Rahasia agar berhenti menunda pekerjaan
Jika Anda membuka halaman ini, Anda mungkin mencari cara agar berhenti menunda-nunda. Namun, gimik cepat untuk memaksakan motivasi tidak akan berhasil. Itu karena masalah prokrastinasi sebenarnya bukan masalah motivasi, melainkan masalah kejelasan.
Kejelasan adalah hal yang sering kami pikirkan di Asana karena mencapai kejelasan adalah kunci untuk mendapatkan hasil yang baik. Masalahnya, kejelasan tidak selalu terjamin. Anda memerlukan alat khusus dan kerangka kerja visibilitas yang baik untuk mencegah sekat dan membuka blokir pekerjaan yang berdampak tinggi dan bermakna. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana kurangnya kejelasan tentang alasan pentingnya pekerjaan Anda menyebabkan Anda menunda-nunda dan apa yang harus dilakukan untuk menghentikannya.
Alasan kita menunda-nunda pekerjaan
Penundaan adalah bentuk inkonsistensi waktu—preferensi bawah sadar untuk kepuasan langsung atas potensi imbalan di masa depan. Sekalipun Anda tahu bahwa Anda tidak boleh menunda-nunda karena perlu menyelesaikan sesuatu, lebih menarik untuk melakukan sesuatu sekarang—dan merasakan kepuasan langsung—daripada bekerja untuk mencapai gol jangka panjang.
Bagian solusinya adalah menghadirkan kepuasan langsung pada proyek jangka panjang. Sebagai pemimpin tim, Anda dapat melakukan ini dengan menerapkan apresiasi dan umpan balik ke dalam pekerjaan harian. Dengan Asana, kami telah mengambil langkah lebih jauh dan menambahkan perayaan langsung ke dalam produk itu sendiri. Lagi pula, setiap orang dapat menggunakan gambar unicorn yang terbang melintasi layar mereka sesekali.
Menunda-nunda bukan berarti malas
Tergantung pada siapa Anda berbicara, orang-orang menyebutkan banyak alasan berbeda mengapa mereka menunda-nunda pekerjaan. Alasannya biasanya meliputi:
Kemalasan
Kurangnya kontrol diri
Takut gagal
Kebiasaan buruk yang dibangun
Perfeksionisme
Merasa pekerjaan tidak mendesak
Bingung tentang persyaratan
Bicara negatif pada diri sendiri
Takut akan proyek yang rumit atau luar biasa
Multitasking
Hampir semua alasan ini berasal dari satu penghambat utama yang menyebabkan orang menunda-menunda pekerjaan: kurangnya kejelasan. Jika Anda telah mengembangkan kebiasaan menunda-nunda, kemungkinan besar, Anda tidak memiliki hubungan yang jelas tentang mengapa pekerjaan Anda penting. Ini bukan karena rasa malas—ini adalah masalah yang bisa diperbaiki.
Masalah penundaan
Inkonsistensi waktu memainkan peran yang sangat besar dalam penundaan pekerjaan. Sering kali, pekerjaan yang Anda lakukan berkontribusi pada proyek atau tujuan organisasi yang lebih besar. Namun, tergantung pada peran Anda, gol itu bisa terasa jauh dari pekerjaan sehari-hari Anda. Tanpa wawasan tentang pentingnya pekerjaan Anda, sulit untuk memotivasi diri sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan itu.
Yang tidak ada adalah kejelasan. Saat Anda memahami dengan jelas dan dapat menarik garis langsung antara pekerjaan yang Anda lakukan dan dampaknya terhadap tim atau organisasi, Anda akan lebih termotivasi. Namun, ini sulit dicapai. Faktanya, berdasarkan penelitian kami, hanya 26% pegawai memiliki pemahaman yang sangat jelas tentang keterkaitan antara pekerjaannya dengan gol perusahaan.
