VSM (value stream mapping): qué es y cómo hacerlo paso a paso

Cuando organizas un armario desordenado, el primer paso es vaciarlo. Sacar todo te da una mejor idea de qué es lo que tienes, lo que facilita la reorganización.

Las mejoras en el trabajo son similares: es difícil notar las ineficiencias a menos que expongas todos los elementos del trabajo frente a ti. Si aplicas esto a tu flujo de trabajo, puedes revelar problemas que no habías notado antes; ahí es donde el VSM o value stream mapping resulta útil.

¿Qué es un VSM?

El VSM (value stream mapping) es un método de diagrama de flujo que se utiliza para ilustrar, analizar y mejorar un proceso de producción. Representa de forma visual el flujo de materiales e información desde el proveedor hasta el cliente, y ayuda a identificar el desperdicio en cada fase para diseñar un proceso más eficiente.

El mapa de flujo de valor es un componente clave en la gestión de proyectos Lean o Lean manufacturing, una metodología ágil que aumenta el valor para el cliente al eliminar el desperdicio de cada fase del proyecto. La metodología Lean manufacturing intenta optimizar los procesos de fabricación eliminando aquellos subprocesos o tareas que no son necesarios o que entorpecen el proceso de producción.

La herramienta se popularizó a partir del libro «Learning to See» (Lean Enterprise Institute, 1999), pero tiene su origen en el sistema de producción de Toyota, donde se conocía como «Material and Information Flow Analysis». Hoy es una de las primeras herramientas que se aplican al iniciar una transformación Lean.

El mapa de flujo de valor (VSM) implica cuatro pasos básicos:

1. Generar un mapa del proceso actual

2. Encontrar y eliminar los desperdicios

3. Generar un mapa del proceso mejorado que se utilizará en el futuro

4. Implementar el proceso que se utilizará en el futuro

Es posible que observes que hay margen de mejora en algunas áreas de tu mapa de flujo de valor, tales como:

• Flujo del proceso

• Plazos de ejecución y procesamiento

• Fiabilidad del equipamiento

• Materias primas e inventario

Cuando encuentres desperdicios en tu flujo de producción, como sobreproducción, administración inadecuada o defectos del proyecto, puedes gestionar estos cuellos de botella para que tu proceso fluya sin problemas.

Beneficios de un VSM o mapa de flujo de valor

Más allá de visualizar un proceso, un value stream mapping genera mejoras concretas y medibles en tu forma de trabajar. Estos son los principales beneficios:

• Reduce el desperdicio y el tiempo de ejecución. Al exponer cada paso, identificas las actividades que no aportan valor y las eliminas, lo que acorta los plazos de entrega.

• Aumenta la visibilidad del flujo. El mapa ofrece una imagen general del proceso completo, no de secciones aisladas, para que todo el equipo entienda cómo fluye el trabajo.

• Mejora la comunicación entre equipos. Al reunir a personas de distintas áreas en torno a un mismo mapa, se facilita el diálogo y la puesta en marcha de mejoras.

• Localiza los cuellos de botella. Muestra el punto exacto en el que se acumula el trabajo o se generan retrasos.

• Impulsa la mejora continua. El VSM no es un ejercicio único, sino la base para revisar y optimizar tus procesos de forma recurrente, en línea con otras metodologías de mejora de procesos.

• Aumenta la satisfacción del cliente. Unos plazos más cortos, mayor calidad y procesos más previsibles se traducen en una mejor experiencia para quien recibe el producto o servicio.

¿Cuándo deberías usar un VSM o mapa de flujo de valor?

