Hope for Haiti ha migliorato la vita di molti haitiani grazie ad Asana

Haiti, una nazione caraibica ricca di cultura che condivide un'isola con la Repubblica Dominicana, ha una lunga storia di catastrofi naturali. Uno dei più grandi è stato un terremoto di magnitudo 7,0 nel 2010, che ha colpito a meno di 32 chilometri dalla capitale del paese. Sebbene le stime del numero di morti varino, molti ritengono che siano morte oltre 200.000 persone. E nel 2016, l'uragano Matthew ha devastato il paese, causando oltre 500 morti e lasciando più di un milione di sfollati.

Hope for Haiti, un'organizzazione no-profit che si dedica a migliorare la qualità della vita del popolo haitiano, in particolare dei bambini, era presente prima, durante e dopo questi disastri. L'organizzazione sostiene e aiuta gli haitiani a uscire dalla povertà attraverso programmi incentrati su istruzione, assistenza sanitaria, infrastrutture, accesso all'acqua, prestiti e sovvenzioni ad aziende e imprenditori haitiani.

Skyler Badenoch è CEO di Hope for Haiti da tre anni, ma il suo amore per Haiti è iniziato oltre tredici anni fa. Infatti, ha assistito alla risposta di Hope for Haiti al terremoto del 2010 e ha dato lui stesso una mano. Oggi supervisiona un team di 65 persone sia ad Haiti che negli Stati Uniti. Dieci membri del suo team lavorano dagli Stati Uniti e si occupano di raccolta fondi, marketing, supporto amministrativo, finanza e governance, mentre gli altri 55, con sede ad Haiti, sono medici, infermieri, educatori e amministratori, tutti haitiani. L'organizzazione binazionale si impegna a garantire trasparenza, responsabilità e buona governance. È anche una delle organizzazioni non-profit con le valutazioni più alte da parte di piattaforme di valutazione di terze parti come Charity Navigator e Guidestar. Adottando le Best practice nel loro lavoro, incoraggiano la fiducia in Haiti e nella filantropia in generale.

Come la crescita ha portato alla necessità di un cambiamento

Nel 2007, Hope for Haiti gestiva un budget annuale di 1 milione di dollari e quattro membri del personale ad Haiti. Da allora, ha aumentato il personale di 15 volte e il budget di 4 volte, senza contare il programma di donazioni in natura, che è cresciuto fino a 11 milioni di dollari (oltre 10 volte). Sebbene la crescita dell'organizzazione abbia portato a un maggiore impatto ad Haiti, ha anche messo in luce delle sfide, come l'inefficienza della comunicazione, delle relazioni con i donatori e del reporting.

Mano a mano che un’organizzazione cresce, le comunicazioni iniziano a incontrare dei colli di bottiglia. A Hope for Haiti, questo tipo di inefficienze ci ha colpito negativamente: quando non funzioniamo come un meccanismo ben oliato, non aiutiamo quante persone vorremmo, ed è nostra responsabilità migliorare questo aspetto del nostro lavoro. ”

Nella più recente analisi SWOT dell'organizzazione, che viene effettuata a intervalli di pochi anni, più persone hanno identificato la comunicazione relativa a progetti e donatori come un'area di miglioramento organizzativo. Di conseguenza, Skyler ha deciso di cercare piattaforme che potessero aiutarli a comunicare e gestire il loro lavoro in un unico posto.

La ricerca di una soluzione

Sulla base dei risultati dell'analisi SWOT, Skyler ha identificato rapidamente quattro aree in cui una piattaforma di gestione del lavoro avrebbe potuto rimuovere i colli di bottiglia. Aveva bisogno di:

• Semplificare e automatizzare i processi ove possibile, come la risposta alle catastrofi, i protocolli di emergenza, le applicazioni e la gestione delle sovvenzioni e la creazione di resoconti.

• Aumentare la visibilità sul lavoro svolto in tutta l'organizzazione, in modo che i colleghi del team non avessero bisogno di contattarsi a vicenda per gli aggiornamenti.

• Centralizzare la comunicazione in un unico posto, dalle discussioni e dagli aggiornamenti del team alle relazioni con i donatori e alla creazione di resoconti.

• Migliorare la gestione dei progetti e la rendicontazione in modo che i progetti procedano senza intoppi, il processo di rendicontazione sia semplice e i donatori si fidino dell'organizzazione.

