Documentazione dei processi: come crearla in 8 fasi

Secondo una ricerca di IDC, chi lavora in azienda dedica in media il 30% della giornata alla ricerca di informazioni. Una documentazione dei processi ben strutturata riduce drasticamente questo spreco, offrendo a ogni membro del team una fonte di riferimento unica e sempre accessibile.

Quando i processi non sono documentati, le conoscenze restano nella testa di poche persone: basta un cambio di ruolo o un’assenza imprevista per bloccare un intero flusso di lavoro. Creare un documento di processo dettagliato può allineare il lavoro di squadra sugli obiettivi di progetto, migliorare la trasparenza a livello organizzativo e garantire continuità operativa.

In questa guida analizziamo cos’è la documentazione dei processi, come crearla passo dopo passo con esempi concreti, un modello di documentazione dei processi pronto all’uso e i vantaggi della sua implementazione per il tuo team.

Cos’è la documentazione di processo?

La documentazione di processo è una serie di documenti interni in continua evoluzione che descrivono in dettaglio le attività e le fasi necessarie per il lancio di un nuovo processo.

Da qualcosa di semplice come l’onboarding dei nuove risorse a obiettivi più ambiziosi come la modifica della struttura del team, è importante documentare correttamente e monitorare come procedono i nuovi processi. Ecco alcuni esempi concreti di documentazione dei processi:

• Procedura di approvazione delle richieste di ferie, con fasi, responsabilità e tempistiche definite.

• Piano di onboarding per i nuove risorse, dalla firma del contratto ai primi 90 giorni.

• Linee guida per la pubblicazione di articoli sul blog aziendale, inclusi i passaggi di revisione e approvazione.

• Policy per il lavoro da remoto, con regole su disponibilità, strumenti e comunicazione.

• Checklist commerciali per il team vendite, dalla qualificazione del lead alla chiusura del contratto.

• Manuali di formazione interna, con contenuti strutturati per ruolo e livello di esperienza.

Puoi anche creare una documentazione di processo per ottimizzare i processi già esistenti. Potrebbe sorprenderti scoprire il numero di quelli già in atto nella tua organizzazione, dallo sviluppo di nuovi strumenti alla comunicazione con i clienti.

Oltre a mantenere i team allineati, la documentazione di processo funge anche da roadmap per i membri del team, in quanto aiuta a chiarire le fasi necessarie per la creazione di un nuovo processo. Elimina inoltre le possibilità di confusione, perché è una risorsa sempre disponibile come riferimento per completare le diverse attività.

Documentazione di processo o mappatura dei processi?

I due termini possono sembrare simili, ma tra la documentazione di processo e la mappatura dei processi ci sono delle differenze sostanziali.

La differenza principale è il layout del sistema. La documentazione di processo si concentra sulla creazione di documenti scritti che definiscono i dettagli più importanti, mentre la mappatura dei processi si concentra sulla visualizzazione dei processi, spesso utilizzando una mappa di processo. E mentre la documentazione di processo include una rappresentazione visiva, è piuttosto diversa dalla visuale approfondita tipica di una mappa di processo.

Come creare un documento di processo

Dalla definizione iniziale degli ambiti alle fasi di test e revisione, otto fasi sono le fasi da seguire per la creazione di un documento di processo.

Ogni singola fase intende documentare formalmente i numerosi passaggi di un processo, mantenere il team allineato e semplificare la comunicazione. Analizzeremo tutte e otto le fasi e ne evidenzieremo le componenti più importanti che dovresti includere nel tuo documento di processo.

1. Analizzare il processo iniziale

In questa prima fase chi gestisce il progetto analizza le informazioni iniziali e crea una breve descrizione in base agli obiettivi, alla cronologia e alle priorità. Gli obiettivi vengono analizzati e documentati in un business case.

Nel corso dell’analisi del processo è bene includere quanto segue.

• Obiettivi principali: considera gli indicatori chiave di prestazione o gli obiettivi aziendali che intendi raggiungere con il tuo processo.

• Stakeholder: anche se non conosci ancora i singoli membri, considera quali team dovranno collaborare insieme.

