Время имеет значение, особенно когда речь идёт о маркетинговых письмах. Время отправки писем может быть так же важно, как и сам контент. Если отправить письмо слишком рано, вы рискуете отпугнуть потенциального клиента; если отправить его слишком поздно, вы можете вовсе упустить возможность.

Вот почему ваша стратегия маркетинга по электронной почте нуждается в организованном графике, особенно когда несколько команд рассылают письма одной и той же аудитории. Шаблон календаря email-маркетинга — это инструмент многократного использования, позволяющий планировать, координировать и отслеживать каждую рассылку в масштабах всей компании. Из этой статьи вы узнаете, что такое шаблон календаря маркетинговых рассылок, что в него следует включить, как создать свой собственный, а также ознакомитесь с лучшими практиками, которые обеспечат бесперебойную реализацию кампаний.

Что такое шаблон календаря email-маркетинга?

Шаблон календаря email-маркетинга — это инструмент планирования многократного использования, который помогает централизованно организовывать, планировать и координировать предстоящие маркетинговые рассылки. Он предоставляет всем командам, которые рассылают электронные письма, от команды контент-маркетинга до команды по продукту, общее представление о том, что и когда отправляется. Это помогает избежать дублирования рассылок, заблаговременно выявлять конфликты в расписании и обеспечивать согласованность сообщений во всей компании.

Шаблон особенно полезен, когда несколько команд проводят собственные кампании. Вот почему это важно:

• Прозрачность между отделами: любой сотрудник может просматривать предстоящие кампании по электронной почте во всех отделах.

• Единообразие планирования: каждая команда придерживается одной и той же структуры независимо от типа кампании.

• Снижение риска спама: согласование тем и дат запусков позволяет избежать ситуации, когда клиенты получают слишком много писем одновременно.

Например, допустим, вы работаете в компании, занимающейся электронной коммерцией, и планируете рекламные рассылки по электронной почте в связи с распродажей в Чёрную пятницу. Вы можете использовать единый шаблон календаря email-маркетинга для координации всех рассылок, посвящённых «Чёрной пятнице», между командами, чтобы обеспечить правильное время отправки каждого письма и согласованность сообщений.

Нужен ли вам шаблон календаря email-маркетинга?

Если ваша команда рассылает маркетинговые письма, вам нужен шаблон календаря маркетинга по электронной почте. Почти каждая программа цифрового маркетинга использует электронную почту в рамках своей общей стратегии, что делает необходимым наличие согласованного плана рассылок. Хороший шаблон показывает всем сотрудникам компании, как создавать и вести собственные календари маркетинговых рассылок.

Стандартизированные календари действительно полезны, когда множество людей и команд рассылают электронные письма одновременно, причём все они могут быть адресованы одной и той же целевой аудитории. Даже если вы меняете тип контента, который отправляете в разные списки, без календаря, на который можно ориентироваться, вы рискуете отправлять дублирующиеся письма и спамить своих клиентов. Никто не хочет получать три письма от одной и той же компании на одну и ту же тему. Шаблон календаря email-маркетинга побуждает каждую команду, которая рассылает электронные письма, создавать свой собственный календарь, чтобы вы могли быстро и легко узнавать, кто что и когда отправляет.

Создав шаблон, используйте его для следующих целей:

• Стандартизировать и оптимизировать рабочий процесс планирования рассылки электронных писем: создайте пошаговый шаблон, чтобы участники команды точно знали, как составлять свои календари маркетинговых рассылок.

• Поделитесь шаблоном со всеми, кто отвечает за рассылку электронных писем, чтобы избежать дублирования тем, которое может восприниматься аудиторией как спам.

• Структурировать определённый тип кампании по электронной почте: описать, как планировать такие кампании, например, создать шаблон календаря маркетинга по электронной почте для конкретного продукта, предназначенный для запусков новых продуктов.

