Asana를 사용하여 뷰티 고객에게 즐거움을 선사하는 Benefit Cosmetics

쌍둥이 자매인 진과 제인 포드는 1976년에 샌프란시스코에 작은 메이크업 숍을 열었습니다. 그들의 목표는 손해 보지 않고 하루에 33달러라도 버는 것이었고, 성공했습니다. 현재 Benefit Cosmetics는 55개 이상의 국가에서 제품을 판매하고 3,000개 이상의 BrowBar 뷰티 라운지를 보유하며 고객의 사랑을 받는 뷰티 브랜드로, '한 팀이 8시간 동안 가장 많은 눈썹 왁싱을 한 것'으로 기네스 세계 기록을 보유하고 있습니다. LVMH가 소유한 이 회사는 개성이 넘치는 포장과 마케팅으로 유명합니다. '웃음이 최고의 화장품'이라는 슬로건이 이를 잘 보여줍니다.

Benefit 미국 마케팅 팀의 브랜드 마케팅 매니저인 Jessie Geisen은 이처럼 유쾌한 브랜드를 떠받치는 크리에이티브가 생산성을 유지할 수 있도록 지원합니다. 미국 크리에이티브 팀에는 디자이너, 카피라이터, 비디오 및 사진 전문가가 소속되어 있으며, 언제든 최대 75개의 프로젝트를 진행할 수 있습니다. Jessie는 워크로드를 관리하고, 매달 50~60건에 달하는 다른 팀의 요청에 대해 우선순위를 분류하며, 캠페인의 타임라인을 결정합니다. Jessie는 제품 출시부터 이메일, 유료 미디어, 미국 시장의 인플루언서 마케팅에 이르기까지 모든 과정을 체계적으로 관리하고 매주 각 크리에이티브와 만나 이들의 작업을 검토합니다.

미국 팀은 업무 관리 툴을 사용하고 있었지만 그 툴에는 몇 가지 핵심 기능이 빠져 있었습니다. 플랫폼에서 소통하고 질문할 수 있는 기능이 없었기 때문에 크리에이티브가 정보가 누락되어 있는 업무를 배정받은 경우 채팅이나 이메일로 이를 추적해야 했습니다. 한편, Jessie는 캠페인 타임라인을 수립하고 업무량을 계산해야 했지만 사용 중인 툴이 이를 지원하지 않아 스프레드시트로 데이터를 내보내고 수동 수식을 사용해야 했습니다. 이러한 시스템은 다음과 같이 팀에 여러 가지 지장을 주고 있었습니다.

• 부수적인 내용에 대해 채팅과 이메일로 여러 번 연락해야 하는 탓에 제작 속도가 느려지고 프로젝트의 배경 정보가 분산되어 있었습니다.

• 업무가 일원화되지 않아 누락되는 업무가 생겨났습니다.

• Jessie는 업무량 보고서를 수동으로 실행하고 타임라인 계획을 수작업으로 계획하는 데 너무 많은 시간을 썼습니다.

업무 집중 탐구 인덱스는 이러한 유형의 '일을 위한 일'이 미국 지식 근로자의 시간 중 60% 이상을 차지한다는 것을 보여줍니다. Jessie는 미국 팀의 크리에이티브 실행 속도를 높이고 보다 효율적으로 협업하기 위해 새로운 업무 관리 플랫폼을 찾기 시작했습니다.

정보를 공유하고 복잡한 팀 캘린더를 단순화하는 더 좋은 방법

팀은 모든 유형의 프로젝트를 추적하고 툴 내에서 질문할 수 있는 플랫폼을 찾았습니다. Jessie는 또한 다른 팀의 인바운드 요청을 관리하고, 캠페인 타임라인을 더 빠르게 계획하고, 팀 리소스 계획을 수립해야 했습니다.

이전에 Asana를 사용한 적이 있는 팀원도 있었고, 다른 옵션과 비교하여 Asana를 평가해 보면서 Asana가 가장 시각적이고 사용하기 쉽다는 것을 알게 되었습니다. 브랜드 이니셔티브를 보라색으로 지정하는 등 다양한 프로젝트를 색상별로 그룹화하면 진행 중인 모든 작업을 더 쉽게 확인할 수 있었습니다. Jessie는 "Asana는 사용자 친화적이기 때문에 우리에게 가장 잘 맞았습니다."라고 말합니다. “색상으로 구분하는 것이 너무 많은 정보에 압도되지 않고 한눈에 무슨 일이 일어나고 있는지 이해하는 데 도움이 됩니다.”

