Heute ist The Trevor Project die weltweit größte Organisation für Suizidprävention und psychische Gesundheit für junge LGBTQ-Menschen. Sie bietet kostenlose und vertrauliche Beratung per Telefon, Chat und SMS sowie ein sicheres soziales Netzwerk namens TrevorSpace. Das preisgekrönte Team von Trevor betreibt innovative Forschungs-, Bildungs- und Interessensprogramme, um die öffentliche Gesundheitskrise der Selbstmorde junger LGBTQ-Menschen anzugehen. Es hat sich mit Prominenten wie Lil Nas X und Janelle Monae zusammengetan, um das Bewusstsein für seine Dienste zu schärfen und Botschaften der Liebe und Unterstützung an junge LGBTQ-Menschen zu senden, damit sie sich sicher und gestärkt fühlen. 

David B. (Pronomen: sie/er) ist Senior Special Projects Manager bei The Trevor Project, und sein Team verwaltet strategische, funktionsübergreifende Initiativen für die Organisation, wie z. B. die Markenaktualisierung von Trevor und die internationale Expansion der Dienstleistungen, beginnend mit Mexiko. Da diese Projekte in hohem Maße funktionsübergreifend sind – und da verschiedene Teams ihre Arbeit vor Asana auf unterschiedliche Weise verwaltet haben –, war früher ein zusätzlicher Aufwand erforderlich, um Status-Updates zu sammeln und einen umfassenden Überblick über die Initiativen zu erhalten.

David und seine Kolleg*innen wollten mehr Analytik und unternehmensweite Transparenz. Dies war besonders wichtig, da The Trevor Project sein Team in den letzten drei Jahren deutlich vergrößert hat.

Wir wollten die Herausforderungen entschärfen, die sich ergaben, als die Teams größer, immer kollaborativer und funktionsübergreifender wurden. Deshalb suchten wir nach einer Plattform, auf der alle Mitarbeiter des Unternehmens ihre Arbeit verwalten können, die eine zentrale Struktur bietet und eine systematische Methode zum Starten und Durchführen von Projekten bietet.

David B., Senior Special Projects Manager

Sie begannen mit der Suche nach einer Work-Management-Plattform, um Abteilungen zu vereinen, eine interne Infrastruktur für zukünftiges Wachstum zu schaffen und ihnen zu helfen, qualitativ hochwertige Dienstleistungen für mehr Communitys auf der ganzen Welt bereitzustellen. 

Eine Plattform für alle Teams mit unterschiedlichen Arbeitsweisen

Das Team benötigte eine Plattform, auf der das gesamte Unternehmen gemeinsam an Projekten arbeiten, Meilensteine nachverfolgen und über Fortschritte berichten konnte. David sagt: „Wir suchten nach Skalierbarkeit, Zusammenarbeit, Benutzerfreundlichkeit und Integration mit den Systemen, die wir bereits verwendeten, wie Okta, Slack, Jira und Google Workspace.“ 

Sie bewerteten mehrere Tools und grenzten die Auswahl auf Asana und eine weitere Plattform ein. Sie schätzten, wie die Zeitleisten-, Board-, Listen- und Kalenderansicht von Asana Teams mit unterschiedlichen Work-Management-Stilen unterstützen würden und Flexibilität bieten, während sie gleichzeitig das gesamte Unternehmen vereinen. 

Letztendlich entschied sich The Trevor Project für Asana, weil es die Anforderungen am besten erfüllte. „Was auffiel, war die Anzahl der Funktionen, die Asana im Vergleich zu anderen Plattformen hatte“, sagt David.

Einführung von Projektmanagement-Standards, geleitet von Asana

Die Einführung von Asana ging Hand in Hand mit der Einführung einer Reihe interner Projektmanagement-Standards durch The Trevor Project. „Wir haben Asana genutzt, um den von uns geschaffenen Projektmanagement-Prozess zu steuern“, sagt David. Um den Angestellten bei der Einführung des neuen Systems zu helfen, boten sie einen Leitfaden mit Anleitungen, virtuelle Live-Schulungen, um sich mit jedem Team auszutauschen, und zwei asynchrone Schulungen zu den neu etablierten Projektmanagement-Standards und zur Verwendung von Asana innerhalb dieses neuen Frameworks an. 

Während wir weiter wachsen, hilft uns Asana, unsere Projektmanagementprozesse zu festigen, damit die Mitarbeiter diese Standards systematisch befolgen können.

David B., Senior Special Projects Manager

Durch die Definition einer flexiblen und dennoch einheitlichen Arbeitsweise im gesamten Unternehmen konnte The Trevor Project wachstumsbedingten Herausforderungen zuvorkommen und Teams auf einen produktiven Weg bringen. Untersuchungen aus dem Bericht zur Anatomie der Arbeit ergaben, dass größere Unternehmen komplexere Prozesse haben als kleinere Unternehmen und daher häufiger Aktionen und Neuigkeiten verpassen.

