Una plataforma para optimizar los flujos de trabajo y reducir los emails

Cuando Allie se unió al Equipo en 2018, ya se estaba buscando una nueva solución de gestión del trabajo. La organización necesitaba una plataforma para apoyar a su Equipo distribuido en todo el mundo y optimizar los flujos de trabajo recurrentes. En ese momento, todos los equipos, incluidos el de Marketing, el de Implementación de Programas y el de Calidad de Programas, dependían de los emails y las reuniones (muchas) para gestionar todo, desde las campañas de marketing hasta la implementación de sus programas de agua, saneamiento e higiene. Con el correo electrónico, coordinar los esfuerzos y encontrar los archivos requería mucho tiempo y, a menudo, el trabajo se pasaba por alto.

Una vez que Lifewater seleccionó a Asana como su plataforma de gestión del trabajo, la organización reunió a un equipo de implementación interdisciplinario para analizar las fases de incorporación y crear documentación para los empleados sobre cómo usar la herramienta. La primera fase, por ejemplo, consistió en lograr que los empleados revisaran su bandeja de entrada de Asana todos los días y actualizaran sus perfiles.

Antes de Asana, usábamos el email. Ofrecía poco espacio para ver lo que estaban haciendo los demás y para dar seguimiento a las tareas de manera efectiva. Llevaba más tiempo comunicar algo a varias personas y llegar a soluciones.

Zerihun Hailu, director de Implementación de Programas

Allie incorporó a su Equipo al abordar su primer gran proyecto, una renovación del sitio web, con Asana. Creó un cronograma de proyecto de lo que había que hacer y para cuándo, y se puso a trabajar. Comenzar con un proyecto específico ayudó al Equipo de Marketing a aprender a usar Asana en la práctica, y vieron resultados desde el principio. De ahí en adelante, Allie creó otros flujos de trabajo en Asana, como revisiones creativas y calendarios para redes sociales, editoriales y emails, para migrar todos los programas de su Equipo a la plataforma.

Un lugar central para dar seguimiento al trabajo

Muchos equipos de Lifewater han encontrado que las plantillas de proyectos son útiles para reducir las tareas repetitivas y los pormenores del trabajo. En particular, el Equipo de Allie usa plantillas para casi todos sus flujos de trabajo, incluidos los boletines informativos, las campañas, la comunicación y las relaciones públicas. Y mediante el uso de filtros y reglas, las tareas se asignan a las personas en función de sus roles para que todos sepan de qué son responsables.

Me encanta el poder de las plantillas de Asana porque puedo configurar una nueva campaña en solo unos minutos y brindarle a todo el equipo visibilidad de lo que está sucediendo.

Allie Watts, gerente de Marketing Digital

Cuando el equipo de marketing necesita trabajar con un colaborador externo, como un profesional independiente o un periodista, lo invita como invitado al proyecto para que la comunicación esté centralizada y las expectativas sean claras. Por ejemplo, Lifewater trabaja con periodistas de campo en cada país al que asiste para escribir y publicar historias sobre niños o familias necesitados. Con Asana, pueden compartir el impacto que Lifewater tiene en una persona o familia, lo que llaman “historias de transformación”, al invitar a periodistas de campo al proyecto, compartir activos, como fotos de los niños o de la fuente de agua, y actualizar a todos sobre el progreso logrado, de manera sencilla. Cuando una historia de necesidad se convierte en un éxito, el Equipo de Lifewater puede acceder fácilmente a la información y compartirla a través de sus canales, lo que impulsa aún más las donaciones.

Para Lissie y Zerihun, los proyectos en Asana son un poco diferentes. Cada uno de ellos trabaja con gerentes de país que supervisan la implementación en el terreno de los programas de agua y saneamiento de Lifewater. El equipo de Lissie usa Asana para proyectos específicos, como estudios de evaluación para analizar el impacto del trabajo de Lifewater. Estos proyectos pueden tardar entre seis y nueve meses en finalizarse, y dan seguimiento a cada tarea que debe finalizarse en Asana. También usan Portafolios para dar seguimiento al trabajo en todos los proyectos y poder ver cómo avanzan con un alto grado de detalle.

