Cos’è l’automazione dei processi aziendali? Suggerimenti per eliminare il lavoro improduttivo

Stai cercando dei metodi per eliminare il lavoro improduttivo e migliorare l’efficienza del team? L’automazione potrebbe essere la soluzione che fa per te. L’automazione delle attività ricorrenti può far risparmiare tempo al tuo team e può anche aiutare a prevenire piccoli errori quotidiani. E quando si tratta di efficienza, non c’è niente di più prezioso che recuperare tempo nella tua giornata.

In questo articolo, tratteremo il processo di automazione aziendale, inclusa la definizione di una soluzione di automazione, i vantaggi dell’implementazione di un sistema e gli esempi di attività comuni che è possibile automatizzare. 

Cos’è un processo aziendale?

Un processo aziendale è un insieme di attività che aiutano un’azienda a raggiungere un obiettivo condiviso. Quando utilizzato in relazione all'automazione, un processo aziendale si riferisce solitamente a un'attività ripetibile eseguita da uno strumento software.

I processi aziendali possono includere qualsiasi cosa, dalla fatturazione all’onboarding dei nuovi dipendenti, fino alla gestione delle buste paga. Disporre di processi è fondamentale per garantire che le singole attività siano allineate agli obiettivi condivisi.

Cos’è l’automazione dei processi aziendali?

L’automazione dei processi aziendali (BPA) è l’uso dell’automazione basata sulla tecnologia per sostituire l’impegno manuale e completare in modo più efficiente le attività ricorrenti di un’azienda. Anche se può sembrare complicato, implementare l’automazione dei processi aziendali è fattibile e ne vale la pena. In sostanza, si tratta di delegare le attività a uno strumento invece che a un membro del team. Il vero trucco è implementare lo strumento nel modo più adatto alle esigenze della tua azienda.

L'automazione dei processi aziendali spesso si concentra sui processi fondamentali che influiscono sulla produttività del team. 

In che modo l’automazione dei processi aziendali si collega alla gestione dei processi aziendali?

L’automazione dei processi aziendali viene spesso confusa con la gestione dei processi aziendali (BPM), e per una buona ragione. Dopotutto, la gestione dei processi aziendali è il termine generico per varie tecniche di automazione.

La gestione dei processi aziendali è definita come la disciplina in cui le persone utilizzano vari metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare, ottimizzare e automatizzare i processi aziendali. Ciò significa che l’automazione dei processi aziendali è solo una piccola parte della gestione dei processi aziendali.

In che modo l’automazione dei processi aziendali si collega all’automazione robotizzata dei processi?

Sebbene l’automazione dei processi aziendali e l’automazione robotica dei processi (RPA) siano simili, ci sono alcune differenze tra i due termini. La BPM è un approccio olistico che utilizza l’automazione basata sulla tecnologia, mentre la RPA è un approccio specifico che utilizza robot software e intelligenza artificiale.

In che modo l’automazione dei processi aziendali si collega all’analisi dei processi aziendali?

L’analisi dei processi aziendali è un sottoinsieme del BPA e si concentra sull’analisi dei processi aziendali. Utilizza vari approcci automatizzati per mappare e comprendere i metodi esistenti.

Nell’approccio manuale, gli esperti di processo in genere intervistano esperti in materia e utenti per creare una mappa di processo. L'approccio automatizzato utilizza tecnologie, come il process mining, l'acquisizione dei processi e l'intelligenza dei processi, per creare un risultato simile. 

Quali processi aziendali dovresti automatizzare?

Adesso inizia la parte più interessante: le soluzioni di BPA. Quali processi puoi automatizzare? In realtà, esiste un numero infinito di attività che puoi automatizzare. La parte difficile è sapere come farlo. 

È meglio iniziare con qualcosa di semplice e passare gradualmente a processi di automazione più complessi. Le attività comuni che le organizzazioni automatizzano includono i risultati finali del progetto, l'immissione dei dati, gli ordini di vendita e persino le buste paga, che possono far risparmiare tempo e denaro al tuo team. 

Ecco alcune delle attività più comuni che è possibile automatizzare utilizzando l'automazione dei processi aziendali. 

Attività di progetto

La maggior parte dei progetti su cui lavori si tradurrà in una serie di attività manuali che devono essere create, altrimenti note come dipendenze. Mentre alcuni team utilizzano l’automazione per creare liste di cose da fare migliori, altri preferiscono metodi come le bacheche Kanban o le cronologie simili ai diagrammi di Gantt. Qualunque sia il metodo che preferisci, l'automazione può aiutarti nella creazione di queste attività e persino nella chiusura delle attività in alcuni casi.

Puoi utilizzare l'automazione per le attività del progetto per:

• spostare le attività nel progetto corretto

• Assegnare le attività al collega del team appropriato

• informare gli stakeholder delle dipendenze del progetto

• impostare e spostare le date di scadenza

• consegnare il lavoro al momento giusto

Automatizzando il lavoro improduttivo, come la gestione delle iniziative di progetto, puoi assegnare automaticamente i membri del team, modificare facilmente le date di scadenza e informare gli stakeholder delle modifiche. 

