Czym jest zarządzanie programami? Przykłady, umiejętności i najlepsze praktyki

Zarządzanie wieloma projektami może przypominać żonglowanie kilkoma piłkami, które ledwo udaje się utrzymać nad ziemią. Aby utrzymać piłki w powietrzu, musisz mieć szerszą perspektywę na różne inicjatywy, a jednocześnie zarządzać pracą w ramach każdego projektu. Zarządzanie projektami może pomóc w koordynacji wielu projektów jednocześnie, ale jeśli zarządzane projekty są ze sobą powiązane, istnieje lepszy sposób: zarządzanie programami.

Prawidłowo przeprowadzone zarządzanie programami pomaga w priorytetyzacji i zarządzaniu podobnymi inicjatywami. W tym przewodniku znajdziesz wszystkie potrzebne informacje na temat zarządzania programami, dzięki którym możesz zacząć wdrażać je już dziś.

Czym jest zarządzanie programami?

Zarządzanie programami to jednoczesne zarządzanie wieloma powiązanymi projektami. Ponieważ są one koordynowane w ramach tego samego programu, menedżerowie programu mogą usprawnić powiązane procesy, obsadę i zarządzanie każdym projektem, ograniczając wszelkie czynności okołozadaniowe.  Menedżerowie programów dostosowują również cele projektów do szerszych celów biznesowych i raportują wskaźniki za pomocą rutynowych aktualizacji statusu w całym cyklu życia każdego projektu.

Jako menedżer programu nadzorujesz powiązane projekty w ramach programu i opracowujesz plan zarządzania zasobami dla całego programu. Będziesz tworzyć plany dla projektów w ramach programu, takie jak mapy drogowe i plany strategiczne, a także opracujesz procesy na wypadek, gdyby sprawy nie potoczyły się zgodnie z oczekiwaniami (na przykład zarządzanie zmianami).

Znaczenie zarządzania programami

Jeśli już zarządzasz wieloma projektami, możesz się zastanawiać, czy naprawdę istnieje tak duża różnica między tym, co już robisz, a zarządzaniem programami. Odpowiedź brzmi: może być! Chociaż nie każdy zespół tego potrzebuje, zarządzanie programami ma cztery główne zalety.

1. Połącz projekty ze strategicznymi celami biznesowymi

Oprócz koordynowania wielu projektów w ramach programu, menedżer programu ma również szerszą, całościową perspektywę na projekty w ramach programu. Jako menedżer programu możesz powiązać cel każdego projektu z celem programu, a następnie upewnić się, że cele programu są ściśle powiązane z celami firmy i OKR-ami.

2. Wyświetlanie zależności między projektami

Ponieważ menedżer programu odpowiada za kilka powiązanych ze sobą projektów, może mu być łatwiej zwizualizować zależności między projektami i rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy. Jeśli zarządzasz wieloma różnymi projektami, mogą istnieć między nimi zależności, ale mogą one być trudne do zwizualizowania, jeśli patrzysz na każdy projekt indywidualnie. Jako menedżer programu nie tylko skupisz się na nagrodzie – w tym przypadku na strategicznych celach biznesowych swojej firmy – ale także będziesz mieć uszy na sznurku. Zarządzanie programami to najlepszy sposób na koordynację pracy w powiązanych projektach w czasie rzeczywistym.

3. Uprość przydzielanie zasobów

Oprócz wizualizacji i zarządzania zależnościami między projektami, menedżer programu może również pomóc w uproszczeniu i usprawnieniu alokacji zasobów. Dzięki statystykom dotyczącym wszystkich projektów w ramach programu i ich wzajemnych powiązań, może on najlepiej określić, które projekty potrzebują zasobów — niezależnie od tego, czy wymagany zasób to czas pracownika, zwiększenie budżetu, czy też nowe narzędzie lub oprogramowanie.

Ponieważ praca jest finansowana na poziomie programu, menedżer programu i SRO mogą współpracować, aby jak najlepiej określić, które projekty potrzebują jakich zasobów. Jeśli jeden zespół projektowy osiąga swoje cele przed terminem, menedżer programu może przekierować zasoby projektowe, aby upewnić się, że każdy projekt w ramach programu osiągnie swoje cele.

4. Koordynacja działań w zakresie ryzyka i możliwości

Jak można sobie wyobrazić, w programie zarówno ryzyko, jak i możliwości są większe ze względu na liczbę projektów. Ale ponieważ menedżer programu ma pełny obraz wszystkich projektów w ramach programu, może dokładniej zapobiegać ryzyku i wykorzystywać możliwości.

