비즈니스 프로세스 자동화란? 단순 반복 작업을 없애는 팁

팀 효율성을 개선하면서 단순 반복 작업을 줄일 수 있는 방법을 찾고 계시나요? 자동화가 답이 될 수 있습니다. 반복되는 작업을 자동화하면 팀의 시간을 절약하고 일상적인 작은 실수를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 효율성과 관련하여, 하루 중 시간을 절약하는 것만큼 가치 있는 것은 없습니다.

이 기사에서는 자동화 솔루션의 정의, 자체 시스템을 구현할 때의 이점, 자동화할 수 있는 일반적인 작업의 예 등 비즈니스 자동화 프로세스를 살펴보겠습니다. 

비즈니스 프로세스란?

비즈니스 프로세스는 비즈니스가 공통의 목표를 달성하는 데 도움이 되는 일련의 활동입니다. 자동화와 관련하여 사용되는 비즈니스 프로세스는 일반적으로 소프트웨어 도구에서 실행되는 반복 가능한 작업을 의미합니다.

비즈니스 프로세스에는 청구서 발행부터 신규 직원 온보딩, 급여 지급까지 모든 것이 포함될 수 있습니다. 개별 작업이 공유된 목표와 일치하도록 하려면 프로세스를 마련하는 것이 필수적입니다.

비즈니스 프로세스 자동화란?

비즈니스 프로세스 자동화(Business process automation, BPA) 는 수작업 작업량을 대체하고 비즈니스의 반복적인 작업을 보다 효율적으로 완료하기 위해 기술을 기반으로 한 자동화를 사용하는 것입니다. 복잡해 보일 수 있지만 BPA를 구현하는 것은 가능하며 그만한 가치가 있습니다. 본질적으로, 팀원이 아닌 도구에 작업을 위임하는 프로세스입니다. 진짜 비결은 비즈니스 요구에 가장 잘 맞는 방식으로 도구를 구현하는 것입니다.

비즈니스 프로세스 자동화는 종종 팀 생산성에 영향을 미치는 중요한 핵심 프로세스에 중점을 둡니다. 

BPA는 BPM과 어떤 관련이 있나요?

비즈니스 프로세스 자동화는 종종 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 와 혼동되기도 합니다. 결국 비즈니스 프로세스 관리는 다양한 자동화 기법을 지칭하는 포괄적인 용어입니다.

BPM은 사람들이 비즈니스 프로세스를 발견, 모델링, 분석, 측정, 개선, 최적화 및 자동화하기 위해 다양한 방법을 사용하는 분야로 정의됩니다. 이는 BPA가 BPM의 일부에 불과하다는 것을 의미합니다.

BPA는 RPA와 어떤 관련이 있나요?

BPA와 RPA(로봇 프로세스 자동화)는 비슷하지만 두 용어 사이에는 몇 가지 차이점이 있습니다. BPM은 기술 기반 자동화를 사용하는 전체론적 접근 방식인 반면, RPA는 소프트웨어 로봇과 인공 지능을 사용하는 구체적인 접근 방식입니다.

BPA는 비즈니스 프로세스 분석과 어떤 관련이 있나요?

비즈니스 프로세스 분석은 BPA의 하위 집합이며 비즈니스 프로세스 분석에 중점을 둡니다. 다양한 자동화된 접근 방식을 사용하여 기존 방법을 매핑하고 이해합니다.

수동 방식에서는 프로세스 전문가가 일반적으로 주제 전문가와 사용자를 인터뷰하여 프로세스 맵을 만듭니다. 자동화된 접근 방식은 프로세스 마이닝, 프로세스 캡처, 프로세스 인텔리전스와 같은 기술을 사용하여 유사한 결과를 생성합니다. 

어떤 비즈니스 프로세스를 자동화해야 하나요?

이제 BPA 솔루션이라는 흥미로운 부분이 시작됩니다. 어떤 프로세스를 자동화할 수 있나요? 실제로 자동화할 수 있는 작업은 무궁무진합니다. 까다로운 부분은 어떻게 해야 하는지 아는 것입니다. 

간단한 것으로 시작하여 점차 더 복잡한 자동화 프로세스로 나아가는 것이 가장 좋습니다. 조직에서 자동화하는 일반적인 작업에는 프로젝트 결과물, 데이터 입력, 판매 주문, 급여가 포함되며, 이 모든 작업은 팀의 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 

비즈니스 프로세스 자동화를 사용하여 자동화할 수 있는 가장 일반적인 작업 몇 가지를 살펴보겠습니다. 

