워싱턴에 본사를 두고 런던과 프라하에 해외 지사를 둔 Outreach는 내부 워크플로가 통제 불능이 되는 지점까지 확장되었습니다. 모든 사람이 업무 관리 플랫폼, 스프레드시트, 메모 앱에 이르기까지 다양한 도구를 사용했습니다. 팀은 프로젝트의 범위를 정하고, 마감일을 준수하고, 공동의 목표를 조율하는 데 어려움을 겪고 있었습니다. 이 모든 것 외에도 IT 부서는 급증하는 툴을 관리하려 노력하고 있었고, 권한 관리 방식을 간소화하는 동시에 보안 위험을 관리해야 했습니다.

IT 프로젝트 및 프로그램 매니저인 Carley McGee는 조치가 필요하다는 것을 알고 있었습니다. Carley는 회사의 주요 IT 구현을 총괄하고 Outreach의 소프트웨어 조달 프로그램을 운영합니다. 그녀의 7명으로 구성된 팀은 회사의 600명 이상의 직원들을 지원하고 있으며, 직원들은 모두 그녀에게 같은 질문을 던졌습니다. “업무 관리에 가장 적합한 툴은 무엇인가요?”

잠재적인 보안 문제 외에도 분산된 워크플로로 인해 다음과 같은 환경이 조성되었습니다.

• 임원진이 개략적인 개요를 파악하기 어려움. 팀은 업무에 대한 데이터를 제시하는 데 어려움을 겪었고, 업무와 결정에 대한 체계적인 아카이브가 없었습니다.

• 업무가 한 곳에서 관리되지 않아 이메일을 놓치기 쉬웠습니다. 프로젝트 세부 정보가 때때로 혼란스러운 상태에서 누락되는 경우가 있었습니다.

• 리소스 관리에 있어 추측에 의존하는 상황. 누구도 예정된 업무를 파악하고 작업 수용량을 계획할 수 없었습니다.

업무 관리 소프트웨어를 사용하는 조직의 64%는 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 효율성을 위해 조직이 준비되어 있다고 답한 반면, 업무 관리 시스템이 없는 기업은 27%에 불과했습니다. Carley는 Outreach가 이러한 격차에서 우위를 유지할 수 있도록 사용하기 쉽고, 안전하며, 자율 학습자에게 친숙한 솔루션을 찾기로 결정했습니다. 가장 중요한 것은 사람들이 실제로 사용할 수 있는 툴이어야 한다는 것이었습니다.

간편성, 보안, 유연성 추구

Carley는 특히 EU의 일반 데이터 보호 규정(GDPR) 및 캘리포니아 소비자 개인 정보 보호법(CCPA)과 같은 현재 규정을 고려하여 강력한 보안 대책을 갖춘 플랫폼이 필요했습니다. 직원이 퇴사할 때, Outreach는 데이터를 동료에게 깔끔하게 이전할 수 있어야 했고, 내부 팀이 제3자와 협업할 때 협업 참여자의 액세스 수준을 쉽게 제어할 수 있어야 했습니다.

첫 번째 단계로, Carley 님과 팀은 Outreach의 다른 팀이 구독하는 툴을 검토했습니다. 엔지니어링 팀은 자신에게 적합한 프로젝트 관리 플랫폼을 사용했으며, 처음에는 Carley의 팀은 이를 더 광범위한 팀 간 사용으로 확장하는 것을 고려했습니다. 그러나 해당 플랫폼의 인터페이스는 복잡했고, 나머지 직원들을 온보딩하는 데는 리소스가 많이 소모되었을 것입니다. Outreach는 결국 엔지니어링 팀은 기존 도구를 계속 사용하도록 하고, 나머지 부서에는 간단하면서도 다양한 사용 사례에 적용할 수 있는 Asana를 도입하기로 결정했습니다. Outreach는 엔지니어링 팀이 사용하는 도구인 Jira와 Asana를 간단히 연동하여 팀들이 서로의 진행 상황을 파악하고 플랫폼 간에 정보를 공유함으로써 업무 사일로를 방지할 수 있도록 했습니다.

Asana를 사용하면 Outreach의 IT 팀이 회사의 성장에 따라 라이선스를 추가할 수 있으며, 안전한 ID 관리를 위한 도구인 Okta와도 연결할 수 있습니다. 마케팅 담당자는 캠페인을 진행하는 계약업체에 대한 액세스를 제한할 수 있으며, Asana의 다양한 보안 인증을 통해 팀은 기밀 정보를 안전하게 유지할 수 있습니다.

여러 보안 인증을 보유하고 보안 문제를 진지하게 다루는 기업은 저희에게 정말 필요한 존재입니다.

Carley McGee, IT 프로젝트 및 프로그램 매니저

파워 유저가 회사 전체 도입을 주도합니다

Outreach는 100개가 조금 넘는 Asana 라이선스로 시작했지만, 한두 달 만에 사용량이 급증했습니다.

