Шаблон собеседования при увольнении: вопросы, советы и руководство

Когда участник команды уходит из вашей компании, у вас есть возможность узнать причину. Собеседование при увольнении дает уходящим работникам возможность откровенно рассказать о причинах своего решения, что помогает вам выяснить первопричину и оценить, сыграла ли в этом роль компания.

Наиболее эффективные собеседования при увольнении помогают понять, в чём вы ошиблись, чтобы улучшить рабочую среду и повысить уровень удержания сотрудников. В этом руководстве вы узнаете, что такое собеседования при увольнении, почему они важны и как их эффективно проводить, а также получите доступ к шаблону и примерам вопросов, которые можно использовать прямо сейчас.

Что такое собеседование при увольнении?

Собеседование при увольнении — это обсуждение один на один между специалистом по персоналу и работником, который решил покинуть компанию. Оно призвано выяснить причины ухода и собрать обратную связь, чтобы улучшить рабочее место для нынешних и будущих сотрудников.

Понимая причину увольнения по собственному желанию, вы можете разработать план действий по устранению проблем и снижению текучести кадров. Увольняющиеся работники часто чувствуют себя более комфортно, делясь честной обратной связью, поскольку больше не опасаются негативных последствий на рабочем месте.

Помимо выявления причины увольнения, собеседования при увольнении позволяют узнать, что уходящий участник команды думает о вашей организации. Уходящие участники команды могут посчитать, что им проще быть честными в своих оценках и критике процессов компании, своего руководителя или своей роли в команде.

Собеседования при увольнении отличаются от опросов при увольнении одним ключевым аспектом: собеседования — это обсуждения «вживую», которые позволяют задавать уточняющие вопросы, тогда как опросы — это письменные анкеты, заполняемые самостоятельно. Оба метода имеют свою ценность, и многие организации используют их в сочетании.

Почему собеседования при увольнении так важны?

Собеседования при увольнении представляют ценность для компаний, стремящихся к постоянному улучшению. Уходящие участники команды обладают непосредственным опытом того, как работает компания и что можно улучшить.

Основные преимущества проведения собеседований при увольнении:

• Честная обратная связь: увольняющимся работникам часто бывает проще откровенно делиться мнением о своем опыте.

• Аналитика первопричин: выявление основной причины ухода сотрудников и определение закономерностей, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными.

• Практические улучшения: получение конкретных предложений о том, как компания может улучшить процессы, управление или культуру.

• Повышение удержания: используйте обратную связь для решения проблем, прежде чем они приведут к уходу большего числа работников.

Задавайте вопросы об опыте участника команды в области адаптации, развития и управления командой. Заранее подготовив правильные вопросы, вы получите чёткое представление о том, что чувствует участник команды.

Кто должен проводить собеседование при увольнении?

Обычно собеседование при увольнении проводит сотрудник отдела кадров. Это дает собеседнику возможность поговорить с человеком, не входящим в его непосредственную команду, который может выступать в качестве доверенной, нейтральной стороны.

• Лучший вариант: представитель отдела кадров, который не участвует в повседневной работе сотрудника и может обеспечить конфиденциальность.

• Кого следует избегать: непосредственного руководителя работника. Участники команды могут стесняться делиться честной обратной связью, если обсуждение ведет их руководитель.

Нейтральный интервьюер создаёт атмосферу психологической безопасности и способствует более откровенным ответам.

Типы форматов собеседований при увольнении

Организации могут выбирать из нескольких форматов собеседований при увольнении в зависимости от своего размера, ресурсов и глубины обратной связи, которую они хотят получить.

Выбор оптимального формата зависит от ваших целей. Если вам нужна подробная аналитика, наиболее эффективными будут личные собеседования. Если вам нужно отслеживать тенденции, связанные с уходом большого числа сотрудников, опросы и формы позволят получить нужные данные.

Шаблон и пример собеседования при увольнении

Ниже приводится пример формы собеседования при увольнении и анкеты для уходящих работников. В нём также приведены возможные ответы, которые вы можете получить, и способы дальнейшей работы с этими ответами.

Используйте приведённый ниже шаблон собеседования при увольнении, чтобы делать заметки и составлять план улучшений.

Вопросы для собеседования при увольнении, которые можно задать уходящим работникам

Выбор вопросов для собеседования при увольнении, скорее всего, будет зависеть от должности участника команды. Если увольняющийся сотрудник входит в руководство, ваши вопросы могут отличаться от тех, которые вы бы задали рядовому сотруднику.

Однако существуют некоторые общие вопросы для собеседования при увольнении, которые вы можете задать, чтобы получить всестороннюю аналитику о том, почему сотрудник уходит на новую должность и что он при этом чувствует.