• Cronologia: puoi stimare l’ambito del progetto e la cronologia per il completamento con il metodo del percorso critico.

• Priorità: determina quanto è importante l’implementazione di questo processo rispetto agli altri progetti e obiettivi ai quali sta lavorando il tuo team.

Questi fattori aiuteranno a dipingere un quadro più chiaro per gli stakeholder e il team direttivo, in modo che possano comprendere prontamente il processo in questione.

2. Definire gli ambiti del processo

Una volta in possesso delle informazioni di processo iniziali, puoi proseguire con la definizione degli ambiti. A questo proposito, prova a delineare come il processo si inserisce nei diversi team, analizzando le attività che ciascun singolo team porta a termine. Considera dove ha inizio e dove terminerà il processo, e chi ne verrà interessato.

La definizione di tali ambiti può aiutarti a specificare delle linee guida precise al momento di implementare il nuovo processo. Per esempio, se l’intenzione è ridurre il lavoro improduttivo con un processo automatizzato, i tuoi ambiti possono includere il tuo team IT, che si occuperà di avviare il processo, e il tuo team esecutivo che lo porterà a termine.

3. Determinare gli input e gli output del processo

La terza fase richiede di identificare sia gli input che gli output.

• Gli input di processo sono le risorse necessarie per completare un processo.

• Gli output di processo sono quello che desideri ottenere alla fine del processo.

Gli output possono essere determinati facendo riferimento agli obiettivi di progetto iniziali e selezionando indicatori specifici e misurabili. Per esempio, se il tuo obiettivo è la riduzione del lavoro improduttivo, uno dei tuoi output potrebbe essere l’automazione dei promemoria delle attività. Per lo stesso esempio, l’input potrebbe essere l’implementazione di uno strumento di gestione del lavoro.

La determinazione degli input e degli output ti consentirà in seguito di suddividere tali obiettivi in passaggi più piccoli.

4. Identificare le fasi del progetto

Ora che grazie agli input e agli output di processo abbiamo raccolto tutte le informazioni necessarie, possiamo passare a suddividere il tuo piano di processo in passaggi più piccoli. Puoi procedere in maniera autonoma o con una sessione di brainstorming.

Inizia osservando il punto di inizio del processo, in altre parole cosa determina l’avvio del progetto. In alcuni casi potrebbe trattarsi di una dipendenza che deve essere portata a termine. Per esempio, per riuscire ad automatizzare i promemoria attività, è necessario innanzitutto creare le attività.

Una volta stabilito cosa determina l’inizio e la fine del processo, elenca in ordine sequenziale tutte le singole fasi. Se sono necessarie più attività, riportale all’interno della relativa fase. Le varie fasi devono essere mantenute il più semplice possibile; concentrati solo sugli elementi fondamentali del processo.

Suddividi ciascuna fase in componenti minori che possono essere assegnati ai diversi stakeholder. Il passaggio successivo è l’assegnazione delle responsabilità per ciascuna fase.

5. Collaborare con gli stakeholder

Una volta determinate le diverse fasi, proseguiamo con la suddivisione delle attività e l’assegnazione ai relativi responsabili. Per motivi di chiarezza e per ottimizzare la comunicazione, è consigliabile includere nel documento le informazioni dettagliate per ciascuna attività, per esempio i risultati finali e la cronologia.

Se è necessario fornire un maggior background o più contesto per i progetti più complessi, considera la possibilità di una riunione con il team o di indirizzarne i membri alle informazioni necessarie. Per esempio, potrebbe trattarsi di competenze legali o di linee guida sul marchio che sono necessarie per raggiungere i risultati finali.

6. Realizzare un diagramma di flusso del progetto

Adesso inizia la parte più divertente, la visualizzazione del tuo processo. Uno dei modi più semplici è un diagramma di flusso. A seconda del tipo di processo da documentare, un diagramma di flusso consente di rappresentare le informazioni in modo chiaro e più comprensibile. In questo caso potrebbe esserti utile uno strumento di gestione dei flussi di lavoro che ti consentirà di monitorare obiettivi e attività lungo il percorso.

