Marketing Automation: Definition, Vorteile und Tools

Im Marketing fallen zahlreiche wiederkehrende Aufgaben an, von E-Mail-Kampagnen bis zur Lead-Generierung. All diese Prozesse manuell zu steuern, kostet wertvolle Zeit. Marketing Automation setzt hier an: Mit passender Software lassen sich Routineaufgaben automatisieren, sodass sich Ihr Team auf strategische Arbeit konzentrieren kann.

Was versteht man unter Marketing Automation?

Marketing Automation ist der Einsatz von Software, um wiederkehrende Marketingaufgaben wie E-Mail-Versand, Lead-Scoring und Kampagnensteuerung automatisch auszuführen. Das Ziel: Prozesse effizienter gestalten, damit sich Teams auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren können.

Gleichzeitig kann mit Marketing Automation die Interaktion mit der Kundschaft personalisierter gestaltet werden. Insgesamt soll das Prinzip dafür sorgen, dass im Marketingbereich Zeit, Aufwand und Budget eingespart werden.

Wie funktioniert Marketing Automation?

Marketing Automation basiert auf einem System aus Triggern, Regeln und automatisierten Workflows. Der Grundgedanke: Bestimmte Aktionen einer Nutzerin oder eines Nutzers lösen vordefinierte Prozesse aus, die ohne manuelles Eingreifen ablaufen.

Ein typischer Workflow beginnt, wenn ein Kontakt eine bestimmte Aktion ausführt, etwa ein Formular ausfüllt, eine Webseite besucht oder einen Link in einer E-Mail anklickt. Diese Aktion fungiert als Trigger. Auf Basis dieses Triggers kann das System automatisch eine Reihe von Folgeaktionen starten.

Die drei Kernelemente eines Marketing-Automation-Workflows

• Trigger: Ein auslösendes Ereignis wie ein Formular-Download, ein Seitenbesuch oder eine bestimmte Verweildauer

• Regeln und Bedingungen: Logische Verzweigungen, die bestimmen, welche Aktion folgt (z. B. „Wenn Kontakt Segment A angehört, sende E-Mail X")

• Aktionen: Automatisch ausgeführte Schritte wie E-Mail-Versand, Lead-Scoring-Aktualisierung oder CRM-Datensatz-Update

Diese Workflows lassen sich in Tools wie Asana visuell darstellen und mit Automatisierungsregeln verknüpfen. So können Teams etwa Arbeitsanfragen über Formulare standardisieren und automatische Zuweisungen einrichten.

In welchen Bereichen lässt sich Marketing Automation nutzen?

Marketing Automation lässt sich überall dort einsetzen, wo standardisierte Prozesse und wiederkehrende Workflows vorhanden sind.

Die möglichen Einsatzgebiete umfassen

• E-Mail-Marketing

• Lead-Management

• Kampagnenmanagement

• Segmentierung

• Social-Media-Marketing

Aber auch für Landingpages, zur Lead-Generierung, zum Lead-Nurturing oder zum Lead-Scoring können Sie Automatisierungen nutzen.

E-Mail-Marketing

E-Mails sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil im Marketingprozess. Denn oftmals sind Leads noch zögerlich, bevor sie das Produkt oder die Dienstleistung Ihres Unternehmens kaufen. Mit E-Mails können Sie als Marketer die Leads laufend auf Aktionen und Ihr Wertversprechen aufmerksam machen.

Je größer jedoch Ihre Verteilerliste wird, desto mühsamer ist es, einzelne E-Mails zu versenden. Insbesondere dann, wenn Sie in jeder Mail den Kunden persönlich ansprechen möchten. Daher empfiehlt sich in diesem Fall die Marketingautomatisierung mit einer passenden Software.

Eine Software wie Mailchimp ermöglicht es, E-Mail-Kampagnen automatisch an Ihre Leads zu versenden. Personalisierte Ansprache, etwa mit individuellem Vornamen, wird dabei automatisch umgesetzt.