1. Что побудило вас принять решение об уходе?

Ваш первый вопрос может быть простым. Спросите, почему участник команды уволился, и послушайте, что он скажет. Если вы хотите, чтобы сотрудник подробнее рассказал о своей причине, задайте дополнительные вопросы, исходя из его ответа.

Причина ухода сотрудника может не иметь никакого отношения к компании. Продолжите собеседование, задавая вопросы об опыте сотрудника.

Возможные дополнительные вопросы:

• Что побудило вас начать поиск новой работы?

• Есть ли сценарий, который заставил бы вас передумать?

2. Что у нас как у компании получается хорошо?

Когда вы начинаете собеседование с простых вопросов, у уходящего сотрудника есть время расслабиться. Зачастую сотруднику проще сначала рассказать о том, что ему нравится в компании и в его должности, а уже потом переходить к критике.

Когда участник команды даст вам общий ответ на вопрос о том, что компания делает хорошо, попросите его пояснить.

Возможные дополнительные вопросы:

• Не могли бы вы подробнее рассказать о своём ответе?

• Можете привести примеры?

3. Что компания может улучшить?

Спросите сотрудника об общих улучшениях в компании, которые, по его мнению, вы можете внедрить. Этот вопрос неразрывно связан с ответом на вопрос о том, что компания делает хорошо.

Используйте их ответы, чтобы плавно перейти к темам, которые им могут нравиться меньше. Например, вы можете сказать: «Итак, вы сказали, что вам нравится стиль руководства вашего менеджера, но есть ли что-то в динамике команды, что вы бы порекомендовали улучшить?»

Возможные дополнительные вопросы:

• Вы сказали, что вам понравилось [ответ работника]. Есть ли что-то в [характеристика компании], что вы бы порекомендовали улучшить?

4. Чувствовали ли вы поддержку со стороны своего руководителя?

В зависимости от должности уходящего участника команды у него может не быть особого мнения об организационной культуре на более высоком уровне. Одна из сфер, в которой у сотрудника точно есть непосредственный опыт, — это его руководитель.

Узнав, чувствовал ли сотрудник поддержку со стороны своего руководителя, спросите, что тот делал хорошо, а что — плохо.

Возможные дополнительные вопросы:

• Что помогало вам хорошо выполнять свою работу, а что мешало?

• Считаете ли вы, что руководство признало ваш вклад? Если нет, то как, по вашему мнению, это можно улучшить?

• Не могли бы вы привести примеры, чтобы подробнее обосновать свой ответ?

5. Считаете ли вы, что вам были предоставлены возможности для обучения и развития?

Важно определить, правильно ли ваша компания обучила сотрудников для работы на их должностях. Возможности профессионального развития внутри компании также важны для удержания команды.

Многие люди переходят из одной компании в другую, чтобы продвигаться по карьерной лестнице. Используйте ответы, полученные в ходе собеседований при увольнении, чтобы улучшить свой план обучения и программы развития.

Возможные дополнительные вопросы:

• Что могло бы улучшить ваше обучение?

• Что могло бы усилить наши возможности для роста и развития?

6. Что вы ожидаете от следующей работы?

Увольняющиеся сотрудники могут сосредоточиться на положительных отзывах о своем опыте. Чтобы извлечь уроки из их ухода, задавайте вопросы по-разному. Спросите, что он ищет на новой должности, и используйте его ответ, чтобы сравнить с тем, что предлагает ваша компания.

Например, сотрудник может сказать, что его опыт работы в компании был положительным. Но когда вы спрашиваете о его ожиданиях на будущее, он говорит, что ищет более выгодный социальный пакет, лучший баланс между работой и личной жизнью или новую возможность, которая больше соответствует его карьерному пути. Это сигнал о том, что вам, возможно, стоит пересмотреть корпоративную культуру и рабочую нагрузку команды.

Возможные дополнительные вопросы:

• Что в этой должности не соответствовало вашему карьерному пути?

7. Заставила бы [причина] вас пересмотреть решение об уходе?

Иногда участники команды уходят из-за конкретных недостатков компании. Возможно, сотрудник хочет получать более высокую зарплату или перейти в другой отдел. Подумайте, можете ли вы выполнить эти требования.

Если вы не можете удовлетворить его требования, определите, являются ли они обоснованными и следует ли вам улучшить эти аспекты для других сотрудников. Если сотрудник говорит, что ничто не заставит его передумать, проявите понимание и примите его ответ.