새로운 직원이 회사에 입사하면 Carley는 Okta 연동을 통해 Asana에 해당 직원을 추가합니다. 시작하는 데 도움이 필요한 직원을 위해 그녀는 템플릿 에서 'Asana 초급' 온보딩 프로젝트를 생성하여 플랫폼 사용 방법을 적극적으로 배울 수 있도록 합니다. 파워 유저와 Asana 애호가(일반적으로 Outreach의 다양한 팀에 속한 프로젝트 매니저)는 Slack 채널을 통해 모범 사례를 공유하고 신규 입사자를 안내하며, 신규 입사자는 채널에 참여하여 질문할 수 있습니다.

경영진이 워크플로 변경을 도입하도록 설득하는 것은 종종 어렵습니다. 그러나 구현 시점에 Asana의 파워 유저 중 한 명이 영업 운영을 이끌었습니다. 그는 주간 임원 미팅에서 포트폴리오를 사용하여 팀의 업무를 보여주었습니다. 모든 프로젝트가 이미 Asana에서 기록되고 최신 상태로 유지되고 있었기 때문에, 성과를 확인하거나 최신 상태를 업데이트하기 위해 추가 작업을 할 필요가 없었습니다. 그가 Asana를 사용하는 모습을 통해 임원들이 더 많은 정보를 얼마나 쉽게 파악할 수 있는지 확인할 수 있었으며, 조직 내 다른 사람들도 Asana를 사용하기 시작했습니다.

Carley가 Asana에서 좋아하는 한 가지는 사용량 및 로그인에 대한 내장 보고서입니다. 이를 통해 직원들이 실제로 플랫폼을 사용하고 있는지 쉽게 확인할 수 있으며, Outreach의 Asana 라이선스 수가 증가함에 따라 비용 효율성을 추적할 수 있습니다.

팀 간 채택은 거의 하루아침에 이루어진 것처럼 느껴졌습니다. 불과 한두 달 만에 도입에 성공했습니다! 사람들이 Asana를 사용할 수 있게 해달라고 요청했어요. 매우 급격하게 성장했습니다.

전체적인 업무 계획부터 1:1 목표 추적까지

유연한 디자인을 갖춘 Asana는 Outreach의 모든 팀이 워크플로를 관리하는 데 도움이 됩니다.

• 마케팅 팀은 캠페인을 실행하고, 계약 업체와 협업하며, 외부 이벤트를 관리합니다.

• 영업 운영 팀은 요청을 받고, 시스템 업데이트를 관리하고, 예정된 업무를 계획합니다.

• 영업 관리팀은 Asana를 사용하여 연간 계획을 수립하고, 1:1 미팅에서 보고서를 통해 경력 개발에 대한 책임감을 다집니다.

• 여러 팀이 툴 내에서 OKR도 관리합니다.

이제 HR은 스프레드시트에서 모든 것을 수동으로 추적하는 대신 Asana에서 구축한 자동화 를 통해 신규 입사자의 온보딩을 진행합니다. 채용이 이루어질 시 채용팀은 신규 입사자 패키지 전송과 같은 일련의 작업이 포함된 프로젝트를 통해 HR에게 채용 사실을 알려 백엔드 온보딩을 관리합니다. 이 자동화를 통해 HR은 두 번의 중복 입력 단계를 제거했습니다.

프로젝트, 작업, 마감일과 같은 Asana의 표준 업무 관리 기능 외에도 Outreach 팀에는 개인적으로 선호하는 기능이 몇 가지 있습니다. 애널리틱스 팀은 인바운드 요청에 양식 을 사용하는 것을 좋아합니다. 대기열을 관리하기 전에 필요한 세부 정보를 미리 확보하기 위해서죠. 또한 팀은 단계를 자동화하고 시간을 절약하는 데 사용하는 규칙 과 프로젝트의 전반적인 진행 상황을 파악하는 데 사용하는 포트폴리오 를 적극적으로 활용합니다.

회사 전체에서 Asana를 사용함으로써 매니저와 담당 직원 간의 책임감이 훨씬 더 강화되었습니다. 커뮤니케이션이 더 간결해졌으며 업무 가시성이 향상되었습니다. 이는 Outreach의 모든 팀이 재택근무를 실시했던 2020년에 큰 이점이 되었습니다. IT 측면에서 Carey와 그녀의 팀은 이제 애플리케이션 관리에 소요되는 시간을 줄이고 보안 위험을 더욱 쉽게 관리할 수 있습니다.

Asana로 원활한 IT 관리

요즘에는 Asana에서 프로젝트 시작 및 마감일 알림을 통해 Outreach의 업무가 더 이상 누락되지 않으며, 팀이 더욱 적극적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 원활한 워크플로가 마련된 덕분에 이제 Outreach는 고객에게 더 나은 서비스를 제공하고 새로운 효율성으로 전 세계 영업 주기를 지속적으로 최적화할 수 있습니다.

IT 및 보안 팀에 훌륭한 프로젝트 관리 툴이 있기 전에는 프로젝트에 대한 업데이트를 받고 진행 상황을 파악하기 위해 많은 수작을 부리고 관리해야 했습니다. Asana 덕분에 이 부분이 엄청나게 개선되었습니다.