Sedan starten 2019 har Techqueria vuxit till två anställda och ökat sin insamling till 250 000 USD per år, och de gör det som deltidsanställda: varje anställd på Techqueria har också ett heltidsjobb inom teknik. Detta är ännu mer imponerande med tanke på att Techqueria-communityn har över 15 000 medlemmar och allierade i sju sektioner. Medlemmar går med för att få en känsla av gemenskap – de är förmodligen den enda latinamerikanska personen på sin arbetsplats – och för att hitta jobbmöjligheter.

Frances Coronel sitter i Techquerias rådgivande styrelse och fungerar som organisationens teknikchef, utöver att vara programvaruingenjör på heltid på Slack. Hon har hjälpt till att utveckla organisationen genom att övervaka den dagliga verksamheten och tillväxten. När de först började arbeta tillsammans förlitade sig Frances och hennes lilla team på Slack för att kommunicera och på Google Dokument för att hantera evenemang. När de växte insåg Frances att ett arbetshanteringsverktyg skulle vara avgörande. Med fler evenemang, partner, sponsorer och volontärer – organisationen har över 40 av dem – som kom in i bilden, samt ett växande team, visste hon att Techqueria behövde ett bättre sätt att arbeta tillsammans för att uppnå sin fulla potential.

Vi insåg att vi behövde ett verktyg för att förena teamet, eftersom vi visste att det skulle skada oss i framtiden om vi inte implementerade en lösning innan vi upplevde en snabb tillväxt.

Frances Coronel, teknikchef

Fokus på skalbarhet och enkelhet

När Frances bestämde sig för att hitta en lösning för deras växande organisation visste hon att Techqueria behövde följande:

• En plattform som kan skala i takt med att den ideella organisationen växer.

• Möjligheten att bjuda in partner, sponsorer och volontärer att samarbeta direkt i plattformen.

• En plattform som inte skulle tömma Techquerias budget när organisationen expanderade.

Efter att ha provat flera alternativ valde Frances Asana på grund av dess skalbarhet och användarvänlighet i en växande organisation, prissättningen för ideella organisationer och det användarvänliga gränssnittet. Som tekniker som arbetar med frontend-utveckling var detta en stor fördel för Frances – och det skulle hjälpa henne att sömlöst introducera Asana för sitt befintliga team och nya anställda.

Eftersom Techqueria började använda Asana när teamet fortfarande var litet gjorde Frances lanseringen enkel. Hon bjöd in varje teammedlem att gå med i Asana och delade resurser med dem, såsom Asana Academy och flera Guide-artiklar. Hon hjälpte sitt team att komma igång genom att skapa mallar för projekt som de ofta utför, till exempel evenemang. Genom att använda mallar kunde hennes team direkt förstå hur man använder Asana för ett vanligt arbetsflöde och sedan tillämpa det på andra projekt.

Mallarna var en utmärkt resurs för vårt team när vi introducerade Asana, eftersom alla omedelbart förstod användningsområdet och kunde börja arbeta direkt.

Frances Coronel, teknikchef

Med tiden började Frances introducera nyanställda och styrelseledamöter till Asana så att de skulle bli bekanta med plattformen från första dagen. Nu, när folk har frågor om hur man gör något i Asana, skickar de ett meddelande till den interna Slack-kanalen för teknisk support och får tips eller guideartiklar från teamkollegor.

Effektivisera arbetsflöden för att maximera resultaten

Evenemang är centrala för Techqueria och anordnas i alla sju avdelningar. Under 2019 anordnade de 60 evenemang och ökade antalet till över 100 under 2020. För evenemang som paneldiskussioner, återupptagna kontorstider och den årliga konferensen använder Frances och avdelningsledarna – som är volontärer – Asana för att planera och samordna logistik och marknadsföring. När covid-19-pandemin bröt ut 2020 uppdaterade teamet omedelbart sin evenemangsmall för att optimera den för virtuella evenemang, vilket gjorde övergången enklare för alla att hantera.

Genom att använda Asana för att hantera evenemang finns det en central informationskälla under hela planerings- och genomförandeprocessen. Så snart ett evenemang är planerat skapas ett projekt och teamet får en uppfattning om den arbetsbelastning som krävs. Detta gör det möjligt för evenemangsledare att omfördela arbete eller flytta ett evenemang i kalendern så att ingen i teamet blir överbelastad. Om evenemanget involverar sponsorer eller partner bjuds externa medarbetare in som gäster till projektet för att effektivisera planering och kommunikation. Att ha insyn i evenemangets arbetsbelastning och en tydlig kommunikationskanal med partner och sponsorer är avgörande eftersom Techqueria förlitar sig på ett litet team och inte vill att de ska bli utbrända.

Vi kan hantera arbetsbelastningen för evenemang eftersom vi har en central referenskälla för hela vår kalender – Asana.

