Asana로 매년 2000개 이상의 깨끗하고 지속 가능한 바닥을 시공하는 EarthEnable

2007년 세계 은행 연구에서 연구자들은 흙바닥을 시멘트 바닥으로 교체함으로써 기생충이 78% 감소하고, 설사가 49% 감소했으며, 아동의 인지 발달이 크게 향상된 것을 발견했습니다. 흙바닥은 한 마디로 더럽습니다. 하지만 또한 질병과 모기의 번식지이기도 하며 전 세계 10억 명 이상의 사람들에게 다른 건강상의 위험을 초래합니다.

Gayatri Datar는 2013년 스탠퍼드 비즈니스 스쿨의 극도로 저렴한 디자인에 관한 강좌의 일환으로 르완다를 처음 방문했을 때 곳곳에 진흙 바닥을 보았습니다. 방문을 마친 Gaya는 저렴하고 위생적인 대안을 설계하기 시작했고, EarthEnable 이 탄생했습니다. Gaya는 스탠퍼드 대학의 동료 학생과 함께 현지 자재와 식물성 실란트를 사용하여 지속 가능하고 환경 친화적이며 건강하고 저렴한 진흙 바닥을 만드는 솔루션을 개발했습니다. EarthEnable은 마을에 이미 존재하는 지식을 활용하여 풀뿌리 R&D를 통해 새로운 바닥재 제품을 개발하고, 현지 경제에 석공과 건축업자가 자신의 비즈니스를 구축할 수 있는 기회를 제공합니다.

현재 EarthEnable의 팀은 약 600명의 직원으로 구성되어 있으며, 그중 99%가 르완다와 우간다 출신이며 100%가 르완다와 우간다에 근무하고 있습니다. EarthEnable의 수석 보좌관인 Ryan Conlin은 조직의 CEO인 Gaya와 긴밀히 협력하여 다양한 리더십 기능을 수행하고, 회사 전체의 커뮤니케이션을 관리하며, 외부 파트너와 협업합니다.

교차 기능 및 국가 간 협업의 어려움

Ryan이 팀에 합류했을 때, 프로젝트 진행 상태를 추적하기 위해 이메일, 스프레드시트, 문서 등 여러 가지 방법을 사용하고 있었습니다. "모든 것이 여기저기 흩어져 있었고 매우 혼란스러웠습니다."라고 그는 설명합니다. 또한, 조직의 직원들이 르완다와 우간다에 분산되어 있어 지리적 경계를 넘나드는 커뮤니케이션과 협업이 어려웠습니다. 서로 다른 장소에 있는 사람들은 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 항상 확보하지 못하는 경우가 있었습니다.

그 결과, EarthEnable 팀은 다음과 같은 여러 가지 어려움에 직면했습니다.

• 팀 멤버들이 타임라인이나 문서가 저장된 위치, 자신이 담당하는 업무, 또는 최신 상태 업데이트를 찾을 수 있는 위치를 잊어버리기 때문에 비효율적이었습니다.

• 사람들이 서로 다른 방식으로 업무를 추적했기 때문에 팀에 책임감이 부족했습니다. 매니저가 부하 직원에게 목표, 마감일, 프로젝트에 대한 책임을 묻는 것이 어려웠습니다.

• 그들은 체계가 잡혀 있지 않다고 느꼈고, 자신의 조직과 서비스를 제공하는 사람들을 위해 더 잘할 수 있다고 생각했습니다.

이에 리더십 팀은 조직이 업무를 더 잘 관리하는 데 도움이 될 솔루션을 찾기 시작했습니다. 도구가 유용하게 사용되려면, EarthEnable은 부서별로 업무를 정리할 수 있어야 하고(조직 전체에서 역할이 크게 다르기 때문에), 개인에게 작업과 마감일을 배정할 수 있어야 했습니다(책임감을 높일 수 있도록). 무엇보다도, EarthEnable은 많은 직원들에게 첫 번째 사무직이므로 모든 팀원이 사용할 수 있을 만큼 직관적인 도구여야 했습니다.

