Запуск нового проекта может показаться сложной задачей даже для опытных менеджеров проектов. Перед началом работы необходимо согласовать цели, бюджеты, важные этапы и планы обмена информацией. Шаблон схемы проекта — это готовый план, благодаря которому вам не придётся каждый раз начинать с нуля. С помощью подходящего шаблона можно стандартизировать процесс планирования и снизить риск пропуска важных этапов.

Что такое диаграмма проекта?

Диаграмма проекта — это наглядное представление вашего плана проекта, в котором каждый результат привязан к хронологии проекта. Диаграммы проектов, также называемые диаграммами Ганта, обычно оформляются в виде горизонтальных гистограмм. На диаграммах проекта используются полоски задач, чтобы отображать даты начала и дедлайны для каждого ожидаемого результата. Соединительные линии визуализируют зависимости между задачами, а на диаграмме также могут отображаться важные этапы и исполнители задач.

Что такое шаблон диаграммы проекта?

Шаблон диаграммы проекта (или шаблон диаграммы Ганта) — это многоразовое руководство, которое позволяет быстро создавать диаграммы проектов для любых новых инициатив. Он представляет собой схему всех действий, необходимых для планирования, выполнения и реализации проекта. Вместо того чтобы создавать график с нуля, вы просто вносите в него данные о своей нынешней инициативе. Шаблон отвечает за структуру, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на самой работе.

Преимущества цифрового шаблона диаграммы проекта

Статические электронные таблицы Excel не успевают за темпом современного управления проектами. Цифровой шаблон диаграммы проекта динамически обновляется по мере выполнения задач вашей командой, предоставляя всем возможность видеть прогресс в режиме реального времени. В программном обеспечении для управления проектами ваш план проекта и диаграмма проекта находятся в одном месте. Это значит, что вы будете тратить меньше времени на обновление документации и больше — на работу над достижением целей проекта.

Создавая шаблон графика проекта в инструменте для управления проектами, вы можете:

• Централизовать информацию о проекте: визуализировать план проекта и хранить все сведения в одном месте.

• Адаптироваться к изменениям: перестраивать диаграмму и обновлять даты сдачи при изменении приоритетов.

• Отслеживать ход работ в режиме реального времени: видеть, как продвигается ваш проект, не дожидаясь обновлений статуса.

• Делиться информацией с заинтересованными сторонами: предоставлять заинтересованным сторонам мгновенный доступ к графикам, статусам и ожидаемым результатам.

• Исключить дублирование работы: ваша диаграмма проекта также выполняет функцию плана проекта, поэтому вам нужно вести только один документ.

• Совместная работа там же, где вы отслеживаете прогресс: работайте над ожидаемыми результатами проекта в том же месте, где вы их контролируете.

• Охват всех этапов: убедитесь, что вы не упустили ни одной ключевой задачи проекта.

• Прикрепляйте вспомогательные файлы: добавляйте соответствующие документы, изображения или электронные таблицы прямо в задачи.

Что должно быть в шаблоне схемы проекта

Эффективный шаблон графика проекта прост в использовании и предоставляет достаточно контекста, чтобы заинтересованные лица могли получить полное представление о ситуации. В идеале заинтересованные стороны должны иметь возможность переходить к каждой задаче для получения подробной информации, что сделает схему единым источником достоверной информации для вашего проекта.

Вот что следует включить в шаблон:

• Разделы для каждой стадии проекта: организуйте свой шаблон по стадиям инициирования, планирования, исполнения, оценки эффективности и закрытия проекта. Это позволит заинтересованным лицам с первого взгляда понять, на какой стадии находится ваш проект.

• Предварительно заполненные стандартные задачи: включите ключевые этапы, которые должны быть выполнены в каждом проекте, например создание брифа проекта и определение его целей. Оставьте место для дополнительных ожидаемых результатов, характерных для каждой инициативы.

• Зависимости между задачами: включите в шаблон зависимости, чтобы планировать выполнение задач в правильном порядке. Это поможет избежать узких мест и обеспечит команду всем необходимым для начала работы над каждой задачей.

• Вехи для ключевых моментов: отмечайте контрольные пункты, такие как организационные совещания по проекту или даты запуска. Вехи помогают вашей команде отслеживать, когда завершаются этапы и когда начинаются новые мероприятия.

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Представление в стиле диаграммы Ганта, отображающее все задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Вы можете видеть даты начала и завершения, зависимости задач и выявлять конфликты до того, как они приведут к задержкам.

• Зависимости. Указывайте, что задачи ожидают выполнения других задач, чтобы ваша команда знала правильный порядок действий. По завершении предшествующей задачи следующий исполнитель автоматически получает уведомление.

• Вехи. Устанавливайте важные контрольные пункты проекта, чтобы отслеживать ход работ. Вехи помогают вашей команде и заинтересованным сторонам видеть, как вы продвигаетесь к цели.

• Нестандартные поля. Добавляйте теги, сортируйте и фильтруйте работу по любым нужным вам критериям — от приоритета и статуса до настраиваемых категорий. Делитесь нестандартными полями между проектами, чтобы обеспечить единообразие.

Рекомендуемые приложения

• Google Workspace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью встроенного средства выбора файлов Google Workspace.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам с помощью встроенного средства выбора файлов Dropbox.

• HubSpot. Автоматически создавайте задачи Asana с помощью HubSpot Workflows, чтобы передавать работу между командами, когда закрываются заявки или сделки.

• Lucidchart. Внедряйте диаграммы, блок-схемы и ассоциативные карты прямо в свой проект Asana, чтобы группы могли получать доступ к визуальному контексту, не переключаясь между приложениями.

Как создать шаблон графика проекта

Создать шаблон диаграммы проекта очень просто. Выполните следующие действия, чтобы создать шаблон многократного использования, который стандартизирует процесс планирования вашей команды.

• Определите стандартные стадии проекта: опишите стадии, через которые проходит каждый проект, например инициирование, планирование, исполнение и закрытие. Они составляют основу вашего шаблона.

• Перечислите повторяющиеся задачи для каждого этапа: определите задачи, которые повторяются в разных проектах, например создание брифа, проведение стартового совещания или выполнение заключительной проверки.

• Настройте зависимости между задачами: свяжите задачи, которые зависят друг от друга, чтобы ваша команда работала в правильной последовательности.

• Добавьте важные этапы и контрольные пункты: отметьте ключевые моменты, такие как этапы согласования или даты запуска, чтобы у вашей команды были чёткие цели.

• Оставьте место для настройки: сделайте шаблон гибким, чтобы участники команды могли добавлять ожидаемые результаты, корректировать сроки и назначать ответственных за каждую инициативу.

Когда шаблон будет готов, сохраните его в инструменте для управления проектами, чтобы любой участник вашей команды мог его скопировать и быстро приступить к работе.

Начните с бесплатного шаблона схемы проекта

Шаблон схемы проекта исключает неопределённость при планировании проекта. Вместо того чтобы создавать всё с нуля, ваша команда использует проверенную структуру, которая охватывает все этапы от запуска до сдачи проекта. Бесплатный шаблон схемы проекта от Asana — это динамичная отправная точка для совместной работы над любой инициативой.

Начните работу с Asana уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах схем проектов