프로젝트 관리의 병목 현상이란? 이를 식별하는 3가지 방법

가장 최근에 프로젝트가 지연되었던 때를 떠올려 보세요. 피드백을 기다리거나, 오래된 시스템을 작동시키느라 고군분투하거나, 검토와 승인을 저울질하느라 애썼던 경우 등 대부분의 프로젝트 지연은 병목 현상이라는 하나의 현상으로 인해 발생합니다.

병목 현상은 병목 현상이 프로젝트 관리의 워크플로 흐름을 방해하는 것과 같습니다. 제조 프로세스에서 병목 현상은 쉽게 발견할 수 있습니다. 일반적으로 병목 현상은 느린 기계나 원자재로 인해 전체 생산 프로세스의 속도가 느려지는 물리적인 지점입니다. 프로젝트 관리에서는 병목 현상을 발견하고 해결하는 것이 좀 더 까다롭습니다.

프로젝트 관리에서 병목 현상이 정확히 무엇인지, 어떻게 식별할 수 있는지, 병목 현상이 발생했을 때 성공적으로 해결하기 위해 무엇을 할 수 있는지 살펴보겠습니다.

프로젝트 관리에서 병목 현상이란?

병목 현상은 워크플로 지연을 유발하는 프로젝트의 정체 지점입니다. 프로젝트 관리의 병목 현상은 제한된 작업 수용량으로 인해 프로젝트의 진행 속도를 늦추는 것입니다.

프로젝트 관리의 병목 현상에는 두 가지 유형이 있습니다.

• 실행자 기반 병목 현상: 이 유형의 병목 현상은 팀원 또는 팀 전체가 필요한 성과 수준에 도달하지 못할 때 발생합니다. 종종 이러한 유형의 병목 현상은 팀원의 잘못이 아니라 리소스나 명확성의 부족으로 인해 발생합니다. 실행자 기반 병목 현상이 발생하면 팀과 상의하여 업무를 완료하는 데 어려움을 겪는 이유를 파악하세요. 추가 인원을 고용하거나, 간단한 작업을 아웃소싱하거나, 팀 내에서 더 나은 커뮤니케이션을 구축하면 이러한 병목 현상을 완화할 수 있습니다.

• 시스템 기반 병목 현상: 오래되었거나 느리거나 구식 시스템이나 소프트웨어는 워크플로의 속도를 늦추고 프로세스에 병목 현상을 일으킬 수 있습니다. 시스템 기반 병목 현상은 느린 프린터, 수동 아카이빙 시스템 또는 프로젝트의 필요에 맞지 않는 업무 관리 소프트웨어 와 같은 것일 수 있습니다. 새 소프트웨어로 업그레이드하는 것만으로 워크플로를 다시 정상 궤도에 올릴 수 있습니다.

어떤 유형의 병목 현상을 다루고 있는지 파악하는 것은 이를 해결하는 첫 단계입니다. 시스템 기반 병목 현상인지 수행자 기반 병목 현상인지 파악하면 문제의 원인을 정확히 찾아낼 수 있습니다.

병목 현상을 식별하는 방법

병목 현상 분석은 근본 원인 분석이라고도 하며, 병목 현상을 식별하고 해결 방법을 찾는 가장 좋은 방법입니다. 병목 현상을 식별하고 해결책을 찾고 성과를 모니터링하기 위해 수행해야 하는 세 가지 단계가 있습니다.

1단계: 프로세스를 계획하고 병목 현상 식별하기

병목 현상을 식별하고 예방하는 가장 좋은 방법은 워크플로를 계획하는 것입니다. Asana 와 같은 업무 관리 소프트웨어를 사용하면 칸반 보드, 간트 차트 또는 작업 목록 등 다양한 보기에서 프로젝트를 검토할 수 있습니다. 

일반적으로 사용되는 또 다른 병목 현상 분석 도구는 피시본 다이어그램입니다. 이시카와 다이어그램이라고도 불리는 이 프로젝트 시각화는 문제 해결을 위한 완벽한 브레인스토밍 도구입니다. 

피시본 다이어그램에서 물고기의 머리는 해결하려는 문제 또는 병목 현상을 나타냅니다. 갈비는 서로 다른 카테고리와 관련된 작업을 나타냅니다. 피시본 다이어그램에 프로세스를 매핑하면 팀이 병목 현상의 근본 원인을 쉽게 식별할 수 있습니다.

피시본 다이어그램에서 길을 잃기 쉽다는 점에 유의하세요. 병목 현상에는 두 가지 이상의 잠재적인 원인이 있을 수 있으므로 이 다이어그램을 주의해서 보고 복잡한 문제에서 벗어나도록 하세요.