Comunicazioni

L’automazione delle comunicazioni è un altro modo per semplificare le attività ricorrenti. Dai promemoria di progetto agli aggiornamenti settimanali del progetto, queste piccole (ma dispendiose in termini di tempo) attività possono essere un ottimo primo passo per creare un processo aziendale più intelligente. 

Puoi utilizzare l’automazione per le comunicazioni per:

• inviare promemoria del progetto

• Inviare aggiornamenti al team

• inviare i verbali post-riunione

• Inviare comunicazioni rivolte ai clienti

• Inviare serie di email post-acquisto

Sulla base degli esempi precedenti, puoi vedere che esiste un’ampia gamma di funzionalità per automatizzare le comunicazioni, ognuna delle quali può aiutare con gli aggiornamenti interni ed esterni e con l’Assistenza clienti.

Inserimento dati

La maggior parte delle organizzazioni considera l’automazione un mezzo per completare l’immissione dei dati. È un lavoro ripetitivo, noioso e che richiede molto tempo, solitamente su base mensile o settimanale. 

Puoi utilizzare l’automazione per l’immissione dei dati per:

• ridurre i dati duplicati

• importare moduli

• segnalare e prevenire le incongruenze nei dati

• instradare i dati agli stakeholder appropriati

• Archiviare le informazioni relative ai clienti

Insieme a queste funzionalità, l’inserimento automatizzato dei dati può aiutare a ridurre i costi operativi delle attività che altrimenti verrebbero eseguite manualmente. 

Ordini di vendita

Con il giusto CRM in atto, l’automazione può aiutare a raccogliere e instradare le informazioni sugli ordini di vendita dei clienti. Questo può essere utile per una serie di motivi, come l’assistenza ai clienti e la personalizzazione delle campagne di marketing. 

Puoi utilizzare l’automazione per gli ordini di vendita per:

• Assistenza ai clienti

• Personalizzare le campagne di marketing

• Prevedere il successo del prodotto

• monitorare le tendenze del mercato

Queste funzionalità non solo restituiranno tempo al tuo team, ma possono anche aiutare la tua organizzazione a competere sul mercato e assistere con le future strategie di crescita.

Buste paga

La gestione degli stipendi è un'attività necessaria per ogni azienda. Se stai ancora lavorando manualmente alle buste paga, stai perdendo i vantaggi dell’automazione del processo. Come per altri processi aziendali che abbiamo descritto sopra, l’automazione può prevenire errori, creare procedure più veloci e impedirti di passare ore e ore in ufficio. 

Puoi utilizzare l’automazione per le buste paga per:

• Inviare le buste paga

• creare resoconti sulle retribuzioni

• fornire le buste paga ai membri del team

• modificare le ore per le ferie pagate

• assistere i dipendenti nella compilazione della dichiarazione dei redditi

• Apportare modifiche ai benefit di iscrizione aperti

Se c’è un’attività da automatizzare, il libro paga è un’ottima scelta, considerando la quantità di lavoro che puoi togliere al tuo team. 

Lead nurturing

La coltivazione dei lead è un altro ottimo processo da automatizzare se si dispone della tecnologia giusta. Può trattarsi di moduli di posta elettronica come una serie di benvenuto o di riattivazione, o di promozione di contenuti come annunci mirati. 

Puoi utilizzare l’automazione per la lead nurturing per:

• creare flussi di lavoro per le campagne

• condividere contenuto pertinente con i potenziali clienti

• Inviare email di lead nurturing

• Archiviare dati personalizzati sui lead

Sebbene ci siano molti modi per utilizzare l'automazione per la coltivazione dei lead a tuo vantaggio, assicurati di migliorare continuamente le campagne in base agli indicatori chiave di prestazione (KPI). La cosa peggiore che puoi fare è impostare una campagna e dimenticarla, quindi assicurati di continuare a crescere dalle prestazioni passate. 

Esempi di automazione dei processi aziendali

Ora che conosci alcune delle attività più comuni da automatizzare, diamo un’occhiata a casi d’uso tangibili di BPA in azione. Un buon piano dovrebbe tenere a mente sia gli utenti dell'azienda che l'esperienza del cliente.

Ecco un paio di esempi di automazione dei processi aziendali per avere un'idea migliore di come utilizzare l'automazione.

Esempio 1: automatizzare le attività di un progetto

Scenario: stai lavorando a un nuovo progetto e noti che c’è un’attività in ritardo. Contatti il membro del team per verificare lo stato dell'attività e ti dice che l'attività è stata completata, ma che ha dimenticato di chiudere le dipendenze. Per questo motivo, diverse sottodipendenze sono ora in ritardo.