Un VSM puede generar mejoras significativas en tu modelo de negocio. Pero no debes invertir tiempo y recursos en un mapa de flujo de valor si no se ajusta a tus necesidades. A continuación, te presentamos algunas situaciones en las que conviene usar un mapa de flujo de valor:

• Para mejorar un proceso de trabajo de extremo a extremo

• Para identificar inventarios acumulados en un proceso

• Para encontrar oportunidades de optimización de procesos

• Para aprender las complejidades inherentes de un proceso

• Para comprender los sistemas de TI utilizados en un proceso

• Para evaluar la eficacia de los canales de atención al cliente

• Para mostrar de forma visual el estado de tus procesos

• Para revisar tus procesos de forma estratégica

Como puedes ver, crear un VSM o value stream mapping proporciona información sobre muchos aspectos de un proceso de trabajo. Sin embargo, un VSM puede no ser útil si intentas resolver un problema que no tiene relación con los flujos de información, producto o tiempo; en esos casos, metodologías como Six Sigma pueden encajar mejor.

Estado actual frente a estado futuro: la comparación clave

Todo value stream mapping trabaja con dos mapas complementarios. El mapa del estado actual retrata cómo funciona hoy tu proceso, con sus desperdicios incluidos; el mapa del estado futuro describe el proceso ideal al que quieres llegar. Compararlos es lo que revela las oportunidades de mejora.

Cómo crear un VSM (value stream mapping) paso a paso

El VSM consta de cuatro pasos básicos, pero te sentirás con mayor preparación si amplías el proceso a nueve pasos. Los primeros cinco pasos se centran en la planificación del proyecto. El hecho de tener un plan de proyecto aumenta la cantidad de información de la que dispones y puede conducir a mejoras en los procesos. Luego, puedes comenzar con los cuatro pasos básicos de la creación del mapa de flujo de valor con todo el contexto que necesitas.

1. Identifica el problema

El mapa de flujo de valor es una parte importante del mantenimiento regular del flujo de trabajo, pero también puedes usarlo para resolver un problema del equipo o del cliente del que ya tienes conocimiento. Por ejemplo, es posible que notes que la demanda de tus clientes es mayor que la cantidad de inventario que tienes disponible. Cuando adviertas un problema pero no conozcas la causa, puedes compartirlo con tu equipo y usar un VSM para encontrar soluciones.

Consejo profesional: en esta etapa inicial, organiza una lluvia de ideas y haz preguntas para identificar las ineficiencias internas y externas. Tal vez puedas valerte de un mapa mental para estructurar tu reunión. Ponte en el lugar de tu cliente y de los miembros de tu equipo para encontrar los puntos débiles.

2. Elige a tu equipo

Necesitarás un equipo con determinación y concentración que te ayude a generar el value stream mapping, analizarlo de cerca e implementar el proceso de producción mejorado. Un equipo interdisciplinario formado por miembros de ventas, operaciones, gestión del cliente y diseño te brindará las habilidades y perspectivas que necesitas para optimizar los tiempos del proceso y satisfacer las necesidades de los clientes. Dependiendo del problema que intentes resolver, quizá no necesites representantes de todos estos equipos. Elige con criterio para que el equipo que te ayude a generar el VSM sea lo más eficiente posible.

Consejo profesional: incluye tanto a personas con funciones ejecutivas como de apoyo en el equipo que genere el VSM; de esa manera aumentarás la visibilidad de los problemas internos. Invita a los proveedores u otras partes interesadas a unirse a tu grupo si quieres conocer un punto de vista externo.

3. Define el alcance del proyecto

El ejercicio de generar el VSM es un proyecto en sí mismo, lo que significa que deberás definir su alcance. Si no defines el alcance de tu proyecto, no sabrás qué parte de tus procesos productivos incluir en el mapa. La falta de un alcance definido también hará que más adelante sea más difícil identificar y eliminar los desperdicios.

Consejo profesional: usa el VSM para un producto a la vez. Decide si mapearás el ciclo de vida del producto en su totalidad o si te enfocarás en pasos específicos del proceso. Si estás produciendo software, puedes mapear el proceso desde la solicitud inicial de la función hasta la entrega al cliente. Omite los pasos condicionales que pueden ocurrir una vez que el cliente recibe el producto.