Преимущества цифрового шаблона календаря маркетинга по электронной почте

Инструмент, который вы выберете для создания шаблона, влияет на то, насколько гибким и полезным он будет. Вот как инструмент для управления проектами соотносится со статической электронной таблицей:

Организация и планирование кампаний

• Программное обеспечение для управления проектами: да

• Электронная таблица: да

Вид «Календарь» с общим обзором для заинтересованных лиц

• Программное обеспечение для управления проектами: да

• Электронная таблица: ограниченно

Хранение и отслеживание показателей

• Программное обеспечение для управления проектами: да

• Электронная таблица: только вручную

Автоматизация рабочих процессов и объединение команд

• Программное обеспечение для управления проектами: да

• Электронная таблица: нет

Актуальная информация о конверсиях и отказах от подписки в реальном времени

• Программное обеспечение для управления проектами: да

• Электронная таблица: нет

Что включить в шаблон календаря email-маркетинга

Наряду с другими маркетинговыми шаблонами, такими как шаблон контент-календаря или шаблон маркетинга в социальных сетях, ваш шаблон календаря email-маркетинга — это ещё один маркетинговый инструмент в вашем арсенале. Успешный календарь email-маркетинга не обязательно должен быть сложным, но он должен работать на вашу команду. Вот некоторые основные сведения, которые следует включить:

• Кампания: это особенно важно, если вы хотите связать конкретные кампании с более масштабными маркетинговыми усилиями. Подумайте об использовании программного обеспечения для управления кампаниями, чтобы лучше организовывать задачи, хронологии и детали на одной платформе.

• Исполнитель: указывайте прямо в календаре, кто отвечает за каждое письмо, кампанию или задание.

• Важные даты: здесь можно указать даты сдачи задач (например, когда должен быть готов текст письма) и даты отправки каждого письма.

• Список адресов электронной почты: если у вас есть сегментированные списки адресов электронной почты, укажите, какой из них получит массовую рассылку.

• Контент: при желании здесь можно указать весь контент письма, включая темы, текст и целевые страницы. Чтобы календарь рассылок выглядел более аккуратно, можно добавить ссылки на документы с контентом.

• A/B-тестирование: анализируйте эффективность рассылок, отслеживая A/B-тесты в календаре.

• Показатели: отслеживайте показатели доставки, открываемости, кликабельности и любые другие аналитические данные, важные для вашей отчётности по электронной рассылке.

• Цели: перечислите конкретную маркетинговую цель, бизнес-инициативу или стратегию контент-маркетинга, достижению которых способствует каждое письмо.

Как создать календарь email-маркетинга

Теперь, когда вы знаете, что нужно включить в календарь, давайте рассмотрим пошаговую инструкцию по его созданию. Независимо от того, начинаете ли вы с нуля или используете шаблон, эти шаги помогут вам настроить календарь, которым сможет пользоваться вся ваша команда.

1. Выберите инструмент. Определитесь с тем, где вы будете создавать свой календарь. Электронные таблицы, такие как Excel или Google Таблицы, подходят для базового планирования, но программное обеспечение для управления проектами предоставляет вам больше гибкости благодаря встроенным видам «Календарь», автоматизации и функциям для совместной работы.

2. Настройте поля календаря. Используя описанные выше сведения, создайте столбцы или нестандартные поля для каждого элемента, который требуется отслеживать, например названия кампании, исполнителя, даты отправки, списка адресов электронной почты, темы письма и показателей.

3. Добавьте важные даты и повторяющиеся кампании. Для начала определите ключевые даты, которые должна охватывать ваша программа рассылки, например праздники, запуски продуктов, сезонные акции и корпоративные мероприятия. Затем добавьте любые повторяющиеся кампании, например ежемесячные информационные рассылки или еженедельные дайджесты.

4. Распределите обязанности в команде. Для каждого письма или кампании назначьте участника команды, ответственного за его составление, проверку и отправку. Распределение ответственности обеспечивает продвижение вашего календаря и гарантирует, что ничего не будет упущено.

5. Предоставьте доступ заинтересованным лицам и установите разрешения. Сделайте свой календарь доступным для всех, кто отправляет электронные письма, будь то ваша маркетинговая команда, команда по продукту или команда по работе с социальными сетями. Это даст всем общее представление о том, что и когда отправляется, чтобы избежать дублирования рассылок.

После настройки календаря сохраните его в виде шаблона, чтобы другие команды могли использовать ту же структуру для своих кампаний.

