Ускорение и подкрепление: различия и случаи применения

Дедлайн вашего проекта быстро приближается, и, проанализировав прогресс, вы понимаете, что ваша команда не выполнит поставленные задачи, если всё будет продолжаться в том же духе. Такая ситуация может стать стрессовой для любого менеджера проекта.

К счастью, существуют некоторые методы управления проектами, которые могут помочь. В этой статье мы рассмотрим методы ускорения и подкрепления и объясним, когда их следует использовать для сокращения сроков реализации проекта.

Что такое сжатие графика?

Сокращение сроков — это способ ускорить выполнение проекта без исключения каких-либо его частей. Обычно оно используется, когда проект отстаёт от графика или его необходимо завершить раньше, чем ожидалось.

Два основных метода сжатия сроков — это:

1. Ускорение — параллельное выполнение задач, которые изначально планировалось выполнять последовательно

2. Ускорение проекта: добавление ресурсов для более быстрого выполнения работы

Что такое ускорение?

Ускорение — это изменение графика проекта таким образом, чтобы определённые задачи пересекались и выполнялись параллельно, а не последовательно. Параллельное выполнение возможно только в том случае, если между задачами, которые ещё предстоит выполнить, нет зависимостей.

Чтобы представить это, вообразите диаграмму Ганта, на которой две последовательные задачи перемещены так, чтобы выполняться параллельно. Этот подход работает только в том случае, если вторая задача не зависит от первой.

Используйте ускорение в следующих случаях:

• Ваш проект рискует не уложиться в дедлайн

• У вас есть задачи без зависимостей, которые можно выполнять параллельно

• Ваш бюджет не позволяет привлекать дополнительные ресурсы

Что такое ускорение проекта?

Ускорение проекта — это метод сжатия расписания, при котором добавляются ресурсы для более быстрого выполнения задач. Свод знаний по управлению проектами (PMBOK®) определяет ускорение как сокращение графика проекта с наименьшими дополнительными затратами.

Ключевые аспекты ускорения проекта:

• Минимальные дополнительные затраты: минимальные расходы на добавление одной дополнительной единицы продукции

• Легко измерить: производственные отрасли, такие как обрабатывающая промышленность

• Сложнее измерить: интеллектуальный труд, например разработка программного обеспечения

Основные различия между ускорением и подкреплением

Выбор между ускорением и подкреплением зависит от ограничений вашего проекта. Ускорение обычно является первым подходом, поскольку не требует дополнительного бюджета, а лишь перестановки работ. Ускорение требует больше ресурсов, но обеспечивает более эффективный контроль над управлением задачами.

Например, в строительном проекте, если работы по закладке фундамента идут с опережением графика, можно применить параллельное выполнение, начав этап возведения каркаса одновременно, а не дожидаясь полного завершения работ по фундаменту. Но если сам этап возведения каркаса отстаёт от графика, можно применить метод ускорения, привлекая дополнительные бригады для работы в сверхурочное время, чтобы уложиться в первоначальный график.

Вот краткое сравнение этих двух методов:

Когда следует использовать параллельное выполнение или ускорение?

Эти методы часто используются, когда проект рискует не уложиться в дедлайн. Совместное использование ускорения и подкрепления может помочь вам завершить проект раньше.

Хотя одновременное использование обоих методов — самый быстрый способ завершить проект, при необходимости можно использовать только один из них. Например, если вы не можете позволить себе нанять больше людей, метод ускорения может не сработать. В таком случае вашей команде, возможно, придётся работать сверхурочно или переводить людей из других команд, чтобы ускорить выполнение проекта.

Каковы преимущества параллельного выполнения работ в управлении проектами?

Ускорение имеет несколько преимуществ при разумном использовании. Вот некоторые из основных преимуществ:

Сокращение сроков проектов

Параллельное выполнение работ может значительно сократить продолжительность проекта. Выполняя задачи параллельно, а не последовательно, менеджеры проектов могут сэкономить дни, недели или даже месяцы в своих графиках.

Более эффективное использование ресурсов

Ускорение может помочь вам эффективнее использовать ресурсы. Когда задачи выполняются параллельно, команды и оборудование постоянно задействованы, что может сократить время, необходимое для их использования.

Повышенная удовлетворённость клиентов

Более быстрое завершение проекта часто повышает удовлетворённость клиентов. Демонстрируя способность укладываться в дедлайны или даже опережать их, вы укрепляете отношения с клиентами и повышаете их доверие.

Конкурентное преимущество

Быстрое выполнение проектов может помочь вашей организации выделиться среди конкурентов. Если клиентам нужны быстрые результаты, ваша скорость может стать весомым аргументом в пользу выбора именно вашей компании.

Снижение риска потенциальных задержек

Ускорение может помочь предотвратить отставание от графика. Перемещая некоторые задачи вверх, вы создаёте буфер на случай, если что-то неожиданное замедлит проект позже.

