La popularidad de Awin no ha dejado de aumentar desde su creación hace 20 años. Pero incluso con este registro, el Equipo no estaba listo para la rápida aceleración provocada por la pandemia por COVID-19. Los proyectos se hicieron más grandes, más complejos y tenían fechas límite más ajustadas. Los departamentos aislados que dependían de hojas de cálculo y emails para la colaboración ya no eran eficaces. Este modelo tampoco se ajustaba a la visión que Awin tenía de su futuro, un mundo en el que la semana laboral de 4 días fuera viable. Con el objetivo de optimizar los procesos y adoptar métodos de trabajo que permitieran probar una semana laboral de 32 horas, Awin empezó a buscar una herramienta de gestión del trabajo única para usar en toda la empresa.

En búsqueda de la plataforma adecuada para gestionar el trabajo

Awin ya conocía las herramientas de gestión del trabajo. Los diferentes departamentos usaban diferentes herramientas para gestionar su trabajo. Sin embargo, esto generó información aislada y dificultó la colaboración entre departamentos. Lo que Awin necesitaba era una plataforma que simplificara la organización y se integrara con los sistemas que ya funcionaban para la empresa, como Microsoft Teams y Jira. En ese momento, 30 empleados del Equipo de Marketing ya usaban Asana. La gerenta sénior de Marketing, Alexandra Bietz, era una gran fanática de la plataforma y la promovió en toda la empresa. El apoyo del equipo de marketing ayudó a que Asana tuviera una buena posición, pero la plataforma no se eligió hasta que se probaron y evaluaron otras herramientas.

Asana emergió como la opción preferida por su interfaz intuitiva y fácil de usar y por la total transparencia que proporcionaría sobre el trabajo de toda la empresa.

Prueba de Asana con las campañas del Black Friday

Awin decidió que la mejor manera de presentar Asana a toda la empresa sería mostrar ejemplos concretos de su eficiencia. La empresa probó la plataforma con su Equipo de Ventas alemán, que usó exclusivamente Asana para gestionar las campañas previas al Black Friday. El Black Friday es un día muy importante en el comercio minorista y los preparativos implican mucha comunicación, negociación y coordinación. El Equipo de Ventas gestionó todo esto de manera efectiva en Asana y brindó comentarios muy positivos sobre su experiencia.

Durante el período del Black Friday, era común que se procesaran 600 tareas a la vez. Poder comunicarnos dentro de las tareas y ver su progreso al mismo tiempo fue una gran ventaja para nosotros.

Felix Witte, Director de Desarrollo Corporativo y Estrategia, AWIN AG

Con esta victoria en su haber, Awin introdujo Asana en toda la empresa. La facilidad de uso de Asana hizo que la mayoría de los empleados la adoptaran sin problemas. Los empleados más expertos en tecnología comenzaron a usar de inmediato las funciones de automatización de Asana, como las Reglas, y las funciones de actualización de estado. Aquellos a quienes les resultó más difícil usar Asana comenzaron con listas de tareas básicas para acostumbrarse a una nueva forma de trabajar. El Equipo de Éxito del Cliente de Asana brindó asistencia adicional y mostró a las personas exactamente lo que podían hacer en la plataforma. Independientemente de los niveles de adopción, hubo un gran aumento en la transparencia en Awin, que se sintió de inmediato en toda la empresa.

Ahora Felix Witte, director de Desarrollo Corporativo y Estrategia de Awin, es uno de los mayores impulsores de Asana. Según Felix, ninguna otra plataforma se ha introducido y adoptado tan rápido como Asana. “Asana ofrece muchas pequeñas cosas que agregan un gran valor cuando se combinan”, dice Felix. Una de las cosas que más le gustan a Felix de Asana es que ya no es necesario registrar las minutas de las reuniones porque a los empleados se les asignan sus tareas en el acto.

Hasta ahora, ninguna otra plataforma se ha implementado y adoptado tan rápido como Asana. Al principio tuve que persuadir un poco, pero hoy mis colegas se han convertido en impulsores de Asana aún más grandes que yo.

Felix Witte, Director de Desarrollo Corporativo y Estrategia, AWIN AG

Mayor eficiencia y una semana laboral de 4 días

La automatización y la mejora de la eficiencia proporcionadas por Asana permitieron a Awin probar una semana laboral de 4 días. Este emocionante cambio hizo que los empleados estuvieran más motivados para estructurar mejor su trabajo en la plataforma. El resultado ha sido que el trabajo es más simple y los recursos se utilizan de manera más efectiva.

Estos son algunos de los procesos que han mejorado con Asana:

• Los equipos de marketing globales ya no están aislados y colaboran fácilmente entre sí. Los Equipos pueden informar más allá del liderazgo local, lo que simplifica la coordinación de las campañas globales y el intercambio de conocimientos.

• Los proyectos globales con múltiples partes interesadas son mucho más fáciles de gestionar. Por ejemplo, Awin Access es una nueva oferta de productos para tiendas en línea más pequeñas. En el lanzamiento de este proyecto participaron diferentes equipos internacionales con cientos de subtareas entre ellos. Asana hizo que gestionar esto fuera muy fácil.

• Las nuevas ofertas de Awin y sus socios se comunican fácilmente en Asana. No hay necesidad de enviar emails a todo el mundo ni de usar hojas de cálculo complicadas porque todos pueden ver lo que es relevante para ellos en Asana.

• La generación de informes ahora está automatizada y simplificada. Los equipos como el departamento de desarrollo y estrategia de Felix ya no tienen que buscar los mismos datos para los informes cada mes. Las solicitudes están automatizadas y los datos fluyen sin que nadie tenga que mover un dedo.

En general, la mayor transparencia que ofrece Asana ha sido una gran victoria para Awin. Poder ver los planes de los proyectos de principio a fin y visualizar qué tareas dependen entre sí ha permitido a los empleados gestionar mejor su trabajo y sus recursos. Ahora es más fácil para los equipos globales comunicarse y la coordinación entre departamentos ha mejorado significativamente.

El habitual y confuso intercambio de emails ya no es necesario. Quienes participan en el proyecto pueden dar seguimiento a las cosas con Asana y ya no es necesario realizar un mapeo complicado en hojas de cálculo.

Felix Witte, Director de Desarrollo Corporativo y Estrategia, AWIN AG

Mirando hacia el futuro

Awin ahora comenzó a usar Asana para definir los objetivos y resultados clave (OKR). Un proyecto iniciado por Felix y su Equipo: toda la empresa ahora puede ver cómo su trabajo contribuye a lograr objetivos más importantes. Los OKR se han convertido en una herramienta de gestión esencial y los líderes de Awin seguirán explorando cómo usarlos, y a Asana en general, para seguir empoderando a los equipos para que hagan su mejor trabajo.