Na przykład jednym z elementów zarządzania ryzykiem w projekcie jest alokacja zasobów i upewnienie się, że każdy zespół projektowy jest zrównoważony i dobrze obsadzony. Na poziomie programu możesz przydzielać i redystrybuować zasoby w zależności od potrzeb, aby zmniejszyć ryzyko, że projekt będzie miał niewystarczającą liczbę pracowników, przekroczy budżet lub będzie opóźniony.

Z drugiej strony, ponieważ kierownik programu wie, w jaki sposób program wpłynie na strategiczne cele biznesowe, może zidentyfikować nowe możliwości, takie jak przedłużenie daty zakończenia projektu lub modyfikacja planu projektu w celu osiągnięcia dodatkowego rezultatu.

Umiejętności zarządzania programami

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się czuć, jakbyś żonglował(a) płonącymi pochodniami, jednocześnie próbując poganiać koty? Witamy w świecie zarządzania programami! To właśnie tutaj wielkie wizje spotykają się z chaotyczną rzeczywistością, a Twoja zdolność do żonglowania wszystkimi piłeczkami może sprawić, że cele organizacji zostaną osiągnięte lub nie.

Ale nie martw się! Dzięki odpowiednim umiejętnościom zarządzania możesz przekształcić chaos w koordynację, a zamieszanie w przejrzystość. Oto umiejętności zarządzania programami, które musisz opanować:

1. Umiejętności komunikacyjne: od szefów z sali konferencyjnej po czarodziejów kodowania – będziesz musiał przetłumaczyć złożone pomysły na język zrozumiały dla wszystkich. Chodzi o budowanie mostów, a nie murów, między członkami zespołu i utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie – nawet jeśli ta strona ciągle się zmienia.

2. Planowanie strategiczne: nakreśl cały cykl życia programu. Musisz dostosować poszczególne projekty do celów strategicznych, przewidywać przeszkody, zanim się pojawią, i stworzyć elastyczny plan. To szachy, a nie warcaby.

3. Podejmowanie decyzji: kiedy wszystko idzie nie tak, a interesariusze domagają się odpowiedzi, musisz podejmować mądre decyzje pod presją. Chodzi o rozważenie opcji, uwzględnienie współzależności i odwagę, aby w razie potrzeby zmienić kurs.

4. Zarządzanie ryzykiem: identyfikuj potencjalne pułapki, twórz niezawodne plany awaryjne i wiedz, kiedy podnieść czerwoną flagę. Nie chodzi o to, aby być pesymistą, tylko o to, aby być przygotowanym na wszystko, co przyniesie cykl życia programu.

5. Ustalanie priorytetów: gdy wiele powiązanych projektów jednocześnie wymaga uwagi, musisz przydzielać zasoby jak profesjonalista. Twoja zdolność do ustalania priorytetów może być różnicą między sukcesem programu a spektakularną porażką.

6. Przywództwo: zjednocz swój zespół wokół celów programu, wspieraj kulturę innowacji i dbaj o motywację wszystkich, gdy sytuacja stanie się trudna. Bądź kapitanem, który prowadzi statek przez wzburzone morze, a nie tylko osobą, która wydaje rozkazy.

7. Zdolność adaptacji: prawdopodobnie najważniejszą umiejętnością w zarządzaniu programami jest umiejętność płynnego wprowadzania zmian i przekształcania nieoczekiwanych wyzwań w możliwości rozwoju.

Role i obowiązki menedżera programu

W procesie zarządzania programami występuje wiele różnych ról i skrótowców. Jeśli opracowujesz nowy proces zarządzania programami dla swojej organizacji, możesz nie potrzebować wszystkich tych ról i obowiązków, ale ważne jest, aby wiedzieć, czym one są i co każda rola wnosi do programu.

Czym zajmuje się menedżer programu?

Menedżer programu odpowiada za grupę powiązanych ze sobą projektów. Jednym z jego kluczowych obowiązków jest upewnienie się, że cele programu są zgodne z celami firmy. Menedżer programu powinien często sprawdzać postępy projektów w ramach swojego programu, aby potwierdzić, że są one nadal zgodne z celami strategicznymi i biznesowymi.

Skuteczny menedżer programu:

• Uzyska poparcie kierownictwa dla programu

• Zarządza oczekiwaniami na wszystkich szczeblach

• Wprowadza do programu spójny proces podejmowania decyzji

• Opracowuje plan zarządzania zasobami w całym programie.

• Ogranicza ryzyko i wykorzystuje szanse, tworząc rejestr zagrożeń. 

• Zarządzać zasobami w ramach programu, w tym kosztami i przydziałem zasobów.