Dengan memahami bagaimana hubungan antara pekerjaan Anda dengan gol perusahaan, Anda akan mendapatkan kejelasan tentang cara memberikan dampak bagi tim dan perusahaan. Ini menyederhanakan pengambilan keputusan. Anda dapat memprioritaskan tugas penting dengan penuh perhatian berdasarkan inisiatif yang paling berdampak pada gol perusahaan. Pastikan gol ini tidak terlalu jauh atau tidak jelas. Untuk mengatasi penundaan, Anda memerlukan garis pandang yang jelas dari pekerjaan hingga gol perusahaan.
Memecahkan masalah kejelasan
Untuk mengatasi masalah kejelasan, Anda dapat melakukan salah satu dari dua hal:
Buat gol tim atau departemen. Jika Anda atau anggota tim kesulitan melihat bagaimana pekerjaan individu terhubung dengan gol perusahaan yang luas, pertimbangkan untuk membuat gol departemen atau tim. Dengan begitu, lebih mudah untuk menarik garis antara pekerjaan Anda dan gol tim, serta memahami dampak yang dapat Anda timbulkan.
Hubungkan pekerjaan pribadi Anda dengan gol perusahaan secara jelas. Sekalipun Anda tidak dapat membuat gol tim atau perusahaan, cari cara untuk memvisualisasikan bagaimana pekerjaan Anda terhubung langsung dengan gol perusahaan yang lebih luas. Contoh, memahami bagaimana dampak pekerjaan Anda terhadap proyek yang mengarah ke tujuan perusahaan yang lebih besar dapat membantu Anda lebih memahami dampak pekerjaan Anda. Anda dapat melakukannya dengan platform manajemen gol, seperti Asana.
7 kiat agar berhenti menunda-nunda
Untuk memerangi penundaan di tempat kerja, buat gol jangka pendek untuk tim dan departemen, atau tarik garis antara pekerjaan pribadi Anda dan gol perusahaan yang lebih luas. Cobalah tujuh kiat ini untuk memulai:
1. Hubungkan pekerjaan dengan gol
Cara terbaik untuk berhenti menunda-nunda adalah dengan memahami dengan jelas bagaimana pekerjaan Anda berkontribusi pada gol tim dan perusahaan. Jika Anda memiliki tingkat kejelasan ini, pekerjaan menjadi bermakna. Alih-alih melakukan pekerjaan hanya untuk bekerja, Anda berkontribusi pada visi yang lebih besar.
Idealnya, visi ini adalah sesuatu yang sangat Anda sukai. Namun, sekalipun bukan demikian, cukup memahami bagaimana pekerjaan Anda terhubung ke sesuatu yang lebih besar akan membuatnya lebih bermakna. Alih-alih bergumul dengan inkonsistensi waktu, pekerjaan yang biasanya Anda tunda sekarang memiliki nilai yang jelas.
2. Memperjelas prioritas
Tak bisa dihindari, batas waktu bisa berubah. Hal ini dapat terjadi karena proyek mengalami scope creep, proyek lain diprioritaskan, atau pemimpin tim mengalokasikan sumber daya berdasarkan kebutuhan mendesak. Namun, jika Anda tahu pekerjaan apa yang paling penting, Anda lebih siap untuk secara aktif mengelola prioritas. Lalu, ketika batas waktu dan linimasa bergeser, Anda memiliki kejelasan untuk memberikan pekerjaan yang membuahkan hasil yang bermakna.
Memperjelas prioritas adalah metode yang baik untuk berhenti menunda-nunda karena membantu Anda melihat pekerjaan yang paling penting dengan jelas. Dengan prioritas yang jelas, Anda tahu bahwa Anda bukan sedang mengerjakan tugas yang tidak penting. Alih-alih merasa seperti membuang-buang waktu pada pekerjaan, Anda memahami mengapa pekerjaan Anda penting.
3. Gunakan gol untuk melawan perfeksionisme
Terkadang, orang yang sangat suka menunda-nunda sebenarnya perfeksionis. Dalam kasus tersebut, tekanan untuk melakukan pekerjaan dengan sempurna sangatlah besar, yang menyebabkan menunda-nunda pekerjaan. Namun, seperti kebanyakan jenis penundaan lainnya pada pekerjaan, perfeksionisme dapat diselesaikan melalui kejelasan.