Asana에서 피시본 다이어그램을 생성하려면 Lucidchart 연동을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 다이어그램을 만들고, 팀과 공유하고, 나중에 검토할 수 있도록 저장할 수 있습니다.

프로세스를 시각화한 후에는 팀이 이를 면밀히 연구하고 강점과 약점을 검토해야 합니다. 품질 팀의 인력이 부족하여 업무가 쌓이거나(실행자 기반) 오래된 소프트웨어에서 중요한 데이터가 지속적으로 손실되어(시스템 기반) 업무가 쌓이는 것을 발견할 수 있습니다.

2단계: 솔루션 구현

병목 현상의 원인을 파악하면 이를 해결하는 방법을 결정할 수 있습니다. 여기에는 상세한 실행 계획 수립, 팀원에게 작업 할당, 프로젝트에 리소스를 할당하여 작업 수용량 활용도 증가 등이 포함될 수 있습니다. 다음은 다양한 병목 현상 시나리오에 대해 구현할 수 있는 몇 가지 솔루션의 예시입니다.

• 인력 부족으로 인한 백로그 작업: 팀이 과도한 업무로 인해 과부하가 걸린 경우, 더 쉬운 작업을 아웃소싱할 수 있습니다. 또는 인턴이 도움을 줄 수도 있고, 다른 팀에 도움을 요청할 수도 있으며, 일정이 허락한다면 직접 도움을 줄 수도 있습니다. 향후 프로젝트의 경우, 병목 현상을 방지하기 위해 신규 입사자로 팀을 확장하거나 프로젝트에 더 많은 시간을 할애하는 것을 고려할 수 있습니다.

• 고객 응답 시간이 너무 느림: 고객 피드백을 정기적으로 기다리면 전달 프로세스에 병목 현상이 발생할 수 있습니다. 고객과 미팅을 예약하고 피드백이 필요할 때 가장 잘 연락할 수 있는 방법을 알아보세요. 고객이 결과물을 일괄적으로 받는 것을 선호하거나 이메일을 계속 놓치고 있어 제목 줄을 모두 대문자로 작성해야 할 수도 있습니다. 병목 현상의 원인을 파악하면 이를 해결할 수 있는 최상의 준비를 갖출 수 있습니다.

• 오래된 프로젝트 관리 소프트웨어는 문제를 일으킵니다: 모든 프로젝트 매니저는 오래된 소프트웨어가 절대적인 악몽이라는 데 동의할 것입니다. 진행 상태를 자동으로 저장하지 않거나, 탐색하기 어렵거나, 로딩 속도가 느린 경우 등, 프로젝트 관리 소프트웨어를 보다 신뢰할 수 있는 도구로 업그레이드해야 하는 경우 빠른 ROI 분석이 필요할 수 있습니다.

• 팀이 중복되는 업무를 많이 수행합니다: 중복된 업무는 프로세스의 속도를 늦추는 것뿐만 아니라 팀원들 사이에 마찰과 좌절감을 유발합니다. 업무 관리 툴을 사용하여 누가 무엇을 담당하는지 명확하게 설명하고, 종속성을 정의하고, 작업을 할당하세요.

조직이 성장할수록 커뮤니케이션에 병목 현상이 발생하기 시작합니다. Hope for Haiti는 이러한 비효율성으로 인해 어려움을 겪었습니다. 기름칠이 잘 된 기계처럼 원활하게 운영되지 못한다면 최대한 많은 사람을 도울 수가 없습니다. 이를 개선하는 것은 우리의 몫입니다.”

• 미세 관리는 프로세스 속도를 늦춥니다: 프로젝트에 계속 방해가 되는 관리자나 이해관계자는 프로세스 속도를 늦춥니다. 이 경우, 해당인과 미팅을 갖고 경계를 설정하는 것에 대해 논의하고, 업무를 위임하고 팀을 신뢰하는 것이 프로젝트와 팀 모두를 성공으로 이끄는 데 도움이 된다는 점을 상기시켜 주세요.

솔루션을 구현한 후에는 솔루션이 얼마나 잘 작동하는지 모니터링하고 평가하는 단 한 단계만 남았으면 좋겠습니다.

3단계: 성과 평가하기

문제의 병목 현상을 성공적으로 관리했는지 확인하려면 실행 계획의 성과를 모니터링하고 평가해야 합니다. 프로젝트의 진행 상태를 추적하고 프로세스의 품질과 속도를 솔루션을 구현하기 전과 비교하세요. 