이들은 또한 Asana의 유연한 보기 방식, 워크로드 기능, 작업에 댓글과 첨부 파일을 추가할 수 있는 기능에도 끌렸습니다. “Asana 댓글은 저희에게 정말 중요했습니다. 디자이너가 배정받은 업무에 대해 헷갈려 하거나 필요한 애셋이 없는 경우, Asana 밖에서 다른 팀에 따로 메시지를 보내지 않고 작업에 댓글을 남기면 됩니다."라고 Jessie는 말합니다.

크리에이티브 팀에 Asana 도입하기

Benefit의 크리에이티브는 Asana를 쓰기 시작하면서 겪고 있던 문제를 해결하게 되어 기뻤습니다. 이들은 Asana 고객 성공 매니저(CSM)와 협력하여 미국 팀의 운영 방식에 맞는 워크플로를 설정했습니다. 그런 다음 Jessie는 CSM이 제공한 도입 모범 사례를 토대로 프레젠테이션과 교육을 진행하여 Asana를 각자의 역할에 맞게 사용하는 방법을 보여주었습니다.

도입을 촉진하기 위해 Jessie는 끊임없이 Asana를 옹호했으며 팀원들이 질문 사항이 있을 때 가장 먼저 찾는 사람이 되었습니다. 그녀는 오랜 시간에 걸쳐 제작 프로세스를 반복했고 CSM의 리마인더 및 기능 개선 사항과 같이 Asana 관련 업데이트에 대한 이메일을 매주 발송했습니다. 두 달 후, 팀과 마케팅 부사장은 Asana를 사용하는 데 동의했고 Asana로 문제점을 해결하는 방법을 알게 되었습니다.

일원화된 커뮤니케이션 및 요청을 통해 연간 10주에 해당하는 근무 시간을 절약

현재 미국 마케팅 팀은 업무를 더 빠르게 실행하기 위해 Asana를 사용하여 모든 프로젝트와 요청을 관리하고 있습니다.

양식을 통해 크리에이티브 요청의 우선순위 분류

크리에이티브 팀은 이제 Asana 양식을 통해 업무 요청을 받으며, 매달 평균 78건의 양식이 제출되고 있습니다. 이로써 메시지를 여러 번 주고받을 필요가 없어지면서 연간 6주에 가까운 업무 시간을 절약한 것으로 추산하고 있습니다. 요청은 Jessie가 우선순위를 분류하는 수신함 역할을 하는 '크리에이티브 요청 수신' Asana 프로젝트로 이동합니다. 여기에는 '새로운 요청', '승인된 요청', '보관 처리된 요청'을 위한 섹션이 있습니다.

각 제출 건은 작업으로 표시되며, 작업에는 동료가 양식 필드에 입력한 정보로 채워진 사용자 지정 필드가 있습니다. 요청이 승인되면 Jessie는 각 실행 단계에 대한 하위 작업을 생성하여 이를 적절한 콘텐츠 또는 디자인 전문가에게 배정합니다. 모든 피드백과 커뮤니케이션은 협업 참여자가 전체 맥락과 최신 결정 사항을 확인할 수 있도록 상위 작업의 댓글에서 이루어집니다.

Jessie는 Asana 양식을 업데이트하여 팀의 프로세스를 반복합니다. 이를 통해 요청인은 크리에이티브가 바로 업무를 시작하는 데 필요한 모든 정보를 미리 제공할 수 있습니다. 한 필드에는 요청인이 최신 정보에 대해 알아야 하는 프로젝트의 모든 '협업 참여자'를 기재합니다. 그런 다음 Jessie는 이러한 사용자가 알림을 받고 검토에 참여할 수 있도록 이들을 Asana 작업에 추가합니다.