Gleichzeitig liefern solche Tools detaillierte Auswertungen. So erkennen Sie schnell, welche Mails konvertieren und welche nicht.

Lead-Management

Auch im Vertrieb kann ein Marketing-Automation-Tool aushelfen. Mit einem Tool wie Asana etwa können Sie verschiedene Prozesse standardisieren und klare Workflows definieren.

Darüber hinaus können Sie dank Regeln gewisse Routineaufgaben automatisieren. Zum Beispiel kann eine Aufgabe automatisch einer anderen Person zugewiesen werden, wenn die aktuell zuständige Person im Urlaub oder krank gemeldet ist. Verschiedene Informationen können auch automatisch abgespeichert werden, sodass sie nie wieder unnötig lange nach Details suchen müssen.

Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und Terminvereinbarungen lassen sich ebenfalls einrichten. Dank Integrationen zu Hubspot oder Salesforce können Sie CRM-Arbeitsschritte direkt in Asana automatisieren.

Kampagnenmanagement

Im Bereich Kampagnenmanagement gibt es einige Möglichkeiten, wie Ihnen Marketing Automation helfen kann. Dies betrifft nicht nur die Verbesserung der Marketingkampagne an sich, sondern auch die Effizienz des Prozesses.

Für die Verbesserung der Kampagnen beispielsweise können Analysetools wie Google Analytics oder Tableau verwendet werden. Diese erstellen automatisierte Berichte, die Ihnen Einblicke und Verbesserungsvorschläge zeigen.

Zur Verbesserung des Projektmanagements können Sie ein Tool wie Asana nutzen. Hierbei lassen sich Prozesse und Workflows klar visuell darstellen und Automatisierungen eingerichtet werden.

Wie wirkungsvoll dieser Ansatz im Kampagnenmanagement sein kann, zeigt das Beispiel von Genesys. Das globale Marketingteam verarbeitet monatlich über 2.600 Automatisierungsregeln und mehr als 350 Formular-Einreichungen in Asana. Dadurch konnte Genesys über 140 Arbeitstage pro Jahr einsparen und die Effizienz um 277 % steigern. Gleichzeitig stieg die pünktliche Lieferung von Kampagnen von 60 % auf über 90 %. Entdecken Sie, wie Sie mit Asana AI Studio ähnliche Ergebnisse erzielen.

Segmentierung

Für viele Vertriebsteams ist es wichtig, die Leads nach gewissen Kriterien zu segmentieren. Dies kann etwa die Kaufbereitschaft, die Demografie oder der aktuelle Stand in der Customer Journey sein.

Auch hierbei können Sie eine Marketing-Automation-Software nutzen. Eine CRM-Software wie Hubspot beispielsweise ermöglicht es Ihnen, Listen zu erstellen, bei denen die Kundendaten automatisch sortiert werden. Somit können Sie sicherstellen, dass die Interessenten auch den richtigen Support und die richtigen Inhalte bekommen.

Dazu möchten wir zwei Beispiele anführen:

1. Demografie: Nehmen wir an, Sie verkaufen Ihr Produkt im gesamten deutschsprachigen Raum. Dabei gibt es jedoch unterschiedliche staatliche Regulierungen zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Umso wichtiger also, dass die Leads sortiert werden, sodass sich die jeweils spezialisierten Verkaufsmitarbeiter um die richtigen Kontakte kümmern können.

2. Verkaufsphase: Stellen Sie sich vor, dass Sie denjenigen Kunden, die Sie auf der letzten Messe getroffen haben, einen 20-prozentigen Rabatt anbieten möchten. In so einem Fall ist es wichtig, dass die Leads segmentiert werden und richtig eingeordnet sind. Denn damit finden Sie leichter Kontakte, die auch auf der Messe vertreten waren.

Social-Media-Marketing

Auch im Social-Media-Marketing kann Marketing Automation hilfreich sein. Dabei geht es vor allem um die Content-Planung selbst. Mit Tools wie Hootsuite beispielsweise können Sie Beiträge im Voraus planen und diese automatisiert zur richtigen Zeit veröffentlichen.

