6-etapowy przewodnik po zbieraniu wymagań, które pomogą Ci zrealizować projekt

Gromadzenie wymagań może wydawać się oczywiste, ale rzadko poświęca się temu pełną uwagę, na jaką zasługuje. Podobnie jak rozciąganie przed ćwiczeniami lub mycie zębów przed snem, jest to proste zadanie, które często jest pomijane. 

Jednak konsekwencje ignorowania tych pozornie prostych rzeczy mogą prowadzić do kontuzji, próchnicy lub, w przypadku zarządzania projektami, do ryzyka projektowego. 

W tym artykule przedstawimy proces gromadzenia wymagań i wyjaśnimy, w jaki sposób skupienie się na tym etapie może przyczynić się do pomyślnej realizacji projektu.

Czym jest zbieranie wymagań w zarządzaniu projektami?

Zbieranie wymagań to proces identyfikacji dokładnych wymagań projektu od początku do końca. Proces ten ma miejsce na etapie inicjacji projektu, ale zarządzanie wymaganiami będzie kontynuowane przez cały czas trwania projektu. 

Gromadzenie wymagań zwykle odbywa się podczas brief projektu lub pierwszego spotkania inaugurującego projekt.

Oto kilka pytań, które warto zadać:

• Jak długi będzie harmonogram projektu?

• Kto będzie zaangażowany w projekt?

• Jakie ryzyko może wiązać się z tym projektem?

Gromadzenie wymagań nie powinno być skomplikowane, ale jest ważnym elementem procesu inicjacji projektu.

6-etapowy proces zbierania wymagań

Aby zebrać wymagania, skorzystaj z poniższego procesu składającego się z sześciu kroków. Po zakończeniu tego procesu powinieneś mieć kompleksowy dokument wymagań określający zasoby potrzebne do przejścia przez kolejne fazy projektu.

Krok 1: Przydziel role

Pierwszym krokiem w procesie zbierania wymagań jest przypisanie ról w projekcie. Na tym etapie określasz interesariuszy projektu.

Interesariusz to każda osoba zaangażowana w projekt, niezależnie od tego, czy jest partnerem wewnętrznym, czy zewnętrznym. Na przykład klient jest interesariuszem zewnętrznym, podczas gdy kierownik działu lub członek zarządu jest interesariuszem wewnętrznym. Zidentyfikowanie tych ról pomoże Ci określić, kto powinien później przeanalizować zakres projektu. 

Inne role obejmują kierownika projektu, administratora projektu, projektantów, testerów produktów i programistów. Te osoby mogą pomóc Ci określić wymagania i zasoby potrzebne do osiągnięcia celów projektu. 

Chociaż możesz odczuwać pokusę, aby od razu rozpocząć projekt i zacząć wymieniać wszystkie rzeczy, które będą potrzebne, może to być błąd. Zwolnij i trzymaj się procesu, a będziesz mieć większe szanse na zapobieżenie ryzyku związanemu z projektem. 

Krok 2: spotkaj się z interesariuszami

Po zidentyfikowaniu interesariuszy projektu spotkaj się z nimi, aby dowiedzieć się, jakie mają oczekiwania. Zrozumienie, czego chcą interesariusze, jest ważne, ponieważ to dla nich ostatecznie tworzysz produkty końcowe. 

Możesz zadać im na przykład następujące pytania:

• Jaki jest Twój cel w tym projekcie?

• Co Twoim zdaniem sprawiłoby, że ten projekt zakończyłby się sukcesem?

• Jakie masz obawy dotyczące tego projektu?

• Co według Ciebie powinien oferować ten produkt lub usługa, a czego jeszcze nie oferuje?

• Jakie zmiany w tym projekcie poleciłbyś?

Interesariusze to osoby, dla których ostatecznie opracowujesz projekt, więc powinieneś zadać im pytania, które pomogą Ci stworzyć listę wymagań.

Krok 3: zbierz i udokumentuj

Trzeci krok w tym procesie odbywa się jednocześnie z drugim krokiem. Zbierasz informacje, zadając pytania interesariuszom. Celem jest udokumentowanie wszystkiego, co możesz, aby mieć wszystkie odpowiedzi potrzebne do rozpoczęcia projektu.

