Idag är The Trevor Project världens största organisation för självmordsförebyggande och mental hälsa för unga HBTQ-personer. De erbjuder kostnadsfri och konfidentiell rådgivning via telefon, chatt och sms, samt ett säkert socialt nätverk som heter TrevorSpace. Trevors prisbelönta team driver innovativa forsknings-, utbildnings- och påverkansprogram för att ta itu med folkhälsokrisen med självmord bland unga HBTQ-personer och har samarbetat med kändisar som Lil Nas X och Janelle Monae för att öka medvetenheten om sina tjänster och skicka budskap om kärlek och stöd till unga HBTQ-personer så att de känner sig trygga och stärkta. 

David B. (pronomen: de/han) är senior projektledare för specialprojekt på The Trevor Project, och hans team hanterar strategiska, tvärfunktionella initiativ för organisationen, såsom Trevors varumärkesuppdatering och den internationella expansionen av tjänster, som börjar i Mexiko. Eftersom dessa projekt är mycket tvärfunktionella – och eftersom olika team hanterade sitt arbete på olika sätt före Asana – krävdes det tidigare en extra insats för att samla in statusuppdateringar och se initiativ på en övergripande nivå.

David och hans kollegor ville ha fler insikter och transparens i hela organisationen. Detta var särskilt viktigt eftersom The Trevor Project utökade sitt team avsevärt under de senaste tre åren.

Vi ville mildra utmaningarna i takt med att teamen växte och blev mer samarbetsinriktade och tvärfunktionella. Därför letade vi efter en plattform där alla i hela organisationen kan hantera sitt arbete, och som ger en central struktur och ett systematiskt sätt att starta och driva projekt.

David B., senior projektledare för specialprojekt

De började leta efter en arbetshanteringsplattform för att förena avdelningar, skapa intern infrastruktur inför framtida tillväxt och hjälpa dem att leverera högkvalitativa tjänster till fler samhällen runt om i världen. 

En plattform som passar alla team med olika arbetssätt

Teamet behövde en plattform där hela organisationen kunde arbeta tillsammans på projekt, spåra milstolpar och rapportera om förlopp. David säger: ”Vi letade efter skalbarhet, samarbete, enkel användning och integrering med de system vi redan använde, som Okta, Slack, Jira och Google Workspace.” 

De utvärderade flera verktyg och begränsade urvalet till Asana och en annan plattform. De uppskattade hur Asanas tidslinje-, tavel-, list- och kalendervyer skulle passa team med olika arbetshanteringsstilar och erbjuda flexibilitet samtidigt som de förenade organisationen. 

I slutändan valde The Trevor Project Asana eftersom det passade deras behov bäst. ”Det som stack ut var antalet funktioner som Asana hade jämfört med andra plattformar”, säger David.

Lansering av projekthanteringsstandarder, med Asana som vägledning

Implementeringen av Asana gick hand i hand med The Trevor Projects lansering av en uppsättning interna projektledningsstandarder. ”Vi använde Asana för att vägleda den projekthanteringsresa vi skapade”, säger David. För att hjälpa de anställda att börja använda det nya systemet erbjöd de en handbok med vägledning, virtuella utbildningssessioner i realtid för att hålla kontakten med varje team och två asynkrona utbildningar om de nyligen fastställda standarderna för projekthantering och om hur man använder Asana inom det nya ramverket. 

I takt med att vi fortsätter att växa hjälper Asana oss att befästa våra projekthanteringsprocesser så att medarbetarna kan följa dessa standarder systematiskt.

David B., senior projektledare för specialprojekt

Genom att definiera ett flexibelt men enhetligt sätt att arbeta i hela organisationen kunde The Trevor Project förekomma tillväxterelaterade utmaningar och få teamen att arbeta produktivt. Forskning från index för Arbetets anatomi visar att större företag har mer komplexa processer än mindre organisationer, och därför tenderar att missa åtgärder och uppdateringar oftare.