4. Genera un mapa de tu flujo de valor

Ahora que has definido el alcance de tu VSM, puedes comenzar a crearlo. Usa los símbolos de flujo de valor (que se explican más adelante) para mostrar cómo fluye la información entre las actividades de tu trabajo. Si estás mapeando todo el proceso de producción, tu mapa creará un círculo: la etapa final del proceso de producción debe regresar al paso inicial.

Consejo profesional: si no sabes por dónde empezar tu VSM, comienza con el miembro del equipo que está a cargo de aprobar las solicitudes entre un cliente y un proveedor. También puedes visualizar tu mapa en tres partes: dedica la parte superior al flujo de información, la parte central al flujo de producto y la parte inferior al flujo de tiempo.

5. Agrega información del proyecto

Una vez que tengas una ilustración de tu mapa de flujo de valor, agrega métricas relevantes para obtener la información más precisa posible. Si bien el mapa en sí mismo puede ayudarte a visualizar ciertos aspectos, como el proceso de fabricación o el desarrollo de software de tu empresa, deberás asociar la imagen con cuadros de datos para comparar elementos como el tiempo, la cantidad y la calidad entre todos los pasos del proceso.

Entre los puntos de datos que puedes agregar a tu mapa, se incluyen los siguientes:

• Cantidad de inventario disponible para cada paso

• Tiempo de ciclo por unidad

• Tiempo de transferencia

• Cantidad de miembros del equipo necesarios para cada paso

• Cantidad de productos desechados

• Cantidad de productos en cada lote de procesamiento

• Tiempo takt o takt time (velocidad a la que es necesario producir para satisfacer la demanda del cliente)

Consejo profesional: los datos que incluyas en tu VSM variarán según tu industria, el proceso que mapees y los problemas que esperes resolver. La mayoría de los datos se incluirán en estas tres categorías:

• Datos de oficina o soporte

• Datos de fabricación o taller

• Datos del proveedor o de procesamiento externo

6. Crea un cronograma

Contar con una línea de tiempo clara es esencial para cualquier proceso de producción, y los retrasos pueden arruinar todo tu flujo de trabajo. Dedicarás el tercio inferior de tu mapa de flujo de valor al flujo de tiempo utilizando una escalera de tiempo, que tiene dos peldaños: el tiempo de ejecución y el tiempo de ciclo. Esta escalera te da una idea más clara de si tu tiempo de ejecución y tu tiempo de ciclo se mantienen dentro de lo esperado.

• El tiempo de ejecución es el tiempo total que le toma a tu equipo realizar una tarea, desde el momento en que la tarea ingresa por primera vez a tu flujo de trabajo. Incluye todos los procesos operativos que conducen a la etapa de producción real.

• El tiempo de ciclo corresponde a la parte del tiempo de ejecución en la que realmente se está realizando una tarea. Esto a veces se conoce como tiempo de valor agregado.

Calcula el tiempo de ejecución tomando existencias del inventario disponible antes de cada paso del proceso y dividiéndolo por la demanda del producto por parte del cliente. Por ejemplo, imagina que tienes cuatro productos fabricados y disponibles antes de iniciar el proceso de envío y la demanda del cliente es de dos productos por día: entonces tu tiempo de ejecución es de dos días.

Consejo profesional: el tiempo de ejecución está estrechamente relacionado con la gestión del inventario y la satisfacción del cliente. Si tu tiempo de ejecución es demasiado largo, tendrás problemas para predecir cuándo reabastecer tu inventario. El VSM puede ayudarte a optimizar los plazos de ejecución antes de que te retrases con la entrega del producto.

7. Analiza tu VSM del estado actual

A medida que generas tu mapa del estado actual, probablemente detectarás áreas que debes optimizar y podrás poner en marcha acciones de mejora. Para completar tu mapa de flujo de valor, complétalo con datos del proyecto para que las áreas de desperdicio sean más visibles.