Sponsor lub grupa sponsorująca

Sponsor jest najwyższym rangą członkiem organizacji programu. Obowiązkiem sponsora jest zatwierdzanie i autoryzowanie kluczowych elementów programu, takich jak finansowanie, produkty końcowe i wszelkie istotne uzasadnienia biznesowe, jeśli są wymagane. Sponsor powinien również wspierać program i pomagać w uzyskaniu poparcia ze strony kadry kierowniczej. Na koniec sponsor wyznaczy osobę odpowiedzialną za program (SRO).

Starszy właściciel odpowiedzialny (SRO)

SRO jest powoływany przez sponsora. Zadaniem głównego właściciela odpowiedzialnego jest podejmowanie decyzji w imieniu grupy sponsorującej. Główny właściciel odpowiedzialny jest ostatecznie odpowiedzialny za zapewnienie, że program spełnia swoje cele. Chociaż to sponsor zatwierdza najważniejsze kwestie finansowe, takie jak budżet programu, to SRO odpowiada za pozyskanie środków z budżetów różnych zespołów lub od zespołu finansowego firmy.

Ponadto Senior Responsible Owner ściśle współpracuje z kierownikiem programu, aby zapewnić strategiczne dostosowanie programu do celów biznesowych. Chociaż kierownik programu jest odpowiedzialny za jego realizację, obowiązkiem SRO jest utrzymanie strategicznej zgodności między programem a wyższymi interesariuszami organizacji.

Menedżer ds. zmian biznesowych (BCM)

BCM jest przede wszystkim odpowiedzialny za opracowanie i wykonanie planu realizacji korzyści, który jest procesem zapewniającym, że program wnosi do organizacji wymierną wartość. Menedżer programu będzie współpracował z SRO w celu zdefiniowania i osiągnięcia wyników programu, ale to BCM jest odpowiedzialny za zapewnienie, że wyniki te zostaną wykorzystane.

Jak zostać menedżerem programu

Nie da się zostać menedżerem programu z dnia na dzień, ale przy odpowiednim podejściu możesz odnieść sukces. Oto uproszczona mapa drogowa:

• Opanuj zarządzanie projektami: zdobądź doświadczenie, zarządzając pojedynczymi projektami. Zapoznaj się z planowaniem projektów, zarządzaniem interesariuszami i realizacją udanych projektów.

• Poszerz swoją perspektywę: rozwijaj umiejętności myślenia strategicznego i zarządzania współzależnościami. Zacznij patrzeć poza pojedyncze projekty, aby zobaczyć, jak wpisują się one w szersze cele biznesowe.

• Zdobądź odpowiednie doświadczenie: szukaj możliwości zarządzania wieloma powiązanymi projektami lub złożonymi inicjatywami. To praktyczne doświadczenie ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia cyklu życia programu i zarządzania nim.

• Rozważ uzyskanie certyfikatu: choć nie jest to obowiązkowe, certyfikat Program Management Professional (PgMP) wydawany przez Project Management Institute (PMI) może zwiększyć Twoją wiarygodność i wiedzę.

• Doskonal swoje umiejętności przywódcze: jako kierownik programu będziesz kierować zespołami i wpływać na podejmowanie decyzji na wyższym szczeblu. Skup się na rozwijaniu silnych umiejętności komunikacji i strategicznego sposobu myślenia.

Pamiętaj, że zostanie menedżerem programu polega na zmianie perspektywy z zarządzania projektami na organizowanie inicjatyw, które przyczyniają się do osiągnięcia ważnych celów organizacji. To wymagająca, ale satysfakcjonująca ścieżka dla tych, którzy lubią oglądać, jak szersza perspektywa staje się rzeczywistością.

Jak utworzyć plan zarządzania programem

Stworzenie solidnego planu zarządzania programem jest ważne, aby prowadzić swoje inicjatywy do sukcesu. Oto, jak opracować plan, który będzie zarówno kompleksowy, jak i praktyczny.

1. Wyjaśnij szerszą perspektywę. Zacznij od określenia celu i założeń programu. Jak współgrają one ze strategią Twojej organizacji? Ta wizja będzie Twoją gwiazdą polarną.

Przykład: program firmy produkcyjnej mający na celu „wdrożenie zrównoważonych praktyk produkcyjnych” ma na celu zmniejszenie emisji dwutlenku węgla o 30% i odpadów o 25% w ciągu dwóch lat.

2. Przedstaw zakres. Zidentyfikuj wszystkie projekty w ramach programu i ich cele. Jasno określ, co wchodzi w skład programu, a co nie.

Przykład: program obejmuje projekty takie jak „modernizacja maszyn w celu zwiększenia efektywności energetycznej”, „wdrożenie systemów recyklingu” i „opracowanie ekologicznych rozwiązań w zakresie opakowań”.

