «нет».

Семь советов о том, как вежливо (и профессионально) сказать «нет»

Даже когда вы знаете, что отказ — это правильный выбор, сделать его не становится проще. Вполне естественно избегать отказов, особенно когда просьбы исходят от руководства. Следуя нескольким лучшим практикам, вы сможете научиться говорить «нет» более естественно.

1. Знайте свою рабочую нагрузку

Прежде чем решать, соглашаться или нет, нужно знать свою нынешнюю загрузку. Это поможет вам определить, с чем ещё (если вообще с чем-либо) вы можете справиться прямо сейчас, и напомнит вам о ваших нынешних приоритетах. Обычно это помогает понять, есть ли у вас свободные ресурсы, ещё до того, как кто-то об этом спросит.

Если вся ваша информация собрана в одном центральном источнике достоверной информации, вы сможете быстро и легко определить свою нынешнюю рабочую нагрузку и способность брать на себя дополнительные проекты. С помощью программного обеспечения для управления проектами вы можете как отслеживать свою работу, так и делиться информацией о ней с другими заинтересованными сторонами, чтобы они могли легко понять, можете ли вы взять на себя новые проекты. Назначение дедлайнов в зависимости от приоритета покажет вам, что происходит сейчас (в отличие от того, что предстоит), и поможет продумать ежедневное расписание, чтобы понять, есть ли у вас свободное время.

2. Начинайте с позитива

Говоря «нет», начните с позитивного высказывания. Это демонстрирует благодарность за то, что вас спросили, даже если вы не можете ответить «да». Будьте искренни и подумайте о том, что вы действительно цените в их запросе.

Попробуйте использовать такие фразы:

• «Большое спасибо, что вспомнили обо мне…»

• «Вы всегда так здорово замечаете такие возможности…»

• «Я очень ценю, что вы обратились ко мне с этим…»

Прежде чем ответить, сделайте паузу и подумайте, почему человек обратился именно к вам. Затем используйте эту аналитику, чтобы сформулировать свой позитивный ответ.

3. Вежливо и четко откажитесь

Позитивный настрой — это хорошо, но это не значит, что нужно приукрашивать свой отказ. Чем двусмысленнее вы выражаетесь, тем больше вероятность недопонимания. Убедитесь, что ваш отказ звучит чётко и прямо, чтобы исключить возможность недопонимания, которое может непреднамеренно привести к конфликту в будущем.

4. Объясните причину

Если вы объясняете причины своего отказа, коллеги или руководитель команды понимают, что дело не в личных отношениях. Объяснение причин укрепляет доверие между всеми заинтересованными сторонами. Если вы отвечаете руководителю, конкретно укажите, чем вы сейчас заняты. Это поможет ему понять ваши ограничения или даст возможность снизить приоритет других задач в пользу новой.

5. Предложите другое решение

Иногда можно сказать «нет» с оговоркой. Даже если у вас нет готового решения, проявление поддержки важнее, чем то, что вы предлагаете.

Рассмотрите следующие альтернативы:

• Предложите более поздние сроки: «Я не могу уложиться в этот дедлайн, но у меня будет возможность заняться этим в следующем месяце».

• Порекомендовать коллегу: предложите кого-то более квалифицированного или свободного для выполнения задания.

• Предложите частичную помощь: помогите найти другой способ выполнения работы.

6. Будьте последовательны

Зачастую это самая сложная часть отказа. Вполне естественно чувствовать себя неловко, особенно если вы хотели бы сказать «да». Прежде чем отказать, изучите все факторы, чтобы быть уверенными в своём решении и придерживаться его.

7. Проявляйте эмпатию

Может быть неприятно, когда коллега постоянно просит вас сделать то, что вы не можете взять на себя, или когда ваш начальник добавляет обязанности в последнюю минуту. Сообщать о таких ситуациях полезно, но не менее важно проявлять эмпатию.

Например, возможно, этот коллега перегружен работой, но не знает, как попросить о помощи. Проявление эмпатии в отношении того, как работа влияет на всех, улучшает общение и облегчает отказ (и согласие), когда это необходимо.