프로젝트 작업

작업하는 대부분의 프로젝트에서는 종속성이라고도 하는 수동 작업을 생성해야 합니다. 어떤 팀은 자동화를 사용하여 더 나은 할 일 목록을 만드는 반면, 어떤 팀은 칸반 보드나 간트 차트와 같은 타임라인을 선호합니다. 어떤 방법을 선호하든 자동화는 이러한 작업을 생성하고 경우에 따라서는 작업을 종료하는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 작업에 자동화를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 작업을 올바른 프로젝트로 이동

• 적절한 팀원에게 작업 배정

• 프로젝트 종속성에 대해 이해관계자에게 알리기

• 마감일 설정 및 변경

• 적시에 업무 인계

프로젝트 이니셔티브 관리와 같은 단순 반복 작업을 자동화하면 팀원을 자동으로 배정하고, 마감일을 쉽게 변경하고, 이해관계자에게 변경 사항을 알릴 수 있습니다. 

커뮤니케이션

커뮤니케이션을 자동화하는 것은 반복되는 작업을 간소화하는 또 다른 방법입니다. 프로젝트 리마인더부터 주간 팀 업데이트까지, 이러한 작지만 시간이 많이 소요되는 작업은 보다 지능적인 비즈니스 프로세스를 만드는 데 훌륭한 첫 단계가 될 수 있습니다. 

커뮤니케이션 자동화를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 프로젝트 리마인더 보내기

• 팀 업데이트 보내기

• 미팅 후 회의록 보내기

• 고객 대상 커뮤니케이션 보내기

• 구매 후 이메일 시리즈 보내기

위의 예시를 보면 커뮤니케이션을 자동화할 때 다양한 기능이 있으며, 각각 내부 및 외부 업데이트와 고객 지원에 도움이 될 수 있습니다.

데이터 입력

대부분의 조직은 데이터 입력을 완료하는 수단으로 자동화를 고려합니다. 데이터 입력은 반복적이고 지루한 작업이며, 매우 시간이 많이 소요되는 작업으로 보통 매월 또는 매주 수행해야 합니다. 

데이터 입력을 위해 자동화를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 중복 데이터 줄이기

• 양식 가져오기

• 데이터 불일치 표시 및 방지

• 적절한 이해관계자에게 데이터 전달

• 고객 정보 저장

이러한 기능과 함께 자동화된 데이터 입력은 수동으로 수행되는 작업의 운영 비용을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 

판매 주문

적절한 CRM이 갖춰져 있으면 자동화는 고객 판매 주문 정보를 수집하고 라우팅하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 고객 서비스 및 마케팅 캠페인 개인화와 같은 여러 가지 이유로 유용할 수 있습니다. 

판매 주문에 대한 자동화를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 고객 서비스

• 마케팅 캠페인 개인화

• 제품 성공 예측

• 시장 트렌드 추적

이러한 기능은 팀에 시간을 줄 뿐만 아니라 조직이 시장에서 경쟁하고 미래 성장 전략을 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다.

급여

급여는 모든 비즈니스에 필요한 작업입니다. 여전히 수동으로 급여를 처리하고 있다면 프로세스 자동화의 이점을 놓치고 있는 것입니다. 위에서 설명한 다른 비즈니스 프로세스와 마찬가지로 자동화는 오류를 방지하고, 더 빠른 절차를 만들고, 백 오피스에 몇 시간 동안 앉아 있는 것을 방지할 수 있습니다. 

급여 자동화를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 급여 제출

• 급여 보고서 작성

• 팀 멤버에게 급여 명세서 제공

• 유급 휴가 시간 조정

• 직원 세금 신고 지원

• 등록 혜택 개방 변경

자동화할 작업이 하나 있다면, 급여는 팀의 업무량을 줄일 수 있는 강력한 경쟁자입니다. 

잠재 고객 육성

리드 육성은 적절한 기술을 갖추고 있다면 자동화할 수 있는 또 다른 훌륭한 프로세스입니다. 이는 웰컴 시리즈 또는 재활성화 시리즈와 같은 이메일 프로그램 또는 타겟팅 광고와 같은 내용 프로모션의 형태일 수 있습니다. 

리드 육성을 위해 자동화를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 캠페인 워크플로 생성

• 잠재 고객에게 관련 내용 공유

• 리드 육성 이메일 보내기

• 개인화된 리드 데이터 저장

자동화된 리드 육성을 활용할 수 있는 방법은 다양하지만, 핵심 성과 지표(KPI) 를 기반으로 캠페인을 지속적으로 개선해야 합니다. 캠페인을 설정하고 잊어버리는 것은 최악의 일이므로 과거의 성과를 바탕으로 계속 성장해야 합니다. 

비즈니스 프로세스 자동화 사례

자동화할 가장 일반적인 작업 중 일부를 알아봤으니 이제 BPA의 실제 사용 사례를 살펴보겠습니다. 좋은 계획은 비즈니스 사용자와 고객 경험을 모두 고려해야 합니다.

다음은 자동화를 사용하는 방법에 대한 더 나은 아이디어를 얻기 위한 몇 가지 비즈니스 프로세스 자동화 예시입니다.

예시 1: 프로젝트 작업 자동화

시나리오: 새 프로젝트를 진행 중인데 작업이 지연된 것을 발견합니다. 팀원에게 연락하여 작업 상태를 확인하면 팀원은 작업이 완료되었지만 종속성을 닫는 것을 잊었다고 알려줍니다. 이 때문에 여러 하위 종속성이 지연됩니다.