3. Zmapuj cały proces. Utwórz ogólną oś czasu, która pokazuje, jak projekty łączą się ze sobą. Uwzględnij kluczowe kamienie milowe i punkty decyzyjne.

Przykład: modernizacja maszyn rozpoczyna się w I kwartale, wdrożenie systemów recyklingu rozpoczyna się w II kwartale, a rozwój ekologicznych rozwiązań w zakresie opakowań rozpoczyna się w III kwartale.

4. Zgromadź zespół. Zdefiniuj role i obowiązki. Kto odpowiada za co? Obejmuje to przywództwo programu, kierowników projektów i kluczowych interesariuszy.

Przykład: wyznacz kierownika programu, liderów projektów dla każdej inicjatywy oraz kluczowych interesariuszy z działów produkcji, inżynierii i łańcucha dostaw.

5. Zaplanuj zasoby. Określ, jakie zasoby będą potrzebne w zakresie ludzi, budżetu i narzędzi. Zastanów się, w jaki sposób zasoby mogą być współdzielone między projektami.

Przykład: przydziel budżet w wysokości 5 milionów dolarów, z czego 50% na modernizację maszyn, 30% na systemy recyklingu i 20% na rozwój ekologicznych opakowań.

6. Przewiduj wyzwania. Ustal potencjalne ryzyko i opracuj strategie jego eliminowania. Pomyśl o ryzyku zarówno na poziomie programu, jak i konkretnego projektu.

Przykład: ryzyko spowolnienia produkcji podczas modernizacji maszyn można ograniczyć, planując etapowe wdrożenie podczas zaplanowanych okresów konserwacji.

7. Skonfiguruj strukturę zarządzania projektem. Zdecyduj, w jaki sposób będziesz informować wszystkich na bieżąco i koordynować działania. Obejmuje to struktury raportowania i częstotliwość spotkań.

Przykład: cotygodniowe spotkania liderów projektów, dwutygodniowe spotkania zespołu międzyfunkcyjnego i comiesięczne spotkania kierownictwa dotyczące postępów programu.

8. Zdefiniuj sukces projektu. Ustal jasne, mierzalne kryteria, które pozwolą Ci określić, czy program odniósł sukces. Powinny one być bezpośrednio powiązane z początkowymi celami.

Przykład: redukcja emisji dwutlenku węgla o 30%, redukcja odpadów o 25%, opakowania w 100% nadające się do recyklingu oraz utrzymanie lub poprawa bieżącego poziomu produkcji.

Pamiętaj, że plan zarządzania programem nie jest ostateczny i niezmienny. Powinien to być dynamiczny dokument, który ewoluuje wraz z postępami. Kluczem jest stworzenie planu, który zapewnia jasny kierunek, a jednocześnie pozostaje wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do zmieniających się okoliczności.

Przykłady zarządzania programami

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym menedżerem programu szukającym nowych perspektyw, czy nowicjuszem próbującym zrozumieć rzeczywiste zastosowania zarządzania programami, te przykłady dostarczą cennego materiału do przemyśleń.

Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile

Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.

Pobierz pełny raport

Zarządzanie programami w zwinnym tworzeniu oprogramowania

W tym scenariuszu menedżer programu nadzoruje wprowadzenie na rynek nowego pakietu oprogramowania dla przedsiębiorstw działającego w chmurze. Oto, jak stosuje strukturę zarządzania programami:

1. Dostosowanie strategiczne: współpracuje z dyrektorami wyższego szczebla, aby zapewnić zgodność mapy drogowej produktu ze strategicznymi celami firmy, takimi jak zwiększenie udziału w rynku i dywersyfikacja źródeł przychodów.

2. Koordynacja projektów: program obejmuje pięć powiązanych projektów: rozwój podstawowej platformy, utworzenie aplikacji mobilnej, integracja API, infrastruktura bezpieczeństwa i projektowanie doświadczeń użytkownika. Menedżer programu:

• Ustanawia wyraźne współzależności między tymi projektami.

• Konfiguruje wspólne narzędzie do zarządzania programami, aby umożliwić śledzenie postępów w czasie rzeczywistym.

• Wprowadza odbywające się co dwa tygodnie spotkania synchronizacyjne między projektami w celu rozwiązania wąskich gardeł.

3. Zarządzanie zasobami: współpracuje z działem HR i kierownikami działów, aby:

• Przydzielić programistów, projektantów i specjalistów ds. kontroli jakości do poszczególnych projektów.

• Identyfikować braki w umiejętnościach i organizować niezbędne szkolenia lub zatrudnianie.