Użyj narzędzia do zarządzania projektami, aby zebrać i udokumentować te informacje. W ten sposób możesz przechowywać plan projektu, wymagania projektowe i komunikację projektową w jednym miejscu. Oto kilka przykładów tego, co możesz udokumentować:

• Odpowiedzi interesariuszy na pytania zadawane podczas rozmowy

• Pytania interesariuszy

• Prośby interesariuszy

• Komentarze interesariuszy

• Pytania i komentarze, które pojawiają się podczas rozmów

Nie musisz wykorzystywać każdej otrzymanej odpowiedzi, ale udokumentowanie wszystkiego może pomóc Ci poznać wszystkie punkty widzenia interesariuszy, co pomoże Ci w zarządzaniu wymaganiami.

Dokumentacja jest częścią procesu zbierania wymagań. Szablon dokumentacji technicznej pomaga zespołowi rejestrować wymagania, definicje i materiały w jednym, scentralizowanym miejscu, dzięki czemu wszyscy pracują na tym samym źródle.

Krok 4: Wymień założenia i wymagania

Teraz, gdy proces przyjmowania zgłoszeń został ukończony, utwórz plan zarządzania wymaganiami na podstawie zebranych informacji. 

Rozważ pytania, na które początkowo chciałeś uzyskać odpowiedzi podczas procesu zbierania wymagań. Następnie użyj ich do stworzenia celów związanych z wymaganiami, w tym: 

• Długość harmonogramu projektu: możesz nakreślić oś czasu projektu za pomocą wykresu Gantta i użyć go do wizualizacji wszelkich wymagań projektu, które zależą od kamieni milowych projektu. Niektóre wymagania będą obowiązywać przez cały czas trwania projektu, podczas gdy inne mogą mieć zastosowanie tylko w określonych fazach projektu. Na przykład przez cały czas trwania projektu będziesz potrzebować określonego budżetu na wynagrodzenia członków zespołu, ale konkretne materiały mogą być potrzebne tylko na ostatnim etapie projektu.  

• Osoby zaangażowane w projekt: określ dokładnie, którzy członkowie zespołu będą zaangażowani w projekt, w tym ilu projektantów, programistów lub menedżerów będzie potrzebnych do wykonania każdego kroku. Ludzie są częścią wymagań projektu, ponieważ jeśli nie masz potrzebnych członków zespołu, nie będziesz w stanie ukończyć projektu na czas. 

• Zagrożenia w projekcie: zrozumienie zagrożeń w projekcie jest ważną częścią identyfikacji wymagań projektu. Użyj rejestru zagrożeń, aby określić, które zagrożenia mają najwyższy priorytet, np. opinie interesariuszy, opóźnienia w harmonogramie i brak budżetu. Następnie zaplanuj burzę mózgów ze swoim zespołem, aby ustalić, jak zapobiegać tym zagrożeniom.

Podobnie jak cele SMART, wymagania projektowe powinny być wykonalne, mierzalne i określone ilościowo. Staraj się jak najdokładniej opisać budżet projektu, oś czasu, wymagane zasoby i zespół. 

Krok 5: uzyskaj zatwierdzenie

Po sformalizowaniu wymagań projektu musisz uzyskać zatwierdzenia od interesariuszy, aby upewnić się, że spełniasz potrzeby użytkowników. Zachęcanie do jasnej komunikacji może również zapobiec pełzaniu zakresu, ponieważ interesariusze będą świadomi ograniczeń projektu od samego początku. Następnie możesz przejść do planu wdrożenia, który może obejmować pozyskanie zasobów i utworzenie zespołu. 

Krok 6: monitoruj postępy

Ostatnią częścią procesu jest monitorowanie postępów w realizacji projektu. Możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić budżet projektu i inne wymagania w trakcie jego realizacji. Zaletą oprogramowania do zarządzania projektami jest to, że możesz śledzić zmiany w projekcie w czasie rzeczywistym i podejmować natychmiastowe działania, gdy coś pójdzie nie tak. 

Techniki zbierania wymagań

Podstawowy proces zbierania wymagań polega na pytaniu interesariuszy o ich opinie, ale czasami interesariusze nie wiedzą, co jest najlepsze dla projektu. W takich przypadkach to Ty odpowiadasz za zebranie informacji niezbędnych do zrozumienia, jakie powinny być wymagania projektu. Jeśli dane wejściowe są niekompletne, użyj szablonu dokumentu wymagań biznesowych, aby uporządkować to, co wiesz, i zidentyfikować pozostałe luki.

Aby upewnić się, że jesteś w pełni przygotowany na cykl życia projektu, wypróbuj te techniki badawcze.

