비용 편차 공식: 프로젝트를 예산 내에서 유지

비용 편차 공식은 프로젝트를 예산 내에서 유지하는 데 도움이 되는 프로젝트 비용 관리 툴입니다. '비용 편차'는 프로젝트의 예상 비용(또는 예산 금액)과 프로젝트의 실제 비용 (또는 지출 금액) 사이의 차이입니다. 이 값이 양수이면 프로젝트가 예산보다 적게 지출하고 있음을 나타내며, 음수 편차는 프로젝트 비용이 예산보다 더 많음을 나타냅니다.

프로젝트를 관리할 때는 프로젝트가 예산 내에서 유지되는지 확인하기 위해 비용 변동을 주기적으로 계산합니다. 프로젝트를 예산 초과로 만들 가능성이 가장 높은 영역을 찾기 위해 인건비나 공급 비용과 같은 다양한 예산 범주의 개별 편차를 계산할 수도 있습니다.

이 글에서는 비용 편차가 무엇인지와 비용 편차 공식을 적용하는 방법을 설명합니다. 또한 다양한 개별 비용 편차 공식과 각 비용 편차를 계산하는 방법도 살펴보겠습니다.

비용 변동이란?

비용 변동은 프로젝트의 계획된 비용과 추가 비용이나 예상치 못한 비용 절감을 고려한 실제 비용의 차이입니다. 비용 변동을 계산하는 공식은 다음과 같습니다.

• 예상 비용 – 실제 비용 = 비용 변동

비용 분산이 양수이면 프로젝트가 예산 내에서 진행되고 있음을 의미하며, 비용 분산이 음수이면 프로젝트가 예산을 초과했음을 의미합니다. 비용 편차가 0이면 프로젝트의 실제 비용이 프로젝트의 예상 비용과 동일하다는 것을 의미합니다. 

비용 편차의 긍정과 부정

이상적인 세계에서는 프로젝트의 비용 편차가 0이 될 것입니다. 이는 예산 비용과 실제 지출 금액이 정확히 일치한다는 것을 의미합니다. 실제로 프로젝트의 실제 비용이 초기 예산과 완벽하게 일치하는 경우는 매우 드뭅니다. 

일반적으로 프로젝트가 계획대로 진행되고 예산 내에서 진행되고 있음을 나타내기 때문에 긍정적이거나 유리한 변동을 목표로 합니다. 그러나 부정적이거나 불리한 편차가 반드시 프로젝트에 문제가 있음을 의미하지는 않습니다. 이는 단순히 원래 예산이 너무 낙관적이었고 모든 비용을 통제할 수 있도록 조치를 취해야 함을 의미할 수 있습니다. 팀은 비용 비교 템플릿을 사용하여 비용을 나란히 배치하고 조정해야 할 부분을 빠르게 파악할 수 있습니다.

간단한 비용 편차 예시

실제로 확인할 수 있다면 비용 변동을 완전히 이해하기가 더 쉽습니다. 최근에 그래픽 디자이너를 고용한 소규모 비즈니스 소유자라고 가정해 보겠습니다. 디자이너는 시간당 $50의 비용으로 마케팅 자료, 웹사이트 디자인 및 기타 시각적 자산을 만드는 일을 담당합니다. 전체 프로젝트가 2개월 또는 1,200시간 내에 완료될 것으로 예상되는 경우, 이 프로젝트에 $60,000를 예산으로 책정해야 합니다. 

프로젝트는 원래 예상했던 것보다 약 10주 더 걸리고, 그래픽 디자이너는 총 1,600시간을 기록했습니다. 전체적으로 이 프로젝트는 그래픽 디자인 작업에 $80,000의 비용이 들었습니다.

비즈니스의 그래픽 디자인 예산에 대한 비용 편차를 계산하려면 예산(또는 예상) 비용($60,000)에서 실제 비용($80,000)을 빼면 비용 편차는 -$20,000입니다. 비용 편차가 음수인 경우, 프로젝트가 해당 금액만큼 예산을 초과했다는 것을 의미합니다.

위의 예에서 귀하(비즈니스 소유자)는 프로젝트 종료 시점에만 비용 편차를 계산했습니다. 비용 편차는 예산 초과 추세가 발생할 때 이를 식별할 수 있을 때 더 유용하므로 재정적으로 프로젝트를 수정하고 다시 정상 궤도에 올릴 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다. 이를 위해서는 획득 가치를 고려해야 합니다.

실제 가치 관리란?

획득 가치(때로는 계획된 가치라고도 함)는 프로젝트의 특정 시점에서 수행된 작업의 예산 비용을 나타냅니다. 획득 가치 관리는 진행 상태를 주기적으로 확인하고 프로젝트가 계획대로 진행되고 예산이 적합한지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

위의 예시로 돌아가서, 작업의 25%가 완료되었을 때 그래픽 디자인 프로젝트를 확인했다고 가정해 보겠습니다. 25% 완료 지점에서 예상 비용(현재 지점에서 지출할 것으로 예상되는 금액)은 $15,000 또는 총 예산의 25%여야 합니다. 