4. Ograniczenie ryzyka: aktywne identyfikowanie i eliminowanie potencjalnych przeszkód poprzez:

• Przeprowadzanie comiesięcznych warsztatów oceny ryzyka z liderami projektów.

• Opracowywanie planów awaryjnych dla potencjalnych problemów, takich jak wyzwania związane z migracją danych lub zmiany regulacyjne.

• Utworzenie zespołu reagowania na ryzyko, który będzie szybko rozwiązywał pojawiające się problemy.

5. Zarządzanie interesariuszami: wspieranie koordynacji i zaangażowania różnych grup poprzez:

• Tworzenie planu komunikacji dostosowującego aktualizacje do różnych grup interesariuszy (np. inwestorów, partnerów, zespołów wewnętrznych).

• Organizowanie comiesięcznych spotkań komitetu sterującego, aby informować i koordynować działania kadry kierowniczej.

6. Integracja Agile: koordynowanie wielu zespołów Agile w ramach szerszej struktury programu poprzez:

• Wdrożenie struktury Scaled Agile Framework (SAFe) w celu koordynowania wielu zespołów Agile.

• Dostosowanie cykli sprintów w różnych projektach, aby ułatwić integrację.

• Przeprowadzanie retrospektyw na poziomie programu w celu ciągłego doskonalenia procesów.

Koncentrując się na tych konkretnych działaniach i strategiach, ten przykład zapewnia jaśniejszy obraz tego, jak plan zarządzania programem działa w praktyce.

Studium przypadku zarządzania programem: Discovery Digital Studios

Discovery Inc. to gigant medialny stojący za znanymi kanałami rozrywkowymi, takimi jak TLC, Animal Planet i Food Network. Zespoły ds. treści w Digital Studios co miesiąc tworzą tysiące filmów dla portali społecznościowych i aplikacji konsumenckich.

Dyrektor ds. operacji związanych z treścią, Mike Singer, i jego zespół śledzili produkcję treści za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i wątków wiadomości e-mail. Mike szukał wspólnej platformy, która mogłaby zapewnić ogólny wgląd we wszystkie tworzone treści, a jednocześnie pozwoliłaby na bieżąco monitorować szczegóły procesu produkcji każdego filmu wraz ze statusem. Krótko mówiąc, potrzebował narzędzia do zarządzania programami, takiego jak Asana. Przepływy pracy z możliwością dostosowywania w Asanie pozwoliłyby zdefiniować złożone procesy tworzenia treści, dać interesariuszom prosty obraz wyników całego zespołu oraz zapewnić poszczególnym współpracownikom oraz zespołom zewnętrznym łączność i dostęp do informacji.

Mieliśmy kilka oddzielnych przepływów pracy, które śledziliśmy osobno. Wspaniale było zebrać je w Asanie, zobaczyć, jak na siebie wpływają i zauważyć zależności, które umknęły nam, gdy korzystaliśmy z arkuszy kalkulacyjnych.”

Zespoły ds. treści w Discovery korzystają również z Portfolio, aby uzyskiwać ogólny wgląd w określone grupy aktywnych produkcji. Mogą na przykład utworzyć nowe portfolio do śledzenia programu projektów kursów gotowania dla aplikacji Food Network Kitchen i nadzorować status oraz daty rozpoczęcia powiązanych projektów kampanii treści.

Zespoły korzystają również z integracji, aby połączyć Asanę z pozostałymi narzędziami. Dzięki integracji Asana dla programu Outlook pracownicy mogą bezpośrednio w skrzynkach odbiorczych przekształcać czynności do wykonania z e-maili w zadania na platformie Asana. Mogą również dodać dowolną wiadomość do zadania jako komentarz, aby utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej i jednocześnie zapisać ważne informacje. Integracja Asana dla aplikacji Slack umożliwia wyświetlanie aktualizacji, dodawanie komentarzy i tworzenie zadań bez konieczności opuszczania platformy Slack. A dzięki integracji Zapier + Asana zespół zaoszczędził czas, automatyzując więcej procesów.

Taka widoczność pozwala zespołowi dokładnie przewidzieć, ile czasu zajmie wykonanie zadania. Pomaga to również dostrzec opóźnienia w projekcie, zdiagnozować problemy i przywrócić pracę na właściwe tory. Cały zespół pracuje wydajniej, ponieważ wszystko jest scentralizowane, usprawnione i widoczne.

Zniknęła frustracja wywołana niemożnością odnalezienia informacji. Asana całkowicie zmieniła nasze podejście, redukując stres. Dzięki niej przekonaliśmy się, że wszystko może odbywać się dużo łatwiej.”