Dies kann Ihnen ungemein Zeit sparen, denn so können Sie sich einen ganzen Tag Zeit nehmen, um den Content zu erstellen und direkt zu planen. Dadurch vergessen Sie auch nicht auf die Veröffentlichung der Posts.

Für die Gestaltung der Inhalte stehen Ihnen verschiedene Grafiktools zur Verfügung, während Sie für die Themenfindung beispielsweise auf Plattformen wie Feedly zurückgreifen können.

Marketing Automation in der Praxis: Beispiele und Use Cases

Theorie ist wichtig, doch erst konkrete Anwendungsbeispiele zeigen, wie Marketing Automation im Arbeitsalltag tatsächlich funktioniert. Die folgenden Use Cases verdeutlichen typische Szenarien.

Use Case 1: Automatisierte Willkommens-Serie

Ein neuer Newsletter-Abonnent erhält automatisch eine dreiteilige E-Mail-Serie: eine Willkommens-Mail am Tag der Anmeldung, einen weiterführenden Blogartikel nach drei Tagen und ein Angebot oder eine Einladung zur Produktdemo nach sieben Tagen. Der gesamte Ablauf wird einmal konfiguriert und läuft dann für jeden neuen Kontakt automatisch ab.

Use Case 2: Lead-Scoring und Übergabe an den Vertrieb

Jeder Kontakt erhält basierend auf seinem Verhalten Punkte: ein Whitepaper-Download bringt 10 Punkte, ein Besuch der Preisseite 20 Punkte. Sobald ein Kontakt eine definierte Punktzahl erreicht, wird er automatisch als qualifizierter Lead markiert und dem Vertriebsteam zugewiesen.

Use Case 3: Arbeitsanfragen mit Asana automatisieren

Das Medienunternehmen We Are Era nutzt Asana, um funktionsübergreifende Workflows zu standardisieren. Mit Formularen werden Arbeitsanfragen strukturiert erfasst, Automatisierungsregeln weisen Aufgaben zu und Statusberichte informieren alle Beteiligten in Echtzeit. Das Ergebnis: 240 Nutzer erstellen wöchentlich über 5.000 Aktionen in Asana.

Welche Vor- und Nachteile hat Marketing Automation?

Marketing Automation bietet klare Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich.

Vorteile

Folgende Vorteile bietet Marketing Automation für Ihr Marketingteam:

• Zeitersparnis: Routineaufgaben lassen sich automatisieren, wodurch sich Geschäftsprozesse laut Asana um bis zu 54 % schneller abschließen lassen. Wie groß das Potenzial in der Praxis ist, zeigt das Medienunternehmen We Are Era: Durch den konsequenten Einsatz von Asana-Automatisierungen spart das Team rund 90 Arbeitstage pro Jahr ein. Erfahren Sie, wie Asana AI Studio auch Ihrem Team diese Zeitersparnis ermöglicht.

• Reduzierte Fehlerquote: Ein weiterer Vorteil bei der Automatisierung ist die verringerte Anzahl von Fehlern. Da diese Aufgaben von Systemen und nicht von Menschen erledigt werden, reduzieren sich mögliche Fehler.

• Personalisierte Kundenansprache: Mit Marketing Automation sorgen Sie ebenfalls dafür, dass Sie die Kundenbeziehungen personalisiert gestalten können. Dies beeinflusst maßgeblich die Zufriedenheit der Kundschaft.

• Verbesserte Conversion-Rate: Schlussendlich möchten Sie in Ihrem Kaufprozess die Besucher zu Leads und die Leads zu Kunden konvertieren. Dies erreichen Sie dank Marketing-Automation-Tools schneller und effizienter.

Nachteile

Folgende Nachteile bietet Marketing Automation für Ihr Team:

• Intensive Planung: Es erfordert Zeit und Aufwand, sich für die richtige Software zur Marketing Automation zu entscheiden. Dies betrifft ebenfalls die Planung und Einführung in die aktuellen Prozesse.

