Harmonogram projektu: jak go utworzyć, z przykładami i wskazówkami
Jak się do tego zabrać? Można zacząć od utworzenia karty projektu lub uzasadnienia biznesowego celem uzyskania akceptacji dla projektu. Kiedy już to zrobisz, możesz stworzyć plan projektu, aby nakreślić wszystkie objęte nim działania. Kolejnym krokiem będzie zaplanowanie spotkania inauguracyjnego i sesji burzy mózgów z udziałem wszystkich kluczowych interesariuszy. W zależności od projektu możesz nawet przygotować brief kreatywny. Jednak o ile wymienione strategie mogą być kluczowymi elementami uruchomienia projektu, najlepszym sposobem na wizualizację planu projektu i koordynację działań w oparciu o cele biznesowe jest stworzenie harmonogramu projektu.
Czym jest harmonogram projektu?
Harmonogram projektu, który powinien być podstawą rozpoczęcia każdego projektu, to ogólny zarys jego produktów końcowych, kluczowych kamieni milowych oraz najważniejszych celów. Powinien być pierwszą rzeczą, jaką utworzysz przystępując do realizacji projektu. Później możesz wykorzystać go do tworzenia innych ważnych dokumentów związanych z planowaniem projektu, takich jak plan projektu.
Jeśli tworzenie harmonogramu projektu to dla Ciebie nowość, odróżnienie go od innych elementów związanych z planowaniem projektu może być trudne. Oto czym się różnią:
Harmonogram projektu a plan projektu
Harmonogram projektu i plan projektu mają wiele wspólnych cech. Oba dokumenty powinny być stworzone na początku projektu i mają cechy rozwojowe – w razie potrzeby można je dostosowywać. Jednak w przeciwieństwie do planu projektu, celem harmonogramu projektu jest przedstawienie ogólnego zarysu projektu. Opracowując go, nie wchodź w zbyt wiele szczegółów, aby nie minęło się to z celem. Pamiętaj o tym: mapa drogowa stanowi przegląd informacji, a przewodnik.
Dla porównania, chcąc stworzyć dobry plan projektu, należałoby uwzględnić różne szczegóły, takie jak oś czasu, budżet, role poszczególnych interesariuszy oraz wskaźniki sukcesu, które posłużą do oceny projektu.
Harmonogram projektu a mapa drogowa produktu
Mapa drogowa produktu to wizja Twojego zespołu produktowego na temat funkcji, które planujesz opublikować w danym okresie czasu. Stanowi centralne źródło informacji dla Twojego zespołu odnośnie tych wydań. Przeważnie zawiera różne szczegóły, takie jak priorytet lub zakres wdrożenia, listę interesariuszy z zespołów produktowych i inżynieryjnych, zestawienie materiałów marketingowych itp.
Mimo że harmonogram projektu może kojarzyć Ci się z mapą drogową produktu, są to dwie zupełnie różne rzeczy. Każdy projekt (nie tylko wprowadzenia nowego produktu) powinien mieć harmonogram. Załóżmy, że chcesz stworzyć harmonogram dla wirtualnego wydarzenia planowanego przez Twój zespół lub nadchodzącego projektu zespołu IT. W obu przypadkach harmonogram projektu nakreśli cele projektu oraz drogę do ich osiągnięcia.
Harmonogram projektu a wykres Gantta
Wykres Gantta to narzędzie do wizualizacji projektu przypominające oś czasu. Jego poziome wykresy słupkowe przedstawiają zadania i produkty końcowe projektu. Często harmonogram projektu jest tworzony przez zespoły przy użyciu wykresu Gantta w widoku osi czasu. W takim przypadku poziome wykresy słupkowe na wykresie Gantta przedstawiają najważniejsze inicjatywy w czasie.
Jednak wykresy Gantta mogą być pomocne nie tylko przy tworzeniu harmonogramów projektów. Wykresy Gantta ułatwiają wizualizację zależności między zadaniami. Pozwalają na szybką, wizualną analizę tego, jak poszczególne elementy projektu układają się w całość i które terminy realizacji istotnych kamieni milowych się zbliżają.