Fokus pada dampak
Jika Anda kesulitan menghadapi perfeksionisme, ada baiknya Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang dampak pekerjaan Anda. Alih-alih fokus pada kesempurnaan, fokuslah untuk menyelesaikan tugas yang ada sehingga mendukung gol perusahaan dengan semaksimal mungkin. Inilah yang kami maksud:
Bayangkan Anda sedang mengerjakan animasi edukasional untuk halaman utama situs web Anda. Banyak orang akan melihat karya ini, yang menyebabkan si perfeksionis dalam diri Anda panik. Itu karena Anda berfokus pada hasil dan memikirkan semua orang yang akan melihat video tersebut. Sebaliknya, fokuslah pada gol dan dampak video. Tujuan animasi ini adalah untuk mengomunikasikan manfaat produk perusahaan Anda kepada orang-orang yang tidak terbiasa dengan produk tersebut, dan dampaknya adalah edukasi. Dengan mengorientasikan kembali prioritas Anda seputar dampaknya, Anda mengurangi tekanan perfeksionisme dan langsung bekerja.
Artikan “selesai”
Strategi lain yang baik untuk melawan perfeksionisme adalah mengartikan makna “selesai”. Ini adalah teknik yang digunakan tim Scrum untuk bergerak cepat. Dengan mengartikan dan berpegang teguh pada makna “selesai”, Anda memiliki titik di mana Anda dapat berhenti bekerja, terlepas dari apakah pekerjaan itu 100% sempurna. Jika ragu, ingatlah, selesai itu lebih baik daripada sempurna.
4. Bagi inisiatif besar menjadi tugas-tugas kecil
Terkadang sulit untuk melihat dengan jelas bagaimana dan kapan Anda akan menyelesaikan proyek besar. Akibatnya, Anda tergoda untuk menundanya. Ruang lingkup inisiatif menyulitkan untuk memahami semua bagian yang bergerak dan menghubungkannya kembali ke gol Anda yang lebih besar. Alih-alih kewalahan oleh besarnya tugas (atau proyek), bagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, lalu gunakan alat pengelolaan proyek untuk melacak dan mengatur pekerjaan Anda.
Memecah bagian besar pekerjaan menjadi potongan-potongan kecil juga membantu karena Anda mungkin tidak bertanggung jawab atas setiap aspek inisiatif besar. Misalnya, jika Anda menulis ebook, Anda bertanggung jawab untuk menguraikan, menyusun, dan menyunting pekerjaan. Tapi mungkin ada orang lain yang merancang ebook, ditambah editor untuk menyetujui ebook tersebut. Memecah inisiatif "Buat ebook" menjadi beberapa tugas tidak hanya mempermudah untuk memulai, tetapi juga memberi Anda kejelasan tentang siapa yang melakukan apa dan hingga kapan.
5. Catat setiap tugas
Meskipun Anda tidak mengerjakan inisiatif yang kompleks, membuat daftar setiap tugas tetap bermanfaat. Tanpa cara yang jelas untuk memvisualisasikan apa yang ada di piring Anda, mudah untuk kewalahan dan melewatkan semua yang harus Anda lakukan. Dan Anda tidak sendirian. Menurut riset kami, 26% batas waktu luput setiap minggu.
Mencatat setiap tugas adalah taktik dari metode Getting Things Done (GTD). Setelah melihat tugas dengan jelas, Anda dapat menata, memprioritaskan, dan mengeksekusi pekerjaan dengan lebih mudah. Pastikan Anda melacak pekerjaan di aplikasi daftar tugas, bukan daftar periksa tertulis. Meskipun mencoret berbagai hal dari daftar itu menyenangkan, melacak pekerjaan di aplikasi membantu menyortir dan memprioritaskan pekerjaan, menambahkan konteks tambahan ke tugas penting, dan membagikan tugas tersebut kepada anggota tim.
Untuk membuat daftar tugas virtual yang hebat, baca artikel kami mengenai 15 rahasia membuat daftar tugas yang benar-benar berfungsi.
