Zarządzanie zakresem projektu: plan, szablon i przewodnik

Zarządzanie zakresem projektu jest jak prowadzenie samochodu. Jeśli nie będziesz patrzeć przed siebie, samochód zjedzie z drogi. Podobnie, jeśli nie kontrolujesz zakresu projektu, projekt zboczy z toru. Plan zarządzania zakresem określa procesy związane z realizacją projektu i służy jako wytyczna, która pozwala utrzymać projekt w określonych granicach. 

Jako kierownik projektu odpowiadasz za poprowadzenie zespołu przez cykl życia projektu. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest plan zarządzania zakresem i jak może on pomóc Ci w fazie planowania. Gdy zrozumiesz proces zarządzania zakresem, Twój plan przygotuje Ciebie i Twój zespół na sukces.

Czym jest zarządzanie zakresem projektu?

Zarządzanie zakresem projektu odnosi się do procesu definiowania i kontrolowania tego, co wchodzi w skład projektu, a co nie. Chodzi o zrozumienie celów projektu, kamieni milowych, zadań, terminów, wyników i kosztów oraz zapewnienie, że wszystko jest dostosowane do celów projektu. Dobrze zdefiniowany plan zarządzania zakresem jest niezbędny do pomyślnej realizacji projektu, ponieważ pomaga zapobiegać pełzaniu zakresu, zapewnia efektywne wykorzystanie zasobów i utrzymuje projekt na właściwych torach.

Etapy zarządzania zakresem projektu

Skuteczne zarządzanie zakresem projektu obejmuje kilka kluczowych etapów: inicjowanie, planowanie, definiowanie, weryfikację i kontrolę zakresu projektu. Realizując te kroki, kierownicy projektów mogą stworzyć szczegółowy plan zarządzania zakresem projektu, który określa, w jaki sposób zakres będzie definiowany, zatwierdzany i kontrolowany w całym cyklu życia projektu. 

Plan ten stanowi mapę drogową dla interesariuszy, która pozwala im zrozumieć granice projektu i pomaga wszystkim być na bieżąco od początku do końca.

Inicjacja

Faza inicjacji stanowi podstawę, ponieważ określa część projektu, na której należy się skupić, oraz główne cele. Na tym etapie tym angażuje się kluczowych interesariuszy, ocenia wykonalność projektu i opracowuje jasny zakres prac lub kartę projektu. Faza inicjacji tworzy solidne podstawy dla wszystkich kolejnych działań w ramach projektu.

Planowanie

Na etapie planowania zespół projektowy współpracuje nad opracowaniem kompleksowego podejścia, które określa oś czasu projektu, zakres podstawowy i budżet projektu. To właśnie na tym etapie kluczowe znaczenie ma zdefiniowanie zakresu. Jest to proces podziału projektu na wykonalne zadania i podzadania, co ułatwia zespołowi spełnienie oczekiwań.

Definiowanie

Na etapie definiowania tworzysz precyzyjną dokumentację wyłączeń projektu, wyjaśniając, co jest poza zakresem projektu, aby zapobiec nieporozumieniom i pełzaniu zakresu. Dokumentacja ta stanowi jasny punkt odniesienia dla rezultatów projektu, dzięki czemu wszyscy interesariusze i członkowie zespołu mają spójne zrozumienie celów projektu.

Weryfikacja

Weryfikacja obejmuje regularne przeglądy z udziałem interesariuszy projektu, aby potwierdzić, że projekt pozostaje zgodny z założonym zakresem i wprowadzić niezbędne korekty. Weryfikacja ma kluczowe znaczenie dla zarządzania zmianami i zapobiegania pełzaniu zakresu, które może zagrozić powodzeniu projektu.

Kontrolowanie zakresu projektu

Kontrolowanie zakresu projektu wymaga ciągłego monitorowania i zarządzania postępami w realizacji projektu w odniesieniu do pierwotnego planu. Wiąże się to z monitorowaniem wydajności zespołu projektowego, kontrolowaniem budżetu projektu, zarządzaniem przekroczeniami kosztów oraz upewnianiem się, że wszyscy interesariusze są świadomi wszelkich zmian w harmonogramie projektu i zgadzają się na nie.

Znaczenie zarządzania zakresem projektu

Zrozumienie znaczenia zarządzania zakresem ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia pułapek projektowych, takich jak opóźnienia, przekroczenia budżetu i niezadowolenie interesariuszy. Dobrze opracowany plan zarządzania zakresem projektu pełni rolę schematu, który kieruje każdą decyzją i działaniem w każdej części projektu.

