매니저를 위한 번아웃 방지 가이드

편집자 주: 이 기사는 원래 Quartz에 게시되었습니다.

극심한 스트레스는 이제 너무나 익숙한 업무의 한 요소가 되었습니다. 작년 한 해에 근로자의 71% 가 최소 한 번 번아웃을 경험한 것으로 나타났습니다. 또한, 자신의 정신 건강을 나쁨 또는 매우 나쁨으로 평가하는 근로자의 수가 5%에서 18%로 증가했으며, 42%는 자신의 스트레스 수준을 높음 또는 매우 높음으로 평가했습니다. 이러한 스트레스와 압박의 증가 현상은 시대의 명백한 징후입니다.

Asana의 2021년 업무 집중 탐구 인덱스 의 일부인 동일한 설문조사에서 응답자의 거의 절반이 과로를 번아웃의 주요 원인으로 꼽았습니다. 즉, 전화는 사무실(또는 Zoom) 내부에서 걸려오는 것입니다. 여기에 전 세계적 팬데믹, 중요한 미국 대선, 전 세계적인 제도적 인종차별과 흑인 차별에 대한 인식 제고와 같은 2020년의 사건들까지 더해지면, 누구나 출근할 수 있다는 것이 놀라운 일입니다.

과로는 단순히 개별 직원에게만 영향을 미치는 것이 아닙니다. 피로가 증가하면 참여도가 떨어지고 회사 전체가 침체를 겪게 됩니다. 그럼에도 불구하고 관리자가 번아웃과 스트레스를 줄이고, 직원의 명확성과 집중력을 높이며, 회사의 회복탄력성을 유지하는 데 도움이 되는 수많은 변화를 이끌어낼 수 있습니다.

1. 의견을 자유롭게 말할 수 있는 분위기 조성하기

매니저는 적극적인 커뮤니케이터가 되어야 하며, 모든 당사자가 자신의 경험에 대해 편안하게 이야기할 수 있는 열린 대화를 만들어야 합니다. 일대일 미팅 및 Q&A 세션과 같은 피드백 포럼은 직원들이 귀중한 정보를 리더와 공유할 수 있는 공간을 제공하며, 리더는 이러한 인사이트를 활용하여 회사 문화를 형성하고 번아웃을 예방할 수 있습니다.

원활한 커뮤니케이션은 다른 영역에서도 유연성을 제공합니다. 포모도로 방식이나 포커스 스프린트와 같은 다양한 업무 스타일과 관행을 받아들이세요. 이러한 관행을 시작하고 수용하며, 특히 회사가 재택근무를 하는 경우 워라밸을 고려하세요. 직원들이 경계를 설정하고 이를 알리며, 이를 존중하고 다른 사람들도 동일하게 하도록 권장하세요.

2. 모든 것을 명확히 설명하기

유연성은 명확성이 있을 때만 효과가 있습니다. 현재 매주 26%의 마감일이 지켜지지 않고 있으며, 이는 주로 비현실적인 기대치나 불명확한 프로세스 때문입니다. 이러한 함정을 피하기 위해 관리자는 시간을 내어 프로젝트에 대한 구체적인 지침이나 가이드라인을 사전에 수립해야 합니다. 또한 직원에게 특정 업무를 배정하고 문제가 발생할 경우 해결할 준비가 되어 있어야 합니다. 이렇게 하면 팀이 바로 업무에 착수하고 실제 생산성을 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다.

누구나 겪을 수 있는 일이지만, 업무가 누락되는 경우 이를 파악하거나 적어도 이를 알리는 것은 관리자의 몫입니다. 이를 위해 관리자는 마이크로 매니징의 함정에 빠지지 않으면서도 프로젝트에 밀착해야 합니다. 이는 섬세한 균형을 이루어야 하는 일이지만, 업무 관리 플랫폼 및 열린 대화와 같은 리소스를 통해 매니저가 팀의 업무량을 추적하고 필요할 때 개입하거나 인사이트를 제공하거나 조율할 수 있습니다.

3. 자율성 지지

리더는 직원들이 업무를 처리하는 방식에 대한 통제권을 부여해야 합니다. 팀 전체의 결속력이 여전히 중요하지만, 직원에게 자율성을 부여하는 것은 번아웃의 근본 원인을 해결하는 건전한 접근 방식이며, 관리자가 개인, 팀, 회사 차원에서 사용할 수 있는 보다 광범위한 요구-통제-지원 모델의 일부가 됩니다.

이 모델의 기본 원칙은 개인에 대한 요구를 줄이고, 작업에 대한 통제력을 높이며, 업무를 처리할 수 있도록 지원을 강화하는 것입니다. 요구 사항을 줄인다는 것은 너무 많은 책임을 맡게 된 특정 역할의 범위를 축소하는 것을 의미할 수 있습니다. 통제권을 강화하는 것은 유연한 근무 시간을 허용하거나 완전히 근무 시간을 벗어나는 것을 의미할 수 있습니다. 지원 강화를 위해서는 단순히 누군가의 업무 부담을 덜어주는 것 이상의 조치가 필요합니다. 직원들이 육아 비용을 지원받아야 하나요? 불만을 털어놓을 수 있는 공간이 필요한가요? 요구, 지원 또는 통제 중 하나 이상을 구현하고 회사의 상황에 가장 적합하도록 조정할 수 있습니다.

