Jak określić zakres projektu w 8 krokach

W zarządzaniu projektami ważne jest, aby stawiać sobie ambitne, ale realistyczne cele. Zakres projektu powinien być odpowiedni: wystarczająco duży, aby objąć wszystkie produkty końcowe projektu, a jednocześnie na tyle mały, aby cele były osiągalne.

Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest określenie zakresu projektu. Określenie zakresu projektu pozwoli dostarczyć produkty końcowe na czas i w ramach przyjętego budżetu bez przeciążania zespołu. W tym artykule zajmiemy się wszystkim, co należy wiedzieć, aby określić zakres projektu i nim zarządzać.

Czym jest zakres projektu?

Zakres projektu to sposób na wyznaczenie granic projektu oraz celów, dat wykonania i oczekiwanych produktów końcowych projektu. Dzięki jasno określonemu zakresowi projektu torujesz drogę do osiągnięcia celów i założeń projektu na czas i bez przeciążania członków zespołu.

Nie musisz samodzielnie określać zakresu projektu. Zaangażuj kluczowych interesariuszy projektu i upewnij się, że wszyscy mają dostęp do tych samych informacji. Na przykład, w przypadku wprowadzania nowego produktu na rynek, trzeba koordynować działania interesariuszy z zaangażowanych zespołów w firmie (tj. z zespołu produktowego, projektowego oraz tworzącego treści). W zależności od złożoności projektu możesz również wdrożyć proces kontroli zmian (więcej o tym później).

Czym jest opis zakresu projektu?

Opis zakresu projektu to pisemny dokument określający zakres projektu. W zależności od złożoności projektu może on być częścią planu projektu lub osobnym dokumentem. Ponadto jeśli współpracujesz również z zewnętrznym zespołem lub agencją, możesz przekształcić swój opis w określenie zakresu pracy, aby wzmocnić umowę z dostawcą.

Czym jest pełzanie zakresu?

Pełzanie zakresu ma miejsce wtedy, gdy produkty końcowe projektu wykraczają poza jego zakres. Załóżmy, że pracujesz nad wprowadzeniem nowego produktu na rynek, ale nie masz opracowanego opisu zakresu projektu. Chociaż projekt jest już bardzo zaawansowany, interesariusz informuje, że trzeba dostarczyć dodatkowy produkt końcowy – komunikat prasowy. Kilka dni później inny interesariusz prosi o napisanie posta na bloga o nowym produkcie. Prawdopodobnie Twój zespół nie przewidział ani nie przygotował się na tę dodatkową pracę, co może powodować niepotrzebny stres, a nawet opóźnienia w dostarczeniu pierwotnych produktów końcowych.

Pełzanie zakresu prowadzi do konieczności pracy nad zadaniami, które nie zostały przewidziane na początku projektu. Może to prowadzić do opóźnień, przepracowania lub niskiej jakości produktów końcowych projektu.

Jak uniknąć pełzania zakresu? Przygotuj opis zakresu projektu na wczesnym etapie i udostępnij go wszystkim interesariuszom. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco wiedzieć, co obejmuje Twój projekt, a czego nie.

Korzyści z wczesnego określenia zakresu projektu

Efektywne planowanie projektu obejmuje określenie zakresu projektu. Bez jasnego określenia zakresu oczekiwania projektowe mogą stale rosnąć i przekraczać możliwości zespołu, prowadząc do opóźnień i przepracowania. Po określeniu zakresu projektu możesz zwizualizować cały cykl życia projektu i ocenić, czy Twoje cele są osiągalne. Szczegółowo określony zakres projektu pozwala:

• upewnić się, że wszyscy interesariusze jasno rozumieją granice projektu;

• zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i uzyskać ich poparcie;

• zmniejszyć ryzyko związane z projektem;

• odpowiednio zaplanować budżet i zasoby;

• dostosować projekt do głównych celów;

• zapobiegać pełzaniu zakresu;

• utworzyć proces dla próśb o zmiany (w przypadku złożonych projektów).

Jak określić zakres projektu w 8 krokach

1. Zacznij od zdefiniowania celów projektu

Przed przystąpieniem do określenia zakresu projektu, najpierw należy wyznaczyć jego cele. Cele projektu to zasoby, które planujesz dostarczyć na koniec projektu. Zakres projektu opisuje sposób osiągnięcia celów projektu, ale wcześniej musisz zrozumieć, w jakim kierunku iść.

2. Opracuj plan zarządzania zasobami

Oprócz celów projektu pomyśl również o zasobach, którymi będziesz dysponować. W zarządzaniu projektami zasób może obejmować zarówno budżet projektu, jak i moce przerobowe zespołu. Plan zarządzania zasobami określa, jakie zasoby są dostępne dla danego projektu i jak efektywnie z nich korzystać.

Najlepiej utworzyć plan zarządzania zasobami przed określeniem zakresu projektu. W ten sposób podczas tworzenia opisu zakresu projektu będziesz wiedzieć, jakie zasoby są dostępne, a tym samym możesz odpowiednio dostosować zakres projektu.

3. Zbierz wszystkie dodatkowe wymagania projektu

W ramach planowania projektu istnieją inne ważne elementy, których nie można pominąć. Na tym etapie jednak warto skupić się na innych potencjalnych czynnikach wpływających na zakres projektu. Pamiętaj, że zakres projektu wyznacza granice i kluczowe cele, a także budżet, zasoby i oczekiwane produkty końcowe. Jeśli istnieją inne czynniki, które mogą odgrywać rolę, takie jak oś czasu projektu, warto wziąć je pod uwagę już teraz.

