Jak napisać dokument wymagań dotyczących oprogramowania (z szablonem)

Czy pamiętasz czytanie w szkole powieści z XIX wieku i myślenie: „Czy to w ogóle ten sam język?” Cóż, prawdopodobnie zdarzyło Ci się to samo w biurze podczas współpracy z programistami AI lub analitykami SEO. Gdyby tylko istniały skrócone wersje dla współpracowników.

Czasami konieczne jest, aby działy znajdujące się na przeciwnych końcach organizacji współpracowały ze sobą, nawet jeśli posługują się różnymi językami technicznymi. Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w zespole międzyfunkcyjnym, wiesz, jak trudno jest utrzymać wszystkich na bieżąco. 

Specyfikacje wymagań oprogramowania mogą pomóc kierownikom projektów, menedżerom produktów i analitykom biznesowym w rozbiciu ogólnych koncepcji na czynności do wykonania, które każdy członek zespołu może wykonać podczas procesu tworzenia oprogramowania. 

Czym jest specyfikacja wymagań oprogramowania (SRS)?

Specyfikacja wymagań oprogramowania (SRS) to dokument, który zawiera wymagania, oczekiwania, projekt i standardy dotyczące przyszłego projektu. Obejmuje to ogólne wymagania biznesowe, które określają cel projektu, wymagania i potrzeby użytkownika końcowego oraz funkcjonalność produktu w kategoriach technicznych. Mówiąc prościej, specyfikacja wymagań oprogramowania zawiera szczegółowy opis tego, jak powinien działać produkt oraz w jaki sposób zespół programistyczny powinien go stworzyć.

Wyobraź sobie, że masz świetny pomysł na aplikację. Masz wizję tego, co ma robić i jak ma wyglądać, ale wiesz, że nie możesz po prostu przekazać programistom słownego opisu i oczekiwać, że spełnią Twoje oczekiwania. Właśnie w tym momencie wkracza SRS.

Dlaczego warto korzystać ze specyfikacji wymagań oprogramowania?

Jeśli programiści nie mają jasnych wskazówek podczas tworzenia nowego produktu, możesz wydać więcej czasu i pieniędzy niż przewidywano, próbując dopasować oprogramowanie do tego, co miałeś na myśli. 

Opracowanie dokumentu SRS pomaga zapisać pomysł na papierze i ustalić jasną listę wymagań. Dokument ten staje się jedynym źródłem informacji o produkcie, dzięki czemu wszystkie zespoły – od marketingu po konserwację – mają dostęp do tych samych informacji. 

Ponieważ specyfikacje wymagań oprogramowania są dokumentami, które można na bieżąco aktualizować, służą również jako punkt komunikacji między wszystkimi interesariuszami zaangażowanymi w proces tworzenia produktu. W każdym projekcie tworzenia oprogramowania iteracje produktu są nieuniknione. Dzięki zapisowi zmian w specyfikacji wymagań oprogramowania wszystkie strony mogą je zweryfikować w dokumencie, aby uniknąć nieporozumień dotyczących wymagań produktu.

Jeśli Twój zespół nadal definiuje szerszy kontekst biznesowy oprogramowania, połącz specyfikację wymagań oprogramowania z szablonem dokumentu wymagań biznesowych, aby określić cele, zakres i wskaźniki sukcesu przed udokumentowaniem szczegółów technicznych.

Co powinien zawierać dokument SRS

Podstawowy zarys dokumentu SRS składa się z czterech części: wprowadzenia, wymagań systemowych i funkcjonalnych, wymagań dotyczących interfejsu zewnętrznego oraz wymagań niefunkcjonalnych.

1. Wprowadzenie

Wprowadzenie do specyfikacji wymagań oprogramowania jest dokładnie tym, czego można się spodziewać – to ogólny zarys całego projektu. Pisząc wstęp, opisz przeznaczenie produktu, docelowych odbiorców i sposób, w jaki będą z niego korzystać. We wstępie należy uwzględnić:

• Zakres produktu: zakres powinien odnosić się do ogólnych celów biznesowych produktu, co jest szczególnie ważne, jeśli dostęp do dokumentu będzie miało wiele zespołów lub wykonawców. Wymień korzyści, cele i założenia związane z produktem. 

• Wartość produktu: dlaczego Twój produkt jest ważny? W jaki sposób pomoże docelowym odbiorcom? Jaką funkcję będzie pełnił lub jaki problem rozwiąże? Zastanów się, w jaki sposób Twoi odbiorcy odnajdą wartość w produkcie. 

• Docelowi odbiorcy: opisz swoich idealnych odbiorców. To ona będzie decydować o wyglądzie i działaniu produktu oraz o tym, jak go sprzedasz. 

• Przeznaczenie: wyobraź sobie, w jaki sposób Twoi odbiorcy będą korzystać z Twojego produktu. Wymień funkcje, które zapewniasz, i wszystkie możliwe sposoby, w jakie Twoi odbiorcy mogą korzystać z Twojego produktu, w zależności od ich roli. Najlepszą praktyką jest również uwzględnienie przypadków użycia, aby zilustrować swoją wizję.