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak zespół Discovery Digital Studios korzysta z Asany, przeczytaj pełne studium przypadku.

Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania programami

Ważne jest, aby mieć solidny plan podczas zarządzania programami. Każdy z nich ma swoje unikalne wyzwania, ale przestrzeganie tych pięciu sprawdzonych najlepszych praktyk może pomóc w dostosowaniu się do szerszego obrazu Twojej organizacji.

1. Stwórz szczegółowy plan zarządzania programem

Pomyśl o swoim planie zarządzania programem jako o podręczniku sukcesu. Powinien on jasno określać cele, terminy, kluczowe kamienie milowe oraz sposób alokacji zasobów. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco i nie będzie nieporozumień co do tego, co należy zrobić i na kiedy.

2. Dostosuj programy do celów strategicznych

Programy nie powinny działać w próżni. Jedną z najważniejszych najlepszych praktyk jest upewnienie się, że cele programu wspierają ogólną strategię organizacji. Dzięki temu program pozostaje na bieżąco i potwierdza, że jak najlepiej wykorzystujesz czas i zasoby.

3. Na bieżąco informuj o wszystkim interesariuszy

Otwarta i częsta komunikacja jest kluczem do zarządzania programem. Wczesne zaangażowanie interesariuszy i informowanie ich na bieżąco w trakcie całego programu pomaga budować zaufanie i zapewnia, że wszyscy mają te same informacje. Ułatwia to również rozwiązywanie wszelkich problemów, zanim staną się one poważnymi przeszkodami.

4. Zarządzaj ryzykiem proaktywnie

Każdy program wiąże się z ryzykiem, ale dobrzy menedżerowie programów wiedzą, jak wcześnie wykryć potencjalne problemy. Włączenie zarządzania ryzykiem do planu zarządzania programem oznacza, że nic Cię nie zaskoczy. Dzięki solidnemu planowi awaryjnemu możesz rozwiązywać problemy, nie wypaczając całego programu.

5. Podejmuj decyzje na podstawie danych

Najlepsze decyzje to te oparte na danych. Śledząc kluczowe wskaźniki, możesz podejmować świadome decyzje, które sprawią, że program będzie zmierzał we właściwym kierunku. Niezależnie od tego, czy chodzi o dostosowanie zasobów, czy o dostosowanie osi czasu, posiadanie solidnych danych pomaga zapewnić, że zawsze jesteś o krok do przodu.

Przestrzeganie tych najlepszych praktyk w zakresie zarządzania programami może znacząco wpłynąć na wydajność i skuteczność działania programu, zapewniając sukces na każdym etapie.

Narzędzia do zarządzania programami

Jeśli chodzi o zarządzanie złożonymi programami, Asana wyróżnia się jako jedno z najpotężniejszych i najbardziej przyjaznych dla użytkownika narzędzi. Oferuje szeroki zakres funkcji, które pomagają menedżerom programów utrzymać dobrą organizację, usprawnić współpracę w zespole i zapewnić realizację programów na czas i w ramach budżetu. Przekonajmy się, jak Asana może zmienić zasady gry w zarządzaniu programami.

1. Scentralizowane zarządzanie zadaniami: Asana umożliwia tworzenie zadań, przypisywanie ich do członków zespołu, ustalanie terminów i śledzenie postępów – wszystko to na jednej platformie. Scentralizowane zarządzanie zadaniami ułatwia nadzorowanie wielu projektów w ramach programu, dzięki czemu nic nie umknie Twojej uwadze.

2. Przepływy pracy z możliwością dostosowywania: każdy program jest inny, a przepływy pracy w Asanie umożliwiają dostosowanie narzędzia do konkretnych potrzeb. Możesz tworzyć niestandardowe pola zadań, konfigurować procesy zatwierdzania i automatyzować powtarzające się zadania, dzięki czemu plan zarządzania programem będzie bardziej wydajny i zgodny z Twoimi celami.

3. Widok osi czasu (wykresy Gantta): jedną z najważniejszych funkcji Asany jest widok osi czasu, który działa podobnie jak wykres Gantta. Ta wizualna reprezentacja pozwala szybko sprawdzić postępy całego programu, ułatwiając śledzenie zależności, zarządzanie terminami i wykrywanie potencjalnych wąskich gardeł, zanim staną się one problemami.

4. Funkcje ułatwiające współpracę: współpraca jest kluczowa w każdym scenariuszu zarządzania programem, a Asana wyróżnia się w tym obszarze. Umożliwia ona bezproblemową komunikację w ramach zadań i projektów, a członkowie zespołu mogą dodawać komentarze, przesyłać pliki i prosić o aktualizacje. Asana integruje się również z narzędziami takimi jak Slack i Microsoft Teams, aby jeszcze bardziej usprawnić komunikację na wszystkich tablicach.