Nawet jeśli planujesz stworzyć mapę drogową projektu w formie wykresu Gantta, warto wybrać narzędzie, które oferuje różne sposoby wizualizacji pracy i umożliwia łatwe przełączanie się między widokami – nie tylko osi czasu, ale również tablicy Kanban, listy zadań i kalendarza. Dzięki temu nie tylko stworzysz skuteczną mapę drogową projektu, ale także różni interesariusze będą mogli wyświetlać pracę w sposób, który najbardziej im odpowiada.
Dlaczego warto utworzyć mapę drogową projektu
Jeśli po raz pierwszy tworzysz mapę drogową projektu, pewnie zastanawiasz się, czy to na pewno potrzebne. To prawda, że niektóre projekty mogą się bez niej obejść (więcej o tym później), ale w przypadku projektów o określonym czasie trwania, mapa drogowa jest najlepszym sposobem na przekazanie głównych celów projektu interesariuszom. Stworzenie mapy drogowej projektu przed spotkaniem inauguracyjnym ma trzy główne zalety:
1. Definiuje cele projektu
Głównym zadaniem mapy drogowej projektu jest określenie celów projektu jeszcze przed zaplanowaniem spotkania inauguracyjnego i stworzeniem planu projektu. Pozwala ona określić punkt wyjścia i pokazuje kierunek, w jakim należy podążać. Nawet jeśli nie zawiera zbyt wielu szczegółowych informacji na temat sposobu, w jaki zamierzasz osiągnąć cele, określenie ich na wczesnym etapie pomoże Ci zwiększyć przejrzystość i zrealizować cele projektu.
Załóżmy, że opracowujesz mapę drogową kalendarza publikacji w mediach społecznościowych. Znasz punkt wyjścia (tj. liczbę obserwujących i ich zaangażowanie), a mapa drogowa projektu pomaga Ci zdefiniować Twoje cele i przypisać im konkretne terminy. Być może chcesz podwoić liczbę swoich obserwujących na Instagramie w ciągu najbliższych 6 miesięcy, albo dwukrotnie zwiększyć wskaźnik zaangażowania w ciągu najbliższego roku? Bez względu na plan, mapa drogowa projektu może pomóc zarówno Tobie, jak i Twoim interesariuszom zobaczyć szerszy obraz sytuacji.
2. Pomaga uzyskać akceptację dla produktów końcowych projektu na wczesnym etapie
W ramach tworzenia mapy drogowej projektu musisz określić, jakie produkty końcowe są istotne w tym projekcie. Zdefiniowanie ich przed spotkaniem inauguracyjnym pomoże Ci zdecydować, kogo zaprosić na spotkanie, zapewnić interesariuszom lepszy wgląd w projekt, a w efekcie uzyskać ich akceptację.
Załóżmy, że opracowujesz mapę drogową projektu śledzenia opinii klientów. Będzie ona zawierać ogólne informacje o projekcie, wyjaśniać, w jaki sposób obecnie działa Twój proces śledzenia opinii i jak Twój projekt stopniowo pomoże go zoptymalizować. Mapa drogowa pomoże dodatkowo określić, jakie są oczekiwane produkty końcowe projektu. Pracujesz może nad stworzeniem bazy danych wszystkich informacji zwrotnych z funkcją sortowania i przeszukiwania, albo chcesz otrzymać co najmniej 100 informacji zwrotnych od klientów do końca roku podatkowego? We wszystkich przypadkach konieczne jest jasne i precyzyjne zdefiniowanie produktów końcowych projektu.
3. Umożliwia zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy od samego początku
Przegląd: gotowy. Produkty końcowe projektu: gotowe. Mapę drogową projektu tworzysz po to, by udostępnić interesariuszom ważne informacje, oraz aby zdobyć ich aprobatę dla rezultatów, kamieni milowych i harmonogramu projektu. Mając wszystkie te informacje na pierwszym spotkaniu inauguracyjnym, interesariusze projektu mogą uzyskać ogólny obraz zakresu projektu i jego ram czasowych.