• Definicje i akronimy: każda branża lub business ma swoje własne akronimy lub żargon. Określ definicje terminów używanych w specyfikacji, aby wszystkie strony zrozumiały, co próbujesz powiedzieć.

• Spis treści: szczegółowy dokument SRS będzie prawdopodobnie bardzo długi. Dodaj spis treści, aby wszyscy uczestnicy mogli znaleźć dokładnie to, czego szukają. 

Upewnij się, że wstęp jest jasny i zwięzły. Pamiętaj, że wprowadzenie będzie Twoim przewodnikiem po pozostałej części specyfikacji, a każdy, kto będzie korzystał z tego dokumentu, powinien interpretować je w ten sam sposób.

2. Wymagania systemowe i funkcjonalne

Po przygotowaniu wstępu nadszedł czas, aby przejść do konkretów. Wymagania funkcjonalne dzielą funkcje systemu na części, które umożliwiają działanie systemu zgodnie z przeznaczeniem. 

Użyj swojego przeglądu jako punktu odniesienia, aby sprawdzić, czy Twoje wymagania spełniają podstawowe potrzeby użytkownika podczas wypełniania szczegółów. W zależności od produktu można uwzględnić tysiące wymagań funkcjonalnych. Niektóre z najczęstszych to:

• Zachowania „jeśli/to”

• Logika przetwarzania danych

• Systemowe przepływy pracy

• obsługa transakcji,

• Funkcje administracyjne

• Potrzeby regulacyjne i zgodności

• Wymagania dotyczące wydajności

• Szczegóły operacji przeprowadzanych dla każdego ekranu

Jeśli wydaje Ci się to przytłaczające, spróbuj zająć się jednym wymaganiem na raz. Im więcej szczegółów zawrzesz w dokumencie SRS, tym mniej problemów będziesz musiał rozwiązać później. 

W miarę wchodzenia w szczegóły wymagań równie ważne jest, aby materiały pomocnicze były spójne i łatwe do zrozumienia. Szablon dokumentacji technicznej może zaoszczędzić czas, ograniczyć liczbę błędów i zapewnić wszystkim – od programistów po użytkowników końcowych – jasne, aktualne instrukcje.

3. Wymagania dotyczące interfejsu zewnętrznego

Wymagania dotyczące interfejsu zewnętrznego to rodzaje wymagań funkcjonalnych, które zapewniają prawidłową komunikację systemu z komponentami zewnętrznymi, takimi jak:

• Interfejsy użytkownika: klucz do użyteczności aplikacji, który obejmuje między innymi prezentację treści, nawigację w aplikacji i pomoc dla użytkownika.

• Interfejsy sprzętowe: charakterystyka każdego interfejsu między oprogramowaniem a komponentami sprzętowymi systemu, taka jak obsługiwane typy urządzeń i protokoły komunikacji.  

• Interfejsy oprogramowania: połączenia między produktem a innymi komponentami oprogramowania, w tym bazami danych, bibliotekami i systemami operacyjnymi. 

• Interfejsy komunikacyjne: wymagania dotyczące funkcji komunikacyjnych, z których będzie korzystał produkt, takich jak e-maile lub wbudowane formularze. 

Systemy wbudowane opierają się na wymaganiach dotyczących interfejsów zewnętrznych. Należy uwzględnić takie elementy, jak układ ekranu, funkcje przycisków oraz opis zależności produktu od innych systemów. 

4. Wymagania niefunkcjonalne (NRF)

Ostatnia sekcja specyfikacji wymagań oprogramowania zawiera szczegółowe informacje na temat wymagań niefunkcjonalnych. Podczas gdy wymagania funkcjonalne mówią systemowi, co ma robić, wymagania niefunkcjonalne (NFR) określają, w jaki sposób system wdroży te funkcje. Na przykład wymaganie funkcjonalne może nakazać systemowi wydrukować list przewozowy, gdy klient zamówi produkt. Wymagania niefunkcjonalne zapewnią, że list przewozowy zostanie wydrukowany na białym papierze o wymiarach 4”x6”, czyli w standardowym rozmiarze listu przewozowego. 

System może działać nawet, jeśli nie spełniasz wymagań niefunkcjonalnych, ale możesz w ten sposób narazić na ryzyko oczekiwania użytkowników lub interesariuszy. Wymagania te sprawiają, że wymagania funkcjonalne są pod kontrolą, więc nadal obejmują takie atrybuty, jak przystępność cenowa produktu i łatwość użycia. 

Najczęstsze rodzaje wymagań niefunkcjonalnych to tzw. „Itys”. Są to:

• Bezpieczeństwo: co jest potrzebne, aby zapewnić ochronę wszelkich poufnych informacji, które oprogramowanie zbiera od użytkowników. 

• Pojemność: bieżące i przyszłe potrzeby związane z przechowywaniem danych w produkcie, w tym plan skalowania systemu w celu sprostania rosnącym wymaganiom dotyczącym pojemności.

• Kompatybilność: minimalne wymagania sprzętowe dla oprogramowania, takie jak obsługa systemów operacyjnych i ich wersji. 