Per realizzare il diagramma di flusso, dovrai avere a portata di mano tutte le informazioni sulle fasi del processo, input e output e stakeholder. Dopo di che, tutto quello che ti resta da fare è disporre ordinatamente in sequenza ciascuna fase.

Ecco un esempio di diagramma di flusso di un progetto, come ispirazione per creare il tuo.

Come puoi notare, per ogni fase sono previsti i relativi input e output. La visualizzazione delle fasi in un diagramma di flusso consente di distinguere più facilmente le risorse e i risultati attesi. Puoi anche aggiungere delle swimlane al tuo diagramma per categorizzare le assegnazioni alle varie attività. È una funzionalità particolarmente utile, soprattutto per i processi più complessi.

Anche se non esistono due processi identici, è importante collegare le varie fasi per fornire in anticipo le informazioni più importanti.

7. Annotare le eccezioni al flusso di processo

Ora che hai documentato una rappresentazione visiva del tuo flusso di processo, annota tutte le potenziali eccezioni per il tuo team, dovute al fatto che non tutti i flussi seguono lo stesso identico percorso.

Per esempio, un’eccezione al flusso qui sopra potrebbe essere che alcune attività, a seconda della complessità del lavoro, non necessitano di revisione. In tal caso, è bene annotare quali scenari non richiedono nessuna approvazione. Dovresti anche includere le azioni che il tuo team deve intraprendere per affrontare queste eccezioni.

Per gestire efficacemente le eccezioni, considera di creare una tabella o un elenco separato che documenti ogni possibile deviazione dal flusso standard. Per ciascuna eccezione, indica la condizione che la genera, il percorso alternativo da seguire e chi ha l’autorità di approvare la deviazione. Questo approccio strutturato evita ambiguità e garantisce che il team sappia esattamente come comportarsi anche nelle situazioni meno comuni. Se utilizzi uno strumento di gestione del lavoro come Asana, puoi configurare regole di automazione che indirizzano automaticamente le attività sul percorso corretto in base a criteri predefiniti.

8. Testare il processo

La fase finale del ciclo di vita della documentazione di processo è il test del processo, per garantire che funzioni. Durante il test, identifica dove si verificano i problemi o le possibili aree di rischio e cerca di correggerli in tempo reale. È un’opportunità per mettere a punto il tuo nuovo processo, quindi apporta tutte le modifiche necessarie in modo che tutto funzioni nella maniera più fluida possibile.

Poniti delle domande per scoprire eventuali punti deboli.

• Il documento del flusso di processo riesce a risolvere i problemi che sto cercando di correggere?

• Devo implementare modifiche più grandi per consentire al mio processo di funzionare in maniera ottimale?

Quando hai finito di lavorare sui punti deboli, determina l’efficacia del processo. È un’opportunità per mettere a punto il tuo processo in modo che tutto funzioni nella maniera più fluida possibile.

Infine, puoi chiudere le attività di processo ancora aperte e archiviare le informazioni in uno spazio condiviso per essere riesaminate successivamente, se necessario.

Modello di documentazione dei processi

Un modello di documentazione dei processi è uno strumento prezioso per standardizzare il modo in cui il tuo team registra e condivide i flussi di lavoro. Invece di partire ogni volta da zero, un modello predefinito garantisce coerenza, velocizza la creazione dei documenti e riduce il rischio di dimenticare informazioni essenziali.

Un buon modello di documentazione dei processi dovrebbe includere i seguenti elementi:

• Titolo del processo: un nome chiaro e riconoscibile che identifichi immediatamente il flusso documentato.

• Ambito e obiettivo: una descrizione sintetica di cosa copre il processo, perché esiste e quali risultati si prefigge.

• Ruoli e responsabilità: l’indicazione di chi è responsabile di ciascuna fase, chi approva e chi viene informato.

• Fasi dettagliate: un elenco ordinato di tutti i passaggi, con istruzioni sufficientemente precise da consentire a chiunque di seguirli.

• Input e output: le risorse necessarie per avviare il processo e i risultati attesi al termine di ciascuna fase.

• Eccezioni e scenari alternativi: le deviazioni note dal flusso standard, con indicazioni su come gestirle.