Załóżmy, że masz już mapę drogową projektu dla nowej kampanii marketingowej. Na spotkaniu inauguracyjnym interesariusze z innych działów mogą mieć własne pomysły dotyczące zakresu i celów projektu. Zamiast przekształcać spotkanie w sesję burzy mózgów, przedstawisz jasny plan, który nakreśli główne kamienie milowe i cele projektu. W ten sposób możesz od samego początku zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, a tym samym zapewnić pomyślą realizację projektu.
Jak stworzyć mapę drogową projektu w 5 krokach
Do stworzenia dobrej mapy drogowej projektu potrzebujesz sposobu na wizualizację osi czasu, produktów końcowych i harmonogramu. Te elementy składają się na mapę drogową projektu – ogólny zarys tego, co się dzieje, kiedy się dzieje i w jakie inicjatywy będą zaangażowani Twoi współpracownicy i interesariusze projektu.
Oto szczegółowe spojrzenie na to, jak stworzyć mapę drogową projektu:
Krok 1: nakreśl harmonogram projektu
Najważniejsze jest rozpoczęcie od harmonogramu projektu, ponieważ stanowi on podstawę dla całej mapy drogowej. Zacznij od ustalenia daty rozpoczęcia i zakończenia projektu. Ten krok obejmuje nakreślenie kluczowych faz projektu i upewnienie się, że masz realistyczną oś czasu dla wszystkich kamieni milowych i produktów końcowych projektu.
Rozważ skorzystanie z wykresu Gantta lub podobnego narzędzia do tworzenia mapy drogowej, aby w przejrzysty sposób przedstawić oś czasu. Ta wizualizacja pomaga wykryć wszelkie potencjalne konflikty w harmonogramie i gwarantuje, że każdy członek zespołu będzie miał orientację na temat osi czasowej projektu.
Krok 2: zdefiniuj produkty końcowe i kamienie milowe
Określenie produktów końcowych, które powstaną w wyniku realizacji Twojego projektu, ma zasadnicze znaczenie.
Produkty końcowe to wymierne rezultaty lub produkty, które zostaną wytworzone w wyniku projektu.
Kamienie milowe to ważne punkty kontrolne lub wydarzenia w ramach cyklu życia projektu.
Ten krok wymaga sporządzenia listy wszystkich oczekiwanych produktów końcowych projektu i określenia kluczowych kamieni milowych, w tym konkretnych dat wykonania. Aby zagwarantować orientację i porozumienie między interesariuszami a zespołem projektowym, ważne jest, aby były one jak najbardziej szczegółowe.
Krok 3: połącz zależności zadań
Z zależnościami zadań mamy do czynienia, gdy zespół musi ukończyć realizację jednego zadania przed rozpoczęciem kolejnego. Krok ten obejmuje określenie i udokumentowanie zależności między zadaniami.
Aby zaplanować pracę w sposób logiczny i zagwarantować, że zadania wstępne zostaną ukończone przed rozpoczęciem tych zależnych, konieczne jest orientacja w zależnościach. Dzięki przejrzystości możesz uniknąć wąskich gardeł i zoptymalizować przepływ pracy na osi czasu projektu.
Krok 4: zidentyfikuj potencjalne zagrożenia
Rozpoznanie potencjalnych zagrożeń i przeszkód na wczesnym etapie procesu planowania projektu ma kluczowe znaczenie dla jego pomyślnego ukończenia. Krok ten obejmuje określenie wszelkich czynników, które mogą potencjalnie opóźnić lub wykoleić projekt oraz opracowanie planów awaryjnych dla tych zagrożeń.
Chodzi o to, aby wyprzedzać ewentualne wyzwania, a nie tylko reagować, gdy już się pojawią. Rozważ przeprowadzenie sesji oceny ryzyka z zespołem projektowym i przeprowadź burzę mózgów na temat potencjalnych zagrożeń i strategii ich ograniczania.
Krok 5: informowanie interesariuszy na bieżąco
Udostępnienie mapy drogowej projektu kluczowym interesariuszom jest ostatnim krokiem do uzyskania ich akceptacji i wsparcia. Obejmuje to przedstawienie mapy drogowej interesariuszom i wyjaśnienie kluczowych elementów, takich jak harmonogram projektu, produkty końcowe, kamienie milowe, zależności i ryzyko.