Как сказать «нет» (с примерами фраз)

Когда вы нервничаете из-за чего-то, наличие чёткой структуры может помочь. В данном случае вам может понадобиться простой и быстрый способ сказать «нет», который можно использовать как шаблон. Эти примеры помогут вам точно определиться с тем, что вы собираетесь сказать, когда вам нужно будет применить на практике искусство говорить «нет».

Когда вы действительно не знаете, что сказать, можно воспользоваться простой формулой, чтобы вежливо сформулировать свой отказ:

Положительный ответ + отказ + альтернативное решение

Многие из них представляют собой вариации фраз «Нет, но…» или «Большое спасибо, что вспомнили обо мне». Как вы увидите, их можно адаптировать. Вы можете использовать фрагменты этих фраз, чтобы составить идеальный ответ, независимо от того, кто обращается к вам с просьбой.

Как сказать «нет» руководителю

Часто это бывает самым сложным. Возможно, вы отлично умеете говорить «нет», пока просьба не исходит от вашего руководителя. Это совершенно нормально и, честно говоря, ожидаемо. Но вы можете научиться правильно реагировать, когда вам нужно отказать начальнику.

Во-первых, помните, что ваш руководитель не обязательно знает обо всём, над чем вы работаете. Даже если он попросит вас о чём-то, это не значит, что он поставит это задание выше ваших других задач.

Например, допустим, вы работаете над брифом проекта, который должен быть готов на следующей неделе, и на вас рассчитывают заинтересованные стороны из разных отделов. Ваш руководитель не понимает, сколько у вас дел, и просит вас отредактировать несколько новых шаблонов. Вы можете ответить кратким объяснением, что у вас нет времени на этой неделе, но вы с удовольствием займётесь этим после того, как уложитесь в дедлайн.

«Эти шаблоны — отличный проект! Сейчас я полностью сосредоточен(а) на завершении этого брифа проекта, но с удовольствием поработаю над ними позже. Могу ли я связаться с вами после презентации в следующую среду, чтобы установить новый дедлайн?»

Помните, что он тоже может отказать вам. Если шаблоны нужны раньше, он может передать этот проект одному из других участников вашей команды.

Как сказать «нет» своим коллегам

Отказывать коллегам тоже непросто. Это ваши участники команды, а иногда и друзья. Но когда вы сталкиваетесь с ужасающим «Привет, можешь быстро созвониться?» в напряжённый день, полезно научиться вежливо отказывать.

Попробуйте ответить примерно так:

«Привет, (имя)! Я бы с удовольствием поговорил(а) с вами об этом подробнее, но сегодня у меня очень много дел. Можем ли мы вернуться к этому вопросу завтра с утра? Или я могу ответить на ваш вопрос в коротком письме по электронной почте?»

Как сказать «нет» клиенту или заказчику

Даже при хороших отношениях с клиентом бывает непросто честно говорить об ограничениях. Это особенно важно для сотрудников, работающих с клиентами, когда вы пытаетесь поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Например, представьте, что клиент обращается к вам в нерабочее время с коротким вопросом. Вот один из вариантов ответа:

«Спасибо, (имя)! Я очень ценю, что вы обратились ко мне с этим вопросом. Я займусь этим, как только приду на работу завтра утром».

Так вы устанавливаете границу: вы не можете работать с клиентом вне рабочего времени. Но при этом вы также показываете, что по-прежнему готовы оказать поддержку и поможете, как только сможете. Если вы хотите сделать ещё один шаг вперёд, можете настроить автоматический ответ, чтобы не оставлять клиентов без внимания и при этом защищать своё личное время.

«Нет» означает «Нет, спасибо»

В конечном счёте, умение говорить «нет» может помочь вам чувствовать себя более уверенно и менее перегруженным на работе. Это демонстрирует руководству вашу честность и может напомнить вашей команде, почему они вообще обратились с запросом. Следуя определённой структуре и используя эти советы, вы сможете научиться профессионально говорить «нет».

Готовы взять под контроль свою загрузку и уверенно заявить о своих границах? Начните использовать Asana, чтобы отслеживать свои приоритеты и проще понимать, когда говорить «да», а когда — «нет».

Часто задаваемые вопросы о том, как профессионально говорить «нет»