Проекты редко бывают простыми и линейными. Вместо того чтобы решать задачи одну за другой, команды часто работают над несколькими результатами одновременно, чтобы своевременно завершить различные компоненты проекта. С другой стороны, некоторые задачи нельзя начинать, пока не будут завершены другие, поэтому одна задержка может привести к возникновению узкого места и срыву всего проекта. Если у вас нет системы для организации и визуализации всех этих взаимосвязанных задач, трудно предсказать, сколько времени потребуется, чтобы всё успеть.

Когда хронология вашего проекта становится сложной, шаблон метода критических путей может прояснить ситуацию. Этот шаблон позволяет увидеть самую длинную и самую важную последовательность задач, которые необходимо выполнить для успешной реализации проекта. Он помогает вам решить, на каких задачах сосредоточиться и сколько времени вам понадобится. В этой статье вы узнаете, что такое шаблон метода критических путей, почему полезна его цифровая версия, что в него следует включать и как им пользоваться в очередном проекте.

Что такое шаблон метода критических путей?

Шаблон метода критических путей — это многоразовый инструмент для управления проектами, который помогает определить критический путь, то есть самую длинную последовательность взаимозависимых задач, определяющую минимальную продолжительность проекта. Любая задержка на этом пути отодвигает дедлайн всего проекта. Составив эту последовательность, вы сможете расставить приоритеты в распределении ресурсов для задач, которые оказывают наибольшее влияние на хронологию проекта, и обеспечить бесперебойный рабочий процесс.

Шаблон метода критических путей упрощает этот процесс, указывая всю информацию, которую необходимо собрать, и способ её систематизации. Вам не придётся начинать с нуля для каждой новой инициативы. Вместо этого скопируйте шаблон, заполните необходимые поля и приступайте к планированию.

Преимущества цифрового шаблона метода критических путей

В ходе проекта всё меняется. Приоритеты меняются, ресурсы колеблются, а дополнительные запросы могут повлиять на область проекта и другие его ограничения. Цифровой шаблон метода критических путей не только помогает вам спланировать график в начале проекта, но и корректировать и визуализировать критический путь при изменении обстоятельств.

С цифровым шаблоном вам не придётся полагаться на статичные таблицы Excel или бумажные инструменты для отслеживания. Вы можете видеть обновления в реальном времени, поэтому всегда знаете, что ваша команда уже выполнила, что предстоит сделать дальше и какие изменения, возможно, потребуется внести.

Обновления в реальном времени

• Статический шаблон (Excel/бумага): требуется ввод данных вручную

• Цифровой шаблон (Asana): автоматическое обновление по мере изменения задач

Отслеживание зависимостей

• Статический шаблон (Excel/бумага): привязка вручную

• Цифровой шаблон (Asana): встроенная функция с уведомлениями

Визуализация хронологии

• Статический шаблон (Excel/бумага): требуется отдельная диаграмма

• Цифровой шаблон (Asana): включено представление диаграммы Ганта

Совместная работа в команде

• Статический шаблон (Excel/бумага): требуется обмен файлами

• Цифровой шаблон (Asana): общее рабочее пространство с комментариями

Корректировка расписания

• Статический шаблон (Excel/бумага): пересчёт вручную

• Цифровой шаблон (Asana): даты меняются автоматически

Создав шаблон метода критических путей с помощью инструмента для управления проектами, вы сможете:

• Визуализировать, какие задачи оказывают наибольшее влияние на хронологию проекта.

• Просматривать ожидаемые результаты проекта в виде списка или схемы в стиле диаграммы Ганта без каких-либо дополнительных усилий.

• Определять и отслеживать зависимости в проекте: задачи, которые зависят от завершения другой задачи.

• Видеть обновления в реальном времени по мере того, как ваша команда выполняет и корректирует задачи.

• Обновлять хронологию проекта при изменении обстоятельств.

• Предоставлять заинтересованным сторонам информацию о хронологии и приоритетах проекта.

• Добавлять к задачам контекстную информацию, прикрепляя к каждой задаче документы, изображения и видео.

• Заблаговременно выявлять потенциальные риски, определяя задачи с нулевым резервом времени, чтобы решать проблемы до того, как они приведут к задержкам.

• Повысьте эффективность общения в команде, предоставив всем общее представление о том, что является критически важным, а что — гибким.

Что включать в шаблон метода критических путей

Ваш шаблон метода критических путей должен содержать всю информацию, необходимую для определения критического пути проекта. Сюда входит следующее:

• Список всех результатов и промежуточных результатов: всё, что необходимо выполнить для успешной реализации проекта, похоже на иерархическую структуру работ (СРР). В Asana их можно представить в виде задач и подзадач. Наш шаблон WBS может послужить для вас отправной точкой.

• Зависимости между задачами: задачи, которые либо блокируют другие задачи, либо сами блокируются ими.

• Продолжительность задачи: оценка того, сколько времени потребуется на выполнение каждого результата, основанная на предыдущем опыте, прошлых проектах или отраслевых стандартах.

• Общий резерв времени: количество времени, на которое можно отложить выполнение задачи, не нарушая при этом хронологию проекта. Это количество дней между самой ранней возможной датой начала задачи и самой поздней возможной датой её начала.

• Свободный резерв времени: количество времени, на которое можно отложить выполнение задачи без последствий для последующей задачи в хронологии. Это количество дней между самой ранней датой начала следующей задачи и самой ранней возможной датой завершения текущей задачи.

