Root cause analysis: Digging to find effective solutions (with examples)

“Mari kita cari akar permasalahan” adalah ungkapan yang biasa digunakan orang saat mencari solusi. Idiom ini dapat divisualisasikan dalam formulir akar pohon di bawah permukaan. Akar pohon tidak terlihat, tetapi pertumbuhannya terlihat jelas di atas tanah. Terkadang pertumbuhan ini positif dan menghasilkan pohon yang indah, dan terkadang negatif, merusak trotoar dan fondasi. 

Anda mungkin awalnya tidak memahami mengapa beberapa masalah terjadi, itulah sebabnya memahami akar penyebab sangatlah penting. Melakukan RCA menggunakan alat seperti diagram fishbone dan metode lima mengapa dapat memperjelas masalah yang kompleks, yang mengarah pada solusi yang efektif dan berkelanjutan. Dalam bagian ini, kami akan membahas cara melakukan analisis akar masalah dan memberikan strategi pemecahan masalah untuk peningkatan proses. 

Apa itu analisis akar masalah?

Analisis akar penyebab (RCA) melibatkan pencarian akar penyebab masalah untuk mengidentifikasi dan menerapkan solusi. RCA menangani akar penyebab masalah, bukan gejala tingkat permukaan dari masalah itu sendiri. 

Contoh, jika perusahaan Anda mengalami tingkat retensi yang rendah, merekrut lebih banyak anggota tim adalah solusi cepat. Namun, dengan RCA, Anda dapat mengetahui alasan anggota tim tidak bertahan di perusahaan sehingga Anda dapat meningkatkan retensi jangka panjang. Penyebab akar dari tingkat retensi yang rendah dapat mencakup:

• Kurangnya peluang pengembangan profesi

• Manfaat anggota tim yang buruk

• Gaji rendah dibandingkan dengan kisaran pasar

• Semangat kerja tim yang rendah

Setelah mempertimbangkan kemungkinan akar penyebab, Anda dapat menggunakan riset untuk menentukan satu atau beberapa akar penyebab. Setelah Anda memahami akar penyebab tersebut, Anda dapat dengan mudah menerapkan solusi. RCA menangani masalah secara sistematis, bukan hanya menutupinya sementara dan mengambil risiko bahwa masalah akan terjadi lagi. 

Prinsip utama RCA

Analisis akar masalah dapat menyelesaikan masalah proyek yang berulang atau kemacetan yang lebih besar dalam proses bisnis. Jika Anda ingin menuai manfaat unik dari metode ini, ingat prinsip-prinsip utama RCA ini:

• Alih-alih memperbaiki gejala masalah, fokuslah pada akar penyebabnya.

• Kurangi fokus pada siapa yang menyebabkan masalah dan lebih fokus pada bagaimana dan mengapa masalah itu terjadi.

• Temukan bukti sebab-akibat untuk mendukung akar penyebab yang telah Anda identifikasi.

• Kembangkan rencana tindakan informatif untuk mendukung solusi Anda.

• Pertimbangkan cara Anda dapat mencegah akar penyebab terjadi kembali di masa depan.

Ingat bahwa Anda dapat memiliki beberapa akar penyebab untuk suatu masalah, dan ini bukan hal yang aneh jika terjadi. Akhiri dengan akar penyebab yang menurut Anda paling akurat dan bersiaplah untuk mengatasinya dengan solusi yang kuat. 

Cara melakukan analisis akar masalah

Ada berbagai strategi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab dalam RCA. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk memandu tim Anda melalui proses RCA. 

1. Tentukan masalah

Anda memerlukan masalah yang didefinisikan dengan jelas untuk melakukan analisis akar penyebab. Jika Anda memiliki beberapa masalah yang ingin Anda pecahkan, sebaiknya mulai dengan satu masalah dan lakukan beberapa RCA untuk menemukan solusi untuk masing-masing masalah. Dengan mengatasi satu masalah pada satu waktu, Anda akan memiliki peluang lebih baik untuk menemukan penyebab setiap masalah dan mengatasinya dengan cepat.

Menentukan masalah juga melibatkan semua orang untuk memiliki pemahaman yang sama. Contoh, Anda mungkin ingin melakukan RCA karena menurut Anda tim mengalami produktivitas yang rendah. Tetapi, jika tim Anda tidak merasa produktivitas mereka rendah, Anda tidak dapat melanjutkan. Karena produktivitas bersifat subjektif, Anda mungkin perlu mendefinisikan masalah dengan cara yang lebih terukur dan melanjutkan ke langkah kedua, yakni menggunakan bukti untuk mempelajari masalah lebih lanjut. 