지원을 제공하는 또 다른 핵심 방법은 휴식에 대해 다시 생각해 보는 것입니다. 평균적인 지식 근로자는 매일 밤 7시간 미만의 수면을 취한 후 일어나 다음 날 다시 똑같은 일을 반복합니다. 업무에서 벗어난 휴식 시간을 우선시하는 기대치를 설정하고 모범을 보이는 것은 리더에게 달려 있습니다. 완전히 업무에서 벗어나는 시간을 장려하고, 최소 휴가 일수를 시행하며, 직원들이 업무를 마치면 로그오프할 수 있도록 지원하세요.

4. 방해 요소를 최소화하세요

업무 때문에 주의가 산만해져서 업무를 완료하는 데 어려움을 겪은 적이 있나요? 업무 집중 탐구 인덱스 는 작업에 대한 커뮤니케이션, 정보 검색, 앱 전환, 우선순위 변경 관리, 프로젝트 상태 추적 등 '일을 위한 일'이 직원의 하루 중 60%를 차지한다는 것을 보여줍니다. 직원들은 하루의 절반도 채 안 되는 시간을 고용 목적에 맞는 숙련된 업무와 전략에 할애하고 있습니다. 어떻게 이런 상황이 되었을까요?

하루 종일 업무를 위해 사용하는 앱과 플랫폼이 얼마나 많은지 생각해 보세요. 이메일, 인스턴트 메시지, 스프레드시트, 캘린더 등이 있습니다. 이러한 도구를 사용하고 저장 및 공유되는 정보를 추적하는 것은 햄스터 쳇바퀴를 끝없이 돌리는 것과 같습니다. Asana와 같은 포괄적이고 직관적이며 민첩한 툴을 사용하면 팀의 업무 관리 프로세스를 간소화하여 단순 반복 작업을 대폭 줄일 수 있습니다.

이렇게 하면 매니저와 직원 모두 멀티태스킹에 대한 신화를 완전히 깨는 데 도움이 됩니다. 바쁘게 일하는 것을 미화하는 현재 시대에 전통적으로 멀티태스킹으로 찬사를 받아온 것은 사실상 작업 간 비효율적인 전환일 뿐이며, 모든 앱을 한꺼번에 열어 두면 이러한 현상이 더욱 심화됩니다. 멀티태스킹은 종종 중복 작업, 마감일 미달성, 좌절감으로 이어집니다. 대신, 매니저는 업무에 방해받지 않고 집중할 수 있는 전용 시간을 마련하고, 이 보호된 기간을 중심으로 미팅과 커뮤니케이션 일정을 잡을 수 있습니다.

5. 가면 증후군 해결하기

설문 조사 응답자의 거의 3분의 2가 가면 증후군을 경험한 적이 있습니다. 가면 증후군은 성과나 능력과 관계없이 직원이 자신이 부족하다고 느끼게 할 수 있는 만성적인 자기 의심의 한 형태입니다. 직원들이 회사의 성공뿐만 아니라 자신의 성공에도 긍정적으로 기여할 수 있다고 느끼지 못한다면, 결국에는 노력하는 것을 멈출 것입니다.

가면 증후군에 맞서는 것은 직원이 회사에 입사하는 순간부터 시작되며, 특히 코로나19 상황에서는 모든 관리자의 전략에 포함되어야 합니다. 팬데믹 기간 동안 업무를 시작한 신입 사원의 거의 80%가 가면 증후군을 경험한 반면, 2020년 이전에 업무를 시작한 신입 사원의 57%가 가면 증후군을 경험했습니다. 이는 아마도 원격 근무로 인해 함께 모이고, 성공을 축하하고, 동료들 간의 동지애를 강화할 기회가 크게 제한되었기 때문일 것입니다. 신규 입사자가 첫날부터 환영받는다고 느끼게 하는 것은 회사, HR, 팀, 그리고 가장 중요한 매니저의 공동 책임입니다. 신규 입사자를 팀에 통합하고, 신규 입사자가 자신의 아이디어를 표현하고, 자신이 누구인지 알리고, 도전에 맞설 때 자신감을 느끼고 편안함을 느끼는 공간을 조성하면 신규 입사자가 최고의 역량을 발휘하도록 동기를 부여할 수 있습니다.

회사에 한동안 근무한 직원들도 가면 증후군을 경험할 수 있으며, 특히 자녀가 있는 부모(67%) 의 경우 더욱 그렇기 때문에 이러한 노력을 24시간 내내 기울여야 합니다. 공개적으로나 비공개적으로나 직원의 성공을 축하함으로써 직원에게 그들의 가치와 탁월함을 상기시켜 주세요. 꼭 문자 그대로의 축하일 필요는 없습니다(결국 우리는 여전히 사회적 거리를 두고 있으니까요). 하지만 직원들의 성과를 직원 본인과 다른 사람들에게 모두 인정해 주면 해당 직원뿐만 아니라 다른 팀원들에게도 계속 발전할 수 있는 용기와 자신감을 줄 수 있습니다.

업무 관리에 대한 자세한 분석 및 실행 계획은 2021년 업무 집중 탐구 지표 전문을 확인하세요.