5. Raportowanie i statystyki: podejmowanie decyzji w oparciu o dane jest niezbędne do skutecznego zarządzania programami, a niezawodne funkcje raportowania w Asanie to ułatwiają. Możesz generować raporty, które śledzą kluczowe wskaźniki, takie jak wskaźniki ukończenia zadań, obciążenie zespołu i ogólny postęp programu. Te statystyki umożliwiają menedżerom programów podejmowanie świadomych decyzji i dostosowywanie strategii w razie potrzeby, aby utrzymać wszystko na właściwych torach.

6. Zarządzanie zasobami: dzięki funkcji zarządzania obciążeniem pracą w Asanie możesz zwizualizować, ile pracy jest przypisane do każdego członka zespołu. Gwarantuje to skuteczną równowagę zasobów, zapobiegając wypaleniu lub niedostatecznemu wykorzystaniu. Jest to ważny element zapewniający płynne i wydajne działanie programu.

7. Integracja z innymi narzędziami: Asana dobrze współpracuje z innymi narzędziami. Integruje się z wieloma popularnymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, Dropbox, Salesforce i Jira, umożliwiając synchronizację danych między platformami i usprawniając przepływ pracy związany z zarządzaniem programami. Dzięki temu Twój zespół będzie miał wszystko, czego potrzebuje, w jednym miejscu, co skróci czas poświęcany na przełączanie się między aplikacjami.

Korzystając z Asany jako narzędzia do zarządzania programami, możesz usprawnić procesy, wspierać lepszą współpracę i uzyskać widoczność potrzebną do pomyślnego ukończenia programu.

Alternatywy dla zarządzania programami

Zarządzanie programami to skuteczne podejście do koordynowania wielu powiązanych projektów, ale nie jest to jedyna dostępna opcja. Przeanalizujmy kilka popularnych alternatyw, z których specjaliści ds. zarządzania projektami korzystają na co dzień, i zobaczmy, jak się sprawdzają.

Zarządzanie programami a zarządzanie projektami

Projekt to zbiór zadań koniecznych do osiągnięcia konkretnego celu. Zarządzanie projektami to proces planowania, zarządzania i wykonywania pracy zespołu. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zespołom w tym zadaniu, zwiększając przejrzystość i usprawniając współpracę.

Z drugiej strony program to grupa projektów, które realizują strategiczne cele biznesowe. Na przykład wszystkie nowe funkcje, które Twoja firma wprowadza w danym kwartale, można uznać za program, mimo że każda z nich prawdopodobnie będzie miała swój własny projekt. Zarządzanie programami pomaga zarządzać tymi długoterminowymi, współzależnymi premierami funkcji zgodnie z celami firmy. Program obejmuje szereg powiązanych projektów, z których każdy może mieć kierownika projektu i członków zespołu wspierającego. Dowiedz się więcej o różnicach między obowiązkami kierownika programu a kierownika projektu.

Zarządzanie programami a zarządzanie portfolio projektów

Zarządzanie programami i zarządzanie portfolio projektów są bardzo podobne – różnica polega na rodzajach projektów, którymi się zarządza. W zarządzaniu programami projekty w ramach programu są ze sobą powiązane i często współzależne. Na przykład program może być zbiorem wszystkich kampanii marketingowych promujących nowe funkcje, które zostaną wprowadzone w ciągu roku, a nawet planem zarządzania dotacjami dla organizacji non-profit. Wszystkie te funkcje są ze sobą powiązane, więc należą do zarządzania programami, a nie do zarządzania portfolio projektów. Z drugiej strony, portfolio może obejmować wszystkie inicjatywy marketingowe w ciągu kwartału lub roku, niezależnie od tego, czy są one ze sobą powiązane, czy nie. Oprogramowanie do zarządzania portfolio projektów to narzędzie, którego zespoły używają do śledzenia tych projektów i udostępniania statystyk interesariuszom.

Zarządzanie programem a zarządzanie produktem

Zarządzanie produktem to opracowywanie nowych produktów w firmie. Menedżer produktu to lider zespołu odpowiedzialny za sukces produktu – od pozyskiwania danych od użytkowników aż po udane wprowadzenie produktu na rynek.

Program może natomiast obejmować każdy rodzaj inicjatywy, w tym nowy produkt. Możesz utworzyć program do zarządzania procesem rozwoju produktu na nadchodzący rok. Poszczególne projekty rozwoju produktu będą miały własnego menedżera produktu, ale cały program będzie nadzorowany przez menedżera programu.