그러나 이 경우 디자이너가 프로젝트의 25% 를 완료하는 데 400시간이 걸렸습니다. 25% 진행 지점에서 수행된 작업의 실제 비용은 $20,000(또는 시간당 $50로 400시간 작업)입니다.

25% 진행 지점에서 비용 편차를 계산했다면(예상 비용 또는 획득 가치($15,000)에서 실제 비용($20,000)을 빼서 비용 편차 -$5,000를 계산), 프로젝트가 예산을 초과하여 실행되고 있다는 것을 일찍이 알게 되었을 것입니다.

실제 가치가 프로젝트의 실제 비용과 일치하거나 이를 초과하는지 확인하기 위해 프로젝트 전반에 걸쳐 일정한 간격으로 가치 분석을 수행하는 이 프로세스를 실현 가치 관리라고 합니다. 예산 템플릿을 사용하면 이러한 수치를 일관되게 추적하고 예상 비용을 실제 지출과 비교하는 것이 더 쉬워집니다.

비용 변동을 계산하는 3가지 방법

비용 회계에서 분산을 계산하는 세 가지 방법이 있습니다. 

• 누적 비용 편차 방식

• 기간별 비용 편차 방식

• 완료 시점에서의 변동액 방식 

세 가지 방법 모두 동일한 공식을 사용하지만, 다른 것을 결정하기 위해 계산을 다르게 적용합니다.

누적 비용 편차 방식

누적 비용 편차는 프로젝트의 실제 누적 비용과 예상 누적 비용의 차이를 취하여 계산합니다. 이 방법은 프로젝트가 원래 예산에서 얼마나 벗어났는지 개략적으로 파악하는 데 사용할 수 있습니다.

위의 예시에서는 누적 비용 편차 방법을 사용하여 전체 프로젝트의 비용이 해당 시점까지 예산에서 얼마나 벗어났는지 확인했습니다.

기간별 비용 편차 방법

프로젝트의 실제 비용과 특정 시점 또는 특정 프로젝트 단계에서 프로젝트의 예상 비용의 차이를 취하여 기간별 비용 편차를 계산할 수 있습니다. 

그래픽 디자인 프로젝트의 진행 상태를 중간 지점에서 다시 확인한다고 가정해 보겠습니다. 기간별 비용 편차를 계산하려면 프로젝트의 첫 번째 분기와 두 번째 분기의 비용 편차를 별도로 계산합니다. 

기간별 비용 편차의 이점은 프로젝트 일정에서 예산 변동이 발생하는 지점을 더 잘 파악할 수 있다는 것입니다. 프로젝트가 중간 지점에서 계획대로 진행되었지만 3/4 지점에서 계획에서 벗어난 경우, 문제가 발생했다는 것을 알 수 있을 뿐만 아니라 문제가 발생한 시점도 알 수 있습니다. 시간 범위가 좁아지면 문제를 더 쉽게 찾아서 해결할 수 있습니다. 

완료 시점에서의 편차

완료 시점의 변동 방법 은 프로젝트 전반에 걸쳐 언제든지 사용할 수 있으며, 지금까지의 진행 상황을 바탕으로 프로젝트가 완료된 시점에 예산이 얼마나 초과되거나 부족할지 예측할 수 있습니다. 완료 시점의 편차는 현재 프로젝트의 총 비용(또는 예상 비용)을 원래 프로젝트의 비용(예상 비용)에서 빼서 계산할 수 있습니다. 

그래픽 디자인 프로젝트를 25% 완료 지점에서 평가하고 이미 $20,000를 지출한 것으로 확인되면 이 시점에서 프로젝트의 예상 비용은 $80,000가 됩니다. 원래 예상 비용인 $60,000에서 예상 비용을 빼면 프로젝트가 이 속도로 계속 진행될 경우 완료 시 편차가 -$20,000가 될 것이라고 판단할 수 있습니다.

완료 시점의 편차 방법을 사용하면 현재 진행 속도 정보를 사용하여 프로젝트가 완료 시점에 예산에서 얼마나 벗어났는지 예측할 수 있습니다.

비용 변동의 5가지 유형

위의 세 가지 범주는 비용 변동을 계산하는 세 가지 방법을 설명합니다. 여기서는 계산할 수 있는 5가지 유형의 비용 변동을 살펴보겠습니다.

이러한 각 공식은 서로 다른 예산 범주의 비용 변동을 계산하여 프로젝트 매니저가 비용이 예산보다 적거나 초과되는 부분을 심층 분석하고 그에 따라 조정할 수 있도록 합니다.

자재 비용 변동

직접 재료가 필요한 프로젝트에는 재료 비용 편차가 있으며, 재료 비용 편차는 재료에 대한 예산 금액과 실제로 지출한 금액의 차이를 계산합니다. 

자재 비용은 자재 수량을 자재 가격으로 곱하여 계산할 수 있습니다. 자재의 실제 비용은 자재의 수량이나 가격이 변경되는 경우 예산 비용과 다를 수 있습니다.