• Niezawodność i dostępność: jak często użytkownicy będą korzystać z Twojego oprogramowania i jaki jest krytyczny czas awarii przy normalnym użytkowaniu. 

• Skalowalność: najwyższe obciążenia, przy których system będzie nadal działał zgodnie z oczekiwaniami. 

• Łatwość utrzymania: sposób, w jaki Twoja aplikacja powinna wykorzystywać ciągłą integrację, aby można było szybko wdrażać funkcje i poprawki błędów. 

• Użyteczność: jak łatwo jest korzystać z produktu. 

Inne typowe rodzaje wymagań niefunkcjonalnych obejmują wymagania dotyczące wydajności, przepisów i środowiska. 

Szablon specyfikacji wymagań oprogramowania

Chcesz rozpocząć własne przedsięwzięcie związane z tworzeniem oprogramowania? Nasz szablon SRS zawiera cztery kluczowe elementy skutecznego dokumentu SRS, które zapewnią Tobie i Twojemu zespołowi cenne statystyki dotyczące produktu, który będziecie tworzyć. Pamiętaj, aby wymagania były szczegółowe, jasne i zwięzłe, aby wszystkie strony miały tę samą wizję.

Najlepsze praktyki w zakresie tworzenia dokumentu SRS

Celem specyfikacji wymagań oprogramowania jest zapewnienie, że każdy zespół w każdym dziale będzie dążył do osiągnięcia jasno określonego celu. Istnieje kilka najlepszych praktyk, które należy stosować, aby dokument SRS spełniał swoje zadanie.

Wzbogać SRS o materiały wizualne

Uwzględnienie elementów wizualnych, takich jak diagramy, schematy i modele, pomoże członkom zespołu lepiej zrozumieć proces. Są one szczególnie przydatne podczas ilustrowania głównych funkcji i sposobu działania oprogramowania. 

Jedną z technik, które warto wypróbować podczas burzy mózgów nad projektem, jest tworzenie map myśli, które organizują pomysły, funkcje i scenariusze oraz rysują połączenia między nimi. Stwórz mapę myśli, aby uporządkować przypadkowe myśli, gdy zaczynasz łączyć swoje pomysły. Nie musi ona być szczegółowa – do tego służy specyfikacja. Zamiast tego skup się na kluczowych funkcjach oprogramowania i na tym, jak są ze sobą powiązane.

Zadbaj o przejrzystość i zwięzłość

Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby Twoi programiści mieli wątpliwości podczas tworzenia produktu. Staraj się nie pozostawiać członkom zespołu pola do popisu i nie pozwól im samodzielnie wypełniać luk. Opisując wymagania dotyczące oprogramowania, podaj jak najwięcej szczegółów i unikaj:

• Używania niejasnych słów, takich jak „ogólnie” lub „w przybliżeniu”

• Łączenia terminów za pomocą „/”, co może być interpretowane jako „i” lub „lub”

• Używania skomplikowanych wartości granicznych

• Używania podwójnych i potrójnych negacji

Formalna recenzja jest dobrym sposobem na wskazanie niejasności w dokumencie SRS. Zaplanuj omówienie go z każdym uczestnikiem, aby porównać jego zrozumienie wymagań i wprowadzić niezbędne zmiany. 

Poznaj użytkownika końcowego

Dodaj do specyfikacji wymagań oprogramowania swoje badania terenowe i wywiady z użytkownikami, aby jasno zrozumieć wymagania, oczekiwania i potrzeby użytkowników końcowych. Pomoże Ci to zwizualizować operacje, które użytkownik końcowy będzie wykonywał za pomocą oprogramowania. Weź pod uwagę każdy możliwy scenariusz i niuans, który może się zdarzyć, i uwzględnij go w swoim SRS. Pamiętaj, że programiści wdrożą dokładnie to, co zawrzesz w dokumencie – nie mniej, nie więcej. 

Zachowaj margines elastyczności

Specyfikacja wymagań oprogramowania to dokument, który będzie się zmieniał, co oznacza, że z każdą iteracją będziesz dodawać nowe funkcje i modyfikacje. Uwzględnij to, zachowując elastyczność wymagań na wypadek, gdyby wynik nie spełniał Twoich oczekiwań. Najlepszą praktyką jest również prowadzenie rejestru zmian wprowadzonych w dokumencie, aby uniknąć nieporozumień. Uczestnicy powinni być w stanie prześledzić każde wymaganie od jego pierwotnej wersji i zobaczyć, kto wprowadza zmianę, kiedy i dlaczego. 

Użyj dokumentów dotyczących wymagań oprogramowania, aby wyjaśnić swoją wizję

Opracowanie specyfikacji wymagań oprogramowania nie jest łatwe, ale nie jest też łatwe niekończące się rozwiązywanie problemów ani rozstrzyganie sporów między członkami zespołu. Praca włożona w kompleksowy dokument specyfikacji wymagań oprogramowania opłaci się, a rezultatem będzie produkt, z którego zarówno Ty, jak i interesariusze będziecie mogli być dumni.