기능적이고 직관적인 솔루션 찾기

Gaya와 EarthEnable의 리더들은 결국 Asana를 선택했습니다. Asana가 일반적인 프로젝트 관리 및 타임라인 추적 니즈를 지원했기 때문입니다. Asana에는 필요한 기능이 있었고 팀 전체가 바로 사용할 수 있을 만큼 직관적이었습니다. 팀이 Asana를 도입하는 데 도움이 되는 방대한 리소스 라이브러리 및 지원 덕분에 결정이 내려졌습니다. Asana가 스프레드시트, Word 문서, 이메일을 대체하게 되었습니다.

성공적인 도입을 위해 리더십의 동참이 얼마나 중요한지 알고 있던 관리 팀은 진행 중인 우선순위와 팀 미팅을 추적하기 위해 Asana를 사용하는 데 가장 먼저 동참했습니다. 그런 다음 조직의 나머지 구성원들에게 모든 작업이 Asana에서 추적될 것이며, 관리자는 Asana에서 프로젝트 상태가 업데이트되는 것을 확인할 수 있을 것이라고 알렸습니다. 매니저와 담당 직원 모두가 Asana를 사용함으로써 모든 구성원에게 책임감을 부여하는 것이 쉬워졌습니다.

작업 목록에 쉽게 액세스할 수 있고 관리자와 부하 직원 간의 커뮤니케이션이 개선되었기 때문에 직원들은 Asana가 제공하는 가치를 빠르게 파악할 수 있었습니다. 이것은 선순환을 시작하고 사람들이 도구를 사용하도록 더욱 장려했습니다. 실제로 많은 직원들이 개인 할 일 목록 에도 Asana를 사용하기 시작했습니다.

모든 구성원이 Asana를 사용해야 한다는 경영진의 약속은 성공적인 도입에 크게 기여했습니다. 신속하게 도입하고 직원들에게 툴에서 진행 상태를 지속적으로 표시하도록 요청함으로써 모든 구성원이 원활하게 온보딩할 수 있었습니다. ”

우선순위 간소화 및 업무 효율 향상

조직 전체에 Asana를 도입한 이후, EarthEnable은 업무 방식에 많은 개선을 이루었습니다. 관리자 및 부하 직원 모두 일대일 프로젝트 를 사용하여 개인의 책임을 추적함으로써 서로의 책임을 명확히 할 수 있습니다. 댓글 을 사용하면 이해관계자가 어떤 사무실, 직책 또는 위치에 있든 작업 상태를 쉽게 확인할 수 있습니다.

또한 팀은 Asana를 사용하여 보조금을 신청하고 보고하는 데 있어 효율성이 향상된 것을 확인했습니다. 각 보조금에 대한 작업을 사용하면 마감일, 보조금 담당자, 보고서 작성 기한을 쉽게 확인할 수 있습니다. 개별 보조금의 상태를 파악하는 것이 거의 불가능했던, 수십 개의 보조금을 추적하기 위해 하나의 통제하기 어려운 파일에 의존하는 대신 Asana에서 보조금을 추적하면 EarthEnable이 더 많은 자금을 확보하고 조직에 멘토링과 아이디어를 제공하는 훌륭한 후원자들과의 관계를 유지하는 데 도움이 됩니다. Asana 보고서를 통해 팀은 조직을 지원하는 사람들에게 그들의 기여가 미친 영향을 쉽고 빠르게 보여줄 수 있으며, 이는 EarthEnable이 목표를 더욱 구체화하고 개선하는 데 도움이 됩니다. 그 결과, 마감일을 준수하는 작업 수가 늘고 전반적으로 보조금 프로세스가 원활해졌습니다.

