建立能夠推動成果的行動計劃

設定目標可能會讓人感到愉悅。 畢竟，您是在定義您想要完成的事。 但若沒有明確的行動步驟，目標就無法發揮作用。 ​​行動計劃是一種熱門的專案管理技巧，它列出了您的行動步驟，以便您確切瞭解如何實現目標。 

我們將逐步向您展示如何建立這個清晰的藍圖，以及您應該使用的其他工具，以便充分利用您的行動計劃。 讓我們深入瞭解。

什麽是行動計劃？

行動計劃是為了達成目標而需要完成的任務或步驟清單。 有效的行動計劃就像是公司計劃的管理計劃，概述了您為了使這些更大的目標取得成功所需採取的步驟。 完成目標設定流程後，請建立一個包含特定任務和時間範圍的行動計劃，以實現每個目標。 

誰需要行動計劃？

行動計劃對於任何需要逐步規劃流程的人來說都很有用。 建立行動計劃時，您會詳細說明為了實現專案目標而將採取的行動。 這些計劃可協助您組織待辦事項，並確保您擁有實現目標所需的資訊和資源。

行動計劃通常用於策略規劃。 策略計劃是整個組織正在努力實現的三到五年目標。 建立策略計劃後，您可以使用行動計劃來概述如何執行策略目標。 這樣做可以為團隊提供一個架構，以便追蹤他們為了實現總體策略目標而需要完成的所有個別任務。

但您可以建立不僅僅是策略規劃的行動計劃。 使用此工具以系統化的方式達成任何特定目標。 嘗試設定：

• Business 版行動計劃

• 行銷行動計劃

• 修正行動計劃

• 銷售行動計劃

• 專案動作方案

• 個人發展行動計劃

無論您建立的是哪種類型的行動計劃，請務必在任務管理軟體中建立。 這樣，您就可以輕鬆與團隊分享行動項目和時間軸，以便追蹤進度。 與其手動更新狀態和不清楚的交付項目，您的團隊可以擁有一個集中的事實來源，以便完成他們需要做的一切，從而實現他們的目標。 

現在，讓我們深入瞭解如何建立行動計劃，以提高團隊的效率和當責。

建立行動計劃的 6 個步驟

步驟 1：設定智能目標

在設定目標時，明晰（度）是最重要的特質。 藉助SMART 目標法，您的目標可以被明確定義並且可以實現。 設定具體、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制的目標，以便從此策略中獲益。

舉例來說，您的目標可能是在四個月內 (有時間限制) 交付目前的專案 (可衡量)，且不會超支 (具體)。 假設根據您現有的資源，此目標既可實現又切實可行，那麼這就是一個很好的智能目標。

步驟 2：確定任務

現在您已清楚定義並寫下目標，接下來您需要確定實現目標所需的步驟。 確定您和團隊為了達成里程碑以及最終的主要目標所需完成的所有任務。

以下是一些行動計劃範例，其中包含不同類型目標的任務：

目標：在 6 月前將團隊從 7 人擴展至 9 人。

任務：

• 與人力資源部會面，討論招聘活動。

• 建立範本專案以追蹤候選人。

• 每週安排三次面試。

目標：在第二季度結束時為整個公司選擇並引進新的工作管理軟體。

任務：

• 申請預算。

• 建立第二季度的推出計劃。

• 為團隊成員安排訓練。

目標：在 5 月舉辦 5k 慈善跑，為當地食物銀行籌集 $15,000。

任務：

• 尋找志願者並確定職責

• 準備行銷材料和公關計劃

• 確保贊助商

步驟 3：分配資源

當您列出所有任務後，就可以分配團隊成員、專案預算或必要設備等資源。 無論是指派團隊成員執行特定任務、申請預算，還是收集有用的工具，現在都是規劃和準備的時候。

有時候，在實施行動計劃之前，您無法分配所有資源。 也許您必須先申請資金，或需要高階主管核准，才能繼續執行任務。 在這種情況下，請將資源設為計劃中的行動項目，以便稍後處理。

步驟 4：安排任務的優先順序

當團隊清楚自己的優先事項時，他們就知道首先要做哪些工作，以及在必要時可以重新安排哪些工作。 沒有任何行動計劃是一成不變的，因此賦予團隊權能的最佳方式是讓他們知道哪些任務具有高度優先性，哪些任務則更具彈性。

為了清楚說明，請按優先順序和排序對所有行動項目進行排序：

• 優先順序：重要和不太重要的任務。

• 順序：必須完成任務的順序，以便其他人可以開始。

當您組織行動項目並安排優先順序時，您會發現某些行動項目依存於其他項目。 換句話說，前一個任務已完成後，才能開始下一個任務。 強調這些相依性，並將順序納入優先順序。 這樣可以減少瓶頸，消除可能導致較不重要的行動項目延遲高優先順序項目的障礙。  

