여전히 스프레드시트로 업무를 관리하고 있다면 이 글을 읽어보세요

스위스 아미 나이프로 나무를 베려는 것처럼 느껴지신 적이 있나요? 스프레드시트로 현대적인 업무를 관리하는 세계에 오신 것을 환영합니다. 물론, 그 작은 스프레드시트에는 유용한 도구가 있지만, 현대적인 협업의 무거운 짐을 들어야 한다면 실제 마력이 있는 무언가가 필요합니다.

우리 모두는 스프레드시트 과부하로 고통받고 있습니다

우리 중 많은 사람들이 스프레드시트에 대한 건강하지 못한 애착을 형성했습니다. 우리는 스프레드시트의 한계가 '그냥 원래 그런 것'이라고 스스로 확신하면서, 스프레드시트가 우리의 업무와 창의성을 어떻게 제한하고 있는지 보지 못합니다.

이해합니다. 첫 번째 VLOOKUP의 짜릿함은 그 무엇과도 비교할 수 없습니다. 저희도 가끔 책장에 있는 Excel 2010 바이블을 애정어린 눈으로 바라봅니다. 900페이지에 달하는 Excel 팁, 요령, 기술을 다른 곳에서는 찾을 수 없습니다!

그건 과거의 일이고 지금은 달라졌습니다.

업무는 극적으로 변화했지만, 셀은 그 변화에 발맞춰 변하지 못했습니다. 그리고 스마트한 것으로 재브랜딩하는 것도 차이를 만들지 못합니다.

하지만 스프레드시트를 사용하지 않기 위한 더 많은 영감이 필요하다면, 스프레드시트가 현대적인 업무에서 실패하는 5가지 이유와 Asana와 같은 툴이 앞으로 나아갈 수 있는 5가지 이유를 모아 보았습니다.

스프레드시트가 우리를 실패로 이끄는 5가지 방법

1. 실시간 협업은 무서운 일입니다

스프레드시트에서 협업 업무를 관리하는 것은 악몽과 같습니다. 셀의 댓글은 원시적이며 탐색하기 어려워 중요한 대화가 이메일 스레드나 채팅 앱에서 종종 사라집니다. 또한, 스프레드시트를 사용하면 누군가가 사용자 지정 차트를 작성하는 데 많은 시간을 할애하지 않는 한 전반적인 프로젝트 진행 상태를 판단할 수 없습니다. 그리고 협업 참여자가 실수로 삭제하거나 수식을 덮어쓰는 등의 실수로 인해 전체 구조가 무너질 수 있습니다.

2. 번거로운 사용자 지정과 부족한 자동화 

모든 팀에는 고유한 업무 방식이 있지만, 스프레드시트는 광범위한 사용자 지정이 없으면 서로 다른 워크플로에 적응할 수 없습니다. 데이터를 캘린더나 간트 차트로 보려면 주말 내내 이를 작성해야 합니다. 스프레드시트는 상태 업데이트부터 타임라인 재생성, 작업 배정까지 모든 것을 수동으로 입력해야 합니다. 코드가 없는 워크플로, 규칙 및 자동화, 댓글 피드 등 효율적인 협업의 기본은 어디에도 없습니다.

3. 복잡성이 혼란으로 이어짐

스프레드시트는 매우 작은 프로젝트에는 적합할 수 있지만, 팀이 성장하고 프로젝트가 더 복잡해지면 효과를 빠르게 잃게 됩니다. 새로운 작업 추가, 색상 코딩 상태, 수식 생성은 한 번의 정돈된 시스템을 다루기 어렵게 만들 수 있습니다. 얼마 지나지 않아, 이 괴물을 유지하기 위해 스프레드시트 전문가가 필요합니다.

4. 데이터 사일로 지속

스프레드시트를 사용하여 업무를 관리하면 문서가 서로 연결되지 않고 정보가 조각화되는 경우가 많습니다. 모든 시트와 통합 문서는 하나의 섬과 같습니다. 모든 것을 동기화하는 것은 수동적이고 지루하며 사실상 불가능합니다. 누군가가 조직을 떠나면 모든 것이 어디에 있는지 파악하는 것은 불가능합니다. 새로운 사람이 합류하면, 연결이 끊어진 드라이브와 이메일 스레드를 파헤쳐야만 모든 것을 이해할 수 있습니다.

5. 목표가 숨겨지는 곳

스프레드시트는 야심찬 목표가 디지털 먼지를 모으는 곳입니다. 1월에 가입한 헬스장 멤버십과 같습니다. 좋은 의도로 가득하지만 거의 사용하지 않습니다. 스프레드시트의 목표는 실제로 수행 중인 업무와 분리되어 존재하기 때문에 일상적인 작업의 우선순위를 정하고 목표가 전반적인 목표에 어떻게 기여하는지 파악하기가 어렵습니다.