• Kwestionariusze: kwestionariusze mogą być przydatne, jeśli musisz zadać interesariuszom to samo pytanie na tablicy. Udostępnij kwestionariusz interesariuszom z wyprzedzeniem i daj im czas na udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące wymagań projektu, aby nikt niczego nie pominął. Chociaż ankiety mogą być cennym sposobem na zebranie wymagań, nie są zbyt skuteczne w przypadku interesariuszy z kadry kierowniczej, którzy mogą być zbyt zajęci, aby je wypełnić.

• Scenariusze przypadków użycia: scenariusz przypadku użycia to pisemny opis tego, jak Twoim zdaniem członkowie zespołu zrealizują projekt. Scenariusze te mogą obejmować osoby zaangażowane w projekt, oczekiwane od nich działania oraz kroki, które podejmą, aby osiągnąć cel projektu. Udostępnienie scenariusza użycia daje interesariuszom jasny obraz harmonogramu projektu i planowanych produktów końcowych. Interesariusze mają wówczas punkt odniesienia, jeśli przypadek użycia nie spełnia ich oczekiwań.

• Mapy myśli: mapy myśli to wizualna forma burzy mózgów, która jest szczególnie pomocna w ocenie wymagań projektowych. W centrum mapy umieść główny cel projektu. W bąbelkach rozgałęzianie się od głównego celu wymień kategorie rzeczy, których potrzebujesz. W miarę rozwijania mapy możesz dodawać więcej szczegółów dotyczących wymagań, aż do momentu, gdy wszystkie wymagania projektu zostaną uwzględnione. 

• Prototypowanie: rozmowy z interesariuszami mogą nie przynieść rezultatów, jeśli nie wiedzą oni dokładnie, czego oczekują od projektu. W takim przypadku spróbuj stworzyć prototypy, aby pokazać interesariuszom, jak może wyglądać potencjalny produkt końcowy. Może to pomóc interesariuszom określić, co im się podoba, a co nie, dzięki czemu będziesz w stanie zidentyfikować dokładne wymagania potrzebne do rozpoczęcia projektu. 

Jeśli żadna z tych technik nie wydaje się odpowiednia, sprawdź inne narzędzia online, które pomogą Ci zebrać informacje, takie jak tablica pomysłów, grupa fokusowa, historie użytkowników lub szablon macierzy decyzji.

Dlaczego gromadzenie wymagań jest ważne?

Gromadzenie wymagań jest nie tylko korzystne dla projektu, ale wręcz niezbędne. Czy pamiętasz, dlaczego ostatni projekt, który Ci się nie udał, nie poszedł dobrze? Czy zabrakło Ci zasobów lub przekroczyłeś budżet? Czy nie doceniono czasu potrzebnego na ukończone projektu? Są to zagrożenia związane z projektem, którym możesz zapobiec, postępując zgodnie z procesem zbierania wymagań.

Istnieje wiele korzyści z gromadzenia wymagań, takich jak:

• Zwiększenie satysfakcji interesariuszy: gdy postępujesz zgodnie ze skutecznym procesem gromadzenia wymagań, zwiększasz satysfakcję interesariuszy, dostarczając produkty końcowe projektu, które są bardziej zgodne z założeniami. Interesariusze będą zadowoleni, gdy będą wiedzieć, czego się spodziewać po Twoim projekcie.

• Zwiększa wskaźnik powodzenia projektu: gromadzenie wymagań zwiększa również wskaźnik powodzenia projektu, ponieważ im bardziej jesteś przygotowany na nadchodzący projekt, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka projektowego. 

• Zmniejszenie kosztów projektu: napotkanie ryzyka w projekcie może prowadzić do zwiększenia kosztów projektu. Unikając tych zagrożeń, możesz obniżyć koszty i zmieścić się w budżecie. Nie chcesz przecież wydawać na projekt więcej pieniędzy niż to konieczne, więc jest to duża zaleta gromadzenia wymagań. 

Usprawnij zbieranie wymagań dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Gromadzenie wymagań jest ważną częścią planowania projektu. Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz rozmowy z interesariuszami, czy wykonujesz inne rodzaje badań, aby sporządzić listę wymagań projektowych, posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami, które może przechowywać wszystkie informacje i bezproblemowo przenosić je do następnej fazy, będzie bardzo pomocne. 

Gdy interesariusze i członkowie zespołu mają wspólny dostęp do danych, mogą komunikować się i współpracować od początku do końca projektu, zmniejszając ryzyko niepowodzeń.