Потенциальные недостатки ускорения и подкрепления проектов

Хотя ускорение и подкрепление — распространенные способы соблюдения сроков реализации проектов, их не следует использовать постоянно. Эти методы полезны в экстренных ситуациях, но у них есть и недостатки.

Повышенный риск выгорания команды

Основной риск параллельного выполнения задач заключается в том, что ваша команда будет перегружена. Участникам команды, возможно, придётся взять на себя дополнительную, непредвиденную работу, что повышает риск выгорания.

Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать рабочую нагрузку и определять, кто свободен, а кому нужна помощь.

Более высокие затраты

Ускорение проекта обычно приводит к увеличению затрат за счёт привлечения дополнительного персонала или сверхурочной работы. Хотя цель заключается в том, чтобы свести дополнительные расходы к минимуму, они всё равно могут привести к превышению бюджета проекта.

Включайте информацию об изменениях в бюджете в регулярные обновления статуса, чтобы заинтересованные стороны были в курсе возникающих ограничений.

Снижение качества работы

Когда несколько задач выполняются одновременно, многозадачность может затруднить отслеживание всех ожидаемых результатов проекта. Качество работы может снизиться, если команды действуют слишком быстро.

Как этого избежать: выделите ресурсы специально для обеспечения качества, чтобы добавить дополнительный уровень проверки.

Как ускорить выполнение графика проекта или сократить его

Если вам нужно быстро сократить хронологию проекта, выполните следующие основные шаги.

1. Определите потребности вашего проекта

Прежде чем сокращать хронологию проекта, важно определить, как продвигается проект в его нынешнем состоянии. Вот несколько вопросов, на которые вам как менеджеру проекта следует ответить:

• Сколько времени вам нужно сэкономить? Эта информация поможет вам решить, насколько сильно нужно ускорить или сократить проект.

• Есть ли на критическом пути задачи, которые нельзя выполнять параллельно? Сохраняйте задачи критического пути на одной линии, но рассмотрите возможность переноса любых других задач, которые не зависят от критического пути, чтобы над ними можно было работать одновременно.

• Есть ли у меня доступ к дополнительным ресурсам? Исходя из вашего плана управления ресурсами, есть ли у вас дополнительные ресурсы? Это может означать дополнительный бюджет на привлечение сторонней поддержки или дополнительных участников команды, которые могли бы помочь.

Пример проекта до применения параллельного выполнения работ:

Команда дизайнеров работает над проектом по ребрендингу. Согласно первоначальному графику, дизайнеры должны были обновлять различные материалы один за другим сразу после утверждения новых инструкций по бренду. Изучив хронологию в инструменте для управления проектами, команда меняет график работы дизайнеров, чтобы они обновляли фирменные материалы одновременно, и проект занял меньше времени.

2. Скорректируйте график проекта

Определив, что вам нужно, скорректируйте график проекта, чтобы он соответствовал более сжатым срокам.

Для наглядного представления этого процесса используйте диаграмму Ганта. Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует хронологию различных задач в проекте. В одной строке задач укажите действия на критическом пути, которые необходимо выполнить, а в отдельной параллельной строке — все остальные элементы, подлежащие выполнению.

Визуализация проекта — это простой способ оповестить заинтересованные стороны об изменениях в хронологии, а также показать, кто, что и когда делает.

До ускорения:

После ускорения:

3. Отслеживайте эффективность

Теперь, когда ваш проект с параллельным выполнением задач запущен, пришло время отслеживать его эффективность. Помимо проверки качества работы, следите за затратами на проект. Цель ускорения — потратить как можно меньше дополнительных средств, но при этом уложиться в дедлайн. Если затраты начинают расти слишком быстро, сократите их там, где это возможно, чтобы оставаться в рамках бюджета проекта.

4. Самоконтроль и повторение

Хотя никто не планирует реализовывать проект в сжатые сроки, важно отслеживать, что прошло хорошо, а что можно улучшить в следующем проекте. Проведение «посмертного» совещания по завершении проекта может помочь вам определить способы избежать необходимости ускорения или форсирования следующего проекта.

Вот несколько вопросов, которые можно задать:

• Что было сделано правильно в ходе этого проекта?

• Что пошло не так в этом проекте?

• Были ли в проекте аспекты, которые заняли больше времени, чем ожидалось?

• С какой самой большой проблемой вы столкнулись в ходе этого проекта?

Управление хронологиями проектов с помощью платформы управления проектами

Параллельное выполнение и метод ускорения могут помочь вашим командам завершить проекты в срок, но независимо от выбранной стратегии важно, чтобы все были в курсе задач и хронологии. Лучший способ добиться этого — инструмент для управления работой наподобие Asana.

Asana помогает командам работать вместе в одном общем пространстве, чтобы они могли сразу определить, что нужно сделать, какие задачи являются приоритетными и когда работа должна быть выполнена. Готовы оптимизировать хронологии своих проектов? Начните работу с Asana уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы о параллельном выполнении работ и ускорении проекта