• Метка, показывающая, какие задачи являются критическими, а какие — нет: задачи на критическом пути имеют нулевой резерв времени, поэтому вы не можете переносить их даты сдачи без влияния на весь график проекта. Некритические задачи более гибкие, и их можно откладывать, не создавая проблем. Чтобы сделать это более понятным, можно создать в шаблоне отдельные разделы для каждого типа задач.

• Диапазон дат для каждой задачи: период времени, в течение которого вы должны выполнить каждый ожидаемый результат, с учётом зависимостей и продолжительности задачи. При использовании шаблона метода критических путей это одно из последних полей, которое нужно заполнить при планировании хронологии проекта.

Как использовать шаблон метода критических путей

После настройки шаблона выполняйте следующие действия каждый раз при запуске нового проекта:

1. Перечислите все ожидаемые результаты: начните с перечисления всех задач и подзадач, необходимых для завершения проекта. Это и будет ваш полный объём работ. Если у вас уже есть иерархическая структура работ, используйте её в качестве отправной точки.

2. Определите зависимости задач: определите, какие задачи должны быть выполнены, прежде чем можно будет приступить к другим. Например, нельзя начинать тестирование с привлечением пользователей, пока не будет создан прототип. Чётко определите эти связи, чтобы видеть порядок действий.

3. Оцените продолжительность задач: определите, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи, исходя из своего прошлого опыта, производительности команды или отраслевых стандартов. Будьте реалистами и добавляйте небольшой запас времени для задач, выполнение которых сопряжено с большей неопределённостью.

4. Рассчитайте критический путь: найдите самую длинную цепочку взаимозависимых задач от начала до конца. Это ваш критический путь, и он определяет минимальное время, которое может занять ваш проект. Если какая-либо из этих задач задержится, весь ваш проект завершится позже.

5. Определите резерв времени для некритических задач: для задач, не находящихся на критическом пути, рассчитайте общий и свободный резерв времени. Это позволит вам понять, насколько гибко вы можете переносить или откладывать эти задачи, не влияя на зависимые работы или общую продолжительность проекта.

6. Составьте график проекта: используйте критический путь и расчёты резервов времени, чтобы назначить даты начала и завершения каждой задачи. Распределяйте ресурсы в первую очередь на критические задачи и используйте резерв времени в некритических задачах, чтобы сбалансировать загрузку команды.

7. Отслеживайте и корректируйте по ходу работы: ваш критический путь не является статичным. По мере продвижения проекта отслеживайте выполненные задачи, следите за задержками и обновляйте свой шаблон. Если выполнение критической задачи задерживается, пересмотрите свою хронологию и рассмотрите возможность ускорения или форсирования работ, прежде чем перераспределять ресурсы по мере необходимости.

С помощью такого цифрового инструмента для управления проектами, как Asana, можно автоматизировать большую часть этого процесса:

• Автоматическое обновление зависимостей: когда задача завершена или перенесена, связанные с ней задачи корректируются мгновенно.

• Корректировка хронологии в режиме реального времени: график проекта остаётся актуальным без необходимости выполнять перерасчёты вручную.

• Координация всей команды: все видят одно и то же актуальное представление приоритетов, дедлайнов и хода работ.

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления «Хронология» вы можете легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом.

• Зависимости. С помощью зависимостей задач можно указать, что одна задача ожидает выполнения другой. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу других людей, чтобы правильно расставлять приоритеты. Команды, выполняющие совместную работу, могут с лёгкостью видеть, выполнения каких задач они ожидают от других, и понимать, когда можно приступить к выполнению своей части работы.

• Нестандартные поля. Нестандартные поля — это лучший способ помечать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте нестандартные поля для любой информации, которую нужно отслеживать, — от приоритета и статуса до адресов электронной почты и номеров телефонов. Используйте нестандартные поля, чтобы сортировать и планировать свои задачи и знать, чем заниматься прежде всего.

• Даты начала. Иногда нужно отслеживать не только срок выполнения задачи, но и дату начала работы над ней. Время и даты начала дают участникам команды чёткое представление о том, сколько времени должна занять каждая задача. Используйте даты начала, чтобы ставить задачи, отслеживать и контролировать работу, синхронизировать цели вашей команды и не упускать из виду зависимости.

Рекомендуемые приложения

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция позволяет вам указать длительность задач, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически.

• Loom. Видео Loom дают возможность делать обзоры проектов более индивидуальными, информативными и понятными. Вы можете с лёгкостью внедрять видео Loom для пояснения своего проекта и ожиданий от него, а также для выделения важных этапов. И что самое приятное? Ваша команда может смотреть видео, не покидая Asana.

• Salesforce. Устраните узкие места в работе, предоставив отделу продаж, службам поддержки и обслуживания клиентов возможность общаться напрямую со всеми нужными специалистами в Asana. Прикрепляйте вложения и создавайте конкретные, отслеживаемые задачи для подготовки продаж.

• GitHub. Автоматически синхронизируйте обновления статуса запросов Github на внесение изменений в задачи Asana. Отслеживайте ход выполнения заявок на внесение изменений и улучшайте межфункциональное взаимодействие между техническими и нетехническими командами — всё это не выходя из Asana.

Начните планирование своего критического пути уже сегодня

Шаблон метода критических путей исключает неопределённость при планировании проекта, давая вам чёткое представление о самых важных задачах, гибкость в отношении некритичной работы и информацию о корректировках, которые вам придётся вносить по ходу дела. С помощью Asana вы можете создать свой шаблон в цифровом рабочем пространстве, где зависимости обновляются автоматически, а ваша команда всегда знает, на чём сосредоточиться в следующий момент. Начните работу и внесите ясность в свой следующий проект.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах метода критических путей