• Cronologia delle revisioni: un registro delle modifiche apportate al documento, con data, autore e motivazione dell’aggiornamento.

Con Asana puoi creare modelli di progetto che fungono da modello di documentazione dei processi riutilizzabile. Ogni modello include attività predefinite, assegnazioni, scadenze e campi personalizzati, così il tuo team può avviare un nuovo processo con un solo clic e avere già tutta la struttura pronta. L’automazione dei flussi di lavoro consente inoltre di aggiornare automaticamente lo stato delle attività e notificare le persone giuste al momento giusto.

Vantaggi della documentazione di processo

Forse hai creato un flusso di processo definito nei minimi dettagli, oppure hai seguito uno schema condiviso. In ogni caso, nel lungo termine, documentare subito le informazioni eviterà il fallimento del progetto. I quattro vantaggi principali sono: eliminazione degli errori, riduzione del lavoro improduttivo, ottimizzazione dell’allocazione delle risorse e miglioramento della comunicazione.

Dall’eliminazione degli errori, al miglioramento dell’allocazione delle risorse e all’efficienza, quattro sono i vantaggi principali della documentazione di progetto. Secondo il Project Management Institute, le organizzazioni che adottano pratiche strutturate di documentazione completano il 73% dei progetti con successo, contro il 58% di quelle che non lo fanno.

Eliminazione degli errori

La documentazione dei processi aziendali previene gli errori, riuscendo a definire in maniera proattiva tutte le fasi del processo. Puoi analizzare l’efficacia di tali fasi e apportare delle modifiche mentre procedi.

Ecco cosa riuscirai a eliminare documentando il tuo processo in maniera proattiva.

• Mancanza di comunicazione: senza la necessaria documentazione, le comunicazioni possono finire in mille rivoli, con più attività superflue.

• Fasi di processo non raggiunte: senza un dettaglio delle fasi, le attività possono essere confuse o trascurate, risultando in un processo inefficiente.

• Obiettivi e input non chiari: se i membri del team non comprendono lo scopo di un determinato processo, i risultati finali o le priorità potrebbero non essere chiari.

Il ciclo di vita della documentazione di processo analizza gli errori e ti fornisce un sistema per monitorare di continuo eventuali colli di bottiglia durante il ciclo di vita del processo. Questo ti offre la possibilità di modificare o eliminare le fasi che non sono necessarie.

Riduzione del lavoro improduttivo

Un documento di processo adeguato riduce il lavoro improduttivo e il tempo dedicato alle attività superflue, dato che le informazioni vengono fornite in anticipo, anche in formato visivo. Secondo l’Anatomy of Work Index di Asana, chi lavora in azienda dedica il 58% del tempo ad attività operative come la ricerca di informazioni e il coordinamento, anziché al lavoro qualificato.

Di seguito indichiamo alcuni degli ostacoli più comuni che la documentazione di progetto consente di eliminare.

• Riunioni frequenti: un documento di processo può indicare in dettaglio le informazioni richieste, senza che sia necessaria una riunione. Le riunioni inefficaci sono una perdita di tempo, in certi casi possono perfino aumentare il livello di confusione.

• Lavoro duplicato: quando le attività sono organizzate correttamente fin da subito, il lavoro duplicato è meno probabile.

• Comunicazione disorganizzata: quando le informazioni vengono archiviate in più luoghi, il risultato è una comunicazione disorganizzata.

Commettendo meno di questi errori, il tuo team sarà più produttivo e riuscirà a concentrarsi di più sul lavoro. Puoi anche compiere un ulteriore passo in avanti e automatizzare i processi aziendali per eliminare il lavoro improduttivo.

Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse

Un documento di processo ottimizza l’allocazione delle risorse perché le informazioni vengono organizzate chiaramente e collegate con le risorse necessarie.

Indichiamo di seguito alcuni dei possibili vantaggi.

• Utilizzo corretto delle risorse: i team sanno quali risorse hanno a disposizione, che quindi verranno utilizzate in maniera corretta ed efficiente.

• Collegamento con i passaggi appropriati: collegando le risorse alle attività, sarà chiaro quando e come devono essere utilizzate.