Weźmy na przykład projekt stworzenia nowego oprogramowania do obsługi klienta. Gdy interesariusz sugeruje funkcję, która nie została pierwotnie uwzględniona w zakresie, kierownik projektu może odwołać się do planu zarządzania zakresem projektu, aby jasno wyjaśnić, dlaczego nowa funkcja nie może zostać uwzględniona. To zdecydowane stanowisko sprawi, że projekt będzie realizowany zgodnie z planem.

Do czego służy plan zarządzania zakresem?

Celem planu zarządzania zakresem jest stworzenie struktury projektu poprzez udokumentowanie zasobów wymaganych do osiągnięcia jego celów. Plan zarządzania zakresem zmniejszy również ryzyko pełzania zakresu. 

Proces zarządzania zakresem pomaga uniknąć typowych problemów, takich jak: 

• Ciągle zmieniające się wymagania

• przekroczenie budżetu;

• Marnowanie czasu

• Niedotrzymywanie terminów

Czym jest zakres projektu?

Zakres projektu wyznacza jego granice oraz określa cele, terminy i produkty końcowe. Wyjaśniając zakres projektu, określasz, co zespół będzie robić, a czego nie, oraz wyznaczasz cele i zadania, nad którymi będzie pracować.  

W definiowanie zakresu projektu powinien być zaangażowany cały zespół. Oznacza to komunikację z kluczowymi interesariuszami i sporządzenie oświadczenia o zakresie projektu, które określa wymagania projektu. Na przykład, jeśli określasz zakres nowej kampanii reklamowej, upewnij się, że zespół projektowy, zespół ds. treści i zespół ds. marketingu cyfrowego zgadzają się ze wszystkimi szczegółami zawartymi w deklaracji zakresu. 

Czym jest pełzanie zakresu?

Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy projekt wykracza poza początkowy zakres. Na przykład, pełzanie zakresu może wystąpić, jeśli interesariusz doda dodatkowy produkt końcowy po rozpoczęciu projektu. 

Nieoczekiwane zmiany w projekcie mogą prowadzić do zwiększonego ryzyka, takiego jak niedotrzymanie terminów, zwiększenie budżetu, przepracowanie lub niska jakość produktu końcowego. Istnieje wiele powodów, dla których może wystąpić pełzanie zakresu. Niektóre z nich to:

• Niejasny zakres projektu

• Nierealistyczne cele projektu

• Zbyt duża liczba interesariuszy

• Słabe zarządzanie zakresem

• Słaba komunikacja z interesariuszami

Aby uniknąć pełzania zakresu, musisz zaplanować działania zapobiegawcze, a do tego właśnie służy solidny plan zarządzania zakresem.

Jak utworzyć plan zarządzania zakresem projektu

Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK® Guide) opracowane przez Project Management Institute (PMI) przedstawia standardowy, sześciostopniowy proces zarządzania zakresem projektu. Te sześć kroków pomoże Ci stworzyć solidny plan zarządzania zakresem, aby utrzymać projekt na właściwych torach.

1. Utwórz plan zakresu

Pierwszym krokiem w procesie planowania jest utworzenie dokumentu określającego zakres projektu. Dokument ten powinien zawierać opis zakresu, zestawienie wymagań projektowych oraz wszelkie oczekiwane produkty końcowe projektu. 

Plan zakresu może również obejmować proces kontroli zmian, który jest procesem dotyczącym wniosków o zmianę, które mogą zapobiec pełzaniu zakresu. Jest to dokument, do którego możesz się odwoływać na późniejszych etapach planowania projektu. Może być potrzebny w przypadku złożonych projektów, projektów, w których interesariusze będą wymagać wielu produktów końcowych lub gdy produkty końcowe mogą się często zmieniać. 

Wskazówki, jak stworzyć plan zakresu: 

• Uwzględnij opinię ekspertów: aby stworzyć dokument planowania zakresu, musisz wziąć pod uwagę wszystkie części procesu organizacyjnego. Skonsultuj się z interesariuszami międzyfunkcyjnymi i wykonawczymi, aby upewnić się, że masz wszystkie potrzebne informacje.