2. Kumpulkan data

Sekarang, Anda perlu mengumpulkan bukti untuk mendukung gagasan bahwa masalah tersebut ada. Anda juga dapat menggunakan riset perusahaan untuk lebih memahami gejala masalah. Pertanyaan yang harus Anda ajukan selama langkah ini meliputi:

• Sudah berapa lama masalah ini ada?

• Siapa yang menderita karena masalah ini?

• Apa itu dampak jangka pendek dan jangka panjang dari masalah ini?

• Apa itu gejala utama dari masalah ini?

• Bukti apa yang kita miliki untuk mendukung gagasan bahwa ada masalah?

Setelah Anda mengetahui lebih banyak tentang bagaimana masalah ini memengaruhi perusahaan dan anggota tim, Anda dapat melakukan curah pendapat tentang penyebab potensial masalah tersebut. 

3. Identifikasi kemungkinan akar penyebab

Mengidentifikasi kemungkinan akar penyebab adalah bagian terpenting dari proses analisis akar penyebab. Penyebab yang Anda temukan dalam langkah ini pada akhirnya akan membawa Anda ke solusi dan rencana tindakan. Strategi pemecahan masalah umum meliputi:

• Bagan alur sebab-akibat: Templat analisis akar masalah gratis yang disediakan di bawah ini menampilkan bagan alur sebab-akibat. Bagan alir ini menguraikan masalah menjadi gejala, kemungkinan penyebab, dan penyebab sebenarnya untuk menemukan solusi yang logis. 

• Pendekatan 5 mengapa: Anda juga dapat menggunakan pendekatan 5 mengapa untuk menemukan akar penyebab masalah. Alih-alih menerima masalah apa adanya, tanyakan "mengapa" hingga Anda menemukan proses atau sistem yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Menggunakan templat 5 Mengapa membantu menyusun proses sehingga Anda tidak puas dengan jawaban pertama yang Anda dapatkan dan dapat menemukan lapisan masalah yang tidak langsung terlihat.

4. Tentukan akar masalah

Untuk menentukan akar penyebab masalah, Anda akan memeriksa sebanyak mungkin akar penyebab. Setelah Anda mempertimbangkan setiap kemungkinan, ajukan pertanyaan berikut:

• Adakah kesamaan antara akar penyebab yang saya identifikasi?

• Apakah ada alasan untuk menghilangkan kemungkinan akar penyebab ini?

• Akar masalah mana yang tampaknya paling bermasalah?

Mirip dengan strategi yang Anda gunakan saat mencari kemungkinan akar penyebab, ada strategi yang dapat digunakan untuk menemukan akar penyebab yang sebenarnya. Strategi ini meliputi:

• Failure Mode and Effects Analysis (FMEA): FMEA adalah alat yang mirip dengan analisis risiko di mana Anda akan melihat kemungkinan akar penyebab yang telah diidentifikasi dan menghilangkan penyebab yang paling mungkin mengakibatkan kegagalan di masa mendatang. 

• Analisis dampak: Gunakan analisis dampak untuk menilai dampak positif dan negatif dari setiap kemungkinan akar penyebab yang telah Anda identifikasi. Saat membuat daftar pro dan kontra hipotetis untuk setiap penyebab, Anda dapat merasa lebih percaya diri dalam mempersempit daftar.

Anda mungkin kesulitan mengidentifikasi akar penyebab tunggal dari masalah Anda, dan itu tidak masalah. Jika menurut Anda masalah memiliki beberapa faktor penyebab, jangan merasa tertekan untuk memilih satu saja untuk dipecahkan. Sangat bagus untuk menyederhanakan rencana tindakan, tetapi terkadang Anda perlu membuat beberapa rencana untuk mengatasi masalah.

5. Terapkan solusi

Setelah yakin dengan akar penyebab yang telah Anda identifikasi, inilah saatnya menemukan solusi untuk penyebab ini dan mengambil tindakan. Solusi yang Anda temukan harus mengatasi akar penyebab, tetapi sebagai hasilnya, solusi ini akan berfungsi kembali ke rantai dan mengatasi masalah awal Anda. 

Ajukan pertanyaan ini kepada diri Anda saat mengembangkan solusi:

• Bagaimana kita akan menerapkan solusi ini jika kita memilihnya?