• Conseguimento dei risultati previsti: quando le risorse vengono allocate correttamente, verranno utilizzate per lo scopo previsto.

L’utilizzo improprio delle risorse può risultare in spese non previste. Per questo è importante definire correttamente la loro allocazione, in modo che il tuo team disponga delle risorse necessarie.

Miglioramento della comunicazione

Mantenere le comunicazioni in uno strumento condiviso aiuta a prevenire problemi futuri al processo. Il vantaggio è che tutti gli stakeholder hanno accesso a un’unica fonte di riferimento, sempre disponibile per la consultazione.

Di seguito indichiamo alcuni vantaggi del miglioramento dei flussi di comunicazione.

• Il lavoro viene svolto correttamente fin da subito: un flusso di comunicazione chiaro riduce il rischio di confusione o che il lavoro venga svolto male.

• Sviluppo di competenze di processo più chiare: comunicando tra di loro, i team possono essere aggiornati sui nuovi processi.

• Miglioramenti nella mappatura dei processi e delle procedure operative standard: comunicare consente di chiarire le informazioni e garantisce che la mappatura e le procedure dei processi siano allineate con gli obiettivi iniziali.

Il fattore comunicazione all’interno del team può fare la differenza tra un buon processo e un ottimo processo. Ai fini della chiarezza, accertati di comunicare per tempo e spesso.

Best practice per la documentazione di processo

Creare un documento di processo è solo il primo passo. Per garantire che la documentazione rimanga utile e aggiornata nel tempo, segui queste best practice.

• Mantieni i documenti semplici e accessibili. Usa un linguaggio chiaro, evita il gergo tecnico non necessario e struttura le informazioni in modo che chiunque possa seguirle senza bisogno di spiegazioni aggiuntive.

• Stabilisci una cadenza di revisione regolare. Programma revisioni trimestrali o semestrali per ogni documento di processo. I processi evolvono e la documentazione deve riflettere sempre la realtà operativa.

• Assegna una persona responsabile per ogni documento. Senza una figura di riferimento, i documenti diventano rapidamente obsoleti. Chi è responsabile si occupa di aggiornare il contenuto e di raccogliere il feedback del team.

• Centralizza la documentazione in un unico strumento. Evita di disperdere i documenti tra email, cartelle condivise e chat. Uno strumento di gestione del lavoro come Asana ti consente di collegare la documentazione direttamente alle attività e ai progetti correlati, ad esempio con un modello di gestione dei processi aziendali.

• Sfrutta l’automazione e l’intelligenza artificiale. Configura promemoria automatici per le revisioni periodiche e usa le funzionalità AI per identificare fasi ridondanti o suggerire ottimizzazioni. L’automazione riduce il carico manuale e garantisce che nessun aggiornamento venga dimenticato.

• Raccogli feedback da chi usa il processo. Le persone che eseguono il processo ogni giorno sono le più qualificate per segnalare lacune, passaggi confusi o informazioni mancanti. Integra un meccanismo semplice per raccogliere i loro suggerimenti.

Domande frequenti sulla documentazione di processo

Semplifica la documentazione di processo con Asana

La documentazione dei processi è molto più di un semplice esercizio organizzativo: è il fondamento su cui costruire efficienza, chiarezza e continuità operativa. Quando ogni processo è documentato in modo strutturato, il tuo team può concentrarsi sul lavoro che conta davvero, riducendo errori, eliminando attività ridondanti e migliorando la collaborazione.

Come abbiamo visto in questa guida, creare un documento di processo efficace richiede otto passaggi chiari, un buon modello di riferimento e la disciplina di mantenere la documentazione sempre aggiornata. Le best practice che abbiamo condiviso ti aiuteranno a trasformare la documentazione dei processi da un compito occasionale a una pratica consolidata all’interno del tuo team.

Con Asana, puoi centralizzare tutta la documentazione di processo all’interno dei tuoi progetti, sfruttare i modelli per standardizzare i flussi di lavoro e configurare automazioni che mantengono tutto aggiornato senza sforzo manuale. Continua ad affinare la tua documentazione di processo con un software per la gestione dei flussi di lavoro che aiuta i team a ottimizzare i processi.