Durante la pandemia por COVID-19, Asana ha sido fundamental para el Equipo de Lissie, ya que no pueden viajar a los países en los que se están implementando los proyectos. Trabajar en Asana es tan sencillo que incluso puede reducir la necesidad de viajar, al menos con la misma frecuencia, una vez que sea seguro hacerlo.

Es probable que en el futuro tengamos que realizar menos viajes de monitoreo porque hemos creado un mejor proceso de comunicación. O cambiaremos el propósito de esos viajes, ya que ahora podemos hacer gran parte de nuestra planificación detallada en Asana.

Lissie Babb, directora de Calidad de Programas

Zerihun supervisa a todos los Equipos de país que implementan los programas de Lifewater y que se encuentran dispersos en diferentes países y zonas horarias. Como parte de este trabajo, Zerihun gestiona las actividades anuales del programa y la planificación del presupuesto en Asana, así como el diseño y la construcción de proyectos de agua. Ahora que su Equipo no depende del correo electrónico, puede ver fácilmente en qué etapa se encuentran ciertos proyectos y tareas al consultar su estado en Asana. Los tiempos de comunicación también se han reducido, ya que las respuestas no quedan enterradas en largas cadenas de email y se pueden llevar a cabo más conversaciones de forma asincrónica en las tareas. Las actualizaciones del estado del proyecto también se comparten directamente en Asana para que todos los miembros las reciban automáticamente.

Asana permite que nuestro equipo sea más eficiente y se comunique de manera más efectiva, lo que se traduce directamente en que cada año más niños, familias y comunidades reciban agua limpia y gocen de buena salud.

Allie Watts, gerente de Marketing Digital

Mejor comunicación, colaboración y eficiencia

Desde que implementaron Asana, los equipos son más eficientes y los procesos en Lifewater funcionan mejor:

• La comunicación es organizada y clara: al mantener todas las conversaciones en un lugar centralizado (Asana), la organización se comunica de manera más rápida y efectiva a través de las fronteras nacionales e internacionales. Asana también les ayuda a conocer a sus compañeros de equipo en otros países. Al usar Asana para anunciar nuevas incorporaciones o cambios en toda la empresa, los líderes tienen la confianza de que están llegando a todos los empleados.

• Todos tienen acceso a la información importante: con Asana, todos están bien informados y cuentan con la información necesaria para hacer su trabajo, ya que toda la documentación y los archivos importantes se almacenan en la plataforma. En lugar de buscar actualizaciones, datos o contexto, los equipos dedican su tiempo a ejecutar y pueden estar al tanto del trabajo sin salir de Asana.

• Los equipos son más ágiles: cuando cambian los plazos de los proyectos, los equipos pueden ajustar las fechas y realizar cambios en los planes en tiempo real para que el trabajo no se retrase. Al actualizar las fechas de entrega de forma masiva, siempre queda claro qué debe suceder para cuándo y el trabajo no se pasa por alto.

A fin de cuentas, el trabajo que realizan todos los Equipos contribuye a la misión de Lifewater: ayudar a que los niños y las comunidades tengan acceso a agua limpia. Al ser más eficientes en su trabajo diario, pueden avanzar más rápido para poner fin a la crisis mundial del agua y el saneamiento.

Generar mejores resultados para los años venideros

En los próximos años, el equipo de marketing continuará lanzando mejoras en su sitio web y atrayendo a más donantes mensuales para poder generar un cambio duradero. Los equipos de Lissie y Zerihun continuarán usando Asana para asegurarse de que sus programas se implementen sin problemas y de manera efectiva en las comunidades a las que sirven.

Con el objetivo de reducir aún más el número de muertes infantiles por enfermedades transmitidas por el agua, todo el equipo de Lifewater continuará esforzándose por lograr prácticas más ágiles, eficientes y colaborativas para que más comunidades puedan tener agua limpia, salud y esperanza duradera.