Große Teams verbringen auch mehr Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“, was alle Koordinationsaufgaben beschreibt, die im Zusammenhang mit wirkungsvoller und strategischer Arbeit anfallen. Mit den vorhandenen Systemen konnte The Trevor Project wachsen und dennoch als agiles, zusammenhängendes Team agieren.

Über ein Jahr an Arbeit mit Asana eingespart

Heute verwaltet The Trevor Project viele seiner Projekte in Asana und spart schätzungsweise 348 Arbeitstage pro Jahr, die andernfalls für die Koordination aufgewendet würden – das entspricht 70 Wochen oder mehr als einem Jahr Vollzeitarbeit eines Angestellten. Diese geschätzte Zeitersparnis basiert auf Untersuchungen, die Asana mit seinen Kunden durchgeführt hat, sowie auf anderen Untersuchungen von Drittanbietern über die Zeit, die Angestellte mit gängigen Aktivitäten wie der Suche nach Informationen, dem Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten und dem Hin- und Herspringen zwischen Apps verbringen, wenn sie keine Work-Management-Plattform nutzen. Und beim Trevor Project, dessen oberste Priorität die Unterstützung von LGBTQ-Jugendlichen in Krisensituationen ist, ist Zeitersparnis von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie eine Organisation zur Suizidprävention leiten, zählt jede Sekunde.

Asana hat Transparenz über den Fortschritt aller Projekte ermöglicht und zeigt, wie sie zu einem Ergebnis beitragen. Früher wurden Projekte anders verwaltet und berichtet, und ein Standard macht es einfacher, diese Geschichte zu erzählen.

David B., Senior Special Projects Manager

Diese Zeitersparnis resultiert aus Asana-Funktionen wie Formularen, die den Mitarbeitern helfen, interne und externe Anfragen zu erfassen und schnell mit der Arbeit zu beginnen, wodurch 244 Arbeitstage pro Jahr eingespart werden. Jeden Monat werden im gesamten Unternehmen über 650 Formulare eingereicht. Regeln automatisieren Schritte und Benachrichtigungen: Die durchschnittlich 8.770 automatisierten Aktionen pro Monat von The Trevor Project tragen zu einer Zeitersparnis von 36 Arbeitstagen pro Jahr bei.

Teams teilen auch über 1.600 Kommentare pro Monat, wodurch unnötige E-Mails und Kontextwechsel vermieden werden, indem die Kommunikation an einem zentralen Ort zusammengefasst wird. Dies spart 43 Arbeitstage und bringt Teamkollegen und externe Anbieter zusammen, egal wo sie sich befinden. 

Team für Spezialprojekte

Davids 12-köpfiges Team für Spezialprojekte verwaltet alle Vorhaben in Asana und organisiert sie in Stufen, die auf der Finanzierung und den Beteiligten basieren. Wenn sie ein Projekt in Asana starten, fügen sie ein Briefing bei und erstellen Abschnitte im Projekt, um verschiedene Workflows mit Meilensteinen darzustellen. 

Aufgaben innerhalb eines Workflows enthalten Anweisungen im Beschreibungsfeld für einen einfachen Start, sodass die Arbeit sofort losgehen kann, sobald Aufgaben einer verantwortlichen Person zugewiesen wurden. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, benachrichtigt Asana Teamkollegen im Slack-Kanal des Projekts über die Slack-Integration, damit die nächste verantwortliche Person schnell den Staffelstab übernehmen kann. 

Und David erhält endlich seine unternehmensweite Transparenz: Er überwacht den Fortschritt projektübergreifend mit Asana-Portfolios und hat einen zentralen Ort, an dem er mit Personen aus verschiedenen Teams zusammenarbeiten kann. 

David sagt: „Während unserer Markenaktualisierung haben wir unseren externen Anbieter in Asana integriert, um die Arbeit zu überprüfen und die Recherche zu verfolgen. Die Möglichkeit, auf diese Weise sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten, ermöglichte es uns, ein Endprodukt zu entwickeln, mit dem sich junge Menschen identifizieren können.“

Corporate-Partnerships-Team

Das Trevor Project arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen zusammen, um die Mission von Trevor voranzutreiben, Selbstmord unter jungen LGBTQ-Menschen zu beenden. Anschließend arbeitet das Corporate-Partnerships-Team funktionsübergreifend innerhalb der Organisation, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse der Partnerschaften erreicht werden, und erfasst dies in der Regel in Asana als zentrale Informationsquelle. 

Wenn wir Partnerschaften eingehen, setzen wir Vorlagen ein, um es einfach zu machen, indem wir einem Standardprozess von Anfang bis Ende folgen.