Лучшие практики для вашего календаря маркетинга по электронной почте

Создание календаря — это только первый шаг. Чтобы получить от него максимальную отдачу, следуйте этим лучшим практикам:

• Добавляйте в календарь только запланированные кампании. Поскольку автоматические письма (например, серии приветственных сообщений или напоминания о брошенных корзинах) отправляются в ответ на определённые действия клиентов, нет необходимости включать их в календарь. Разделение этих рассылок помогает сосредоточиться на тех, которые вы можете планировать и контролировать.

• Придерживайтесь регулярного графика рассылки. Ваша аудитория будет ожидать от вас писем с определённой периодичностью. Будь то еженедельно, раз в две недели или ежемесячно, придерживайтесь графика, который позволит вашему бренду оставаться в центре внимания, не перегружая при этом ваших подписчиков.

• Регулярно проверяйте и обновляйте свой календарь. Установите повторяющееся время (еженедельно или раз в две недели) для проверки предстоящих рассылок, подтверждения готовности контента и корректировки дат по мере изменения приоритетов. Устаревший календарь представляет собой такой же риск, как и полное его отсутствие.

• Оставляйте место для своевременных возможностей. Хотя планирование наперёд важно, ваш календарь должен быть достаточно гибким, чтобы учитывать кампании, запланированные в последнюю минуту, например, флеш-распродажу или реакцию на отраслевые новости.

• Отслеживайте показатели, чтобы повысить эффективность будущих рассылок. Используйте поля метрик в календаре, чтобы записывать показатели открываемости, кликабельности и конверсии после каждой рассылки. Со временем эти данные помогут вам понять, что работает, и скорректировать свой подход.

Интегрированные функции

• Вид «Календарь». Просматривайте все предстоящие и прошедшие работы в формате календаря с чёткой визуализацией дат сдачи и общей периодичности запланированных кампаний. Нажмите на любую задачу, чтобы просмотреть нестандартные поля, зависимые элементы и подзадачи.

• Вид «Хронология». Просматривайте все свои задачи в виде горизонтальной диаграммы Ганта, на которой отображаются даты начала и завершения, а также зависимости между задачами. Выявляйте конфликты зависимостей на раннем этапе, чтобы ваши кампании по электронной почте шли по графику.

• Цели. Связывайте свои кампании по электронной почте напрямую с целями команды и компании, которые они поддерживают. Это даёт сотрудникам ясность в режиме реального времени относительно того, как их работа способствует реализации более широкой маркетинговой стратегии, чтобы они могли определять приоритетность рассылок, которые имеют наибольшее значение.

• Вид «Список». Просматривайте всю информацию о проекте сразу в представлении в виде таблицы, включая названия задач, сроки выполнения и нестандартные поля, такие как «Приоритет» и «Статус». Дайте всей команде чёткое представление о том, кто какую работу выполняет и к какому сроку.

Рекомендуемые приложения

• Google Workspace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workspace, встроенной в панель задачи Asana. Прикрепляйте любой файл с Google Диска всего несколькими щелчками мыши.

• Salesforce. Предоставьте отделам продаж и сопровождения клиентов возможность общаться напрямую с отделом маркетинга в Asana. Прикрепляйте вложения и создавайте отслеживаемые задачи, чтобы ваши кампании по электронной почте соответствовали данным о клиентах.

• Gmail. Создавайте задачи Asana прямо из почтового ящика Gmail вместе с контекстом из электронного письма. Кроме того, вы можете искать существующие задачи Asana и ссылаться на них, не выходя из Gmail.

• Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявку на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участнику команды, задать срок выполнения и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

Планируйте свои почтовые кампании с помощью Asana

Хорошо организованный календарь маркетинга по электронной почте позволяет проводить кампании точно по графику и обеспечивать согласованность действий команд. С помощью Asana можно создать общий календарь, который будет предоставлять каждой команде информацию о предстоящих рассылках, назначать ответственных за каждую кампанию и отслеживать ход работ в реальном времени. Вместо того чтобы жонглировать электронными таблицами или выискивать обновления в разных инструментах, вы можете управлять всем рабочим процессом email-маркетинга в одном месте.

Готовы упорядочить свои почтовые кампании? Начните работу с Asana и используйте бесплатный шаблон календаря email-маркетинга, чтобы каждая рассылка была организована и выполнялась в срок.

Часто задаваемые вопросы о календарях маркетинга по электронной почте