Большая рабочая нагрузка = больше стресса. Узнайте, как с этим справиться.

Современная рабочая сила живет под девизом: «Слишком много дел, слишком мало времени». Даже после дополнительных часов работы вы, скорее всего, всё равно будете испытывать стресс от большой нагрузки. Непрекращающиеся электронные письма, неорганизованные (или вовсе отсутствующие) рабочие процессы и ненужные приглашения на совещания — неудивительно, что продуктивность падает.

Несмотря на достижения в области технологий и их обещания облегчить нашу жизнь, ощущение контроля над тем, как мы проводим свой рабочий день, ослабевает. А поскольку общение становится менее эффективным и результативным, для большинства руководителей команд первостепенное значение имеет выяснение того, как управлять нашими рабочими нагрузками.

Так возможно ли вообще сбалансировать рабочую нагрузку? Да, и начать нужно с изменения точки зрения на достижение результатов. Но прежде чем мы поговорим об исправлениях, давайте посмотрим, как мы дошли до этого.

Три причины, по которым люди испытывают стресс от рабочей загрузки

Работники хотят чувствовать себя продуктивными на работе. Вот почему выполнение задач и достижение целей являются ключевыми элементами системы управления вовлечённостью персонала. Работники умственного труда также стремятся быть неотъемлемой частью своей компании и понимать, как они способствуют достижению более крупных, стратегических целей.

Но из-за разрозненности проектов и перегрузки общением большинству сотрудников не хватает ясности в том, какое место они занимают в организации и насколько ценна их работа. Без эффективной совместной работы и управления загрузкой всё больше времени тратится на менее значимую работу, например на ответы на электронные письма и участие в совещаниях.

А когда вы не выполняете интересную работу, быстро наступает выгорание. Согласно исследованию Asana «Anatomy of Work», 80% опрошенных жалуются на переработку и профессиональное выгорание. Когда это происходит, люди просто перестают работать. Вместо этого они испытывают стресс от огромной рабочей нагрузки.

Вот три причины, почему это происходит:

1. Слишком много времени тратится на работу по организации работы

Согласно каталогу Asana «Anatomy of Work», работа по организации работы — это тенденция, которая снижает продуктивность работников умственного труда. Люди тратят значительное время на ненужные совещания, ответы на электронные письма и сообщения, а также на поиск файлов. Усилия часто дублируются. Если компании не возьмут на себя обязательство изменить свой подход к работе, устранив причину постоянных уведомлений, совещаний и сообщений, работа по организации работы останется.

Хотя работники умственного труда считают, что тратят около 35% своего дня на работу по организации работы, фактическое число почти вдвое больше: 60% рабочего дня работника тратится на работу, которая не требует навыков, для которых он был нанят. Если команды не предпримут активных шагов по устранению или сокращению работы по организации работы, производительность будет продолжать снижаться, а стресс от рабочей нагрузки увеличиваться.

2. Перегрузка общением

Даже самые продуманные сообщения не справляются с задачей, когда вы пытаетесь сообщить по электронной почте или в мессенджерах, что нужно сделать, кто за это отвечает и когда работа должна быть выполнена. Оба канала требуют значительного количества обратной связи, что приводит к потере времени, энергии и концентрации. Кроме того, в длинных цепочках сообщений легко упустить из виду детали или забыть включить в переписку важного человека.

Добро пожаловать в мир информационного шума — результат работы по организации работы, который мешает сосредоточиться и, в конечном счёте, снижает нашу продуктивность. Уведомления о сообщениях и почте незаметно отвлекают нас от важной работы. Как только мы слышим звуковой сигнал или видим всплывающее окно с новым письмом, мы чувствуем необходимость немедленно ответить. Наше внимание прерывается, и мы переходим в режим многозадачности. Работа, которую вы только что выполняли, официально прервана работой по организации работы.

Ещё один неприятный эффект чрезмерного общения (снова эти уведомления) — необходимость подчиняться культуре «всегда на связи». Работники умственного труда чувствуют необходимость быть доступными круглосуточно и отвечать на сообщения вне офиса, что создаёт ещё больше работы и стресса.

3. Бесконечный поиск информации

Каждый раз, когда задача переходит от одного человека к другому (будь то по электронной почте, в приложениях для обмена сообщениями или в электронной таблице), информация становится разрозненной и теряется. Когда нужно получить общую картину проекта, а информация находится в разных местах, требуются дополнительные время и усилия. Частые встречи для обсуждения статуса работы также становятся неизбежными и отнимают много времени.

Процесс сбора информации крайне неэффективен. Например, люди тратят время, пытаясь понять, кто за что отвечает. Возникает путаница в отношении того, что требует подтверждения, было ли это уже подтверждено, кто отвечает за подтверждение и кто управляет процессом подтверждения. И если это вызывает путаницу, представьте, что вы пытаетесь понять, к кому обратиться и где найти важную информацию для выполнения работы.

К сожалению, обсуждения зачастую теряются, повторяются и прерываются, поскольку нет реальной системы, позволяющей отслеживать всё. Согласно каталогу Asana «Anatomy of Work», люди проводят большую часть времени на работе, не имея ясности в отношении приоритетов организации. И дело не только в повседневных задачах. 54% работников умственного труда не понимают, как их работа влияет на деятельность компании в целом.

Решение проблемы высокой загрузки с помощью управления работой

Вместо того чтобы переживать из-за большой нагрузки, можно сменить тактику и сделать работу более эффективной. Это возможно благодаря созданию организованных процессов, автоматизации работы и эффективному общению, что требует другого типа мышления. Все в организации, от лидеров и руководителей до отдельных участников команды, нуждаются в ясности в отношении того, какая работа важна, а какая нет, чтобы лучше балансировать рабочие нагрузки.

Этот новый способ организации труда называется управлением работой и представляет собой практический подход к определению того, кто, что и к какому сроку делает. Управление работой обеспечивает ясность, необходимую всем в команде или организации, чтобы сосредоточиться на работе, которая имеет значение, а не на трудоёмкой работе по организации работы.

Инструменты для управления работой, такие как Asana, дают отдельным сотрудникам, командам и целым компаниям ясность, необходимую для более эффективной работы, позволяя всем двигаться в одном направлении и к единым целям.

Пора положить конец стрессу от перегруженности. Команды больше не должны чувствовать себя заваленными огромными объемами работы. Когда команды решат внедрить систему управления работой, автоматизируя процессы и делая рабочие дни более продуктивными, работа по организации работы начнёт ослабевать.

Дополнительные советы о том, как помочь команде справляться с большими объёмами работы, приводятся в нашей статье о 18 стратегиях управления временем для наилучшего выполнения работы.