Dopo aver provato un altro strumento di gestione del lavoro leggero, Skyler è rimasto deluso: non era abbastanza intuitivo o solido per le esigenze del suo team. Ma quando il suo executive coach, un collega e un professionista del settore gli hanno suggerito Asana, ha deciso di provare la versione gratuita per vedere se avrebbe soddisfatto le esigenze dell'organizzazione.

Sulla base delle sue ricerche, Skyler sapeva che il modo migliore per far sì che Asana avesse successo sarebbe stato ottenere il consenso dei dirigenti. Ha deciso di coinvolgere prima la leadership principale e di farla sentire a proprio agio nell'utilizzo di Asana, per poi estendere l'uso ad altri membri dell'organizzazione. Così ha iniziato a usare Asana con il suo team per monitorare la definizione settimanale degli obiettivi e le riunioni di aggiornamento. Il lunedì mattina, ognuno aggiungeva tre obiettivi professionali e un obiettivo personale al progetto condiviso di Asana. Durante la settimana, i colleghi del team si confrontavano utilizzando i commenti.

Usare Asana per monitorare questi obiettivi settimanali è diventato rapidamente un processo automatico per il team. Potevano vedere lo stato di ogni obiettivo e queste attività fungevano da ordine del giorno integrato per la riunione di ogni settimana, migliorando immediatamente la capacità di comunicazione del team.

La comunicazione all’interno del nostro team dirigenziale è migliorata immediatamente, quando abbiamo iniziato a monitorare i nostri obiettivi settimanali su Asana. Inoltre, mi ha fornito un’istantanea dei nostri progressi verso le priorità in tutta l’organizzazione. ”

L'implementazione a livello di organizzazione

Anche se Hope for Haiti ha iniziato con il piano gratuito di Asana, l'organizzazione sapeva di poter operare in modo più efficace con le funzionalità a pagamento. Così, a metà marzo 2020, quando Asana ha annunciato che avrebbe offerto business plan Asana gratuiti alle organizzazioni no-profit che lavoravano in prima linea nella ricerca medica e nell'assistenza per il COVID-19, Skyler ha fatto domanda e Asana ha donato un business plan gratuito per i 12 mesi successivi.

Con la potenza di Asana Business, Skyler ha iniziato a cercare modi per spostare il lavoro dell'intera organizzazione sulla piattaforma. La loro iniziativa più grande e importante, il piano strategico annuale, era la prima, e Skyler si è rivolta ai consulenti Asana per ricevere assistenza. Con la guida di un Advisor, Skyler e il team hanno trasformato il loro complesso piano con molteplici obiettivi, strategie e tattiche in progetti Asana. Ora, il team di Hope for Haiti usa i portfolio per monitorare il lavoro relativo al piano strategico in tutta l'organizzazione e le cronologie dei progetti per visualizzare l'avanzamento e creare resoconti sullo stato. Con il caposaldo dell'organizzazione su Asana, Skyler si è sentito nuovamente confermato che Asana era la soluzione giusta per il suo team.

Avere un consulente Asana che ci aiutasse a migrare il nostro piano strategico nella piattaforma ci ha fatto risparmiare tempo, ha rimosso un enorme ostacolo dal nostro lancio e ci ha dato la certezza che Asana fosse la soluzione giusta per noi. ”

Usare Asana a livello di organizzazione

Con le basi gettate dagli obiettivi settimanali e dai progetti del piano strategico su Asana, Skyler e l'organizzazione hanno ampliato il loro utilizzo per includere più flussi di lavoro, tra cui:

• Richiesta e gestione delle sovvenzioni: il team con sede negli Stati Uniti utilizza Asana per gestire il proprio impegno di raccolta fondi, in modo da evitare corse dell’ultimo minuto. Inoltre, quando l'analisi SWOT ha identificato inefficienze nell'ottenimento delle sovvenzioni e nella creazione di resoconti, questi processi sono stati trasferiti su Asana. Ora il team utilizza Asana per gestire le domande di sovvenzione, i resoconti e le entrate in contanti previste dalle sovvenzioni.