워크로드 추적

Jessie는 워크로드를 사용하여 팀이 실행 가능한 업무량을 자동으로 계산하고 주간 타임라인에 시각화합니다. 그녀는 디자인 팀의 포트폴리오와 같이 각 팀이 프로젝트와 작업을 보유할 수 있는 포트폴리오를 생성하였으며, 워크로드 보기를 클릭하여 각 디자이너의 작업을 확인할 수 있습니다. Jessie는 매주 월요일마다 이를 크리에이티브와 공유하여 일주일 동안 예정된 작업에 대해 논의하고 조정합니다. Jessie가 스프레드시트를 사용했을 때에는 이렇게 시각적으로 전체 상황을 확인할 수 없었습니다. 이제 Asana에서 마감일이나 담당 업무가 변경될 때마다 변경 사항이 자동으로 업데이트됩니다.

Asana에서 이러한 방식으로 업무를 관리하면 업무량과 수신 요청 건수를 손쉽게 비교할 수 있어 Benefit의 크리에이티브 팀이 프리랜서 디자이너나 카피라이터와 같은 리소스를 더 많이 고용하기 위한 비즈니스 케이스를 만드는 데 유용했습니다.

캠페인 날짜 계획

Jessie는 미국에서 새로운 캠페인의 타임라인을 계획하기 위해 주요 마일스톤이 있는 Asana 프로젝트 템플릿을 사용합니다. 출시 날짜를 입력하면 Asana가 각 작업의 마감일을 자동으로 채웁니다. 그런 다음 Jessie가 해당 캠페인에만 해당되는 다른 작업을 추가합니다. Jessie는 "스프레드시트를 썼을 땐 날짜를 계획하는 데 적어도 한 시간이 걸렸는데 이제는 5초 안에 자동으로 날짜가 입력됩니다."라고 말합니다.

크리에이티브 팀은 또한 캘린더 보기를 사용하여 여러 캠페인이 언제 진행되는지 확인하여 공백 기간을 파악하고 겹치는 기간을 사전에 계획할 수 있습니다. 작업에서는 사용자 지정 필드를 사용하여 '콘텐츠', '유료 미디어', '인플루언서 전송' 등 고유한 색상으로 다양한 유형의 업무를 지정합니다. 이를 통해 인플루언서 마케팅의 타임라인만 필터링하는 등 팀이 특정한 업무 카테고리를 필터링하고 살펴볼 수 있습니다.

커뮤니케이션과 협업의 일원화

미국 마케팅 팀이 Asana를 사용하여 절약한 업무 시간은 연간 총 52일 또는 10주로 추산됩니다. 이렇게 효율성이 높아지면서 디자이너의 사기가 향상되었고, 이들이 시작하는 모든 이니셔티브를 누락 없이 수행하는 데 도움이 되었으며, 새로운 브로우 제품인 POWmade의 복잡한 유료 미디어 캠페인처럼 더 야심차고 복잡한 프로젝트를 처리할 수 있게 되었습니다.

양식 외에도 Asana 작업을 통해 커뮤니케이션을 일원화하는 것은 이러한 시간 절약에 큰 도움이 됩니다. 팀은 한 달에 600개 이상의 댓글을 공유하므로 이메일, 채팅 및 기타 플랫폼을 왔다갔다할 필요가 줄어듭니다.

Jessie는 “저희 팀은 크리에이티브 프로젝트를 훨씬 더 빠르게 완료할 수 있습니다. 필요한 정보를 더 빠르게 얻을 수 있기 때문이죠.”라고 말합니다. “이것은 모두에게 큰 이득입니다. 근무 시간이 늘어나고 일 처리 속도가 느려지면서 받는 스트레스와 외부 커뮤니케이션이 줄어드니까요."

Benefit는 효율적인 크리에이티브 협업을 통해 더 많은 기쁨을 전파할 수 있게 되었습니다

Benefit의 미국 마케팅 팀은 한 해 동안 흥미진진한 제품들을 출시할 계획을 세움에 따라 더 즐거운 여러 가지 캠페인도 예정되어 있습니다. 크리에이티브 팀은 신제품을 중심으로 소비자의 반응을 얻기 위한 새로운 아이디어를 내놓았으며, Asana에서 이러한 이니셔티브와 이벤트를 관리할 계획입니다. Jessie는 계속 크리에이티브 프로세스를 간소화하면서 Benefit의 소셜 미디어 팀을 비롯한 더 많은 팀과 Asana에서 협업하게 되길 바라고 있습니다. 웃음이 최고의 화장품이라고 믿는 회사, Asana를 이용하여 미국의 팬들에게 이 메시지를 전하는 회사의 미래가 아름다워 보입니다.