4. Przygotuj opis zakresu projektu

Teraz czas skonsolidować wszystkie przeprowadzone badania w jednym dokumencie: opisie zakresu projektu. Powinien on wyjaśniać, co obejmuje zakres projektu, a czego nie oraz dlaczego.

W zależności od złożoności projektu opis zakresu projektu może przybrać formę wypunktowanej listy, dłuższego akapitu lub kompleksowego dokumentu określenia zakresu pracy. Niezależnie od jego długości, opis powinien zawierać cele projektu oraz wyjaśniać, co obejmuje projekt, a czego nie.

Jeśli potrzebujesz pomocy w określeniu zakresu, oto kilka pytań, które możesz sobie zadać:

• Dlaczego pracujemy nad tym projektem? Jakie są nasze cele i jakie produkty końcowe chcemy dostarczyć?

• Jakie są nasze ograniczenia? Jaki budżet, ilu pracowników i jakie zasoby mamy do dyspozycji? Którzy członkowie zespołu będą zaangażowani w projekt?

• Na kiedy musimy dostarczyć produkty końcowe? Jaki jest harmonogram projektu?

• Jaki jest zakres projektu?

Przykładowy opis zakresu projektu

Załóżmy, że pracujesz nad przeprojektowaniem strony internetowej swojej firmy. Oto jak może wyglądać Twój zakres projektu:

Cel projektu: przeniesienie backendu strony na platformę CMS w celu poprawy szybkości i ergonomii strony.

Zasoby:

• Zespół programistów (trzy osoby), 30 godzin pracy tygodniowo przez 6 tygodni

• Kierownik ds. technicznych (jedna osoba), 10 godzin pracy tygodniowo przez 6 tygodni

• Przegląd IT i analiza prawna (dwa zespoły), 5 godzin pracy doraźnej tygodniowo

• 7000 USD na platformę CMS

Produkty końcowe projektu:

• Szkolenie dla wszystkich autorów treści, koniec maja 2021 r.

• Przeniesienie całej strony na nową platformę CMS do czerwca 2021 r.

Mapa drogowa i oś czasu projektu:

• 26 kwietnia: określenie zakresu prac przy przejściu na nową platformę CMS

• 10 maja: przegląd IT i analiza prawna

• 17 maja – 3 czerwca: przeniesienie strony przez programistów

• 31 maja: szkolenie dla autorów treści

• 4 czerwca: uruchomienie platformy CMS

Poza zakresem:

• Nowy system DAM

• Konfigurowalne strony na nowej platformie CMS

5. Uzyskaj odpowiedni udział i zatwierdzenie od kluczowych interesariuszy

Przed zatwierdzeniem opisu zakresu projektu upewnij się, że interesariusze projektu wyrażają zgodę. Jest to okazja do wprowadzenia zmian, ponownego przyjrzenia się celom projektu i podjęcia decyzji, co jest, a co nie jest częścią projektu. Po uruchomieniu projektu trudniej będzie dokonać zmian w poszczególnych elementach opisu zakresu projektu, dlatego należycie zakomunikować zakres wszystkim ważnym interesariuszom.

6. W razie potrzeby utwórz proces kontroli zmian

Jeśli masz wielu interesariuszy lub zarządzasz złożoną inicjatywą, warto również ustanowić proces kontroli zmian. W przypadku dużych lub złożonych projektów niektóre rzeczy nieuchronnie będą musiały ulec zmianie. Powody to np. zbyt optymistyczny harmonogram, otrzymanie nowych informacji zwrotnych od klientów prowadzące do istotnych zmian w produktach końcowych. Projekt nie powinien być całkowicie zamknięty na zmiany, ale nie każdy powinien mieć możliwość ich wprowadzania, gdyż może to prowadzić do pełzania zakresu.

Proces kontroli zmian to zestaw kroków, przez które muszą przejść zmiany proponowane przez interesariuszy, zanim zostaną zaakceptowane. Aby utworzyć ten proces, ustal sposób, w jaki zespół projektowy i interesariusze mogą przesyłać wnioski o zmianę – na przykład za pomocą formularza. Następnie wstępnie wybrana grupa najważniejszych interesariuszy powinna przejrzeć wniosek i ocenić, czy zmiana jest na tyle ważna, aby uwzględnić ją w projekcie. Jeśli odpowiedź brzmi tak, ponownie oceń priorytety innych prac, aby uniknąć pełzania zakresu.

7. Udostępnij zespołowi opis zakresu projektu

Po tym, jak interesariusze zapoznali się z zakresem projektu i go zatwierdzili, udostępnij go zespołowi projektowemu. Rozważ użycie narzędzia do zarządzania pracą, aby zapewnić zespołowi jedno źródło informacji o pracy, którą należy wykonać.

8. Odwołuj się do opisu zakresu projektu w trakcie trwania projektu

Często odwołując się do opisu zakresu projektu, możesz upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z planem i nie grozi mu pełzanie zakresu. Jeśli do projektu zostaną dodane nowe elementy, które nie przeszły zatwierdzonego procesu kontroli zmian, zachęć autora proponowanej zmiany do zapoznania się z opisem zakresu projektu i poproś go o zgłoszenie swojego pomysłu za pośrednictwem wniosku lub innego wdrożonego procesu.

Użyj zakresu projektu, aby wyznaczyć zdrowe granice

Opis zakresu projektu to świetne narzędzie, które zapewni, że Twój projekt zostanie zrealizowany na czas i odniesie sukces. To także świetny sposób na wsparcie zespołu projektowego i zapobieganie wypaleniu. Ale zakres projektu jest przydatny tylko wtedy, gdy został skutecznie zakomunikowany. Upewnij się, że udostępnisz dokument dotyczący zakresu projektu na wczesnym etapie projektu. Następnie często odwołuj się do niego w trakcie trwania projektu.