프로젝트의 중간 지점에서 비용 변동을 계산하고 자재 비용 변동이 예상보다 높은 추세라는 것을 발견하면 프로젝트 범위를 조정하거나 초과 자재 비용을 충당할 수 있는 추가 자금을 찾아야 합니다.

인건비 변동

인건비 편차는 직접 인건비의 예산과 실제 비용의 차이입니다. 프로젝트에 예상보다 더 많은 시간이 필요하거나 시간당 임금이 증가하는 경우 인건비가 예산에서 벗어날 수 있습니다. 위의 그래픽 디자인 예시는 인건비 편차의 예입니다.

회사에 인건비 분산이 큰 경우(즉, 인건비에 필요한 것보다 더 많은 예산이 책정되었다는 의미), 인건비 예산을 조정하고 비용 분산이 음수인 다른 예산 범주로 추가 자금을 재배치하세요. 인건비 변동이 음수인 경우, 이는 팀의 생산성이 낮거나 프로젝트 범위가 예상보다 큰 것을 의미합니다. 추가 교육이나 더 나은 품질 관리 조치는 인건비를 낮추는 데 도움이 될 수 있습니다.

매출 변동

매출 편차는 비용이 발생하는 것(비용)보다는 비용이 발생하는 것(매출)과 관련이 있다는 점에서 다른 모든 유형의 비용 편차와 다릅니다. 매출 편차는 매출 구성 요소가 있는 프로젝트에서만 발생합니다. 예를 들어, 그래픽 디자인 예시에서는 해당 프로젝트의 어떤 것도 판매되지 않기 때문에 매출 편차가 발생하지 않습니다. 

매출 편차의 계산은 예산 매출과 실제 매출의 차이입니다. 목록에서 유일하게 음수일 때 좋은 편차 유형입니다. 예산(또는 예상) 총매출이 $1,000이고 실제 총매출이 $2,000인 경우 매출 편차는 -$1,000입니다. 실제 매출이 예산 매출을 초과하면 차이는 음수이지만 이익은 양수입니다.

가변 간접비 차이

간접비는 비즈니스 운영과 관련된 비용입니다. 변동 간접비는 비즈니스 운영 중에 발생하는 비용으로, 비즈니스의 생산성에 따라 증가하거나 감소합니다. 배송 비용, 창고 에너지 비용 및 기계 유지 보수는 모두 가변 간접 비용의 예입니다.

가변 간접비의 비용 편차를 계산하려면 먼저 '시간당 표준 가변 간접비율'을 찾아야 합니다. 이는 생산 시간당 발생하는 가변 비용의 총합입니다. 예를 들어, 배송된 단위당 $2를 지불하고 시간당 10개를 생산하는 경우 시간당 표준 배송 요금은 $20입니다.

변동 간접비 차이는 일정 기간 동안의 표준 변동 간접비와 가격 변경 또는 작업 시간 변경이 고려된 후 실제 변동 간접비가 어떻게 되는지의 차이입니다.

고정 간접비 편차

고정 간접비는 작업량이 아무리 많아도 동일하게 유지됩니다. 임대료, 재산세 및 구독은 모두 고정 간접비의 예입니다. 고정 간접비의 '고정'은 간접비의 유형과 수량을 구체적으로 의미합니다. 예를 들어, 사무실 공간을 더 많이 사용할수록 더 많은 임대료를 지불할 필요가 없지만, 그렇다고 해서 임대주가 임대료를 인상할 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다.

고정 간접비 편차의 공식은 표준(또는 예산) 간접비에서 실제 간접비를 뺀 값입니다. 두 수치는 모두 간접비 총액이므로 주어진 기간 동안의 모든 간접비의 총 비용을 포함합니다.

회사에 고정 간접비가 두 가지뿐이라고 가정해 보겠습니다. 임대료(월 $10,000) 및 비즈니스 보험($500)입니다. 6개월 프로젝트의 표준 간접비는 월 $10,500 또는 $63,000입니다. 임대주가 프로젝트 중간에 임대료를 월 $15,000로 인상하는 경우, 실제 고정 간접비는 더 높아집니다. 첫 3개월 동안 $10,500에 나머지 3개월 동안 $15,500, 총 $78,000가 됩니다.

고정 간접비 변동을 계산하려면 표준 고정 간접비에서 실제 고정 간접비를 빼서 최종 변동액인 -$15,000를 구합니다.

비용 변동을 사용하여 프로젝트 예산을 계획대로 유지하세요

프로젝트 비용을 통제하는 첫 번째 핵심은 초기 비용 추정치가 합리적으로 정확한지 확인하는 것입니다. 이를 위해서는 프로젝트 팀과 긴밀히 협력하여 프로젝트에 필요한 비용을 결정해야 합니다. 그런 다음 재무 및 회계 부서의 다른 내부 이해관계자와 협력하여 해당 비용의 향후 비용과 가격을 정확하게 예측하세요.