När Danny Mendoza först fick reda på att hans kusin bodde i en bil började han mobilisera resurser för att stödja honom och hjälpa honom att komma in i fosterhem. Under processen fick han reda på vilka förhållanden de flesta fosterbarn lever under: från att bära sina tillhörigheter från hus till hus i en soppåse till att separeras från syskon och inte ta examen från universitetet. Så Danny grundade Together We Rise, en ideell organisation som arbetar för att förbättra livet för fosterbarn.

Som grundare fokuserar Danny på organisationens vision och strategi. Hans team på 35 personer, uppdelat mellan Brea i Kalifornien och Austin i Texas, hjälper till att genomföra de program de erbjuder, såsom deras ryggsäcks-, skateboard-, cykel- och stipendieprogram.

Letar efter ansvarstagande

När organisationen började expandera 2014 hade de svårt att upprätthålla ansvarstagande. Teammedlemmarna hade svårt att komma ihåg allt de behövde göra, och de oändliga e-postmeddelandena och post it-lapparna var svåra att hålla reda på. Dannys team kände sig extra frustrerade när små uppgifter föll mellan stolarna, eftersom små detaljer som en födelsedag eller en studentexamen betyder mycket för fosterbarn. Utan ett sätt att spåra allt de gjorde hade de inte den inverkan de trodde att de kunde ha.

Att ta ansvar för de fosterungdomar vi hjälper är det viktigaste vi gör. Innan Asana hade vi inget sätt att hantera alla små detaljer och ansvarsområden.

För att säkerställa att teamet tog ansvar och hantera allt arbete på ett sätt som inte involverade e-post och post it-lappar bad Danny och hans team om förslag från sitt nätverk. När en vän kontaktade honom och föreslog Asana tog Danny en titt på det. Att kunna tilldela uppgifter och deadliner till sitt team skulle ge dem ett system för ansvarstagande, så Danny bestämde sig för att prova.

Danny började med ett litet projekt med låg risk – att planera sin egen födelsedagsfest – och hjälpte sitt team att komma igång med Asana på ett enkelt och roligt sätt. Funktioner som ”gilla” och att bocka av uppgifter på samma sätt som i en att göra-lista kändes bekanta och intuitiva, vilket gjorde det lättare för teamet att anpassa sig till Asana. För att hjälpa till att integrera Asana i deras processer uppmuntrade Danny hela teamet att kolla Asana dagligen. Slutligen stödde han sitt team när de lade till fler arbetsflöden i verktyget genom att dela flera Asana-utbildningsvideor.

Fastställa, utföra och uppnå större mål

Sedan Danny överförde sitt team till Asana har han och organisationen sett ett ökat ansvarstagande, ökad synlighet och bättre skalbarhet – och i slutändan bättre resultat. Så här går det till:

Ansvarstagande innebär att aldrig missa en detalj: Genom att använda Asana för att hantera evenemang och mötesagendor blir alla ansvariga i varje steg i processen, vilket minskar antalet detaljer som glöms bort. Det hindrar också människor från att glömma att utföra sina uppgifter, vilket är särskilt viktigt under dagarna före evenemang.

Vi kan göra mer med Asana eftersom det håller alla teammedlemmar ansvariga, hjälper oss att spåra arbetets status och eliminerar behovet av ständiga uppföljningar.

Synlighet leder till ett effektivare ledarskap: Med Asana kan Danny och ledningsgruppen få en överblick över allt arbete som pågår i organisationen och fördjupa sig i enskilda uppgifter vid behov. För mer känsligt arbete kan han interagera konfidentiellt med anställda via privata uppgifter.

Som grundare förväntar sig folk att du ska veta allt som pågår utan att behöva kolla upp det, vilket är omöjligt. Att kunna använda ett verktyg som Asana för att se vad alla arbetar med har varit avgörande.

Samordning gör det möjligt för teamet att göra mer: Innan Asana hade Danny inget samarbetsinriktat sätt att dela sin strategi och sina mål med teamet, vilket begränsade organisationens genomslagskraft på grund av förvirring kring prioriteringar. Nu sätter de sina mål i Asana så att alla vet vilket arbete de ska fokusera på, till exempel att lansera sitt nya stipendieprogram. Och genom att använda Zapier för att integrera Asana med Hubspot och Google Kalkylark har Danny och hans team automatiserat steg i processen för donatorhantering så att de kan fokusera på att bygga relationer istället för att göra uppföljningar. Med Asana sätter hela organisationen bättre mål och lanserar fler program, vilket hjälper över 90 000 barn årligen – en niofaldig ökning!

Använda teknik på kontoret och i fosteromsorgen

Som ett resultat av att ha uppnått ansvarstagande, synlighet och framgång med Asana har Together We Rise kunnat hämta inspiration från programvaran de använder och tillämpa den på de tjänster de tillhandahåller till fosterbarn. Med teknik på kontoret kan de göra mer för att förbättra fosterupplevelsen i hemmet.

Innan vi började använda Asana kunde vi bara hjälpa cirka 10 000 ungdomar i fosterhem per år. Asana hjälpte oss att öka det antalet till fler än 90 000 barn per år!

Att använda Asana är inte det enda sättet som Danny och hans team använder teknik på. De planerar att lansera ett verktyg som gör det möjligt för fosterbarn, deras familjer och socialarbetare att ladda upp foton och minnen till en app så att de kan förvara sina minnen på ett ställe – oavsett var de bor.