Возможные дополнительные вопросы:

• При каком сценарии (если таковой имеется) вы бы рассмотрели возможность возвращения?

Как провести эффективное собеседование при увольнении

Эффективные собеседования при увольнении — это краеугольный камень постоянного совершенствования стратегий вовлечённости и удержания работников. Узнайте, как специалисты по подбору персонала и руководители могут эффективно собирать ценную аналитику, сохраняя при этом позитивные отношения с уходящими работниками.

Шаг 1. Подготовка и планирование собеседования

Начните с изучения должностной инструкции работника, данных о его результативности, любых ранее предоставленных им отзывов и заявления об увольнении, если оно было подано. Составьте структурированную анкету на основе стандартных вопросов для собеседований при увольнении, чтобы направить обсуждение в нужное русло. Как шаблон руководства по проведению собеседования, так и шаблон оценочной карты для собеседования при увольнении помогают организовать поток вопросов и собрать наиболее полезную обратную связь.

Решающее значение для эффективного собеседования при увольнении имеет выбор времени. Запланируйте встречу ближе к последнему рабочему дню работника, но не в сам этот день, чтобы у него было время поразмышлять о своем опыте без давления, связанного с предстоящим уходом.

Шаг 2. Чётко обозначьте цель

В начале собеседования четко сформулируйте его цель: получить честную обратную связь для улучшения организации. Подчеркните, что предоставленная информация будет рассматриваться конфиденциально и с уважением. Опишите структуру собеседования, чтобы работник знал, чего ожидать.

Проводите собеседование при увольнении в уединенной, комфортной обстановке, чтобы способствовать открытому и честному обсуждению. Независимо от того, проводится ли собеседование лично или по видеосвязи, обстановка должна способствовать получению откровенной обратной связи.

Шаг 3. Ведите открытый диалог

Используйте подготовленную анкету в качестве ориентира, но позвольте обсуждению протекать естественно. Сосредоточьтесь на вопросах открытого типа, чтобы получить подробную аналитику об удовлетворённости работника своей работой, причинах ухода и предложениях для компании.

Активное слушание — это ключ к успеху. Поощряйте работника быть честным и открытым, заверяя его в том, что его обратная связь ценна и будет использована конструктивно.

Шаг 4. Обсуждение карьерного развития и обратной связи об организации

Обсудите карьерный путь работника и его перспективы. Обсудите, как опыт работы в компании подготовил его к новой должности и что можно было бы сделать лучше, чтобы поддержать его карьерный рост внутри организации.

Узнайте мнение работника о пакете льгот, инициативах по повышению вовлеченности сотрудников и о том, какие улучшения, по его мнению, могли бы сделать рабочее место лучше для нынешних и новых сотрудников.

Шаг 5. Завершение на положительной ноте

Завершите собеседование на положительной ноте, поблагодарив работника за его вклад и пожелав ему успехов на новом месте. Этот шаг помогает поддерживать хорошие отношения и оставляет открытой возможность для потенциального повторного взаимодействия в будущем.

Шаг 6. Документирование обратной связи и планирование действий

После собеседования задокументируйте полученную обратную связь и проанализируйте ее на предмет закономерностей и полезной аналитики. Эта информация должна лечь в основу HR-практик, способствовать улучшению обстановки на рабочем месте и совершенствованию стратегий удержания лучших специалистов.

Как анализировать данные собеседований при увольнении и принимать меры

Сбор обратной связи в ходе собеседований при увольнении имеет ценность только тогда, когда вы действуете на ее основе. Структурированный подход к анализу и применению аналитики позволяет преобразовывать отдельные обсуждения в значимые улучшения на уровне организации.

Выявление закономерностей и повторяющихся тем

Проведя несколько собеседований при увольнении, проанализируйте полученные отзывы, чтобы выявить общие моменты. Несколько работников упоминают об ограниченных возможностях для роста? Неоднократно ли упоминаются проблемы, связанные со стилем управления? Ищите закономерности, указывающие на системные проблемы, а не на единичные случаи.

Распределите обратную связь по темам

Разбейте аналитику по категориям, чтобы делиться соответствующими выводами с нужными заинтересованными сторонами и определять приоритетность областей, требующих первоочередного внимания. Наиболее распространённые категории:

• Заработная плата и льготы: проблемы с заработной платой, пробелы в льготах или отсутствие конкурентоспособной оплаты труда

• Управление и руководство: обратная связь о непосредственных руководителях или высшем руководстве

• Карьерный рост: ограниченные возможности для роста или неясные пути продвижения

• Баланс работы и личной жизни: проблемы, связанные с рабочей нагрузкой, гибкостью, выгоранием или более общие проблемы, касающиеся благополучия работников

• Корпоративная культура: динамика в команде, общение или соответствие ценностям

Передайте результаты руководству

Представьте обобщенные, анонимизированные результаты руководству и начальникам соответствующих отделов. Сосредоточьтесь на практически полезной аналитике, а не на отдельных жалобах. Например, вместо того чтобы сообщить, что одному работнику не нравился его руководитель, подчеркните, что 40 % увольняющихся работников указали на недостаточную обратную связь со стороны руководства.