Soluzione: con l’aiuto dell’automazione, puoi impostare promemoria per le attività quando le date di scadenza si avvicinano, senza alcun intervento da parte tua. Ciò avrebbe impedito alle attività di superare la data di scadenza. Avrebbe anche restituito il tempo che tu e lo stakeholder avete trascorso a parlare e risolvere il problema. 

Esempio 2: automatizzare la comunicazione del team

Scenario: il responsabile delle operazioni ti chiede di essere coinvolto nel lancio del nuovo prodotto, in modo da restare aggiornato. Pianifichi una riunione del team per esaminare la struttura di scomposizione del lavoro con gli stakeholder del team. Controlli il calendario del responsabile delle operazioni, ma non è disponibile in nessuno degli orari in cui lo è il resto del team. 

Soluzione: con l'automazione, puoi aggiungere facilmente follower alle attività per tenerli aggiornati sulle modifiche al progetto e sulle prossime date di scadenza. Non solo riceveranno automaticamente una notifica, ma potranno anche modificare le proprie preferenze di notifica per coordinarsi con il lavoro più importante per loro. 

Vantaggi dell’automazione dei processi aziendali

Probabilmente ti starai chiedendo perché sia così importante implementare l’automazione. È una domanda valida che dovrebbe essere discussa all’inizio della tua ricerca. 

L’automazione dei processi aziendali può offrire questi e altri vantaggi:

• Aumentare l’efficienza

• Semplificare i processi

• Standardizzare le operazioni

Non solo può offrire questi vantaggi, ma l’automazione dei processi aziendali può portare la tua organizzazione a una maggiore business intelligence complessiva attraverso la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e l’uso di varie interfacce di programmazione delle applicazioni (API). Entrambi sono sistemi di trasformazione digitale che possono aiutare a semplificare l'automazione del flusso di lavoro del tuo team.

Analizziamo ciascuno dei principali vantaggi dell'automazione dei processi aziendali. 

Aumentare l’efficienza

Uno dei risultati più vantaggiosi dell’automazione dei processi aziendali è che aiuta a migliorare l’efficienza, dando al tuo team più tempo per fare del suo meglio. Ad esempio, puoi risparmiare tempo ed evitare errori automatizzando un promemoria giornaliero dell'ordine del giorno per gli stakeholder del progetto. 

Questo non solo migliora la produttività, ma il tempo libero aggiuntivo può anche contribuire a un lavoro di qualità superiore. È un vantaggio per tutti. 

Semplificare i processi

Le operazioni aziendali possono essere complicate sia per le grandi che per le piccole aziende. Questo perché ci sono molti processi diversi in atto. Dalla pianificazione e definizione del budget alle risorse umane e all’onboarding dei dipendenti, ci sono numerose attività ripetitive che si svolgono dietro le quinte di quasi tutte le aziende. 

Con l’aiuto dell’automazione dei processi aziendali, puoi utilizzare l’automazione per semplificare i tuoi processi utilizzando l’apprendimento automatico per migliorare l’esperienza sia dei dipendenti che dei clienti.

Standardizzare le operazioni

Oltre a semplificare le attività all'interno delle operazioni aziendali, l'automazione dei processi aziendali può aiutare il tuo team a standardizzarle. Esistono diversi modi per raggiungere questo obiettivo, tra cui l’automazione dell’instradamento delle informazioni agli stakeholder. 

Questo è importante per mantenere la coerenza in tutte le procedure interne. A sua volta, questo riduce al minimo gli errori e il lavoro improduttivo e rende chiara la direzione organizzativa. 

Software di automazione dei processi aziendali

Per creare un processo aziendale efficace, è necessario disporre del giusto software di automazione. Un buon strumento di automazione dei processi dovrebbe darti la possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati, fornire risultati rapidi e apportare facilmente modifiche quando necessario. 

Sebbene esistano numerose funzionalità che possono migliorare l’intelligenza tecnologica della tua organizzazione, ce ne sono alcune che spiccano maggiormente. 

Il tuo strumento dovrebbe essere in grado di:

• semplificare i flussi di lavoro

• visualizzare il lavoro 

• Proteggere i dati

• fornire un'interfaccia utente semplice

• impostare priorità e date

• Creare passaggi personalizzati

• ridurre il lavoro improduttivo

Tutte queste funzionalità non solo contribuiranno a creare flussi di lavoro affidabili, ma ridurranno anche i colli di bottiglia. Anche se possono sembrare piccoli al momento, si accumulano nel tempo, causando problemi di efficienza. Fortunatamente, con il giusto software di automazione dei processi aziendali, sarai preparato.

Semplifica i tuoi flussi di lavoro con l’automazione aziendale

L’automazione dei processi aziendali è la chiave per creare un team più efficiente. Dall’individuazione delle inefficienze alla prevenzione degli errori umani, tutto inizia con l’automazione. Può migliorare tutto, dal processo di onboarding alla soddisfazione del cliente.