6. Tetapkan batas waktu
Tanpa pemahaman yang jelas tentang kapan segala sesuatunya berakhir, Anda tergoda untuk menunda pekerjaan itu. Batas waktu yang jelas memudahkan Anda untuk memahami dengan tepat kapan tugas harus diselesaikan. Kemudian, Anda bisa membuat rencana yang sesuai untuk memastikan semuanya selesai tepat waktu. Lagi pula, Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik jika tidak tahu kapan pekerjaan itu berakhir sejak awal.
Setelah menyimpan semua tugas di alat daftar tugas, pastikan setiap item memiliki batas waktu terkait. Ini juga kesempatan bagi Anda untuk mengidentifikasi pekerjaan yang bukan prioritas utama bagi Anda. Jika Anda menemukan tugas seperti itu, tunda pekerjaan sampai Anda memiliki lebih banyak waktu atau delegasikan tugas tersebut kepada orang lain.
Jangan lakukan ini sekali saja. Pilah pekerjaan dengan cepat di penghujung hari dan atur tenggat untuk tugas baru. Dengan begitu, saat mulai bekerja keesokan harinya, Anda lebih siap untuk menyelesaikan berbagai hal.
7. Cobalah strategi manajemen waktu ini
Setelah Anda memiliki kejelasan, Anda akan lebih cenderung merasa termotivasi. Namun, masih ada hari-hari di mana Anda membutuhkan sedikit dukungan ekstra untuk tetap fokus. Jika demikian, coba strategi manajemen waktu untuk mengurangi multitasking dan masuk ke status alur.
Metode Getting Things Done (GTD). Metode GTD didasarkan pada gagasan bahwa semakin banyak informasi yang dilacak secara mental, semakin kurang produktif dan fokus Anda. Alih-alih mengandalkan otak, metodologi GTD mendorong Anda untuk menyimpan semua informasi kerja di sumber kebenaran eksternal yang terorganisir.
Teknik Pomodoro. Teknik pomodoro bergantian antara sesi pekerjaan dan istirahat. Pomodoro adalah sesi kerja 25 menit, setelah itu ada jeda lima menit. Setelah melakukan empat pomodoro, Anda mengambil jeda panjang. Dengan bekerja dalam waktu singkat, Anda akan lebih cenderung produktif sambil tetap termotivasi.
Pemblokiran slot waktu. Pemblokiran slot waktu adalah strategi pengelolaan waktu di mana Anda menjadwalkan setiap bagian hari Anda. Dengan pemblokiran slot waktu, Anda membagi minggu kerja menjadi slot waktu yang singkat secara efektif, yang memungkinkan Anda mengecek email, mengerjakan proyek, istirahat, dan atau bahkan berolahraga.
Pengotakan waktu. Pengotakan waktu adalah strategi pengelolaan waktu yang berorientasi pada gol untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas dan mengurangi penundaan. Timebox adalah gol untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu.
Aturan 2 menit. Aturan 2 menit adalah strategi pengelolaan waktu sederhana: Jika tugas membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk diselesaikan, lakukan sekarang. Metodologi ini berfokus pada tugas kecil, dengan keyakinan bahwa jika Anda menyelesaikannya dengan cepat, Anda memiliki lebih banyak waktu-dan lebih banyak kekuatan otak-untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi.
Jangan menunda-nunda menciptakan kejelasan
Meskipun Anda dapat mencoba memaksa untuk keluar dari penundaan dan mengadopsi sikap "lakukan saja", strategi ini hanya efektif dalam jangka pendek. Dalam jangka panjang, cara paling efektif untuk berhenti menunda-nunda adalah menghubungkan pekerjaan dengan gol yang lebih besar.
Seperti keterampilan pengembangan pribadi lainnya, menghentikan diri Anda dari menunda-nunda membutuhkan waktu. Jika ini adalah kebiasaan yang Anda bangun, jangan berharap itu akan hilang dalam semalam. Sebaliknya, dedikasikan diri Anda untuk menciptakan kejelasan untuk diri sendiri dan tim Anda selama periode waktu tertentu. Perlahan-lahan, Anda akan lebih termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaan saat dapat memahami dengan jelas mengapa pekerjaan itu penting.
Ingin yang lainnya? Dapatkan 12 kiat menjadi lebih produktif hari ini.