Создайте план действий

На основе проведенного анализа разработайте конкретные инициативы для решения наиболее актуальных проблем. Назначьте ответственных за каждую задачу и установите сроки её выполнения. Будь то пересмотр пакета льгот, улучшение обучения руководителей или создание более чётких карьерных лестниц, конкретные шаги демонстрируют, что обратная связь приводит к изменениям.

Отслеживайте улучшения с течением времени

Отслеживайте, снижают ли изменения текучесть кадров и повышают ли они удовлетворённость работников. Сравните обратную связь, полученную в ходе собеседований при увольнении, до и после внедрения изменений, чтобы оценить их влияние. Такой постоянный анализ помогает вам совершенствовать свой подход и формировать культуру, в которой обратная связь способствует непрерывному улучшению.

Лучшие практики проведения собеседований при увольнении

При проведении собеседований при увольнении следуйте лучшим практикам, чтобы уходящий сотрудник чувствовал себя комфортно. Создавая безопасную и дружелюбную атмосферу, вы получите более честную обратную связь.

Советы по улучшению собеседований при увольнении:

• Выберите подходящее время: лучше всего проводить собеседования с увольняющимися сотрудниками в их последний рабочий день. Это гарантирует, что сотрудник сможет говорить правду, не опасаясь того, как это может повлиять на его рабочие отношения.

• Сохраняйте непринужденную обстановку: ваше собеседование при увольнении должно иметь структуру, но не обязательно быть формальным. Развивайте каждый полученный ответ, чтобы собеседование было похоже на обсуждение.

• Обращайте внимание на невербальные сигналы: активно слушайте ответы сотрудника, чтобы понять, что он говорит. Хотя слова человека важны, обращайте внимание и на его невербальное общение, например язык тела, мимику и интонацию.

• Направляйте обсуждение: перед началом собеседования у вас будет подготовлен список вопросов, но беседа должна протекать непринужденно. Вместо того чтобы вести обсуждение, опираясь на свои вопросы, направляйте его, исходя из ответов участника команды.

• Поощряйте открытость: чтобы получить от участника команды искренние ответы, попросите его быть откровенным в самом начале собеседования.

• Делайте заметки: чтобы запомнить обратную связь, которую вам дают участники команды, обязательно всё записывайте. Не позволяйте процессу ведения заметок нарушать ход собеседования при увольнении, но записывайте краткие комментарии, чтобы сохранить всю полученную обратную связь.

Распространённые ошибки, которых следует избегать:

• Защитная реакция: если работник делится критической обратной связью, постарайтесь сдержать желание что-то объяснять или оправдываться. Ваша задача — слушать и учиться, а не защищать решения компании.

• Давать обещания, которые вы не можете сдержать: не говорите, что изменения произойдут немедленно, и не гарантируйте конкретные результаты на основании обратной связи.

• Отказ от документирования: если не записывать обратную связь, вы теряете ценную аналитику. Всегда фиксируйте ключевые темы после каждого собеседования.

Старайтесь, чтобы собеседник чувствовал себя комфортно во время собеседования при увольнении. Это возможность получить аналитику от уходящего участника команды.

Преобразуйте аналитику, полученную в ходе собеседований при увольнении, в улучшение рабочего места

Процесс проведения собеседования при увольнении чрезвычайно ценен, если он организован правильно. Это возможность для вас и уходящего сотрудника провести откровенное обсуждение без каких-либо ограничений. Если вам удастся побудить уходящего участника команды открыто рассказать о своем опыте, вы получите конструктивную обратную связь.

Благодаря этой обратной связи вы сможете улучшить рабочую среду для нынешних работников и повысить их удовлетворённость. Программное обеспечение для управления работой поможет вам отслеживать показатели удержания персонала, делать заметки во время собеседований при увольнении и реализовывать план по улучшению ситуации.

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером по персоналу или руководителем команды, вам понадобятся ясность и организованность, чтобы действовать. Начните использовать Asana, чтобы объединить аналитику, полученную в ходе собеседований при увольнении, и планы действий в одном месте.

Часто задаваемые вопросы об итоговых собеседованиях