또한 이 평가를 통해 향후 병목 현상 관리를 위한 유용한 정보를 얻을 수 있습니다. 병목 현상을 반드시 방지해야 하는 것은 아닙니다. 특정 프로젝트 규모에서는 병목 현상이 기본적으로 불가피하다는 점을 기억하세요. 정말 중요한 것은 시간을 할애하여 이를 식별하고 관리하는 데 적극적으로 임하는 것입니다. 업무 프로세스를 모두 계획하면 병목 현상이 발생하는 동안 팀이 에너지를 다른 작업으로 전환하고 나중에 다시 돌아와 업무가 중단되지 않도록 할 수 있습니다.

병목 현상이 발생한 후 이를 해결하는 방법

병목 현상의 복잡도에 따라 팀원을 재배치하거나 워크플로의 특정 단계에 더 많은 리소스를 할당하여 병목 현상을 신속하게 해결할 수 있습니다. 그러나 때로는 병목 현상을 해결하기 위해 더 많은 주의가 필요할 수 있습니다. 병목 현상을 식별하자마자 해결하지 않으면 비용이 많이 들고 소모될 수 있습니다.

병목 현상이 발생한 후 이를 해결하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 유휴 상태로 두지 마세요: 병목 현상을 겪어야 하는 업무량을 최소화하는 것이 좋은 해결책처럼 보일 수 있지만, 이 방식은 처리 시간을 더욱 길게 만들고 전체 프로젝트의 속도를 늦출 수 있는 파급 효과를 일으킬 수 있습니다. 병목 현상이 발생한 부분을 최대한의 작업 수용량으로 운영하는 동시에 문제를 최대한의 속도로 해결하세요.

2. 병목 현상에 대한 부담 줄이기: 병목 현상을 통과해야 하는 업무량을 최소화하는 대신 업무가 최상의 상태로 도달하도록 하여 병목 현상에 대한 부담을 줄일 수 있습니다. 병목 현상이 이해관계자와 공유하기 전에 문서를 검토해야 하는 관리자라고 가정해 보겠습니다. 이러한 문서를 오류 없이 관리자에게 전달하는 데 집중하여 업무 흐름을 더 빠르게 만들고 업무를 더 쉽게 만드세요.

3. 업무를 일괄 처리하세요: 프로젝트와 병목 현상에 따라 유사한 업무를 일괄 처리하여 부담을 줄일 수 있습니다. 배치 크기에 주의하세요. 스트레스를 받지 않고 실제로 더 쉽게 작업할 수 있도록 가능한 한 작게 유지하세요.

4. 팀의 사기 유지: 일이 엉망이 되면 팀은 집중력, 신뢰, 동기를 잃을 수 있습니다. 병목 현상을 어떻게 해결할 계획인지 팀과 효과적으로 소통하는 것이 중요합니다. 그동안 프로젝트를 지원할 수 있는 방법도 알려주세요.

5. 고정 관념에서 벗어나 생각하기: 가능하다면 병목 현상의 작업 수용량을 늘리세요. 관리자가 서류를 더 빨리 검토하도록 할 수는 없지만, 업무 프로세스를 도와주고 속도를 높일 수 있는 다른 관리자가 있을 수 있습니다. 항상 대안에 주의를 기울이세요. 틀에서 벗어나 생각하는 것이 프로젝트 관리를 즐겁게 만들어 줍니다!

6. 품질 저하를 방지하세요: 단계를 건너뛰고, 수정을 서둘러 진행하고, 대규모로 작업을 완료하면 시간을 절약하고 더 빨리 마무리할 수 있습니다. 그러나 업무의 품질이 저하되면 프로젝트를 다시 수행하거나, 고객을 잃거나, 팀의 신뢰를 잃을 위험이 있습니다. 병목 현상을 해결하기 위해 업무의 품질을 절대 저하시키지 마세요. 장기적으로는 그만한 가치가 없을 것입니다.

가장 중요한 것은 가동 중단을 피하는 것입니다. 팀이 할 일이 없이 앉아 있으면 좌절감을 유발하고 프로젝트의 전체 주기를 더욱 늘릴 수 있습니다. 항상 일을 진행하고 팀을 문제 해결 과정에 포함하세요.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 병목 현상 관리

병목 현상을 완전히 방지하고 싶지만, 병목 현상은 발생합니다. 병목 현상이 발생하면 완벽주의를 내려놓고 팀을 모아 쌓여 있는 업무를 해결할 수 있는 해결책 지향적인 방법을 찾으세요. 

적절한 도구를 사용하면 애자일 환경에서도 병목 현상을 최소화할 수 있습니다. 프로젝트에 대한 타임라인이나 칸반 보드를 생성하여 팀이 항상 업무량을 시각적으로 파악하고 작업, 종속성, 마감일을 실시간으로 쉽게 조정할 수 있도록 하세요.