Stora team lägger också mer tid på att ”jobba om jobb”, vilket beskriver alla samordningsuppgifter som sker kring effektfullt och strategiskt arbete. Med system på plats kunde The Trevor Project växa och fortfarande fungera som ett smidigt, sammanhållet team.

Över ett års arbete har sparats tack vare Asana

Idag hanterar The Trevor Project många av sina projekt i Asana och sparar uppskattningsvis 348 arbetsdagar per år som annars skulle ägnas åt samordning – motsvarande 70 veckor, eller över ett års heltidsarbete. Denna uppskattade tidsbesparing baseras på undersökningar som Asana har genomfört med sina kunder och andra undersökningar från tredje part om den tid anställda lägger på vanliga aktiviteter såsom att söka efter information, växla mellan sammanhang och växla mellan appar när de inte använder en arbetshanteringsplattform. Och på The Trevor Project, vars högsta prioritet är att stötta LGBTQ-ungdomar som befinner sig i en kris, är tidsbesparingarna avgörande. När man driver en organisation för självmordsförebyggande räknas varje sekund.

Asana har gjort det möjligt att få insyn i förloppet för alla projekt och visar hur de stiger uppåt mot ett resultat. Tidigare hanterades och rapporterades projekt på olika sätt, och med en standard blir det enklare att berätta historien.

David B., senior chef för specialprojekt

Dessa tidsbesparingar kommer från Asana-funktioner som formulär, som hjälper personalen att samla in interna och externa förfrågningar och snabbt komma igång med arbetet, vilket sparar 244 arbetsdagar per år. Över 650 formulär skickas in i hela organisationen varje månad. Regler automatiserar steg och aviseringar: The Trevor Projects genomsnitt på 8 770 automatiserade åtgärder per månad bidrar till en tidsbesparing på 36 arbetsdagar per år.

Team delar också över 1 600 kommentarer per månad, vilket förhindrar onödiga e-postmeddelanden och växling mellan olika verktyg genom att centralisera kommunikationen på ett och samma ställe. Det sparar 43 arbetsdagar och förenar teamkollegor och externa leverantörer oavsett var de befinner sig. 

Specialprojektteam

Davids team för specialprojekt består av 12 personer och hanterar alla initiativ i Asana. De organiserar dem i nivåer baserat på finansiering och intressenter. När de påbörjar ett projekt i Asana bifogar de en sammanfattning och skapar avsnitt i projektet för att representera olika arbetsflöden med milstolpar. 

Uppgifter i ett arbetsflöde innehåller instruktioner i beskrivningsfältet för en enkel start, så att de som snart som möjligt kan komma igång när uppgifterna har tilldelats till en ägare. När en uppgift är slutförd meddelar Asana teamkollegor i projektets Slack-kanal via Slack-integreringen, så att nästa ägare snabbt kan ta över stafettpinnen. 

Och David får äntligen sin organisationsomfattande transparens: han övervakar förloppen i olika projekt med hjälp av Asana-portfolior och har en plats där han kan samarbeta med människor i olika team. 

David säger: ”Under vår varumärksuppdatering tog vi in vår externa leverantör i Asana för granskning av arbete och spårning av research. Möjligheten att samarbeta på det sättet, både inom och utanför organisationen, gjorde att vi kunde skapa en slutprodukt som ungdomar skulle kunna relatera till.”

Teamet för företagspartnerskap

The Trevor Project samarbetar med företag i olika branscher för att främja Trevors uppdrag att få slut på självmord bland unga LGBTQ-personer. Därefter arbetar teamet för företagspartnerskap tvärfunktionellt inom organisationen för att säkerställa att partnerskapets leveranser uppfylls, och de dokumenterar vanligtvis detta i Asana som en referenskälla. 

När vi levererar partnerskap använder vi mallar för att göra det enkelt och följer en standardprocess från början till slut.

