我們的工作方式行不通
在工作中完成工作並非易事。 您可能會在自己的團隊中感受到這一點。 由於有如此多的工具和持續的連線，員工們已經筋疲力盡、精疲力竭，並將時間花在無法增加價值的活動上。 每天都忙得不可開交，但最後，您和您的團隊往往覺得沒有完成足夠的工作。
儘管旨在提供幫助，但電子郵件、試算表、訊息應用程式和其他工具實際上使工作更加複雜且難以完成，尤其是在協作方面。 為什麼？ 因為事實證明，這些工具會產生大量的工作附帶事務。
工作附帶事務：全球性問題
根據 Asana 的工作剖析索引，該調查對全球超過 10,000 名知識工作者進行了調查，平均每個人只會花費約四分之一的時間在以技能為基礎的工作上，例如編碼、設計或建立行銷活動，另有 13% 的時間用於策略規劃。 剩下的 60% 時間則花在溝通任務、尋找文件和管理不斷變化的優先事項上。
這意味著您一天中的大部分時間都被工作附帶事務所耗費。 這是您一天中所做的所有活動，而非您受僱從事的有意義的技能性工作。
儘管許多人認為工作附帶事務是理所當然的，幾乎所有工作都會帶來這些虛工，但只有在團隊缺乏協調且沒有明確流程時，才會出現如此大量的工作附帶事務。
2023 年工作剖析全球索引
瞭解協作如何幫助企業增加收入，以及領導者可以做些什麼來幫助團隊更快推進。
工作附帶事務如何浪費時間和精力
工作附帶事務使效率低下的問題更加明顯。 由於有如此多的溝通管道、工具和流程，資訊很容易變得零散，專案很容易在公司內部甚至在單一團隊內部孤立。 這會拖慢團隊的速度，使其更難以完成能產生成果的真正工作。
由於無休止的通知和冗餘等干擾，人們必須加班或超時工作才能在期限前完成任務。 事實上，根據工作剖析，回覆不斷湧入的電子郵件和通知是近三分之一的員工經常在辦公室加班或下班後在家工作的主要原因。 導致人們加班的三大驅動因素是什麼？ 分別是：
回覆不斷傳入的電子郵件 (41%)
突發會議 (36%)
追蹤核准 (34%)
所有這些增加的時間和工作壓力都會累積起來，導致延誤。 絕大多數知識工作者 (88%) 認同，時限緊張的專案和大型計劃皆會由於他們手頭上的任務量而進度落後或陷入困境。
換句話說，總會有一些工作附帶事務需要處理。 但將一天的四分之三時間花在可以簡化和簡化的工作上是不必要的，這會降低團隊的生產力。
我們是如何走到這一步的？
簡單的答案是：工具被誤用。 雖然電子郵件用於溝通、試算表用於定量分析，而傳訊應用程式用於快速更新，但它們通常用於管理專案和工作流程。 這會導致資訊分散、溝通孤立，並浪費時間試圖將事情拼湊起來。
根據工作剖析索引，正確的流程並不存在，因為 83% 的團隊表示，如果正確的流程到位，他們會更有效率。
透過工作管理來駕馭工作附帶事務
是否有解決方案？ 我們真的能減少每天的工作附帶事務嗎？
減少工作附帶事務的關鍵是要意識到您需要解決的問題不是溝通和協作問題，因此溝通和協作工具並不是靈丹妙藥。 您真正苦惱的是協調問題，而要解決這些問題，您需要採用工作管理。
工作管理的重點在於協調團隊和組織中的工作，從有時間限制的專案到持續進行的流程，以提高明晰（度）和協作。 工作管理工具可讓團隊規劃、管理和執行所有工作，從日常任務到策略性專案，並在一處位置進行工作溝通，從而使您能夠將工作管理付諸實踐。 藉助工作管理工具，您的團隊甚至整個組織都能在 Business 版的各個方面保持資訊同步。
當您的團隊採用工作管理時，協作問題和效率低下就會開始減少。 如何做到？ 工作管理使每個團隊成員都能專注於推動 Business 版前進的工作，而非被工作附帶事務所阻礙。 例如，電子郵件會重新成為真正的溝通工具，而非管理工作的方式。
但您該如何開始呢？ 深入瞭解工作管理軟體，以及如何為幾乎任何團隊或組織實施和擴展，以減少工作附帶事務，並開始更有效地協作。
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