Asana로 좀 더 영향력 있는 이벤트를 개최하는 Special Olympics Northern California and Nevada
2018년 시애틀에서 열린 스페셜 올림픽 USA 여름 대회에서 캘리포니아주 클로비스에 있는 고등학생들로 구성된 팀이 유니파이드 스포츠 프로그램의 일환으로 축구에 참가했습니다. 특수 교육 및 일반 교육을 받는 운동선수들이 같은 팀에서 경기하도록 하는 이 프로그램은 포용성, 이해, 우정을 증진합니다. 팀은 하나의 팀으로 경기장에서 승리하며 은메달을 획득했습니다. 하지만 더 큰 승리는 우정이 형성된 것이었습니다. 그들은 서로의 차이를 넘어서 경기장 안팎에서 진정한 팀원이자 친구가 되었습니다.
프로세스 간소화
간소화된 요청 및 승인 프로세스로 크리에이티브 자산 제작 시간을 거의 절반으로 단축하세요
갱신된 중점 추진 사항
선수, 가족, 기부자를 위한 기억에 남는 경험을 만드는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다
시간 절약
주간 팀 미팅에 소요되는 시간 단축
USA Games에서 팀이 보여준 모습은 Special Olympics가 하는 일의 핵심입니다. 지적 장애가 있는 모든 연령대의 선수들에게 연중 스포츠 훈련과 대회를 제공하는 Special Olympics의 미션은 선수, 가족, 지역사회에 포용성, 이해, 우정을 장려하는 것입니다.
클로비스에서 시애틀로 출전 팀을 파견한 Northern California and Nevada 지부는 매년 선수와 후원자 모두를 위해 300개 이상의 이벤트를 개최합니다. 디자인 부문 선임 매니저인 Abe Cruz는 참석자들이 일관된 경험을 할 수 있도록 마케팅팀과 협력하여 이러한 행사에서 참석자들이 보고, 듣고, 읽는 모든 것을 제작하는 일을 담당합니다.
그러나 한정된 리소스와 많은 업무량을 가진 비영리 단체인 Abe와 그의 팀은 다음과 같은 이유로 어려움을 겪었습니다.
업무에 대한 일원화된 커뮤니케이션 및 조율 시스템이 부족하여 자산 품질이 저하되었습니다.
모든 방향에서 요청이 들어오고 주요 정보가 종종 누락되어 계획에 없던 추가 검토 주기가 발생했습니다.
우선순위와 업무 상태가 명확하지 않아 언제든지 집중해야 하는 업무가 무엇인지 알 수 없었습니다.
선정 프로세스: 간단하게 유지하기
업무 관리 툴을 평가할 때 Abe의 최우선 과제는 간단하고 직관적인 인터페이스를 찾는 것이었습니다. 그들은 쉽게 도입할 수 있고, 어렵지 않으며, 그들이 제작하는 대규모 이벤트와 같은 프로젝트를 조율하는 데 필요한 니즈를 충족할 수 있는 툴이 필요했습니다. 또한 특히 크리에이티브 요청 및 승인과 관련하여 명확하고 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 기능이 필요했습니다. 마지막으로, Abe와 그의 팀은 회의에서 전반적인 프로세스에 이르기까지 팀 운영을 보다 효율적으로 만들 수 있는 방법을 찾고 있었습니다.
팀 논의와 다양한 업무 관리 솔루션 비교를 거쳐 Asana를 선택했습니다. 팀이 사용하기에 간단하고 직관적이면서도 워크플로의 효율을 높여주는 템플릿 및 사용자 지정 필드와 같은 특정 기능을 제공합니다. 그리고 비영리 단체용 Asana 를 통해 Abe와 그의 팀은 이제 필요한 Premium 기능을 50% 할인된 가격에 이용할 수 있습니다.
효율성 우선: 더 빠르고 우수한 결과를 위해 워크플로 간소화
Special Olympics 마케팅 팀은 이제 Asana를 사용하여 모든 프로세스를 간소화하여 세부 정보를 명확하게 파악하고 업무를 더 빠르게 처리할 수 있습니다. Asana를 통해 팀은 이제 다음을 수행할 수 있습니다.
매년 300건 이상의 이벤트 관리: 템플릿을 사용하면 팀은 Summer Games 및 Polar Plunge 기금 모금 행사를 더 빠르게 계획하고 과거 이벤트에서 얻은 교훈을 반영하여 항상 실행 방식을 개선할 수 있습니다. 또한, 중요한 단계를 놓치지 않기 때문에 마지막 순간에 당황하는 일이 줄어듭니다.
크리에이티브 요청 및 승인 간소화: 요청 프로세스를 표준화함으로써 Abe는 이제 필요한 모든 세부 정보를 미리 확보할 수 있으므로 처음부터 기대치가 명확해지고 승인이 더 빨라집니다.
적절한 업무의 우선순위 지정: Asana에서 사용자 지정 필드를 사용하여 업무의 상태와 우선순위를 추적함으로써 팀은 어디에 시간을 집중해야 하는지, 업무가 어느 단계에 있는지 명확하게 파악할 수 있어 주간 팀 미팅 횟수가 줄어들었습니다.
2019년 여름 올림픽을 위해 절반의 시간으로 이벤트 및 마케팅 자산을 제작하는 동시에 선수들에게 더 기억에 남는 경험을 선사할 수 있었습니다.
더 효과적인 프로세스로 더 나은 이벤트 경험 제공
스페셜 올림픽 마케팅 팀은 Asana를 사용하여 이벤트 계획, 크리에이티브 요청, 팀 커뮤니케이션을 관리함으로써 프로세스를 간소화하여 더 효율적으로 업무를 수행하고 있습니다. 이제 Abe와 그의 팀은 2018년 USA Games에서 Clovis 팀이 보여준 단결력을 촉진하는 환경을 조성하는 데 집중할 수 있습니다. 단순히 에셋을 제작하는 것이 아니라, 선수, 기부자, 커뮤니티와 함께 경험을 제공하고 추억을 만들어 갑니다. 예를 들어, 1,000명 이상의 선수와 코치가 참가한 가장 최근의 북부 캘리포니아 여름 대회에서 Abe와 팀은 크리에이티브 팀과 힘을 합쳐 시청각 미디어, 메인 무대의 축제 배너, 경기장 전체의 배너를 제작하여 선수들과 그 가족들에게 활기찬 분위기를 조성했습니다.
Asana가 없었다면 올해 하계 올림픽의 멋진 개막식을 성공적으로 진행할 수 없었을 것입니다.