Leah K. (Pronomen: sie/ihr), Managerin für Unternehmenspartnerschaften

Wenn eine Partnerschaft bestätigt wird, verwendet das Team eine Vorlage für Unternehmenspartnerschaften in Asana, um ein neues Projekt zu erstellen. Im Abschnitt „Projektübersicht“ platzieren sie ein Briefing, in dem die erforderlichen Ergebnisse der Partnerschaft aufgelistet sind, damit der zugewiesene Kampagnenmanager auf dem Laufenden bleiben kann. Von dort aus nutzen sie das Projekt, um Aufgaben für Aktionspunkte zu organisieren und zu erstellen und bei Bedarf einen Workback-Zeitplan basierend auf dem Startdatum festzulegen.

Aufgaben sind in verschiedene Projektabschnitte gegliedert, wie zum Beispiel „Logistik“ und „Mitarbeiterengagement“, was dem Kampagnenmanager, dem Partnerschaftsmanager und anderen internen Beteiligten die Möglichkeit gibt, Feedback und Assets innerhalb des Asana-Projekts bereitzustellen, sodass alle Arbeitsvorgänge und Dokumente leicht zu finden sind. Das Corporate-Partnerships-Team verwendet auch Formulare, um Anfragen von internen Teams und Partnern zu verwalten.

Marketingteam

Das siebenköpfige Marketing-Team schafft Bewusstsein und fördert das Engagement durch Initiativen, an denen bis zu 30 Beteiligte aus dem gesamten Unternehmen beteiligt sein können. Ein Kampagnenmanager, der einem neuen Programm zugewiesen wird, leitet es von Anfang bis Ende und startet es in Asana mit einer Vorlage – es gibt eine für Initiativen von Trevor und eine für Partnerschaften. 

Das neue Projekt enthält das Briefing und alle Ausführungsaufgaben, sodass keine Schritte vergessen werden, sowie Dokumente wie Links zu E-Mail-Vorschauen und Social-Posts. Jede Woche nutzen Projektmanager die Status-Updates von Asana, um das Team auf dem Laufenden zu halten, wodurch sie sich ein Meeting und einige E-Mails sparen.

Campaign Manager Elise M. (Pronomen: sie/ihr) sagt: „Der Wissensaustausch innerhalb meines Teams war für uns ein Wachstumsbereich. Mit Asana ist es großartig, auf einen Blick zu sehen, was [in meinen Projekten] passiert, und den Leuten die Zeit zu ersparen, mich durch ihre individuellen Arbeitsabläufe zu führen.“

Das Marketing-Team verwendet Portfolios, um den Status aller aktuellen Marketingkampagnen zu überwachen, die nach Prioritätsstufe geordnet sind. „Wir haben kürzlich einige Verzögerungen bei einer Kampagne festgestellt“, sagt Elise. „Asana hat uns geholfen, darauf aufmerksam zu machen und eine gemeinsame Diskussion zu beginnen, um das Problem proaktiv zu lösen.“

Mit Asana können Sie sich auf größere Ziele konzentrieren, anstatt sich mit den kleinen Details eines fehlenden Assets zu beschäftigen.

Elise M., Kampagnenmanagerin

Ein eingespieltes Team, das effizient daran arbeitet, die globale Gesundheitskrise der Selbstmorde unter LGBTQ-Jugendlichen zu bewältigen 

Das Trevor Project hat mit Asana erfolgreich einen neuen Projektmanagement-Standard implementiert. Ihre Prozesse dienen als Leitfaden für die Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen, während sie wachsen, und ihre vielen neuen Teammitglieder können schneller die Verantwortung für Projekte übernehmen, da der historische Kontext in Asana sie schnell einarbeitet.

Asana hat es uns ermöglicht, das Rad nicht für jedes Projekt, das wir durchführen, neu zu erfinden. Das lässt viel mehr Zeit für Inspiration oder für ein ehrgeizigeres Projekt.

Elise M., Kampagnenmanagerin

Diese interne Infrastruktur hat den Verwaltungsaufwand reduziert und den Mitarbeitern geholfen, ihre Energie auf Aktivitäten zu konzentrieren, die die größte Wirkung auf die Gemeinschaft haben. Elise sagt: „Es gibt hier so viele unglaubliche, leidenschaftliche Menschen, die bereit sind zu helfen. Aber bei vielen Ideen kann es schwierig sein, die Verantwortlichkeiten zu klären – und Asana erledigt das für uns. Wir wissen, wer ein Projekt umsetzt und wer unsere Entscheidungsträger sind.“ 

Jetzt, da The Trevor Project eine solide Grundlage für Produktivität und teamübergreifende Zusammenarbeit geschaffen hat, kann die Organisation jungen Menschen in den USA und im Ausland mehr lebensrettende Dienste anbieten. Die Idee, die als Telefonnummer auf einem Fernsehbildschirm begann, hat sich zu einer führenden Interessenvertretung und einer starken Schutzinstanz entwickelt, die LGBTQ-Jugendlichen hilft, sich sicher und so akzeptiert zu fühlen, wie sie sind, damit sie sich eine bessere Zukunft für sich selbst vorstellen können.