Asurion ahorra un 37 % en el tiempo de inicio de los proyectos con Asana

Destacados

Desafíos

• Sin un proceso de recepción de solicitudes centralizado, los departamentos carecían de visibilidad y coherencia entre las solicitudes de proyectos, lo que provocaba retrasos y trabajo duplicado.

• Los Equipos necesitaban una colaboración interdisciplinaria más clara y mejores formas de dar seguimiento al tiempo y a las prioridades, especialmente en entornos remotos e híbridos.

• Las herramientas desconectadas y la Integración limitada con Power Platform de Microsoft generaron obstáculos para la elaboración de informes y la toma de decisiones basadas en datos.

Soluciones

• Asurion implementó un sistema de Asana estrechamente integrado que agiliza la recepción de solicitudes, automatiza la creación de tareas y alinea el trabajo entre los diferentes Equipos.

• Las reglas personalizadas, el seguimiento del tiempo y los portafolios ayudan a estandarizar la ejecución de los proyectos, al tiempo que mejoran la colaboración y la generación de informes.

• Las Integraciones de Microsoft Power Platform con la API de Asana permiten realizar análisis de datos sobre el rendimiento en tiempo real y reducen el trabajo manual.

Resultados

• Inicio de proyectos un 37 % más rápido: la recepción automatizada y la orquestación del flujo de trabajo de Asana reducen el tiempo entre la solicitud y el inicio, lo que permite a los Equipos actuar con rapidez ante las necesidades de mayor prioridad.

• Mejora de la planificación de la capacidad productiva con una utilización del Equipo del 89 %: Al dar seguimiento al tiempo y al esfuerzo en Asana y visualizar los datos en Power BI, Asurion aumentó significativamente la utilización del Equipo y, al mismo tiempo, mejoró la forma en que planifica y asigna los recursos en todas las iniciativas.

• Mayor productividad en todos los Equipos: los procesos estandarizados y los portafolios compartidos ayudan a los grupos interdisciplinarios a entregar más proyectos, con mayor rapidez y con menos cuellos de botella.

• Mayor visibilidad para el liderazgo: los Paneles de Power BI basados en la API de Asana muestran las métricas clave de rendimiento, lo que permite tomar decisiones más informadas y basadas en datos.

• Mayor transparencia y alineación: la claridad en la responsabilidad, los cronogramas y las actualizaciones en Asana fomenta una cultura de colaboración entre los Equipos híbridos.

La implementación de Asana ha supuesto un gran cambio para nuestra organización. Ha aportado claridad, estructura y coherencia a la forma en que gestionamos el trabajo en nuestros Equipos diversos y de alto rendimiento. El nivel de transparencia y eficiencia que hemos logrado ha contribuido directamente a mejorar los resultados de Business y a empoderar aún más a la fuerza laboral. ”

Ganador del premio Work Innovation Award, 2025

Asurion recibió el premio Tech Visionary de Asana por innovar de manera constante para satisfacer las necesidades tecnológicas en constante evolución de sus clientes. Al simplificar los procesos internos y reducir las fricciones operativas, Asurion permite que los Equipos avancen con mayor rapidez y claridad. Su enfoque innovador para integrar herramientas y sistemas permite ofrecer a los clientes experiencias fluidas y adaptables a escala. Como líder en tecnología, Asurion establece el estándar de cómo la excelencia operativa puede traducirse en un impacto real para millones de usuarios.

Asana para la recepción de proyectos 

Convertir la complejidad en acciones coordinadas

Asurion se enfrentaba a importantes desafíos para gestionar el trabajo de 1100 empleados, incluidos los Equipos de capacitación, contenido, medios e innovación. Debido a la fragmentación de las herramientas y los procesos, les resultaba difícil mantener la visibilidad de los proyectos y garantizar una asignación eficiente de los recursos. La falta de un sistema centralizado dificultaba el seguimiento del progreso y la toma de decisiones basadas en datos.

Gracias a la Integración profunda con Power Platform de Microsoft en Asana, crearon un ecosistema automatizado que agiliza el trabajo desde la recepción hasta la finalización.

Recepción de proyectos de principio a fin y estandarización del flujo de trabajo

• Las solicitudes de toda la empresa se envían a través de Microsoft Customer Voice y se capturan en una aplicación de Power, y luego se convierten automáticamente en tareas en Asana.