Jest to okazja do zebrania informacji zwrotnych, wprowadzenia niezbędnych korekt i upewnienia się, że wszystkie zaangażowane osoby jasno rozumieją wizję i cele projektu. Angażowanie interesariuszy na wczesnym etapie i często pomaga dostosować oczekiwania oraz zabezpieczyć niezbędne zasoby i wsparcie dla projektu.
Najlepszym sposobem na tworzenie i udostępnianie mapy drogowej projektu jest korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. Dzięki Asanie Twoi interesariusze mają jedno źródło informacji i ogólny wgląd w cały projekt, a nie tylko mapę drogową. Udostępniając jedno źródło informacji, Twój zespół będzie mógł lepiej planować, zarządzać i wykonywać swoje zadania.
Przykłady map drogowych projektów
Chociaż istnieją różne sposoby na opracowanie mapy drogowej projektu, powinna ona być tak skonstruowana, aby umożliwiać optymalną wizualizację całej pracy. Oto dwa przykłady, które pomogą Ci zacząć.
Przykładowa mapa drogowa wirtualnego wydarzenia
Przykładowa mapa drogowa projektu dla zespołu IT
Ta mapa drogowa projektu obejmuje wiele „korytarzy” – w tym przypadku dział IT planuje trzy duże inicjatywy w czwartym kwartale, z których każda ma odrębny przegląd i cele. Ponieważ pracownicy działu IT będą pracować nad tymi trzema inicjatywami, pomocne może być posiadanie planu działania w jednym miejscu. W ten sposób cały zespół IT dysponuje jednym źródłem wiedzy na temat wszystkich trzech inicjatyw.
Wskazówki, jak wdrożyć skuteczną mapę drogową projektu
Tworzenie mapy drogowej projektu może często przypominać poruszanie się we mgle, zwłaszcza gdy w grę wchodzi wydajność i produktywność zespołu. Częstym wyzwaniem, z którym boryka się wiele zespołów podczas opracowywania map drogowych projektów, jest tendencja do nadmiernej złożoności lub oderwania się od rzeczywistych ograniczeń i celów projektu. Ta rozbieżność prowadzi do zamieszania, niedotrzymania terminów i niespełnienia oczekiwań.
Aby wypełnić lukę między planowaniem mapy drogowej a jej realizacją, zapoznaj się z praktycznymi wskazówkami, które pozwolą dostosować mapę drogową do celów zespołu.
Zapoznaj się z celami projektu
Przed rozpoczęciem procesu tworzenia mapy drogowej ważne jest, aby mieć jasny obraz celów projektu. Dzięki temu mapa drogowa projektu służy jako przewodnik po dostosowaniu każdego zadania i kamienia milowego do nadrzędnych celów strategicznych.
Przykład: zespół programistów pracuje nad nową aplikacją. Jeśli używasz metodologii Agile, mapa drogowa projektu powinna określać kluczowe kamienie milowe, takie jak zakończenie fazy projektowania, testy beta i oficjalne uruchomienie. Dodatkowo, mapa drogowa powinna bezpośrednio łączyć każdy kamień milowy z celem projektu, jakim jest dostarczenie przyjaznej dla użytkownika i funkcjonalnej aplikacji w ustalonym czasie. Ten szczegółowy widok pomaga efektywniej zarządzać cyklem życia projektu.
Zaangażuj członków zespołu i kluczowych interesariuszy w proces planowania
Zaangażowanie zespołu projektowego w planowanie mapy drogowej ma kluczowe znaczenie dla stworzenia realistycznej i osiągalnej mapy drogowej projektu. Takie podejście oparte na współpracy zapewnia akceptację ze strony wszystkich członków zespołu i głównych interesariuszy oraz pozwala wykorzystać ich wiedzę i doświadczenie.
Przykład: zespół marketingowy planuje wprowadzenie produktu na rynek. Włączając do pracy nad przygotowaniem mapy drogowej członków zespołu z działów projektowania, treści i mediów społecznościowych, kierownik projektu może zapewnić, że mapa drogowa będzie odzwierciedlać kompleksową strategię, która uwzględnia mocne strony i ramy czasowe każdego działu.
