Latem 2018 roku w Telfer School powołano nowego dyrektora ds. marketingu i komunikacji, który wniósł do działu nową wizję. W tym samym czasie zespół marketingowy powiększył się o nowych członków, a Carla De Ciccio dołączyła jako ekspert ds. strategii treści, aby opracować podejście marketingowe oparte na narracji.

Rozpoczynając od nowa, zespół marketingowy był gotowy do działania i realizacji swojej nowej wizji. Brakowało im jednak wiedzy historycznej i instytucjonalnej, ponieważ wielu członków zespołu było nowych. Chociaż dla niektórych może to być zniechęcające, zespół marketingowy Telfer uznał to za ekscytującą okazję do wdrożenia nowej strategii i opracowania nowych procesów, które pomogą im tworzyć skuteczniejsze kampanie i treści.

Kiedy zaczęli tworzyć te nowe procesy, Carla i zespół szybko zdali sobie sprawę, że potrzebują narzędzia do centralizacji pracy wszystkich osób, aby mogli współpracować w jednym miejscu i mieć wgląd w projekty innych, co umożliwiłoby lepszą współpracę.

Na szczęście członkowie zespołu korzystali z narzędzi do zarządzania pracą na poprzednich stanowiskach i wiedzieli, że pomogą im one zrealizować wyznaczoną przez nich strategię, w której treści są najważniejsze.

Jak zostać cyfrowym liderem

Carla, która przed przejściem do szkolnictwa wyższego pracowała w branży technologicznej, korzystała wcześniej z Asany i przedstawiła ją zespołowi, mając nadzieję na usprawnienie kampanii marketingowych, tworzenia treści i aktualizacji strony internetowej.

Gdy zespół marketingowy opanował podstawy nowego narzędzia, wykorzystał to również jako okazję do przejścia na bardziej zwinny sposób pracy. Chociaż wprowadzono dwie duże zmiany jednocześnie, zespół szybko opanował Asanę, ponieważ interfejs użytkownika i funkcje były podobne do aplikacji konsumenckich, z których korzystają na co dzień.

Zarządzanie projektami Agile w szkolnictwie wyższym

Wkrótce po tym, jak zespół zaczął korzystać z Asany, odnieśli pierwsze duże zwycięstwo, wprowadzając do narzędzia swoich współpracowników z zespołu ds. zaangażowania, aby współpracować nad coroczną galą szkoły – wydarzeniem, które wymaga wielomiesięcznego planowania międzyfunkcyjnego. Wcześniej zespół ds. zaangażowania śledził ten ogromny projekt w arkuszu kalkulacyjnym, w którym łatwo było przegapić szczegóły lub się pogubić, ale Carla i zespół marketingowy wiedzieli, że istnieje lepszy sposób.

Współpracowali z zespołem ds. zaangażowania, aby wprowadzić zlecenia marketingowe do Asany, dzięki czemu zakres obowiązków i terminy były jasne. Ponadto zespół mógł dołączać do zadań przykłady z poprzednich gal, dzięki czemu marketerzy mieli więcej kontekstu na temat tego, co zostało zrobione w przeszłości. W rezultacie projekt przebiegł lepiej niż kiedykolwiek wcześniej, a osoby w całej szkole mogły poznać nowy sposób zarządzania projektami w Asanie, zamiast w arkuszach kalkulacyjnych.

Obecnie zespół marketingowy korzysta z Asany do obsługi wszystkich projektów – od małych zadań, takich jak ulotki na wydarzenia, po ogromne projekty, takie jak przeprojektowanie strony internetowej – a narzędzie to jest w pełni zintegrowane ze wszystkimi strumieniami pracy. Ich największe sukcesy to usprawnienie procesu przesyłania zleceń marketingowych dzięki Formularzom, zarządzanie kampaniami za pomocą Osi czasu oraz aktualizacje i rozwój strony internetowej przy użyciu API Asany.

W szczególności Joey Beland-Kilbride, programista stron internetowych szkoły, wykorzystał API Asany, aby zespół marketingowy mógł współpracować z interesariuszami w całej organizacji i poza nią, którzy nie używają Asany. Teraz, kiedy marketer skomentuje zadanie, osoba, która przesłała prośbę (która nie używa Asany), otrzyma aktualizację e-mailem. Następnie, gdy osoba składająca wniosek odpowie na wiadomość e-mail, jej wiadomość zostanie automatycznie dodana do zadania jako komentarz. Wszystkie te udoskonalenia w komunikacji umożliwiły zespołowi marketingowemu, dzięki integracji Joeya, wykonywanie większej liczby zadań wysokiej jakości dla całej szkoły – pomagając we wszystkim, od rekrutacji studentów po zaangażowanie absolwentów.

Nasi interesariusze mają teraz większe oczekiwania wobec nas, dlatego narzędzia takie jak Asana są bardzo ważne, aby mieć pewność, że nic nie umknie naszej uwadze, a także abyśmy mogli ustalać priorytety i naprawdę wyraźnie widzieć nasze cele.

Carla De Ciccio, strateg ds. treści

Zmiana sposobu funkcjonowania działu marketingu dzięki Asanie sprawiła, że codzienne zadania są mniej stresujące, a zespół może szybciej i płynniej osiągać większe cele. Teraz zespół marketingowy:

• Może lepiej ustalać priorytety pracy, ponieważ wszyscy mają wgląd we wszystkie projekty w toku.

• Interesariusze mają lepszy wgląd w pracę zespołu marketingowego i mogą zobaczyć, jak ich zlecenie wpisuje się w szerszy obraz, co buduje zaufanie do zespołu i jego możliwości.

• Praca nie umyka uwadze, ponieważ jest scentralizowana w jednym miejscu, co ułatwia szybkie i proste kończenie projektów.

• Zautomatyzowany proces przyjmowania próśb i zleceń pozwolił zaoszczędzić czas i znacznie zwiększyć wydajność, ponieważ wszystkie potrzebne informacje są zbierane z wyprzedzeniem.

Asana pozwoliła nam zobaczyć faktyczną ilość pracy jaką wykonujemy i umożliwiła zmianę priorytetów i strategii dla poszczególnych typów zadań.

Carla De Ciccio, strateg ds. treści

Spojrzenie w przyszłość na strategie marketingowe Telfer

Patrząc w przyszłość, zespół koncentruje się na wyeliminowaniu 20% najmniej ważnych zadań, które wcześniej pochłaniały jego czas, takich jak koordynacja pracy i komunikacja, aby móc przeznaczyć ten czas na pracę o większym znaczeniu.

Ostatecznym celem zespołu marketingowego jest osiągnięcie najwyższego poziomu w transformacji cyfrowej, co stanie się przewagą konkurencyjną dla szkoły i zespołu. Asana będzie kluczowym elementem w osiągnięciu tego celu.