步驟 5：設定期限和里程碑

當您的團隊瞭解他們的工作目標時，他們就有了有效地安排工作優先順序的背景資訊，以及完成出色工作的動力。 當團隊成員直接瞭解其工作如何為更大的目標做出貢獻時，他們往往會更有動力。

若要從一開始就讓隊友參與，請為所有行動項目指派期限，並定義里程碑。 里程碑會在專案時間軸上標記特定的時間點，以便確定活動何時已完成或何時啟動新階段。

建立時間軸或甘特圖，以便更好地瞭解優先任務、里程碑和期限。 您的時間軸還可以作為一種可視化方式，用於追蹤行動計劃中每個任務的開始和結束日期。 您可以將其作為基準，確保團隊進度正常。

步驟 6：監控並修訂您的行動計劃

您掌握和適應變化的能力是您成為優秀專案經理的原因。 監控團隊的進度並在必要時修改計劃非常重要。

幸運的是，您的行動計劃並非一成不變。 追蹤可能變更的優先順序或期限的最佳方式是使用工作管理軟體這類的動態工具。 這樣，您就可以即時更新待辦事項和相依性，讓團隊維持資訊同步，並讓行動計劃持續推進。

行動計劃、B 計劃、專案計劃與待辦清單

那麼，行動計劃與所有其他計劃和清單究竟有何不同？ 為了徹底釐清這一點，我們將解釋這些計劃是什麼，以及何時使用哪個計劃來最大化團隊的投入量。

行動計劃與 B 計劃

您可能聽過行動計劃和 B 計劃這兩個詞彙可以互換使用。 但事實上，行動計劃和 B 計劃是兩種完全不同類型的計劃。 以下是區分這兩者的方法：

• 您的行動計劃會詳細說明行動，以便您和團隊確切瞭解實現目標所需的步驟。

• B 計劃是次要行動計劃，是一種替代策略，如果您的原始計劃失敗，您的團隊可以採用。 無論是由於內部問題還是外部因素，制定 B 計劃都是為最壞情況做好準備的絕佳方式。

行動計劃對比專案計劃

專案計劃比行動計劃更為複雜。 專案計劃以藍圖呈現團隊需要達成的關鍵元素，以便成功達成專案目標。 專案計劃包含七個要素：

1. 目標和專案目的

2. 成功指標

3. 專案關係人與 角色

4. 範疇與預算

5. 里程碑及交付項目

6. 時間軸與排程

7. 溝通計劃

建立專案計劃後，請使用行動計劃來概述和記錄團隊將如何執行任務並實現目標。 這將確保團隊中的每個人都知道自己的職責是什麼，以及何時需要完成什麼工作。

行動計劃與待辦清單

待辦清單通常用於記錄不一定會導致一個共同目標的單一任務。 待辦清單可能每天都會變更，且不如行動計劃那麼有條理。 行動計劃將遵循特定步驟，並包含所有有助於完成共同目標的任務。

如何成功實施您的行動計劃

您知道如何建立行動計劃，但為了成功實施，您需要使用正確的工具並正確使用它們。 以下是我們的五大提示，可確保您的行動計劃有效：

使用任務管理軟體

將所有任務和時間軸保留在一個集中的事實來源中，從而簡化您的行動計劃。 Asana這類任務管理軟體非常適合您的行動計劃，因為它可讓您追蹤待處理的任務、宣告任務所有權、指派相依性，並即時或非同步地與團隊聯繫。

使用或建立範本

建立或使用列出所有行動項目 (包含備註、狀態、優先順序和所有權) 的範本。 當您建立適合專案類型的範本時，您可以重複使用。

設定即時提醒並指派相依性

確保所有行動項目都有時間限制，並且指派相依性。 這樣，您的團隊就可以在項目準備就緒時做出回應，並輕鬆追蹤其他依存於他們的項目。 

完成行動項目時將其勾選

行動項目已完成時，請將其勾選！ 請確保每個人都能看到，並且是即時發生的，以便負責下一個行動項目的人員可以盡快開始工作。

討論延遲或待處理的任務

如果您遇到問題或延誤，請與您的團隊溝通，以發現潛在的瓶頸，並找到使行動計劃進度正常的解決方案。 您可以直接在行動計劃中新增注意，或設定通話以討論更複雜的問題。

準備、就緒、行動計劃

正如班傑明·富蘭克林曾經說過的：「如果您未能規劃，您就是在規劃失敗。」 建立行動計劃有助於您保持專注、進度正常，並實現您的目標。