• Hambatan apa yang akan kita hadapi saat menerapkan solusi ini?

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan solusi ini?

• Siapa yang akan menerapkan solusi ini?

• Bisakah menerapkan solusi ini menyebabkan masalah lain?

Setelah siap membuat rencana implementasi, pastikan rencana tersebut dibagikan dalam alat yang dapat dilihat semua pemangku kepentingan. Perangkat lunak manajemen proyek memudahkan tim Anda untuk berkolaborasi dan mengoordinasikan hasil akhir sesuai kebutuhan. Mungkin diperlukan beberapa minggu untuk mengimplementasikan rencana, yang berarti beberapa tujuan mungkin menjadi tergantung pada milestone lain. Gunakan Bagan Gantt untuk melihat dependensi proyek dan berkolaborasi secara real-time.

Templat dan contoh analisis akar masalah

Templat RCA membuat analisis akar penyebab lebih mudah dilakukan karena Anda dapat memvisualisasikan masalah dan penyebab yang mendasarinya dalam formulir diagram alir. Sama seperti akar pohon, diagram alur sebab-akibat ini meluas ke berbagai arah dari masalah awal. 

Jika Anda mengikuti contoh analisis akar masalah di bawah ini, Anda akan melihat bagaimana templat dimulai dengan satu masalah dan kemudian dipecah menjadi gejala yang ditampilkan masalah tersebut. Dari gejalanya, templat analisis akar penyebab membantu Anda menentukan kemungkinan akar penyebab sebelum menetapkan akar penyebab yang sebenarnya dan menemukan solusi. 

Dalam contoh ini, perusahaan mengalami penurunan jumlah kunjungan situs web. Analisis akar penyebab berjalan sebagai berikut:

Masalah:

• Jumlah kunjungan situs web menurun

Gejala:

• Penurunan visibilitas merek

• Kurangnya pembelian online

• Otoritas domain rendah

Kemungkinan akar masalah:

• Masalah teknis dengan situs web kami

• Peringkat kompetitor lebih tinggi di SERP

• CTA yang lemah

• Pelanggan tidak menyukai produk kami

• Pelanggan tidak dapat menemukan situs web kami untuk melakukan pembelian

• Kualitas konten buruk

• Tautan balik yang tidak relevan

Akar penyebab aktual:

• Kurangnya konten SEO

• Situs web tidak memiliki peringkat di SERP

• Kurangnya kata kunci yang relevan

Solusi:

• Perbarui konten

Anda dapat mengunduh templat analisis akar masalah gratis di bawah ini dan menggunakannya untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab dan solusi untuk masalah yang Anda alami di tempat kerja. Templat RCA dapat membantu Anda mengatasi masalah mendasar yang mungkin tidak terlihat pada awalnya.

Alat dan metode analisis akar penyebab

Analisis akar penyebab berdiri sebagai landasan dalam upaya peningkatan berkelanjutan dan manajemen risiko. Ini menawarkan proses sistematis untuk mengungkap akar penyebab masalah atau insiden yang sebenarnya. 

Dengan melihat lebih dari sekadar gejala, alat analisis akar masalah memberdayakan Tim RCA untuk menyelidiki penyebab masalah yang lebih dalam dan mendasar. Penyelaman mendalam ini tidak hanya menghasilkan perbaikan sementara; ini menghasilkan resolusi jangka panjang yang lebih efektif—mengubah tantangan menjadi peluang untuk perbaikan jangka panjang.

Bagan Pareto

Analisis Pareto, berdasarkan Prinsip Pareto (juga dikenal sebagai aturan 80-20), adalah teknik pengambilan keputusan yang membantu mengidentifikasi tugas atau area masalah dengan hasil terbesar. Analisis Pareto sangat efektif ketika ada beberapa penyebab yang mengarah pada satu efek. Metode ini diterapkan secara luas di berbagai sektor bisnis dan organisasi, membantu memprioritaskan tindakan yang memiliki dampak terbesar.

5 Mengapa

Metode 5 Mengapa adalah metode interogasi berulang yang digunakan untuk menganalisis hubungan sebab-akibat yang mendasari masalah tertentu. Metode ini melibatkan pertanyaan berulang kali "Mengapa?" untuk mengupas lapisan gejala, yang mengarah ke akar penyebab masalah yang sebenarnya. Teknik Lima Mengapa banyak digunakan dalam metodologi lean untuk memecahkan masalah, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas.