Sin embargo, incluso si las áreas de desperdicio parecen obvias, debes reservar un tiempo específico para el análisis del mapa. Entre las áreas de desperdicio en la gestión Lean se incluyen las siguientes:

• Sobreproducción (características innecesarias)

• Inventario (trabajo pendiente mal gestionado)

• Movimiento (cambio de tareas)

• Defectos (deuda técnica)

• Sobreprocesamiento (herramientas caras)

• Espera

• Transporte

• Equipos fragmentados

Consejo profesional: la mejor manera de analizar tu mapa es realizando eventos Kaizen en cualquier área de desperdicio que hayas identificado. La palabra Kaizen proviene de dos palabras japonesas: «kai», que significa mejora, y «zen», que significa bueno. Combinadas, crean la idea de mejora continua. Los eventos Kaizen te servirán para generar ideas de valor agregado para el mapa de flujo de valor futuro.

8. Diseña tu nuevo VSM

Ahora estás listo para elaborar tu VSM futuro. Este mapa será similar al mapa actual, pero incluirá elementos de Kaizen para las áreas que necesitan mejoras. Puedes usar un software Kanban para implementar una extracción, es decir, extraer recursos solo cuando la demanda los requiera, y mejorar tu flujo de información.

Los símbolos específicos que agregues a tu mapa de estado futuro variarán según el proceso. Consulta los siguientes símbolos para VSM para obtener representaciones visuales de lo siguiente:

• Supermercado: representa un punto de almacenamiento Kanban donde los clientes pueden obtener el inventario que necesitan tan pronto como el proveedor lo repone.

• Kanban de producción: indica la necesidad de que el producto suministre piezas a un proceso posterior.

• Kanban de extracción de material: instruye a un operador para que mueva piezas de un supermercado a un proceso.

• Kanban de señal: se utiliza cuando los niveles de inventario en un supermercado son bajos y señala la producción de una cantidad específica de piezas.

• Puesto Kanban: indica la ubicación donde retirar señales Kanban, normalmente cerca de un supermercado.

• Extracción de material: representa la extracción del inventario almacenado de los supermercados.

• Extracción secuenciada: elimina la necesidad de almacenamiento de inventario en supermercados entre procesos al instruir a un equipo específico para que produzca un pedido personalizado.

Consejo profesional: usa el mapa de símbolos de flujo de valor de más abajo para ver cómo se representa cada símbolo y colócalos en tu mapa de estado futuro según corresponda. Aunque el objetivo de tu mapa de estado futuro es simplificar el flujo de materiales, no te preocupes si parece tener más información que el mapa de estado actual debido a los símbolos que agregaste.

9. Implementa tu nuevo mapa

El último paso en el proceso de creación de un VSM es implementar las soluciones del mapa de estado futuro en tu proceso de trabajo. Aquí es donde verás que el análisis de tu mapa da sus frutos.

Al igual que cuando organizas un armario, ordenar en medio del desorden parece caótico, pero el propósito del proyecto se vuelve claro una vez que experimentas la facilidad con la que puedes usar tu nuevo espacio funcional. Si bien identificar el desperdicio y encontrar soluciones más eficientes es un desafío, el producto final es un flujo de trabajo más eficiente y clientes más satisfechos.

Mapa de símbolos de flujo de valor

Los siguientes símbolos representan flujos de información, actividades de trabajo y áreas que necesitan mejoras en tus procesos. Cuando utilices un software de VSM o value stream mapping, tendrás un banco de estos símbolos disponible para su uso.

Aunque cada herramienta ofrece su propia biblioteca, la mayoría de los mapas comparten unos símbolos básicos que conviene conocer:

• Cuadro de proceso. Representa cada etapa o actividad del flujo de trabajo.

• Cuadro de datos. Recoge las métricas de cada paso, como el tiempo de ciclo o el número de operarios.

• Triángulo de inventario. Señala dónde se acumulan existencias entre procesos.