Przeprowadź spotkania inaugurujące zakres: przed sfinalizowaniem dokumentu dotyczącego zakresu upewnij się, że wszyscy interesariusze wyrażają zgodę. Udostępnij dokument z planem zakresu asynchronicznie lub zorganizuj spotkanie inauguracyjne, aby inni menedżerowie i członkowie zespołu zaangażowani w projekt mogli wnieść swój wkład w początkowy opis zakresu.

2. Zbierz wymagania projektu

Na tym etapie procesu określisz potrzeby interesariuszy, aby móc osiągnąć cele projektu. Twoim celem powinno być zebranie szczegółowej listy wymagań od interesariuszy, aby zapobiec zmianom zakresu na dalszym etapie. 

Wskazówki dotyczące zbierania wymagań projektu: 

• Utwórz kartę projektu: stwórz kartę projektu lub prezentację, aby interesariusze mogli jasno zrozumieć projekt i upewnić się, że ich oczekiwania są zgodne z celami projektu. 

• Przeprowadź badania fokusowe lub warsztaty: zorganizuj badania fokusowe lub warsztaty, aby interesariusze mogli lepiej zrozumieć projekt. Zakomunikowanie interesariuszom celów projektu jest niezbędne, jeśli chcesz, aby zaakceptowali zakres projektu.

• Opracuj prototypy: opracuj prototyp produktu końcowego projektu przed przedstawieniem go interesariuszom. W ten sposób interesariusze mogą zwizualizować produkt końcowy, wyrazić swoje obawy lub wymienić dodatkowe wymagania na wczesnym etapie.

3. Określ zakres

Po zebraniu wymagań od interesariuszy przekształć te informacje w dobrze zdefiniowany zakres i szczegółowy opis produktu. Ten dokument wyjaśnia oczekiwania i produkty końcowe projektu, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, co muszą osiągnąć.

Wskazówki dotyczące określania zakresu: 

• Wykonaj analizę produktu: zanim będziesz w stanie określić zakres i napisać szczegółowy opis produktu, musisz przeprowadzić jego dogłębną analizę. Przeanalizuj produkt, który planujesz stworzyć, z perspektywy klienta, aby ustalić, czy spełni on jego oczekiwania. 

• Opracuj alternatywy: warto również opracować alternatywy na wypadek, gdyby projekt napotkał ryzyko. Na przykład, w jaki sposób zaspokoisz potrzeby interesariuszy, jeśli planujesz wprowadzenie nowego produktu na rynek, a data premiery zostanie opóźniona?

• Prowadź warsztaty: organizuj burze mózgów, aby doprecyzować zakres projektu i zachęcić członków zespołu do współpracy. 

4. Stwórz strukturę podziału pracy

Struktura podziału pracy (WBS) to sposób na podział projektu na poziomy zadań. Po utworzeniu struktury podziału pracy zespół może wyraźnie zwizualizować każdy element projektu i ocenić, co należy zrobić. 

Struktura podziału pracy tworzy strukturę hierarchiczną zadań. Na tej podstawie możesz zaplanować, monitorować i kontrolować swój projekt. Możesz zaoszczędzić czas, rozpoczynając od szablonu struktury podziału pracy, który zapewnia spójną strukturę do mapowania każdego zadania w projekcie.

Wskazówki dotyczące tworzenia struktury podziału pracy: 

• Rozłóż cel projektu na czynniki pierwsze: struktura podziału pracy rozkłada cel projektu na zależności i zależności podrzędne. Te mniejsze grupy zadań są często nazywane pakietami roboczymi. Po podzieleniu zadań na mniejsze części uzyskasz jasny wgląd we wszystko, czego potrzebuje Twój projekt, w tym w liczbę godzin, sprzęt, narzędzia i wydatki.

• Automatyzuj przepływy pracy: automatyzacja przepływów pracy członków zespołu może usprawnić koordynację projektów i zwiększyć ich widoczność. Korzystanie z oprogramowania do automatyzacji tych przepływów pracy ograniczy również ręczne gromadzenie informacji i powielanie pracy.

5. Zatwierdź zakres

Zatwierdzenie zakresu oznacza po prostu uzyskanie akceptacji wszystkich interesariuszy zaangażowanych w projekt. Upewnij się, że interesariusze jasno rozumieją produkty końcowe projektu, aby uniknąć pełzania zakresu w przyszłości. Jeśli to możliwe, uzyskaj informacje zwrotne lub porady dotyczące wszelkich zmian i ulepszeń. 