해결 방법: 자동화를 사용하면 개입 없이 마감일이 다가올 때 작업 알림을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 처음부터 작업이 마감일을 넘기는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 여러분과 이해관계자가 문제를 해결하기 위해 대화하는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. 

예시 2: 팀 커뮤니케이션 자동화

시나리오: 운영 책임자가 신제품 출시 시 최신 정보를 파악할 수 있도록 이를 포함하도록 요청합니다. 팀 미팅을 예약하여 팀 이해관계자와 업무 분류 체계를 검토합니다. 운영 책임자의 캘린더를 확인했지만 나머지 팀원들이 있는 시간에는 사용할 수 없습니다. 

솔루션: 자동화를 사용하면 작업에 팔로워를 쉽게 추가하여 프로젝트 변경 사항과 예정된 마감일에 대한 정보를 계속 파악할 수 있습니다. 자동으로 알림을 받을 뿐만 아니라, 자신에게 가장 중요한 업무와 조율할 수 있도록 알림 설정을 조정할 수도 있습니다. 

비즈니스 프로세스 자동화의 이점

자동화가 왜 처음부터 구현이 그렇게 중요한지 궁금하실 수 있습니다. 이는 리서치 초기에 논의해야 하는 타당한 질문입니다. 

BPA는 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• 효율성 향상

• 프로세스 간소화

• 운영 표준화

BPA는 이러한 이점을 제공할 뿐만 아니라 전사적 자원 계획(ERP) 및 다양한 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스(API)를 사용하여 조직의 전반적인 비즈니스 인텔리전스를 향상시킬 수 있습니다. 이 두 가지 모두 팀의 워크플로 자동화를 간소화하는 데 도움이 되는 디지털 혁신 시스템입니다.

이제 비즈니스 프로세스 자동화의 주요 이점을 하나씩 살펴보겠습니다. 

효율성 향상

BPA의 가장 큰 이점 중 하나는 효율성을 개선하여 팀이 최선을 다할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 프로젝트 이해관계자에 대한 일일 안건 미리 알림을 자동화하여 시간을 절약하고 오류를 방지할 수 있습니다. 

이렇게 하면 생산성을 향상시킬 뿐만 아니라 추가적인 자유 시간이 더 높은 품질의 업무에 기여할 수 있습니다. 진정한 윈윈입니다. 

프로세스 간소화

비즈니스 운영은 대기업과 소기업 모두에게 까다로울 수 있습니다. 이는 다양한 프로세스가 있기 때문입니다. 계획 및 예산 수립부터 인적 자원 및 직원 온보딩에 이르기까지, 거의 모든 비즈니스의 이면에서 발생하는 수많은 반복적인 작업이 있습니다. 

BPA의 도움을 받아 자동화를 통해 머신 러닝을 사용하여 프로세스를 간소화하고 직원과 고객 경험을 모두 향상시킬 수 있습니다.

운영 표준화

BPA는 비즈니스 운영 내의 작업을 간소화하는 것과 더불어 팀이 작업을 표준화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 달성하는 방법에는 이해관계자에게 정보 라우팅을 자동화하는 것을 포함하여 여러 가지가 있습니다. 

이는 각 내부 절차 전반에 걸쳐 일관성을 유지하는 데 중요합니다. 결과적으로 오류와 단순 반복 작업을 최소화하고 조직의 방향을 명확히 할 수 있습니다. 

비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어

효과적인 비즈니스 프로세스를 만들려면 먼저 적절한 자동화 소프트웨어를 갖추어야 합니다. 우수한 프로세스 자동화 도구는 사용자 지정 워크플로를 생성하고, 빠른 결과를 제공하며, 필요할 때 쉽게 변경할 수 있는 기능을 제공해야 합니다. 

조직의 기술 지능을 향상시킬 수 있는 기능은 많지만, 가장 눈에 띄는 기능이 몇 가지 있습니다. 

툴은 다음을 수행할 수 있어야 합니다.

• 워크플로 간소화

• 업무 시각화 

• 데이터 보안

• 간단한 사용자 인터페이스 제공

• 우선순위 및 날짜 설정

• 사용자 지정 단계 생성

• 단순 반복 작업 줄이기

이러한 모든 기능은 안정적인 워크플로를 구축하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 병목 현상을 줄이는 데에도 도움이 됩니다. 지금은 사소해 보일 수 있지만 시간이 지남에 따라 누적되어 효율성 문제가 발생할 수 있습니다. 다행히도 적절한 BPA 소프트웨어를 사용하면 준비가 될 것입니다.

비즈니스 자동화로 워크플로 간소화

비즈니스 프로세스 자동화는 더 효율적인 팀을 만드는 열쇠입니다. 비효율성을 포착하는 것부터 인적 오류를 방지하는 것까지 모두 자동화에서 시작됩니다. 온보딩 프로세스부터 고객 만족도까지 모든 것을 개선할 수 있습니다.