• Flechas de flujo. Distinguen el flujo push (empuje) del flujo pull (extracción) de materiales e información.

• Línea de tiempo. Situada en la parte inferior del mapa, compara el tiempo de valor agregado con el tiempo total de ejecución.

Ejemplo de VSM

A continuación, te presentamos un ejemplo de mapa de flujo de valor de estado actual. Este mapa describe el proceso de un producto o servicio que pasa del proveedor, a través de la cadena de producción interna, y por último al cliente.

El VSM comienza en la parte superior central con el miembro del equipo que está a cargo del control de producción. Esta persona aprueba las solicitudes o pedidos de los clientes y envía estas solicitudes al proveedor. Ten en cuenta que este ejemplo de VSM presenta un movimiento circular, porque la demanda del cliente alimenta tanto la cadena de suministro como la de producción.

Imagina una fábrica que produce un artículo sencillo: en la parte superior se dibuja el flujo de información (demanda del cliente, control de producción y proveedores); en el centro, el flujo de materiales desde la recepción de materias primas hasta la entrega; y en la parte inferior, el flujo de tiempo con los plazos de cada etapa. Al reunir las tres capas en un único mapa, se hace evidente dónde se acumula el inventario y qué pasos alargan el tiempo de ejecución.

Plantillas y software para tu value stream mapping

No necesitas empezar tu mapa desde cero. Muchas herramientas de diagramación incluyen plantillas de value stream mapping con los símbolos ya preparados, de modo que solo tengas que arrastrarlos y ajustar los datos de tu proceso. Una plantilla te ayuda a mantener una notación coherente y a comparar con facilidad el mapa de estado actual con el de estado futuro.

Cuando conectas tu mapa de flujo de valor con un espacio de trabajo compartido, puedes pasar del diagrama a la acción: convertir cada mejora en tareas, asignarlas y hacerles seguimiento. Integrar tu VSM con un software Kanban facilita implementar la extracción de recursos y visualizar el avance de cada iniciativa de mejora.

Crea un flujo de trabajo eficiente gracias a los mapas de flujo de valor

Si te esfuerzas por lograr una mejora continua, realiza un mantenimiento regular de tus procesos, tal como lo harías con tu hogar. Aunque crear un VSM o value stream mapping pueda parecer tedioso, el resultado es un flujo de trabajo más eficiente, con menos desperdicio y tiempos de ejecución más cortos.

Generar mapas de tu flujo de valor actual y futuro es más fácil cuando usas el software adecuado. AppsFlyer, líder global en atribución móvil, sustituyó las hojas de cálculo por Asana para coordinar a sus equipos de marketing en dieciocho oficinas; con la función Reglas ahorró entre 10 y 30 acciones manuales al día y ganó visibilidad en tiempo real sobre lo que funciona y lo que no.

Asana me brinda la oportunidad de colaborar con personas de toda la empresa, desde los miembros de mi equipo hasta el director general, de forma más sencilla. Me hace un mejor líder.”

Cuando integras tu mapa de flujo de valor con Asana, puedes implementar rápidamente tus soluciones y volver a satisfacer a tus clientes.

Preguntas frecuentes sobre el VSM

Optimiza tus flujos de trabajo de forma continua con la IA de Asana

Un value stream mapping te muestra dónde están los cuellos de botella en un momento dado, pero mantener esa mejora en el tiempo requiere revisión constante. La IA de Asana puede ayudarte en esa tarea. Entre los Compañeros de IA de Asana, agentes de IA preconfigurados que trabajan junto a tu equipo con memoria compartida y gobernanza, se incluye un optimizador de flujos de trabajo que detecta los cuellos de botella en tus procesos y propone correcciones para que las labores sigan avanzando.

De este modo, el análisis puntual que ofrece el VSM se complementa con una mejora continua asistida por IA: cada flujo de trabajo se vuelve un poco más eficiente que el anterior, sin depender de una revisión manual constante.