Diagram fishbone Ishikawa

Diagram fishbone, juga dikenal sebagai diagram Ishikawa, adalah cara visual untuk melihat sebab dan akibat. Ini membantu dalam curah pendapat untuk mendeteksi potensi akar penyebab masalah dan digunakan untuk desain produk dan manajemen kualitas. Diagram Ishikawa menampilkan efek atau masalah di mulut ikan, dengan potensi penyebab ditambahkan ke "tulang" yang lebih kecil.

Analisis pohon kesalahan

Analisis pohon kesalahan adalah alat grafis yang menggunakan logika Boolean—di mana jawaban untuk setiap pertanyaan adalah "ya" atau "tidak"—untuk menentukan penyebab kegagalan tingkat sistem. Alat ini cocok untuk penilaian risiko di industri seperti farmasi, kedirgantaraan, dan rekayasa perangkat lunak. Alat ini mengatur peristiwa secara berurutan dan menggunakan simbol logika untuk menunjukkan dependensi antar peristiwa.

Mode Kegagalan dan Analisis Efektif (FMEA)

FMEA melibatkan peninjauan komponen, subsistem, dan rakitan untuk menemukan mata rantai lemah dalam suatu sistem serta penyebab dan akibatnya. Dikembangkan pada akhir 1950-an, ini adalah metode analisis kuantitatif dan kualitatif yang digunakan dalam merancang produk, proses, atau layanan dan untuk membuat rencana kontrol untuk proses baru atau yang dimodifikasi.

Diagram scatter

Diagram scatter adalah alat grafis yang memetakan pasangan data numerik, dengan satu variabel pada setiap sumbu, untuk memeriksa hubungan di antara variabel tersebut. Ketika variabel berkorelasi, titik-titik akan sejajar di sepanjang garis atau kurva. Seberapa dekat titik-titik berkelompok di sekitar garis menunjukkan kekuatan korelasi. Alat analisis akar masalah ini dianggap sebagai salah satu dari tujuh alat mutu dasar dan sangat penting dalam menentukan hubungan antara berbagai variabel dalam analisis akar masalah.

Templat DMAIC

DMAIC, yang merupakan singkatan dari Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control, adalah pendekatan terstruktur yang digunakan dalam Six Sigma untuk mengoptimalkan proses. Ini memberikan bukti perbaikan yang dapat diukur dan merupakan metode yang dapat diulang serta mudah dipahami untuk mendeteksi masalah dan mengembangkan solusi. Templat ini sangat cocok untuk manajer proyek dan tim RCA.

Templat daftar periksa laporan 8D

Templat laporan 8D digunakan untuk analisis akar penyebab terperinci berdasarkan delapan disiplin pemecahan masalah. Templat ini banyak digunakan di industri yang dipengaruhi oleh umpan balik pelanggan, seperti sektor otomotif dan perawatan kesehatan. Templat membantu mengidentifikasi dan memberantas masalah, berfokus pada "titik pelarian," yang mewakili titik di mana masalah pertama kali tidak terdeteksi.

Analisis peristiwa dan faktor kausal

Analisis peristiwa dan faktor kausal mengidentifikasi urutan peristiwa dan faktor kausal yang menyebabkan masalah. Analisis ini berfokus pada pemahaman urutan kronologis peristiwa dan kondisi atau tindakan spesifik yang berkontribusi pada masalah. Diagram sebab-akibat sangat berguna dalam situasi kompleks di mana beberapa faktor berinteraksi untuk menyebabkan masalah. 

Analisis perubahan

Analisis perubahan adalah komponen utama dari analisis akar penyebab yang efektif, terutama dalam manajemen mutu dan upaya perbaikan berkelanjutan. Metode ini melibatkan pemeriksaan dan perbandingan situasi atau sistem sebelum dan sesudah terjadinya masalah. 

Dengan mengidentifikasi hal yang berubah, Anda dapat mengisolasi faktor kausal dengan lebih akurat. Analisis perubahan sangat berguna dalam skenario di mana masalah muncul setelah perubahan dalam proses, materi, personel, atau peralatan, yang membantu menentukan akar penyebab masalah yang sebenarnya dengan cepat.