Asana는 외부 후원자에게 투명성을 제공하는 것 외에도 EarthEnable 직원에게 조직 전체에 대한 내부 가시성을 제공합니다. 이제 EarhEnable은 보드 보기 를 사용하여 회사 전체에서 들어오는 요청 을 단일 프로젝트에서 추적합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 요청 상태를 파악할 수 있으며 교차 기능 이해관계자에게 쉽게 정보를 공유할 수 있습니다. 장비 수리 요청이든 조직 전체 시스템 개선을 위한 제안이든, 상태를 나타내는 명확한 라벨이 붙은 열을 통해 쉽게 제출하고 진행 상황을 파악할 수 있으므로 모든 사람이 요청의 현황을 확인할 수 있습니다.

조직 전체에서 업무가 더 원활하게 진행될 뿐만 아니라 경영진의 우선순위도 간소화됩니다. Gaya, Ryan 및 다른 리더들은 최우선 과제에 대한 저장소를 유지하고 'Executive'라는 프로젝트에서 일합니다.

Asana를 조직 전체에 도입하고 워크플로를 Asana에서 관리하면서 Ryan과 조직 전체는 프로세스가 더 원활하고 빠르게 진행되고 모든 사람이 더 쉽게 협업할 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 이는 EarthEnable이 서비스를 제공하는 지역사회에 더 빠르게 서비스를 제공할 수 있음을 의미합니다. 이는 조직과 더 나은 바닥재가 필요한 사람들에게 이익이 됩니다.

Asana를 사용하면 진행 상황을 확인하고, 이해관계자와 보조를 맞추고, 목표를 향해 계획대로 진행하고, 목표를 더 빨리 달성할 수 있습니다. 즉, 커뮤니티에 더 빠르게 제공할 수 있습니다. ”

또한 EarthEnable의 모든 구성원은 프로젝트 관리 사고방식을 채택했습니다. 이는 조직의 효율성과 개개인에게 이로운 일입니다. EarthEnable은 많은 직원들에게 첫 번째 사무실 경험이므로, Asana는 시작하기에 좋은 곳입니다. 이 도구를 사용하여 모든 직원은 무엇부터 시작해야 할지 고민하는 대신 프로젝트에 대해 깊이 생각하고, 작업 목록의 우선순위를 지정하고, 업무에 집중할 수 있습니다.

EarthEnable에 입사하자마자 Asana 계정을 설정하고 이를 사용하여 작업을 추적하라는 지시를 받았습니다. 매주 Asana를 사용하여 매니저에게 진행 상황을 확인합니다. Asana는 사용하기 쉽고 업무를 체계적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. ”

맨땅에서부터 지속적인 혁신

EarthEnable은 항상 바닥을 더 위생적이고 저렴하게 만드는 데 전념해 왔습니다. 2019년에 그들은 현지 채석장이 아닌 고객의 뒷마당에서 자재를 확보하는 방법을 개발했습니다. 이 새로운 방법을 통해 계속 가격을 낮추고 르완다 사람들에게 더 나은 바닥재를 제공할 수 있습니다. 코로나 확산 사태 이후, 흙바닥은 호흡기 질환을 악화시킬 수 있기 때문에 이 방법이 더욱 중요해졌습니다.

Asana는 모든 직원의 책임감 있는 사고방식을 장려하여 우리를 더 뛰어난 프로젝트 매니저로 만들어 주었습니다. ”

새로운 생산 방식에는 많은 재교육이 수반되며, EarthEnable은 현지 석수들과 협력하여 이러한 새로운 재료와 관련된 기술을 가르쳤습니다. 그들은 Asana를 사용하여 R&D부터 석공 교육, 새로운 건축 절차에 이르기까지 전체 프로세스를 추적하고 관리했습니다. 그 결과 2020년 3월부터 새로운 방법을 사용하여 1,200개 이상의 바닥을 설치할 수 있었습니다.

Ryan, Gaya 및 팀은 효율적인 비즈니스부터 시작하여 더 나은 바닥을 만드는 더 혁신적이고 지역 중심적인 방법을 찾는 데 계속 전념하고 있으며, 올해와 그 이후에 공급망과 전체 설치 프로세스를 더욱 단축하겠다는 야심찬 목표를 가지고 있습니다.