• Cada tarea se clasifica, se asigna y se incorpora a un proyecto estructurado mediante plantillas y flujos de trabajo estandarizados que abarcan departamentos como capacitación, contenido, medios e innovación.

• Esta automatización acelera el inicio de los proyectos, elimina los traspasos manuales y garantiza una ejecución uniforme.

La visibilidad en tiempo real permite tomar mejores decisiones y lograr una mayor alineación

• Asana está estrechamente integrada con Power BI y sincroniza los datos de proyectos y tareas en tiempo real para alimentar Paneles centralizados que permiten dar seguimiento a la capacidad productiva, los cronogramas y el desempeño del Equipo.

• ​​Los portafolios se crean y vinculan automáticamente a través de Power Automate, por lo que el trabajo avanza sin problemas desde la recepción hasta la ejecución, sin necesidad de configuración manual y sin pérdida de visibilidad.

• Al consolidar el trabajo en portafolios interdisciplinarios, los Equipos obtienen una visión compartida del progreso, las prioridades y los obstáculos, lo que permite tomar decisiones más rápidas y fundamentadas en toda la organización.

Asana ha cambiado por completo la manera en que trabaja nuestro Equipo de diseño. Ahora tenemos una visibilidad completa de las prioridades, los cronogramas y las cargas laborales, lo que nos ha ayudado a entregar trabajo de mayor calidad con mayor rapidez y con menos agotamiento. ”

Asana para la planificación de recursos

Optimizar la capacidad productiva del Equipo mediante el análisis de datos

Gestionar los recursos de manera eficaz en varios departamentos y proyectos representaba un desafío importante para Asurion. Sin una visibilidad clara de la capacidad productiva y las cargas de trabajo del Equipo, les resultaba difícil asignar los recursos de manera eficiente y prevenir el agotamiento.

Las sólidas capacidades de gestión de recursos de Asana, combinadas con una Integración personalizada con Power BI, han revolucionado la forma en que gestionan la capacidad productiva del Equipo. Sin sobrecargar a los Equipos ni comprometer la calidad, pueden ofrecer resultados más rápidos y consistentes, manteniendo al mismo tiempo los altos estándares que esperan los clientes.

La visibilidad en tiempo real mejora la planificación de la capacidad productiva

• Asana realiza un seguimiento de la utilización y la capacidad de trabajo del Equipo en tiempo real, lo que proporciona a los gerentes un análisis de datos instantáneo sobre quién está disponible y dónde se concentra el trabajo.

• Los Paneles personalizados de Power BI reúnen estos datos en una vista única, lo que permite tomar decisiones más inteligentes y rápidas sobre la asignación de recursos.

La automatización y los análisis respaldan la gestión sostenible de la carga de trabajo

• El equilibrio de la carga de trabajo se automatiza, lo que ayuda a evitar el agotamiento y garantiza que los proyectos de alta prioridad reciban la atención que necesitan.

• Las herramientas de planificación predictiva revelan futuras brechas en la capacidad productiva, para que los Equipos actúen de manera proactiva en lugar de reactiva.

• Estas prácticas nuevas y escalables promueven la transparencia, la Responsabilidad y la eficiencia en todos los Equipos.

Como responsable de esta implementación, he visto de primera mano lo transformadora que ha sido Asana para nuestra organización. Ha sido increíblemente gratificante ver cómo nuestros Equipos adoptan este sistema, aumentan la productividad y sienten que tienen un mayor control de su trabajo. ”

Conclusión

Estamos construyendo un futuro de trabajo más inteligente y conectado

De cara al futuro, Asurion continúa ampliando el uso de Asana y, al mismo tiempo, profundiza la Integración con Power Platform de Microsoft. Su visión se centra en crear un ecosistema aún más conectado e inteligente para que los equipos puedan trabajar con más inteligencia y generar mayor valor. Al combinar la automatización, el análisis de datos y la colaboración optimizada, la empresa sienta las bases para la innovación y el crecimiento sostenidos.

Contar con un sistema centralizado para la recepción y el seguimiento de proyectos ha simplificado la forma en que gestionamos los recursos y cumplimos con las Fechas límite. Asana ha mejorado nuestra colaboración entre equipos y nos ha permitido mantenernos alineados incluso en los entornos más dinámicos. ”