Frances Coronel, teknikchef

Frances och hennes team använder också Asana för att hantera partnerskap med evenemangsvärdar, sponsorer och donatorer – inklusive deras partnerskap med Asana. De bjuder in sina partner till ett Asana-projekt så att de har en gemensam arbetsyta där de kan samarbeta och spåra punkter att göra. Genom att använda Asana effektiviseras kommunikationen mellan Techqueria och partner, så att inget arbete glöms bort och båda parter kan maximera sitt genomslag.

Att arbeta med partner är alltid effektivare när de har åtkomst till samma verktyg som ditt team. Asana gör det enkelt genom att låta oss bjuda in partner som gäster till projekt.

Frances Coronel, teknikchef

Som en växande organisation är det avgörande att följa upp OKR:er och tillväxt för att förstå deras inverkan i LatinX-communityn. Med hjälp av mål vet Frances och hennes team vad som uppnås och vilka områden som behöver mer uppmärksamhet. De kan också se hur arbetet bidrar till helheten och organisationens uppdrag. Slutligen hjälper Asana, som används för att spåra OKR:er, Frances och hennes team att effektivisera projekttakten och förstå hur de kan förbättra genomförandet.

Techqueria spårar flera mätvärden för att avgöra framgång, till exempel deltagande i evenemang, beviljade bidrag och antal medlemmar. Att använda Asana har direkt påverkat två av organisationens viktigaste mätvärden: deltagande i evenemang och beviljade bidrag. Genom att hantera all sin evenemangsmarknadsföring i Asana ökar de deltagandet i evenemang – ingen skulle ju delta om de inte marknadsfördes. Genom att använda Asana för att spåra uppgifter för bidragsansökningar ser de till att bidragsansökningar skickas in i tid och med alla nödvändiga dokument.

Sammantaget har Techqueria nu synlighet och transparens i hela organisationen. Genom att hjälpa teammedlemmar att förstå vad andra arbetar med behåller alla en gemensam känsla av engagemang och drivkraft mot sitt uppdrag. Dessutom har teamet identifierat transparens som ett värde för den ideella organisationen, vilket Asana hjälper hela teamet att upprätthålla och förkroppsliga i sitt arbete.

Värdet av partnerskap

Eftersom de flesta tech-jobb erhålls genom rekommendationer är partnerskap ett viktigt steg för att förbättra det sociala kapitalet för LatinX-communityn. För organisationer som Techqueria bidrar ett smidigt förvärv och en smidig hantering av partnerskap till att öppna kanaler mellan LatinX-talanger och teknikföretag. Som företagspartner till Techqueria är Asana stolta över att stödja dem genom att vara värd för evenemang, till exempel ett mentorskapsevenemang för ingenjörer. Samarbete kring evenemang hjälper Techqueria-medlemmar att bygga upp socialt kapital och nätverk, hitta mentorer och mentees samt upptäcka nya jobbmöjligheter.

Det gynnar också teamet på Asana genom att främja gemenskapskontakter och driva rekryteringsprocessen. Dan Ubilla, teknikchef på Asana, säger: ”Att vara med och skapa ett forum där LatinX-personer kan uttrycka sitt intresse för att arbeta på Asana och lära känna våra team är verkligen givande – och hjälper både communityn och vårt team att växa.”

Enligt Frances erbjuder partner nätverkande, mentorskap och community-kontakter – allt detta är en del av Techquerias arbete för att fylla luckan i det sociala kapitalet som LatinX-communityn står inför. Det är därför evenemang och samarbeten med företag såsom Asana är så avgörande för deras framgång. I slutändan vill de att människor ska utvecklas i sina karriärer, få befordringar och hitta nya jobb – och det bästa sättet att göra det är att komma i kontakt med teknikföretag.

Eftersom vi fortfarande befinner oss i de tidiga stadierna som en ideell organisation är det en gudagåva att ha tillgång till Business-versionen av Asana genom Social Impact-programmet. Vi kan erbjuda fler fördelar till vår community eftersom vi har tillgång till ett kraftfullt verktyg.

Frances Coronel, teknikchef

Nästa kapitel för Techqueria

I takt med att Techqueria säkrar fler företagspartner och utökar sin medlemsbas utökar de också sitt team. Under det kommande året hoppas de kunna få en ny, utökad styrelse och anställa sin första verkställande direktör på heltid. De har också lanserat nya funktioner för communityn, inklusive en jobbtavla, en CV-bank och en förbättrad webbplats. Alla de här projekten spåras i Asana från start till slutförande för att öka synligheten, effektiviteten och resultaten för organisationen.

Vi hade inte planerat att alla våra största projekt under 2021 skulle äga rum samtidigt, men de kulminerar i vad som känns som ett nytt kapitel för Techqueria. Vi skulle inte kunna få allt gjort utan Asana.

Frances Coronel, teknikchef