La gestione delle sovvenzioni è fondamentale, perché i finanziamenti sono difficili da ottenere. L’efficienza che abbiamo raggiunto con Asana ci aiuta a diventare un’organizzazione più competitiva, in modo da poter perseguire nuove fonti di finanziamento e risparmiare tempo. ”

• Conformità ai protocolli: il team con sede ad Haiti utilizza Asana per tutto, dalla comunicazione interna alla rendicontazione e ai protocolli COVID-19. Quando si verifica un'emergenza, come il COVID-19, il team utilizza Asana per creare e implementare i protocolli di risposta. Ad esempio, ha stabilito una procedura sofisticata per l'accettazione e il trattamento dei pazienti nella propria infermeria, che include la misurazione della temperatura, una postazione per il lavaggio delle mani, la distribuzione di mascherine e altro ancora. Documentano il protocollo in un progetto Asana e lo usano per comunicare internamente, assicurandosi che ogni dipendente segua i passaggi necessari.

Quando è scoppiata la pandemia di COVID-19, la nostra organizzazione era particolarmente qualificata per rispondere a questo tipo di disastro: abbiamo medici nel nostro team e nel consiglio di amministrazione, abbiamo una storia di lavoro in situazioni di emergenza, ma avevamo comunque bisogno di uno strumento organizzativo come Asana per aiutarci a portare avanti il processo. ”

• Monitoraggio delle donazioni in natura: quest'anno, l'obiettivo del programma è superare i 20 milioni di dollari in donazioni, quasi il doppio del loro obiettivo abituale di 11 milioni di dollari, che includono farmaci, forniture mediche e attrezzature che devono essere consegnate ad Haiti, importate e distribuite ai partner e alle persone più bisognose. Il processo viene ora monitorato su Asana invece di fare affidamento su fogli di calcolo Excel.

Una migliore esperienza per i donatori con Asana

Con l'aiuto di Asana Business, Hope for Haiti è ora in grado di lavorare più velocemente con i donatori. In una recente occasione, l'organizzazione è stata scelta dalla tennista professionista Naomi Osaka per ricevere una donazione di 25.000 dollari derivante dalla sua partecipazione a un torneo di gaming online per sostenere l'impegno umanitario per il COVID-19. Il team di Hope for Haiti ha utilizzato Asana per gestire la relazione, assicurandosi di inviare i materiali giusti e di non perdere un solo punto di contatto con il team di Naomi.

E quando Hope for Haiti ha ricevuto la donazione, ha voluto comunicare a Naomi l'impatto che ha avuto. Prima di Asana, questo processo avrebbe comportato più file e un lungo thread di email. Ma monitorando l’impatto della donazione su Asana, il team è riuscito a preparare un resoconto e a condividerlo con Naomi in poche settimane.

Non saremmo mai stati in grado di mettere insieme i resoconti sul contributo di Naomi Osaka così rapidamente senza Asana. ”

Torna alla fondazione

Sebbene la pandemia di COVID-19 abbia spostato l'attenzione di Hope for Haiti (ed è stata un esempio di quanto rapidamente possa rispondere a un'emergenza utilizzando Asana), Skyler e il team rimangono fermamente impegnati a lavorare sulle loro iniziative principali: migliorare l'accesso a un'istruzione di qualità, all'assistenza sanitaria, all'acqua potabile, alle donazioni mediche in natura e alle opportunità economiche. Utilizzando Asana, Skyler sa che l’impatto dell’organizzazione su queste iniziative non potrà che aumentare grazie alle nuove efficienze e ai nuovi processi.

E con una rinnovata connessione tra i valori fondamentali dell’organizzazione e il modo in cui raggiunge i propri obiettivi, Hope for Haiti è più che mai pronta a continuare a superare i propri obiettivi. Ad esempio, il team utilizzerà Asana per pianificare la sua raccolta fondi annuale Hike for Haiti, che sfida le persone di tutto il mondo a fare escursioni in solidarietà con i bambini in età scolare che percorrono distanze irragionevoli per andare a scuola ad Haiti. I cambiamenti che Skyler e il suo team sperano di realizzare rappresentano una grande montagna da scalare, ma il suo team è più preparato che mai per affrontare il viaggio e avere un impatto sul loro amato Haiti con l'aiuto di Asana.

In qualità di CEO, era difficile sapere cosa stesse succedendo in ogni team. Asana mi offre visibilità su tutto il lavoro in corso, che si tratti di raccolta fondi, gestione dei donatori o operazioni sul campo. ”