• Kosten: Die Einführung der Software kommt in den meisten Fällen mit einer monatlichen oder jährlichen Gebühr, was Sie berücksichtigen sollten. Auch die Integration und Wartung können mit hohen Kosten verbunden sein.

• Datenschutz: Bei der Auswahl der Software-Lösungen müssen Sie darauf achten, dass diese mit den Grundsätzen der DSGVO konform sind. Ansonsten können Sie schwerwiegende Probleme bekommen.

Die wichtigsten KPIs für Marketing Automation

Der Erfolg von Marketing Automation lässt sich anhand konkreter Kennzahlen messen. Die folgenden KPIs geben Aufschluss darüber, ob Ihre Automatisierungsstrategie die gewünschten Ergebnisse liefert.

• Öffnungsrate: Zeigt, wie viele Empfänger automatisierte E-Mails öffnen, und gibt Hinweise auf die Qualität von Betreffzeilen und Versandzeitpunkten

• Klickrate (CTR): Misst, wie viele Empfänger auf Links in der E-Mail klicken, und bewertet die Relevanz des Inhalts

• Conversion-Rate: Erfasst, wie viele Leads eine gewünschte Aktion abschließen, z. B. eine Demo-Anfrage oder einen Kauf

• Lead-Scoring-Genauigkeit: Bewertet, ob die automatisch qualifizierten Leads tatsächlich zu Kunden werden

• Customer Acquisition Cost (CAC): Vergleicht die Kosten der Kundengewinnung vor und nach der Einführung von Marketing Automation

• ROI der Automation: Setzt den Umsatzbeitrag automatisierter Kampagnen ins Verhältnis zu den Softwarekosten und dem Einrichtungsaufwand

Mit einem Work-Management-Tool wie Asana können Sie diese KPIs in Dashboards zusammenführen und den Fortschritt Ihrer Marketingziele in Echtzeit verfolgen.

Die wichtigsten Marketing Automation Tools im Überblick

Für die Umsetzung von Marketing Automation stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung. Die Wahl des richtigen Tools hängt von der Unternehmensgröße, den Anforderungen und dem Budget ab.

Entscheidend ist, dass sich die gewählten Tools nahtlos integrieren lassen. Asana bietet über 300 Integrationen, mit denen Marketing-Teams ihre Automatisierungen direkt in bestehende Workflows einbinden können.

Best Practices im Umgang mit Marketing Automation

Die folgenden Best Practices helfen Ihnen, Marketing Automation erfolgreich einzuführen.

• Strategie: Entwickeln Sie eine ausführliche Marketingstrategie mit klaren Zielen und Bedürfnissen. Auf Basis dessen können Sie dann nach geeigneten Software-Lösungen suchen.

• Implementierung: Planen Sie genug Zeit zur Einführung der neuen Strategie und Marketing-Automation-Tools ein. Wie auch bei jedem anderen Change-Management-Prozess sollten Sie hier geduldig sein und sich um die Mitarbeiter kümmern.

• Fokus weiterhin auf Qualität: Die Automatisierung von Prozessen kann zwar hilfreich sein, ersetzt jedoch nicht die Bedeutung von Qualität. Nur weil Sie jetzt schneller E-Mails versenden können, heißt das nicht, dass Sie das auch sollten. Setzen Sie den Fokus weiterhin auf personalisierte Inhalte und einen qualitativen Kundenservice.

• Tracking: Die Einführung von neuen Software-Lösungen sollte regelmäßig überwacht werden. Denn nur so können Sie auch wirklich feststellen, ob die Lösung die Effizienz in Ihrem Unternehmen erhöht.

So starten Sie mit Marketing Automation

Starten Sie jetzt mit Marketing Automation und bringen Sie Ihre Marketing-Workflows in eine strukturierte, automatisierte Form.

Mit Asana gelingt der Einstieg besonders einfach. Starten Sie kostenlos und erleben Sie, wie Ihr Team mit weniger Aufwand mehr erreicht.

Häufig gestellte Fragen zu Marketing Automation