Wskazówki dotyczące zatwierdzania zakresu: 

• Sprawdź swój plan: ponieważ zatwierdzenie jest ostatnim etapem planu zarządzania zakresem, należy go dokładnie przejrzeć i sprawdzić. Członkowie zespołu mogą pomóc Ci w tym zadaniu przed wysłaniem planu do interesariuszy, ale oni również powinni wziąć udział w końcowej inspekcji, aby plan został sprawdzony przez jak największą liczbę osób.

6. Kontrola zakresu

Ostatnim krokiem w planie zarządzania zakresem jest kontrola zakresu. W miarę przechodzenia projektu w fazę realizacji monitoruj jego status i zarządzaj zmianami w zakresie. Najlepszym sposobem na usprawnienie kontroli zakresu jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami. Takie narzędzia umożliwiają udostępnianie informacji zwrotnych, plików i aktualizacji statusu projektu, dzięki czemu możesz na bieżąco śledzić wszelkie zmiany w zakresie.

Wskazówki dotyczące kontroli zakresu: 

• Analizuj odchylenia: w tej części planu zarządzania zakresem należy ocenić, jak duże są odchylenia w zakresie. Analiza rzeczywistej wydajności zakresu w porównaniu z wydajnością planowaną dostarczy Ci statystyk przydatnych w przyszłych projektach.

• Odwołaj się do dokumentu kontroli zmian: proces kontroli zmian został utworzony wcześniej w fazie planowania. Pamiętaj, aby odwoływać się do tego dokumentu, aby móc śledzić przepływ informacji w zakresie zmian projektu.

Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania zakresem projektu

Skuteczne zarządzanie zakresem projektu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. Łączy w sobie planowanie strategiczne i techniki zarządzania pracą, aby zapewnić efektywne osiąganie celów. 

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci utrzymać projekt na właściwej drodze od początku do końca:

• Jasno określ produkt i zakres projektu. Zacznij od precyzyjnego zdefiniowania zarówno zakresu produktu – wyszczególniając cechy i funkcje opracowywanego produktu lub usługi – jak i zakresu projektu, który obejmuje pracę wymaganą do dostarczenia produktu. Wyraźne rozróżnienie między tymi zakresami pomaga zapobiegać nieporozumieniom i pełzaniu zakresu.

• Zaangażuj interesariuszy na wczesnym etapie. Zaangażuj kluczowych interesariuszy projektu na wczesnym etapie procesu planowania. Ich wkład może pomóc w doprecyzowaniu zakresu projektu i zapewnieniu jego zgodności z celami biznesowymi oraz oczekiwaniami interesariuszy.

• Opracuj szczegółowy plan zarządzania zakresem. Utwórz kompleksowy plan zarządzania zakresem, który określa, w jaki sposób zmiany zakresu będą identyfikowane, oceniane i wdrażane lub odrzucane. Ten plan jest mapą drogową do radzenia sobie z wyzwaniami związanymi z zakresem.

• Wprowadź procesy kontroli zmian. Wprowadź formalne procesy kontroli zmian, aby efektywnie zarządzać wnioskami o zmiany w zakresie projektu. Procesy te pomagają ocenić wpływ zmian na harmonogram projektu, budżet i zasoby.

• Dokumentuj wszystko. Prowadź szczegółową dokumentację wszystkich spotkań projektowych, decyzji i zmian związanych z zakresem projektu. Dokumentacja stanowi jasny punkt odniesienia dla wszystkich uczestników projektu i może być nieoceniona przy rozwiązywaniu sporów i dostarczaniu informacji na temat przyszłych projektów.

Włączenie tych wskazówek do praktyk zarządzania projektami może prowadzić do bardziej udanych wyników. Skuteczne zarządzanie zakresem polega na równoważeniu szczegółowego planowania funkcji produktu i prac projektowych z elastycznością dostosowywania się do zmian.

Uprość zarządzanie zakresem za pomocą narzędzi do zarządzania projektami

Plan zarządzania zakresem projektu tworzy przejrzystą strukturę, którą zespół może się kierować podczas realizacji projektu. Planowanie zarządzania zakresem jest łatwiejsze, jeśli korzystasz z narzędzia online, ponieważ możesz udostępniać swój plan interesariuszom, automatyzować wewnętrzne przepływy pracy i łatwo dzielić cele projektu na zadania. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz usprawnić swoje procesy i poczuć się lepiej przygotowanym na to, co przed Tobą.