Zarządzanie programami a zarządzanie pracą

Zarządzanie programami, podobnie jak pięć faz zarządzania projektami i zarządzanie portfolio projektów, to podzbiór zarządzania pracą. Zarządzanie pracą to systematyczne podejście do organizowania przepływów pracy w organizacji, aby zapewnić przejrzystość potrzebną zespołom do szybszego osiągania swoich celów. Zarządzanie pracą koncentruje się na koordynacji ludzi, pracy i zespołów na wszystkich poziomach organizacji, aby zapewnić wszystkim dostęp do potrzebnych informacji. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania pracą możesz koordynować plany, projekty i procesy w całej organizacji.

Zacznij bezproblemowo zarządzać programami z Asana

Zarządzanie programami to bardziej holistyczne podejście do zarządzania wieloma projektami i dostosowywania tych projektów do celów strategicznych. Jeśli zarządzanie wieloma projektami zaczyna przypominać żonglerkę, spróbuj zarządzania programami, aby uzyskać szerszy obraz tego, jak projekty są ze sobą powiązane.

Każdy menedżer programu potrzebuje wsparcia, aby móc wykonywać swoją pracę jak najlepiej. Przy tak wielu projektach i zadaniach do nadzorowania, posiadanie przejrzystego i zorganizowanego pulpitu nawigacyjnego jest kluczowe dla śledzenia postępów każdego projektu i tego, co jest potrzebne, aby zakończył się on sukcesem. Asana umożliwia tworzenie projektów, przypisywanie zadań, koordynowanie zespołów i śledzenie postępów w jednym centralnym miejscu.

Często zadawane pytania: zarządzanie programami

Czy potrzebuję certyfikatu, aby zostać menedżerem programu?

Istnieje wiele różnych certyfikatów dla menedżerów programów, z których najważniejszym jest certyfikat menedżera programu Project Management Institute (PMI). Certyfikaty zarządzania programami nie są jednak wymagane, aby zostać uznanym za specjalistę ds. zarządzania programami (PMP).

Osoby, które decydują się na uzyskanie certyfikatu menedżera programu, robią to, aby pokazać, że poważnie podchodzą do zarządzania programami i traktują to jako ścieżkę kariery. Certyfikat menedżera programowego może również zwiększyć potencjalne wynagrodzenie lub wpłynąć na decyzje rekrutacyjne dotyczące stanowisk związanych z zarządzaniem programami.

Ile zarabiają menedżerowie programów?

Wynagrodzenia menedżerów programów różnią się w zależności od lokalizacji, branży i doświadczenia. W Stanach Zjednoczonych zarabiają średnio od 85 000 do 130 000 dolarów rocznie. Starsze osoby zarządzające programami lub pracujące w wyspecjalizowanych branżach, takich jak technologia, mogą zarabiać znacznie więcej.

Jakie są najczęstsze wyzwania w zarządzaniu programami?

Do najczęstszych wyzwań w zarządzaniu programami należy zarządzanie wieloma projektami jednocześnie, co wymaga starannej koordynacji i priorytetyzacji. Menedżerowie programów często muszą dostosowywać różnorodne zespoły do ogólnych celów programu, jednocześnie radząc sobie z ograniczeniami zasobów, które mogą ograniczać postępy. Kolejnym kluczowym wyzwaniem jest zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy, zwłaszcza że zmieniające się wymagania i pełzanie zakresu mogą wpływać na terminy i produkty końcowe.

Czy w zarządzaniu programami stosuje się metodykę Agile?

Tak, metody Agile mogą być używane w zarządzaniu programami, zwłaszcza w przypadku programów, które obejmują wiele projektów wykorzystujących metody Agile. Menedżerowie programów często koordynują zespoły Agile i zapewniają zgodność z szerszymi celami programu, nawet jeśli nie wszystkie projekty w ramach programu korzystają z Agile.

Ile czasu zajmuje zarządzanie typowym programem?

Czas trwania programu może się znacznie różnić w zależności od jego złożoności i zakresu. Niektóre programy mogą trwać kilka miesięcy, podczas gdy inne, zwłaszcza te na dużą skalę, mogą obejmować kilka lat.

Jak mierzyć sukces programu?

Aby zmierzyć sukces programu, zacznij od oceny, czy osiągnął on swoje kluczowe cele i kamienie milowe. Sukces zależy również od przestrzegania przydzielonego budżetu, dotrzymywania wszystkich ustalonych terminów i zapewnienia satysfakcji interesariuszy. Na koniec należy wziąć pod uwagę długoterminowe korzyści osiągnięte po ukończeniu programu, ponieważ wyniki te często odzwierciedlają jego trwały wpływ.