Priorytetyzacja elastyczności
Chociaż posiadanie szczegółowej mapy drogowej projektu jest ważne, do uwzględnienia nieprzewidzianych zmian, blokad lub wyzwań niezbędna jest elastyczność. Aby zapobiec zakłóceniu projektu przez nieprzewidziane zmiany, mapa drogowa powinna być wystarczająco elastyczna, aby umożliwić wprowadzanie zmian. Obejmuje to skuteczne zarządzanie backlogiem zadań poprzez regularny przegląd i priorytetyzację zadań, a także dostosowywanie planu bazowego projektu – jego planowanego zakresu, osi czasu i kosztów – w celu nanoszenia niezbędnych aktualizacji.
Przykład: projekt budowlany boryka się z nieoczekiwanymi problemami z łańcuchem dostaw. Elastyczna mapa drogowa projektu obejmowałaby czasy przerw i alternatywne ścieżki, aby utrzymać postęp projektu na właściwych torach pomimo tych nieprzewidzianych przeszkód. Właściwa alokacja zasobów i zarządzanie przepływem pracy gwarantują, że na każdym etapie projektu dostępny jest odpowiedni personel, narzędzia i budżet, aby zapobiec wąskim gardłom i zapewnić pomyślną realizację projektu.
Regularnie przeglądaj i aktualizuj mapę drogową
Mapa drogowa projektu nie jest narzędziem typu „raz, a dobrze” – wymaga ona regularnych rewizji i aktualizacji w celu odzwierciedlenia aktualnego stanu projektu i wszelkich zmian związanych z celami lub czynnikami zewnętrznymi.
Przykład: długoterminowy przegląd infrastruktury IT. W miarę postępu projektu mogą pojawić się nowe technologie lub lepsze rozwiązania. Regularne przeglądanie mapy drogowej pozwala kierownikowi projektu na uwzględnienie tych postępów i upewnienie się, że projekt nadąża za technologią i jest realizowany jak najwydajniej.
Używaj programów do zarządzania projektami
Oprogramowanie do zarządzania projektami może znacznie usprawnić proces tworzenia i utrzymywania mapy drogowej projektu. Te platformy oferują scentralizowane miejsce do śledzenia postępów, zarządzania zadaniami i ułatwiania komunikacji między członkami zespołu i kluczowymi interesariuszami.
Przykład: zespół projektowy Agile pracujący nad transformacją cyfrową na dużą skalę może korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby zintegrować swoją mapę drogową z narzędziami do mierzenia czasu, zarządzania zasobami i komunikacji. Te integracje z narzędziem do tworzenia map drogowych zapewniają kompleksowy wgląd w postępy projektu, dzięki czemu liderzy mogą wcześnie identyfikować wąskie gardła i dostosowywać je w czasie rzeczywistym.
Czy każdy projekt musi mieć mapę drogową?
Oczywiście, że nie. Jeśli nie wymaga tego zakres projektu – na przykład kalendarz wpisów na blogu na nadchodzący miesiąc lub inicjatywa o niskim priorytecie w celu naprawienia błędów – można obejść się bez mapy drogowej. W takim przypadku nadal efektywne jest regularne kontaktowanie się z interesariuszami projektu i przechowywanie informacji o projekcie w centralnym źródle informacji. Podsumowując: nie narzucaj mapy drogowej projektu tam, gdzie nie jest ona potrzebna.
Stwórz mapę drogową projektu dla swojego zespołu
Mając dobrze opracowaną mapę drogową projektu, możesz dzielić się z zespołem informacjami na temat celów projektu, sposobu ich osiągnięcia i uczestników. Mapa drogowa projektu stanowi punkt wyjścia do jego planowania i doskonały sposób na pomyślne rozpoczęcie.
Chcesz stworzyć swoją pierwszą mapę drogową projektu? Wypróbuj Asanę, lidera w zarządzaniu pracą i najlepsze narzędzie dla Twojego zespołu.