Asana의 연구에 따르면 직원들이 자신의 업무가 회사의 목표에 어떻게 기여하는지 알 수 없을 때, 그들의 작업량은 의미가 없어집니다. 팀이 서로 다른 방향으로 나아가면 업무가 서로 맞지 않고 성과가 좋지 않게 됩니다.”

협업 관리 플랫폼이 성공하는 5가지 방법

1. 실시간 협업 및 보고서

Asana에서 생각하는 방식은 업무 흐름 내에서 원활한 실시간 협업을 가능하게 하여 모든 팀원이 최신 정보에 액세스할 수 있도록 하는 것입니다. 또한 누구나 사용할 수 있는 코드가 필요 없는, 즉시 사용할 수 있는 보고서 및 데이터 시각화 도구를 사용하면 데이터 기반 의사 결정을 위한 인사이트를 쉽게 추출할 수 있습니다.

2. 사용자 지정, 사용자 지정, 사용자 지정

더 이상 어떤 팀도 고립되어 일하지 않습니다. 디지털 마케팅 팀은 엔지니어링 팀과 협력하고 있으며 커뮤니케이션 팀은 제품 팀의 최신 기능 릴리스 세부 정보가 필요합니다. 이러한 팀들을 하나의 사용자 지정 가능한 방식으로 통합하여 동일한 공유 데이터에 대해 커뮤니케이션하고 협업할 수 있다면 획기적인 변화가 일어날 것입니다. 따라서 애자일 프로젝트를 위한 칸반 보드, 워터폴 프로젝트를 위한 타임라인 보기 또는 완전히 다른 것을 원하든, Asana는 레고 상자와 같습니다. 팀에 가장 적합한 것을 쉽게 사용자 지정하고 구축할 수 있습니다. 

3. 확장성이 중요합니다

스프레드시트와 달리, 기업 업무 관리 플랫폼은 회사 전체에서 효과적이고 안전하게 확장할 수 있도록 설계되었습니다. 재사용 가능한 템플릿, 전역 사용자 지정 필드, 공유 데이터 모델을 통해 Asana는 팀 간 일관성과 조율을 보장합니다. 또한 Asana의 시각적 워크플로 작성기를 사용하면 누구나 시간을 절약하는 자동화를 구축하여 개인의 영향력을 확장할 수 있습니다. 이 플랫폼은 조직과 함께 손쉽게 성장하므로 2명의 팀부터 20만 명의 조직에 이르기까지 모든 규모의 업무를 쉽게 관리할 수 있습니다. 

4. 더 이상 사일로화되지 않음

Asana는 모든 업무 데이터가 연결되고 액세스할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼을 제공하여 조직 전체의 가시성과 책임감을 보장합니다. 더 이상 사일로 현상이 발생하지 않고, 더 이상 정보가 조각나지 않습니다. 앞으로 나아갈 한 가지 명확한 경로만 있습니다. Asana의 고유한 업무 그래프 데이터 모델 덕분에 팀, 업무, 팀이 주도하는 결과가 연결되어 생산성을 높이고 AI를 보다 정확하고 신뢰할 수 있으며 믿을 수 있는 동적 맵을 만들 수 있습니다.

5. 전략과 실행의 만남

Asana를 사용하면 목표가 업무가 이루어지는 동일한 플랫폼에 통합됩니다. 고위급 경영진부터 개별 기여자에 이르기까지 모든 구성원이 자신의 작업량이 회사의 목표에 어떻게 연결되어 있는지 확인할 수 있습니다. 이는 Asana에서 업무가 완료된다는 것을 의미하며, 목표 진행 상태는 실시간으로 자동 업데이트됩니다. 더 이상 상태 보고서를 위해 팀원을 추적하거나 스프레드시트를 수동으로 업데이트할 필요가 없습니다. 더 빠르고 나은 의사 결정을 내리세요.

스프레드시트를 사용하지 않아도 괜찮습니다

스프레드시트에서 Asana로 이동하는 것은 생각보다 쉽습니다. Asana는 셀프 서비스 학습 리소스, 제품 인증 프로그램, 전문 서비스를 통해 팀이 원활하게 전환할 수 있도록 지원합니다. 

그리고 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다. 기존 데이터를 가져올 수 있으며, 팀의 요구에 맞게 워크플로를 구성할 수 있습니다. 온보딩 지원과 포괄적인 지침을 통해 스프레드시트를 벗어나 효율성과 협업을 개선할 수 있습니다.

이제 툴을 현대화할 때입니다

현대적인 업무에는 협업, 가시성, 자동화, 확장성을 위해 설계된 Asana와 같은 도구가 필요합니다. 스프레드시트를 벗어나 특수 목적의 업무 관리 솔루션을 도입하면 팀은 오류를 줄이고, 생산성을 높이고, 협업 방식을 혁신하여 혼란을 조화로, 작업량을 결과로 전환할 수 있습니다.  

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