Leah K. (pronomen: hon/hen/henne), chef för företagspartnerskap

När ett partnerskap bekräftas använder teamet en mall för företagspartnerskap i Asana för att skapa ett nytt projekt. I avsnittet för projektöversikt placerar de en sammanfattning som listar de resultat som krävs för partnerskapet, så att den tilldelade kampanjchefen kan komma igång. Därefter använder de projektet för att organisera och fylla i uppgifter för punkter att göra och definiera ett arbetsgångsschema baserat på lanseringsdatumet efter behov.

Uppgifterna organiseras i olika projektavsnitt, såsom ”Logistik” och ”Medarbetarengagemang”, vilket ger kampanjchefen, partnerskapschefen och andra interna intressenter möjlighet att ge feedback och tillhandahålla tillgångar i Asana-projektet så att allt arbete och alla dokument är lätta att hitta. Teamet för företagspartnerskap använder också formulär för att hantera förfrågningar från interna team och partner.

Marknadsföringsteam

Marknadsföringsteamet på sju personer skapar medvetenhet och driver engagemang genom initiativ som kan omfatta upp till 30 intressenter i hela organisationen. En kampanjchef som tilldelas ett nytt program leder det från början till slut och startar det i Asana med en mall – det finns en för initiativ som ägs av Trevor utöver den för partnerskap. 

Det nya projektet innehåller sammanfattningen och alla uppgifter som ska utföras så att inga steg glöms bort, samt dokument som länkar till förhandsgranskningar av e-post och inlägg på sociala medier. Varje vecka använder projektledare Asanas statusuppdateringar för att hålla teamet informerat, vilket sparar dem ett möte och några e-postmeddelanden.

Kampanjledaren Elise M. (pronomen: hon/hen) säger: ”Kunskapsdelning inom mitt team har varit ett utvecklingsområde för oss. Med Asana har det varit fantastiskt att se vad som händer [i mina projekt] på ett ögonblick och bespara människor tiden att gå igenom sina individuella arbetsströmmar med mig.”

Marknadsföringsavdelningen använder portfolior för att övervaka statusen för alla pågående marknadsföringskampanjer, organiserade efter prioritetsnivå. ”Vi såg nyligen att det skulle bli några förseningar i en kampanj”, säger Elise. ”Asana hjälpte oss att flagga det och starta en samarbetskonversation för att lösa problemet proaktivt.”

Asana gör det möjligt att fokusera på större mål, i stället för de små detaljerna i en tillgång som har försvunnit.

Elise M., kampanjledare

Ett sammanhållet team som arbetar effektivt för att ta itu med den globala folkhälsokrisen med självmord bland unga HBTQ-personer 

The Trevor Project har framgångsrikt implementerat en ny standard för projekthantering med Asana. Deras processer fungerar som skyddsräcken för att leverera högkvalitativa tjänster när de växer, och deras många nya teammedlemmar kan börja ta ansvar för projekt snabbare eftersom den historiska kontexten i Asana gör att de snabbt kommer igång.

Asana har gjort det möjligt för oss att slippa uppfinna hjulet på nytt för varje projekt vi gör. Det ger mycket mer tid för inspiration eller för att ta på oss ett mer ambitiöst projekt.

Elise M., kampanjledare

Denna interna infrastruktur har minskat det administrativa arbetet och hjälpt personalen att fokusera sin energi på de aktiviteter som har störst inverkan på samhället. Elise säger: ”Det finns så många fantastiska, passionerade människor här som är redo att hjälpa till. Men med många idéer kan det vara svårt att ta reda på vem som ska ta ansvar – och Asana gör det åt oss. Vi vet vem som levererar ett projekt och vilka våra beslutsfattare är.” 

Nu när The Trevor Project har lagt en solid grund för produktivitet och samarbete mellan team kan de erbjuda fler livräddande tjänster till ungdomar i USA och utomlands. Idén som började som ett telefonnummer på en TV-skärm har vuxit till en ledande förespråkare och en kraftfull skyddande kraft som hjälper HBTQ-ungdomar att känna sig trygga och accepterade som de är, så att de kan föreställa sig en ljus framtid.