Analisis hambatan

Analisis hambatan adalah proses pemecahan masalah yang meneliti kontrol dan hambatan yang ada untuk mencegah insiden dan alasan pemeriksaan keselamatan tersebut gagal. Dengan menganalisis kerusakan atau tidak adanya hambatan ini, tim analisis akar masalah dapat mengidentifikasi kesalahan manusia, kekurangan sistem, dan potensi akar masalah lainnya. Analisis hambatan berkontribusi pada pengembangan sistem dan proses yang lebih kuat, mencegah terjadinya masalah serupa di masa depan.

Kiat untuk melakukan analisis akar penyebab yang efektif

Pernahkah Anda bertanya-tanya cara untuk tidak hanya menyelesaikan masalah, tetapi juga mencegahnya berulang? Metode analisis akar penyebab adalah kuncinya. Metode ini masuk ke inti masalah, mengatasi akar penyebabnya, dan membuka jalan bagi perbaikan yang langgeng. 

Pendekatan ini tidak hanya menawarkan solusi sementara; pendekatan ini memastikan masalah yang sama tidak muncul kembali, mendorong peningkatan berkelanjutan dalam proses dan hasil.

Mendorong kolaborasi tim

Mendorong kolaborasi tim dapat secara signifikan meningkatkan efektivitas analisis akar masalah. Berbagai perspektif dan keahlian berkontribusi pada pemahaman yang lebih komprehensif tentang masalah dan pengembangan solusi yang efektif.

Contoh: Pertimbangkan perusahaan manufaktur yang sering mengalami kerusakan peralatan. Dengan membentuk tim RCA lintas fungsi dengan anggota dari bidang teknik, pemeliharaan, dan operasi, mereka dapat mengumpulkan wawasan untuk mengidentifikasi akar penyebab. 

Seorang insinyur dapat menemukan kekurangan desain, sementara pekerja pemeliharaan dapat mengidentifikasi masalah keausan, dan operator dapat menyoroti kesalahan operasional. Pendekatan kolaboratif ini menghasilkan pernyataan masalah yang komprehensif, yang mengarah pada solusi yang beragam dan efektif.

Ajukan pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka adalah kunci dalam analisis akar penyebab. Mengajukan pertanyaan mendorong eksplorasi masalah secara terperinci, yang memungkinkan anggota tim mempertimbangkan berbagai kemungkinan dan menggali lebih dalam penyebab yang mendasarinya.

Contoh: Dalam lingkungan perawatan kesehatan, jika ada peningkatan dalam readmisi pasien, ajukan pertanyaan terbuka seperti "Apa itu faktor umum di antara readmisi ini?" atau "Bagaimana proses keluar rumah sakit kami berbeda untuk pasien yang dirawat kembali?" dapat mengungkapkan masalah yang lebih dalam. 

Pertanyaan ini dapat mengungkapkan bahwa prosedur kepulangan tertentu tidak diikuti secara konsisten, yang mungkin menjadi akar penyebab pendidikan pasien yang tidak memadai saat kepulangan.

Hindari menyalahkan

Aspek penting dari keberhasilan analisis akar masalah adalah berfokus pada proses, bukan menyalahkan individu. Berkonsentrasi pada "mengapa" dan "bagaimana" masalah terjadi, bukan "siapa" yang bertanggung jawab, menciptakan lingkungan yang kondusif untuk pemecahan masalah dan perbaikan yang efektif.

Contoh: Dalam tim pengembangan perangkat lunak yang sering mengalami keterlambatan proyek, berfokus pada proses daripada menyalahkan individu dapat membuat tim lebih produktif. Dengan menganalisis "mengapa" dan "bagaimana", seperti bertanya, "Mengapa keterlambatan ini terjadi?" atau "Bagaimana kita dapat mengoptimalkan strategi manajemen proyek kita?" mereka mungkin menemukan bahwa akar penyebabnya bukanlah ketidakmampuan individu, tetapi linimasa yang tidak realistis atau kanal komunikasi yang tidak jelas. 

Pergeseran dari menyalahkan ke pemikiran yang berorientasi pada proses ini membantu menciptakan lingkungan pemecahan masalah yang lebih efektif dan harmonis.

Ubah solusi menjadi tindakan dengan alur kerja

RCA tidak memberikan hasil instan, tetapi menemukan akar penyebab masalah akan menyelesaikannya untuk selamanya. Setelah menemukan solusi yang efektif, Anda harus mewujudkan rencana. Alur Kerja Asana menyediakan sumber kebenaran tunggal untuk menetapkan gol, melacak progres, dan menyaksikan masalah Anda memudar secara real-time.